跨京冀兩地高校后勤采購的特點剖析和規(guī)范管理

崔 婕 龐 毅

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跨京冀兩地高校后勤采購的特點剖析和規(guī)范管理

崔 婕 龐 毅

[作者：崔婕、龐毅，北京經(jīng)濟管理職業(yè)學(xué)院后勤服務(wù)中心采購部主任、副主任]

隨著國家對高校投入的大幅提高，學(xué)校規(guī)模不斷擴大，大多數(shù)高校的原校址已經(jīng)不能滿足教學(xué)需求。多校區(qū)教學(xué)的現(xiàn)狀形成后，高校后勤保障的項目、數(shù)量和品種也隨之增加。高校后勤在管理方面尚能保持多校區(qū)統(tǒng)一規(guī)范管理和標準化建設(shè)，而在后勤采購過程中，由于兩地市場存在著巨大差別，導(dǎo)致統(tǒng)一采購難度較高。本文對“多校區(qū)”后勤采購的特點進行梳理，剖析區(qū)域采購的不同特點，總結(jié)一些應(yīng)對策略。

采購；高校后勤；京冀

一、京冀兩地后勤采購的現(xiàn)狀

京冀兩地后勤采購的現(xiàn)狀主要有以下不同：

（一）商品質(zhì)量與消費觀念的差異

在各種大型綜合性商場林立的北京，市場規(guī)模大，所銷售的物料大多數(shù)是國內(nèi)知名品牌，商品質(zhì)量有保障。而在北京周邊河北省的中小城市，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民對商品的要求低，消費觀念落后使得經(jīng)營商戶的品牌意識差，大量商品不符合國家標準，知名品牌和品質(zhì)標準高的物料在校區(qū)周圍的市場中難以尋覓。

（二）支付與結(jié)算方式的不同

在事業(yè)單位嚴格的內(nèi)控機制下，現(xiàn)金的結(jié)算方式基本上被廢除，結(jié)賬方式只能采用支票和刷卡。北京市場上幾乎所用的供應(yīng)商都能夠按照財務(wù)要求，開具相應(yīng)的發(fā)票和明細單。

但是在一些二三線城市的市場中，結(jié)算形式單一，轉(zhuǎn)賬、支票、公務(wù)卡等新型的結(jié)算模式還沒有被市場所接受。大多數(shù)商戶的結(jié)算模式依然處在現(xiàn)金交易階段，一手交錢一手交貨的傳統(tǒng)交易模式在市場中普遍存在。商戶的觀念落后，制約著市場的發(fā)展，也致使高校后勤的物品采購渠道不順暢。

（三）供貨渠道與采購需求的差距

鄉(xiāng)鎮(zhèn)居民的購買力差，導(dǎo)致新型市場流通模式在中小城市發(fā)展緩慢，市場仍處于現(xiàn)貨交易的原始集散階段，主要以小型商店、農(nóng)貿(mào)市場為主。供貨商主要以個體經(jīng)營為主，規(guī)范性差，商品大同小異，與后勤采購需求相適應(yīng)的物品和新型材料較少。市場實行連鎖經(jīng)營的商戶少，即使在縣城等地出現(xiàn)一些新的流通形式，還存在著“平價不平，超市不超”的問題。

（四）新型商品與陳舊基礎(chǔ)設(shè)施的矛盾

隨著國家對環(huán)境保護的重視，大量設(shè)備的配件逐漸更新?lián)Q代，但是基礎(chǔ)設(shè)施的更新改造速度較慢，存在一定的矛盾。例如，以照明光源配件市場為例：目前熒光燈（即節(jié)能燈）已經(jīng)逐漸被LED燈取代，由于LED燈節(jié)能、環(huán)保、壽命長，成為大多數(shù)燈具廠商的主營產(chǎn)品，而LED光源無法安裝在原有設(shè)施上，如果更換原有基礎(chǔ)設(shè)施則需要大量資金投入，對于大多數(shù)高校是難以實施的。因此后勤采購還需要購買老式的白熾燈、熒光燈等淘汰產(chǎn)品，目前在北京市場采購這類商品變得困難，反而在鄉(xiāng)鎮(zhèn)市場上更容易實現(xiàn)。

二、優(yōu)化采購管理需要把握的主要原則

在京冀兩地采購差異很大的前提下，后勤采購部門的規(guī)范管理是一個難點。但是無論面對的是何種市場形態(tài)，采購部門的管理制度和崗位職責(zé)是統(tǒng)一的，統(tǒng)一的管理制度能夠保障采購作業(yè)順利高效，也能規(guī)范采購人員的行為，提升采購管理水平。具體來說有以下幾點：

（一）制定詳細規(guī)范的采購管理制度

按照不同的采購模式制定相應(yīng)的管理制度，包括目的、范圍、采購作業(yè)過程和原則要求等內(nèi)容。分別包括:

1．物料采購制度：主要針對食堂餐飲原材料、保潔用品和五金水暖材料的采購。

2．維修工程采購制度：主要針對設(shè)備維修中需要的中型設(shè)備或材料的采購。

3．項目采購制度：規(guī)范外包維修或服務(wù)項目的立項、審批、合同制定和保修的全過程。

4．招標采購制度：超過國家或高校規(guī)定金額，必須采取公開招標的方式進行的采購項目。

（二） 崗位設(shè)置與職責(zé)

建立三權(quán)分離制度，將采購過程的決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)分別歸屬到不同的部門，確保不相容職位相分離，以達到制衡的效果。

1．決策權(quán)：采購或立項申請往往由需求部門提出，采購執(zhí)行與否一般由后勤部門的領(lǐng)導(dǎo)決定，超過一定的金額，需要由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)決策。

2. 執(zhí)行權(quán)：物料采購由采購部門執(zhí)行，維修和外包采購由采購部門會同申請部門協(xié)同執(zhí)行，招標采購則要成立招標工作小組，按照國家的相關(guān)法規(guī)執(zhí)行。

3． 監(jiān)督權(quán)：采購結(jié)束后，使用部門對物料或工程的質(zhì)量進行監(jiān)督；而財務(wù)部門對報價、發(fā)票、支付手續(xù)進行監(jiān)督。

(三) 采購資料的保存

制度建設(shè)是采購的前提，而監(jiān)督則是根本。采購部門的廉政風(fēng)險點較多，隨著事業(yè)單位內(nèi)部控制的規(guī)范建設(shè)，紀檢監(jiān)察部門經(jīng)常對采購的過程進行抽查，因此采購資料的保存要特別注意。

從采購申請、詢價、確定供應(yīng)商、簽訂合同到支付的全過程資料都要復(fù)印后保存?zhèn)洳椤τ谟匈|(zhì)保期的合同更要方便查閱，一旦有需要能夠及時聯(lián)系供應(yīng)商上門進行維保服務(wù)。

(四) 充分運用信息化技術(shù)

采購流程從論證、審批到立項都可以利用計算機建立數(shù)據(jù)庫，此外還可以建立招標管理數(shù)據(jù)庫；供貨廠商信息數(shù)據(jù)庫等等。通過計算機對物資采購進行全程管理，提高采購工作效率和專業(yè)化水平。

庫房管理信息化可以方便采購的預(yù)算，設(shè)置低庫存量預(yù)警減少人為因素導(dǎo)致的維修零配件缺失，利用計算機進行核算也可以更好地控制庫存成本。

三、對采購過程進行流程管理的思考

流程設(shè)計可以理順采購工作的過程，找出各個環(huán)節(jié)相互間的關(guān)系，確定參與工作各部門的職能和權(quán)限。采購流程管理中重要的關(guān)鍵節(jié)點主要有以下幾方面:

（一）采購計劃和預(yù)算管理

計劃和預(yù)算是采購工作的基礎(chǔ)，合理的預(yù)算可以節(jié)約經(jīng)費、優(yōu)化資源配置。

后勤的采購預(yù)算主要由各具體業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求和經(jīng)驗提出。采購部將既往采購物料建立數(shù)據(jù)庫，可以核算出月或季度平均需求數(shù)量，針對各部門的預(yù)算與數(shù)據(jù)庫核算進行對比調(diào)整，綜合市場上的價格因素控制好預(yù)算金額，保證物料供需平衡。對于維護修理的費用，要在固定預(yù)算的基礎(chǔ)上增加彈性預(yù)算，設(shè)備修理的輔料費用應(yīng)隨著設(shè)備使用年限的增加而增加。

對于固定資產(chǎn)購置的預(yù)算應(yīng)當(dāng)有前瞻性，大型基礎(chǔ)設(shè)備的淘汰或更新需要提前一年進行考慮。超過報廢年限的固定資產(chǎn)要進行評估后再預(yù)算，減少不必要的浪費，固定資產(chǎn)的預(yù)算費用應(yīng)遵守財政的相關(guān)規(guī)定。

（二）供應(yīng)商管理

選擇合適的供應(yīng)商并與之建立長期信任關(guān)系是大多數(shù)采購部門的共識，供應(yīng)商的選擇直接關(guān)系到采購商品的質(zhì)量、價格、和交期。

利用互聯(lián)網(wǎng)尋找供應(yīng)商得到的信息太多，那么如何在搜索引擎顯示的數(shù)百萬條記錄中尋找適合采購需求的企業(yè)呢？首先，可以先搜索行業(yè)協(xié)會或委員會的網(wǎng)站，在其中尋找會員企業(yè)；其次，可以按照商品品牌尋找相應(yīng)的官網(wǎng)，按照官網(wǎng)提供的聯(lián)系方式尋找廠商或代理商；第三，在北京市政府采購中心網(wǎng)站上尋找供應(yīng)商，在該官網(wǎng)的“北京市政府采購協(xié)議供貨和定點服務(wù)綜合查詢平臺”上可以查詢到辦公設(shè)備、辦公家具、車輛維修、物業(yè)服務(wù)、法律服務(wù)等具有資質(zhì)的供貨企業(yè)。

供應(yīng)商的管理要按照采購產(chǎn)品的類別、風(fēng)險和交易時間進行分類管理。對于采購風(fēng)險低的單次交易型供應(yīng)商建立供應(yīng)商名錄。對于長期伙伴關(guān)系的供應(yīng)商要做到信息共享、溝通及時，促進雙方長期穩(wěn)定合作并達到“共贏”的效果。每年根據(jù)物資質(zhì)量、價格和服務(wù)等相關(guān)指標對供應(yīng)商進行考評，并淘汰無法滿足后勤采購要求的企業(yè)。

（三）合同管理

合同管理主要是針對合同的磋商、訂立、履行、變更等各個環(huán)節(jié)加以控制。高校對于合同的審核把關(guān)和授權(quán)審批都有相關(guān)規(guī)定，后勤部門主要監(jiān)督合同的履行并解決合同履行中出現(xiàn)的各項糾紛，確保單位利益不受損失。

合同履行過程中，甲方應(yīng)提供水、電、場地等必要條件，同時保留文字或圖片資料，敦促乙方按照雙方商定的數(shù)量、質(zhì)量、期限、地點、方式履行合同義務(wù)。

（四）驗收管理

物料驗收由使用部門的技術(shù)人員進行把關(guān)，防止不合格產(chǎn)品進入庫房。

竣工驗收主要依據(jù)合同或國家制定的技術(shù)標準進行，驗收小組成員主要包括后勤采購部門和工程相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)技術(shù)人員，包括資料驗收和實體驗收，驗收結(jié)束后必須經(jīng)過甲乙雙方同時簽字并加蓋公章。

招標項目的驗收管理要在竣工驗收的基礎(chǔ)上，按照招標文件的要求逐項進行，

四、跨地區(qū)集中采購的應(yīng)對措施

在健全的管理制度和完善的流程管理保證下，對京冀兩地校區(qū)后勤統(tǒng)一采購的幾點建議:

(一) 加入高校聯(lián)采

高校聯(lián)采是解決食堂餐飲原材料統(tǒng)一采購的重要方式。北京高?；锸陈?lián)合采購始于2001年，辦事機構(gòu)設(shè)在北京大學(xué)，同時建立了專門的網(wǎng)站“易聯(lián)采”，聯(lián)采范圍涉及八大類數(shù)百個品種。目前有九十多所高校形成了校際聯(lián)盟，通過聯(lián)合采購招標實現(xiàn)了規(guī)模訂貨、降低成本、農(nóng)校對接、保證質(zhì)量、促進廉潔的目標。

在國家提出京津冀聯(lián)合發(fā)展政策之后，北京高校聯(lián)采的范圍開始覆蓋北京周邊的河北省地區(qū)。通過易聯(lián)采網(wǎng)站登錄下單，實現(xiàn)了不同區(qū)域統(tǒng)一采購，不但降低了成本而且保證了食品的安全。

（二）統(tǒng)一采購分別送貨

北京市的大型倉儲物流中心大多數(shù)位于大興或東南六環(huán)附近，對于連鎖企業(yè)，所有訂單都要從倉儲中心發(fā)貨，有時候送貨到河北甚至比送到北京市區(qū)還要近。鑒于此，在采購預(yù)算階段可以將幾個校區(qū)類似的物料歸類統(tǒng)計，作為價格談判的籌碼，在與供應(yīng)商協(xié)商后統(tǒng)一采購下單后可以分別送貨。這種采購模式除了降低采購成本還方便管理，尤其適合運輸要求高的物料。

(三) 采用電子商務(wù)采購模式

近幾年，互聯(lián)網(wǎng)上的電商迅速發(fā)展，地區(qū)差異問題正在逐步解決。大型電商可以替代大型超市成為后勤采購的主要供應(yīng)商，而且很多電商企業(yè)在中小型城市設(shè)立了物流中心。在電商界面上采購支付方便、商品質(zhì)量有保證、退換貨自由、采購過程也很透明，能夠適合兩地的不同要求。網(wǎng)上采購克服了時間和空間的問題，是采購活動更加方便快捷，大大提高了采購效率。

國家 “十三五” 規(guī)劃提出并審議通過了《京津冀協(xié)同發(fā)展規(guī)劃綱要》，按照規(guī)劃要求北京市推行服務(wù)業(yè)擴大開放綜合試點、京津冀協(xié)同發(fā)展的產(chǎn)業(yè)對接配套等一系列相關(guān)政策。相信不久的將來，城鄉(xiāng)差距將逐漸縮小。

通過對采購的精細化管理，在建立健全物資采購管理制度的同時完善物資采購的運行機制，規(guī)范工作程序，加強有效監(jiān)督，進一步提升高校后勤采購工作效率，提高資金使用效益。也為社會化后勤、精準化后勤提供了有力的保障。

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(責(zé)任編輯：趙永奎)