利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制

楊井國（自貢市燃?xì)庥邢挢?zé)任公司，四川自貢643000）

利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制

楊井國（自貢市燃?xì)庥邢挢?zé)任公司，四川自貢643000）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)嵌入企業(yè)管理，內(nèi)部控制嵌入信息系統(tǒng)，企業(yè)運(yùn)營管理中信息系統(tǒng)已成為管理控制的主要工具，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流的協(xié)調(diào)管控，全面提高企業(yè)的管理運(yùn)營效率。本文主要通過對我公司信息系統(tǒng)運(yùn)用的實(shí)證分析，簡要闡述如何利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制。

信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；加強(qiáng)管理

1 引言

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展全球化，企業(yè)股權(quán)投資多級化，經(jīng)營業(yè)務(wù)多元化，管理精細(xì)化，同時外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境瞬息萬變，內(nèi)部控制對促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展、提高管理效率和現(xiàn)代化管理水平日益重要。信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的發(fā)展為企業(yè)提供了一個很好的系統(tǒng)控制工具。

2 內(nèi)部控制和信息系統(tǒng)

2.1 內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是指一個單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內(nèi)部控制包括下列要素：控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，其目的是：保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的效果和效率；保證財務(wù)報告的可靠性，以堵塞企業(yè)內(nèi)部管理漏洞，確保企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性；使企業(yè)自覺遵循國家、地方相關(guān)法令、法規(guī)，預(yù)防、控制企業(yè)內(nèi)部的舞弊行為。

2.2 信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)是由計算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、計算機(jī)軟件、信息資源、信息用戶和規(guī)章制度組成的以處理信息流為目的的人機(jī)一體化系統(tǒng)?，F(xiàn)在的應(yīng)用型信息系統(tǒng)主要有兩大類：商品化的信息系統(tǒng)，如財務(wù)管理軟件、企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、客戶關(guān)系管理（CRM）、OA系統(tǒng)等；企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況自行或委托開發(fā)的信息管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。

3 我公司信息系統(tǒng)應(yīng)用情況

我公司屬于城市燃?xì)夤闷髽I(yè)，對信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的利用也走了一些彎路，早期主要使用財務(wù)管理軟件、自行開發(fā)的人事工資管理、設(shè)備管理、物資管理、非實(shí)時收費(fèi)系統(tǒng)等，主要在局部管理領(lǐng)域使用，沒有形成信息系統(tǒng)體系，系統(tǒng)集成化低，信息利用率低，對加強(qiáng)內(nèi)部控制和提高管理效率支持度低。根據(jù)公司信息系統(tǒng)發(fā)展利用規(guī)劃，吸取早期信息系統(tǒng)開發(fā)使用的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，成立了專門組織，歷時一年半，對公司內(nèi)部環(huán)境、資源、經(jīng)營管理風(fēng)險、業(yè)務(wù)流程、制度體系、企業(yè)價值鏈條等進(jìn)行了全面分析評估，確定開發(fā)利用兩大信息系統(tǒng)，OA系統(tǒng)——支持決策和職能管理；用戶營業(yè)管理系統(tǒng)——支持全過程業(yè)務(wù)實(shí)時處理，兩大信息系統(tǒng)相互獨(dú)立，不具有控制關(guān)系、業(yè)務(wù)不交叉關(guān)聯(lián)，業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)匯總信息通過技術(shù)接口向OA系統(tǒng)推送。

OA系統(tǒng)是在商品化軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)公司的管理流程、功能需求進(jìn)行了二次開發(fā)，涵蓋了公司所有職能管理和專業(yè)管理業(yè)務(wù)。

用戶營業(yè)管理系統(tǒng)是一個業(yè)務(wù)管理、實(shí)時處理系統(tǒng)，涵蓋了用戶用氣期間的全過程管理，與之相關(guān)的全部業(yè)務(wù)實(shí)時處理，覆蓋了公司全部主業(yè)收入業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了從用戶申請、工程查勘、預(yù)算、費(fèi)用交納、安裝、驗(yàn)收、供用氣合同簽訂、氣量計量抄收、用戶氣費(fèi)交納、發(fā)票開具（普票）、用戶投訴處理、用戶設(shè)施安全巡查和維修改造、合同終止注銷的全過程業(yè)務(wù)實(shí)時處理。特別是在用戶交費(fèi)方面，公司委托了銀行、移動公司、社會中介單位等代收氣費(fèi)，代收網(wǎng)點(diǎn)400余個，同時開通了網(wǎng)銀、支付寶等線上交費(fèi)，極大方便了用戶。

4 利用信息系統(tǒng)加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制

為加強(qiáng)和完善企業(yè)內(nèi)部控制，提高管理運(yùn)行效率，公司非常重視利用信息技術(shù)和信息系統(tǒng)，制定了信息系統(tǒng)發(fā)展利用規(guī)劃。在信息系統(tǒng)的規(guī)劃、開發(fā)和運(yùn)行中，通過對控制環(huán)境、風(fēng)險評估、業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和環(huán)節(jié)、監(jiān)督檢查等進(jìn)行系統(tǒng)分析，根據(jù)評估情況優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，整合企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)全員、全業(yè)務(wù)、全過程控制，加強(qiáng)對內(nèi)部控制體系的定期審核評估，全面提高了企業(yè)的內(nèi)部控制效率，進(jìn)一步提升了企業(yè)的運(yùn)行效率和經(jīng)濟(jì)效益。

4.1 對內(nèi)部控制環(huán)境和面臨的風(fēng)險進(jìn)行全面評估

（1）優(yōu)化整合內(nèi)部環(huán)境。通過對內(nèi)部環(huán)境全面分析評估，提出了整合資源、改進(jìn)短板的思路。組織結(jié)構(gòu)簡化層級，重點(diǎn)是絕對控股子公司不設(shè)職能機(jī)構(gòu)，由母公司職能部門代行職能職責(zé)，子公司主要負(fù)責(zé)日常運(yùn)營管理，達(dá)到提高決策、運(yùn)行效率、減少崗位設(shè)置；同類業(yè)務(wù)整合到一個部門。調(diào)整公司發(fā)展戰(zhàn)略，由原“一業(yè)為主、多向發(fā)展”調(diào)整為“供氣為主、一體化產(chǎn)業(yè)延伸”，資源只投向“供氣主業(yè)”及相關(guān)上下游業(yè)務(wù)，不符合公司發(fā)展戰(zhàn)略的資產(chǎn)和業(yè)務(wù)采取重組和出讓。全面推行“三項(xiàng)制度改革”，通過三項(xiàng)制度體系和運(yùn)行機(jī)制體系的建立，完善企業(yè)勞動人事分配制度，規(guī)范企業(yè)勞動人事分配行為，人員結(jié)構(gòu)明顯改善，職工收入穩(wěn)步增長，考核激勵機(jī)制進(jìn)一步完善，企業(yè)勞動關(guān)系更加和諧，職工整體素質(zhì)提高。實(shí)現(xiàn)職工能進(jìn)能出、管理人員能上能下、收入能增能減的機(jī)制，實(shí)現(xiàn)勞動用工和人事分配與市場全面接軌，公司創(chuàng)新發(fā)展活力和競爭力明顯增強(qiáng)。

（2）全面進(jìn)行內(nèi)部控制風(fēng)險評估。對現(xiàn)行治理框架、制度體系、決策管理程序、業(yè)務(wù)處理流程、信息溝通等，對照國家發(fā)布的內(nèi)部控制基本規(guī)范和配套指引，進(jìn)行全面風(fēng)險評估，詳細(xì)列出風(fēng)險點(diǎn)，通過完善制度體系、崗位職責(zé)分離、授權(quán)層級上移、業(yè)務(wù)流程再造等加以控制。

4.2 調(diào)整優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

對OA系統(tǒng)和用戶營業(yè)管理系統(tǒng)所涉及管理決策、經(jīng)營業(yè)務(wù)進(jìn)行了全過程、功能需求、相關(guān)關(guān)系分析，在控制合規(guī)有效的前提下，優(yōu)化簡化流程，業(yè)務(wù)流程形成閉環(huán)體系，所有業(yè)務(wù)事項(xiàng)系統(tǒng)推送，限時辦結(jié)，方便了內(nèi)外部客戶，提高了管理決策和業(yè)務(wù)處理效率。如居民用戶申請安裝天然氣流程優(yōu)化后：用戶電話申請→客戶部門：業(yè)務(wù)管理員確認(rèn)→查勘部門：查勘設(shè)計人員現(xiàn)場查勘、照相、同時信息上傳系統(tǒng)→設(shè)計部門：設(shè)計→工程部門：費(fèi)用預(yù)算、負(fù)責(zé)人審核同時下達(dá)安裝計劃→施工部門：領(lǐng)料安裝、工程自檢試壓、合格后用戶簽字，材料消耗、相關(guān)信息上傳系統(tǒng)→客戶部門：業(yè)務(wù)管理員通知用戶交費(fèi)、完善用戶信息、簽訂用氣合同→用戶管理部門：納入在用戶管理；各部門內(nèi)還有業(yè)務(wù)職責(zé)分離、授權(quán)審核和確認(rèn)。用戶原來需要前后三次到公司辦理相關(guān)事項(xiàng)，現(xiàn)在只需一次；通過現(xiàn)場照相和全部信息上傳系統(tǒng)，控制審核更有效；不需要人工傳遞信息提高了辦事效率，原來需要10個工作日完成的事項(xiàng)現(xiàn)在2～3個工作日完成。

4.3 制定、完善制度體系

全面完善修訂現(xiàn)有制度體系，現(xiàn)有制度體系未覆蓋的重新制定制度。涉及管理流程和業(yè)務(wù)操作流程的，全部納入質(zhì)量管理體系；修訂制定了公司決策制度、董事會議事規(guī)則、招投標(biāo)管理一般規(guī)則和專項(xiàng)招標(biāo)管理制度、財務(wù)管理類制度等近100個制度，公司決策、管理、運(yùn)行制度體系得到進(jìn)一步規(guī)范完善，為內(nèi)部控制的合規(guī)有效打下了堅(jiān)實(shí)的制度基礎(chǔ)。

4.4 實(shí)現(xiàn)全員、全過程控制

兩大信息系統(tǒng)開發(fā)在進(jìn)行流程環(huán)節(jié)、功能需求、相關(guān)關(guān)系分析時，全面分析了管理事項(xiàng)和業(yè)務(wù)處理的所有環(huán)節(jié)、關(guān)鍵控制點(diǎn)和風(fēng)險點(diǎn)，控制活動涉及的職責(zé)分離、崗位分離、審批和執(zhí)行分離全部納入系統(tǒng)控制。信息系統(tǒng)覆蓋了公司全部崗位人員、全部經(jīng)營管理事項(xiàng)和客戶業(yè)務(wù)，所有管理事項(xiàng)和業(yè)務(wù)事項(xiàng)必須通過系統(tǒng)發(fā)起辦理，按系統(tǒng)流程完成各環(huán)節(jié)的審核、確認(rèn)，上環(huán)節(jié)規(guī)定程序未完成走不到下一環(huán)節(jié)，脫離系統(tǒng)辦不了事項(xiàng)和業(yè)務(wù)，例：支付一筆購買設(shè)備款控制事項(xiàng)，財務(wù)負(fù)責(zé)人接到支付單據(jù)和指令，首先需要查看此業(yè)務(wù)事項(xiàng)“系統(tǒng)”是否推送到財務(wù)部門，并再次審核單據(jù)的合規(guī)合法性，單據(jù)要素和相關(guān)指令是否完備，同時根據(jù)業(yè)務(wù)號倒查決策、預(yù)算、招標(biāo)、合同、采購、驗(yàn)收各環(huán)節(jié)的審核、批準(zhǔn)等控制活動是否合規(guī)，符合規(guī)定批準(zhǔn)支付，系統(tǒng)和支付單據(jù)同時批準(zhǔn)；出納根據(jù)系統(tǒng)和支付單據(jù)批準(zhǔn)指令辦理支付；票據(jù)簽章、審核人員（包括網(wǎng)銀審核）根據(jù)系統(tǒng)和支付單據(jù)批準(zhǔn)指令辦理簽章審核，支付流程完畢。系統(tǒng)在過程控制中設(shè)置了差錯數(shù)據(jù)不能直接修改，需要另行發(fā)起差錯更正事項(xiàng)，差錯更正批準(zhǔn)權(quán)限在上一級管理層。通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全員、全過程的閉環(huán)控制，陽光下作業(yè)，發(fā)生差錯或舞弊的可能性極低。

4.5 信息及時傳遞

兩大信息系統(tǒng)明確規(guī)定在相關(guān)環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)處理完畢需要提供的信息內(nèi)容、格式、時點(diǎn)和生成報送時間，并由系統(tǒng)自動推送到有權(quán)限了解的層級和人員；需要了解非規(guī)定信息可自行設(shè)置條件由系統(tǒng)生成；若信息需求者受權(quán)限限制不能收集所需信息，經(jīng)批準(zhǔn)可由系統(tǒng)管理員發(fā)送。信息的及時收集和傳遞讓管理者隨時了解控制手段和措施的運(yùn)行情況，同時也為管理層提供了及時準(zhǔn)確、全面有效的決策信息。

4.6 做好控制監(jiān)督

監(jiān)督是對內(nèi)部控制的健全性、合理性、有效性進(jìn)行檢查與評估分析。信息系統(tǒng)也會存在缺陷，監(jiān)督重點(diǎn)在三個環(huán)節(jié)：①系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)，評估信息系統(tǒng)規(guī)劃、組織策略、政策、標(biāo)準(zhǔn)、程序的適當(dāng)性和適應(yīng)性；評估評估信息系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境、技術(shù)基礎(chǔ)的安全性和可靠性；模擬測試信息系統(tǒng)與人工處理的符合性和有效性，以期發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)設(shè)計缺陷。②過程監(jiān)督，系統(tǒng)運(yùn)行、業(yè)務(wù)處理是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和程序；利用穿行測試評價系統(tǒng)處理結(jié)果和效果，評估是否存在異常業(yè)務(wù)和問題；數(shù)據(jù)維護(hù)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行和安全。③分析性監(jiān)督：a.整體性數(shù)據(jù)對比分析，如業(yè)務(wù)總量與總收入、總收入與經(jīng)營現(xiàn)金流量、資本性投資業(yè)務(wù)與固定資產(chǎn)增加額，材料領(lǐng)用量與業(yè)務(wù)匯總材料消耗量等的比較分析，從中可發(fā)現(xiàn)管理問題和相關(guān)報告的可靠性；b.系統(tǒng)運(yùn)行、功能調(diào)查分析，再好的系統(tǒng)設(shè)計也要經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)，通過問題的改進(jìn)來持續(xù)完善系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)管理和控制目標(biāo)。

5 結(jié)束語

在信息化時代，信息系統(tǒng)的利用提高了企業(yè)的管理效率和內(nèi)部控制的有效性，促進(jìn)了管理的變革和創(chuàng)新。利用信息系統(tǒng)對信息資源的獲取和價值發(fā)現(xiàn)深深地影響著企業(yè)的資源配置和商業(yè)模式。

［1］葉陳剛，吳 翔.企業(yè)內(nèi)部控制的風(fēng)險管理框架［J］.財政監(jiān)督，2011（14）.

［2］張慶龍，聶興凱，著.企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)與評價［M］.經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2011.

［3］丁 鵬.關(guān)于我國企業(yè)內(nèi)部控制的幾點(diǎn)思考［J］.經(jīng)濟(jì)師，2011（03）.

F270

A

2095-2066（2016）28-0229-02

2016-9-25

楊井國（1970-），男，會計師、注冊會計師，大專，主要從事財務(wù)管理、人力資源管理工作。