關(guān)于項(xiàng)目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”策劃的意見

涂文楊（中國能源建設(shè)集團(tuán)湖南火電建設(shè)有限公司，湖南長沙410000）

關(guān)于項(xiàng)目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”策劃的意見

涂文楊（中國能源建設(shè)集團(tuán)湖南火電建設(shè)有限公司，湖南長沙410000）

工程項(xiàng)目資料管理屬于是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，如何在工程項(xiàng)目各個(gè)階段做好資料管理，確保工程項(xiàng)目資料完整、準(zhǔn)確、有效、及時(shí)歸檔意義重大。本文對如何做好項(xiàng)目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”工作，提出了幾點(diǎn)意見，僅供參考。

項(xiàng)目資料管理；“創(chuàng)優(yōu)”策劃；過程管控

1 引言

根據(jù)建設(shè)方要求和統(tǒng)一部署，公司新承建的神華國華永州發(fā)電廠一期（2×1000MW）工程建設(shè)目標(biāo)為創(chuàng)國優(yōu)金獎(jiǎng)；“疆電東送”（哈密大南湖）煤電基地-兵團(tuán)紅星2×660MW超超臨界空冷燃煤發(fā)電機(jī)組項(xiàng)目、湖北華電江陵發(fā)電廠一期2× 660MW超超臨界項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)為確保國優(yōu)爭創(chuàng)魯班獎(jiǎng)；蘇寶頂風(fēng)電項(xiàng)目和哈密東南部煙墩第四風(fēng)電場項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)年內(nèi)創(chuàng)國優(yōu)工程。面對要求如此之高的項(xiàng)目工程，不僅是機(jī)遇更是挑戰(zhàn)。

2 做好項(xiàng)目資料管理創(chuàng)優(yōu)策劃的建議

對工程實(shí)體質(zhì)量是考驗(yàn)，對作為憑證性、參考性的項(xiàng)目檔案來說也是考驗(yàn)。如何做好項(xiàng)目資料管理創(chuàng)優(yōu)策劃，對項(xiàng)目檔案最后的收集與整理起到重要作用。

下面提出幾點(diǎn)意見：

領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一認(rèn)識、各負(fù)其責(zé)：

（1）建設(shè)單位應(yīng)履行創(chuàng)優(yōu)主體責(zé)任者的職能

《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》（DL/T 241-2012）中明確規(guī)定建設(shè)單位職責(zé)為：

①設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理體系；按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則，落實(shí)項(xiàng)目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并對各參建單位的檔案作進(jìn)行監(jiān)管、檢查、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步。

②制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目文件的形成、收集、整理的要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責(zé)任制，實(shí)行全過程質(zhì)量管理，保證項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管。

③將項(xiàng)目文件收集、整理和檔案移交內(nèi)容納入合同管理。應(yīng)在合同中設(shè)立專門條款，明確各參建單位竣工檔案的編制質(zhì)量、移交時(shí)間、套數(shù)、歸檔及違約責(zé)任。

④組織監(jiān)理單位對各參建單位提出的變更執(zhí)行情況進(jìn)行匯總、審核，并提交設(shè)計(jì)單位編制竣工圖。

⑤按歸檔范圍負(fù)責(zé)收集、整理及歸檔自身在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中形成的文件，并對設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、監(jiān)理等參建單位移交的竣工檔案匯總整理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。

⑥應(yīng)負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的移交審查，申報(bào)及組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。

在工程建設(shè)前期，經(jīng)常遇到的就是報(bào)送文件格式問題。各類監(jiān)理典型表式雖有固定表格，但因項(xiàng)目不同，內(nèi)容仍需要進(jìn)行修訂與明確。一些項(xiàng)目因前期無業(yè)主、監(jiān)理牽頭負(fù)責(zé)，導(dǎo)致表格填報(bào)不規(guī)范，如工程名稱不規(guī)范，單位工程名稱不一致，文件編號不合要求等，最后重新返工，有的甚至到工程中期表格仍有變化，造成較大的浪費(fèi)。希望業(yè)主能督促監(jiān)理單位在工程開工初期即能將典型表式包括詳細(xì)填寫內(nèi)容（工程名稱、文件編號等）確定下來，并召集施工單位進(jìn)行集體宣貫和正式行文約定。

（2）項(xiàng)目部內(nèi)部應(yīng)上下協(xié)同，明確并履行總承包或承包單位職責(zé)

總承包單位職責(zé)如下：

①應(yīng)按合同約定的總包范圍，按照國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定對項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理。

②應(yīng)設(shè)立項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

③制定管理制度，對各分承包單位的檔案管理實(shí)行監(jiān)管、檢查與指導(dǎo)。

④負(fù)責(zé)對各分承包單位移交的竣工檔案進(jìn)行審核、驗(yàn)收，保證項(xiàng)目檔案管理與工程建設(shè)同步以及項(xiàng)目檔案的完整、齊全。

⑤按照合同約定的總包范圍，收集、整理本單位在工程建設(shè)活動(dòng)中形成的檔案，并將各承包單位形成的檔案一同匯總、整理、編目，經(jīng)監(jiān)理單位審核后向建設(shè)單位檔案部門移交歸檔。

⑥按國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定，收集、整理項(xiàng)目總承包范圍內(nèi)形成的檔案，經(jīng)項(xiàng)目總工程師審核后向本單位檔案部門移交歸檔。

承包單位職責(zé)如下：

①按合同約定，收集、整理各自承建范圍內(nèi)形成的施工、調(diào)試項(xiàng)目文件，經(jīng)監(jiān)理審核后向建設(shè)單位移交。

②凡有工程分包時(shí)，應(yīng)對分包單位形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行審核確認(rèn)，履行簽章手續(xù)，并對移交歸檔的項(xiàng)目文件質(zhì)量負(fù)責(zé)。

③項(xiàng)目文件管理，應(yīng)以單位工程為單元，建立文件包管理制度，對施工過程形成的項(xiàng)目文件實(shí)施質(zhì)量管理。

④單位應(yīng)按《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T 5229）規(guī)定收集、確認(rèn)施工中已實(shí)施的設(shè)計(jì)更改文件作為竣工圖編制依據(jù)。

⑤按國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定，收集、整理合同范圍內(nèi)施工、調(diào)試中形成的檔案，經(jīng)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核后向本單位檔案部門移交歸檔。

資料工作不是資料員的事，而是整個(gè)項(xiàng)目層面的事。項(xiàng)目部從上至下應(yīng)對資料的重要性形成共識，齊抓共管，配備數(shù)量充足、滿足施工要求的資料員隊(duì)伍，并給予一定的待遇；加強(qiáng)與建設(shè)方、監(jiān)理方的協(xié)調(diào)與溝通，形成合力。

3 對照創(chuàng)優(yōu)要求，從細(xì)節(jié)著手，強(qiáng)化過程管控

（1）在工程初期應(yīng)組織各專業(yè)公司技術(shù)人員、質(zhì)檢員和分包單位工程技術(shù)人員進(jìn)行資料交底學(xué)習(xí)，對涉及本工程的單位名稱、工程名稱等填報(bào)細(xì)節(jié)做統(tǒng)一要求，防止因這些錯(cuò)誤造成的大批量資料返工。還應(yīng)將資料填寫中容易出現(xiàn)問題的地方及常見問題特別指出，保證技術(shù)資料填寫統(tǒng)一、規(guī)范。

（2）項(xiàng)目部要有相應(yīng)的通用表式填寫指南。

（3）項(xiàng)目部應(yīng)分機(jī)組、按單位工程出臺《作業(yè)指導(dǎo)書、方案措施編制計(jì)劃一覽表》，原則上應(yīng)保證每臺機(jī)組、每個(gè)單位工程至少有一份作業(yè)指導(dǎo)書或方案、措施。

（4）項(xiàng)目部技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)院出圖計(jì)劃，將設(shè)計(jì)圖紙劃分至每個(gè)單位工程，并將信息反饋至資料室，以便資料員按單位工程對圖紙審查紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更單匯總表等進(jìn)行整理。

（5）按照合同約定和《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理規(guī)范》收集范圍，對應(yīng)收集的項(xiàng)目文件進(jìn)行責(zé)任劃分并正式行文，明確責(zé)任部門、立卷部門和立卷責(zé)任人，原則上立卷責(zé)任人在資料未移交前是不能調(diào)離的 （最好交納一定額度的資料風(fēng)險(xiǎn)保證金），以防出現(xiàn)推諉、扯皮和真空地帶。

（6）根據(jù)建設(shè)方對項(xiàng)目文件管理要求，經(jīng)過整理和加工，編制適合本項(xiàng)目部的項(xiàng)目資料管理辦法，對文件收集份數(shù)、歸檔文件質(zhì)量、卷內(nèi)文件排序、項(xiàng)目文件編號規(guī)則等細(xì)節(jié)問題做詳細(xì)說明。

（7）對分包單位應(yīng)加強(qiáng)管控，在簽訂分包合同時(shí)，必須明確資料收集與整理的義務(wù)及責(zé)任和原件移交份數(shù)，并按承包金額比例，交納資料質(zhì)量保證金；嚴(yán)格管控分包單位進(jìn)退場，退場、分包工程結(jié)算必須經(jīng)項(xiàng)目資料室核實(shí)資料已移交后并簽字；分包單位資料員應(yīng)為具備相關(guān)資質(zhì)的從業(yè)人員，并提供資質(zhì)復(fù)印件備案。

（8）項(xiàng)目部應(yīng)建立資料審核責(zé)任制度，分包單位指定專人對資料的完整性、正確性、系統(tǒng)性進(jìn)行自檢；項(xiàng)目部建筑公司指定專人對資料的技術(shù)質(zhì)量進(jìn)行復(fù)檢，項(xiàng)目部資料室進(jìn)行最后驗(yàn)收，層層把關(guān)，每個(gè)單位工程必須有相關(guān)人員簽字才能正式移交。

（9）項(xiàng)目部月生產(chǎn)調(diào)度會應(yīng)要求資料主管參加，并將反映的各分包單位資料情況列入會議紀(jì)要中，不合格的及時(shí)要求整改。

4 結(jié)束語

綜上所述，衡量建設(shè)項(xiàng)目的管理是否滿足科學(xué)化、程序化、規(guī)范化和可追溯性要求的一大重要標(biāo)識，即為其是否具備一套完整的工程項(xiàng)目管理資料。項(xiàng)目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”，必須做到領(lǐng)導(dǎo)重視、統(tǒng)一認(rèn)識、各負(fù)其責(zé)，同時(shí)對照創(chuàng)優(yōu)要求，從細(xì)節(jié)著手，強(qiáng)化過程管控，最終實(shí)現(xiàn)工程資料管理質(zhì)量的有效提升。

［1］陳 皓.電力工程項(xiàng)目管理創(chuàng)優(yōu)中控制策略分析［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（23）：216.

［2］馬 峰，雷冬梅，梁金韜，等.電力建設(shè)工程內(nèi)業(yè)資料管理［J］.科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（6）：182～183.

［3］沈 源.淺議“大建設(shè)”體系下電力工程檔案全過程管理［J］.建材與裝飾，2012（25）：104～105.

［4］耿小娟.當(dāng)前電力基建項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化管理存在的問題及對策［J］.廣西電業(yè)，2012（1）：36～38.

TU712

A

2095-2066（2016）28-0130-02

2016-9-22

涂文楊（1974-），女，館員，大專，主要從事檔案管理工作。