企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化探究

關(guān)慧瓊

（酒泉鋼鐵集團(tuán)公司，甘肅　嘉峪關(guān)　735100）

企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化探究

關(guān)慧瓊

（酒泉鋼鐵集團(tuán)公司，甘肅嘉峪關(guān)735100）

隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)管理模式趨向于辦公自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，人員構(gòu)成、信息分類、檔案保存等方面都發(fā)生著深刻變革。從企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化模式入手進(jìn)行探究，對(duì)傳統(tǒng)文檔管理與現(xiàn)代化文檔管理方式方法進(jìn)行比對(duì)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，提出一些建設(shè)性思考，以期提高文書檔案管理水平。

企業(yè)；現(xiàn)代化；信息化；文檔管理

文檔作為一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理各方面具有十分重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。近年來，傳統(tǒng)企業(yè)在經(jīng)濟(jì)大潮的推動(dòng)下，加快了辦公現(xiàn)代化建設(shè)。酒鋼集團(tuán)公司（下簡(jiǎn)稱酒鋼）同樣引進(jìn)了大量先進(jìn)的辦公理念和辦公手段，譬如OA系統(tǒng)（Office Automation辦公自動(dòng)化）的廣泛應(yīng)用，信息中心覆蓋工作區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)化格局等，尤其隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，越來越多的職工享受到了信息“高速公路”的快捷便利。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的理念日新月異的大變革下，亟需加快推進(jìn)文檔管理現(xiàn)代化步伐，迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代到來。

1　企業(yè)文檔管理現(xiàn)狀

1.1文檔管理專業(yè)意識(shí)薄弱

相對(duì)發(fā)達(dá)國家而言，中國文本檔案專業(yè)及技術(shù)研究起步較晚，發(fā)展時(shí)間較短，文檔管理的專業(yè)化和系統(tǒng)化建設(shè)進(jìn)展緩慢。企業(yè)文檔管理的現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，專業(yè)性程度不夠等問題也比較突出。以酒鋼技術(shù)檔案管理為例，集團(tuán)公司級(jí)以上項(xiàng)目由技術(shù)中心統(tǒng)一進(jìn)行建檔管理，而各分子公司的項(xiàng)目方案、過程控制、項(xiàng)目成果等大多由非專業(yè)的辦公人員保管，而且檔案管理部門對(duì)技術(shù)項(xiàng)目信息更新不及時(shí)，保存方式不合理，暴露出信息缺失、檔案不全等問題。問題根源在于：一是文檔管理工作單一枯燥，辦公人員缺乏熱情，逐漸產(chǎn)生懈怠意識(shí)；二是從管理層面，由于文檔管理工作與生產(chǎn)工作相關(guān)度不高，干部職工往往忽視其重要性。這些都影響著文檔管理工作的專業(yè)化進(jìn)程。

1.2文檔管理人才缺失

培養(yǎng)一支專業(yè)化的檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化革新的關(guān)鍵。對(duì)于企業(yè)文檔管理方面來說，人才稀少，除高校外，企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人才儲(chǔ)備不足，隨著企業(yè)信息化、自動(dòng)化程度的提高，文檔管理的重要性日益凸顯。目前，企業(yè)內(nèi)文檔管理人員大多年齡較大，日常工作中，仍然沿襲陳舊的操作方式實(shí)施文檔管理，對(duì)文本紙質(zhì)檔案僅停留在收發(fā)整理的階段，對(duì)新知識(shí)和新方法的應(yīng)用存在許多困難。其次，隨著各類檔案的種類及內(nèi)容復(fù)雜化、多樣化，加之缺乏資金及技術(shù)上的支持，使企業(yè)往往選擇繼續(xù)使用原有的文本檔案管理辦法，鮮有革新，不利于適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求。

1.3文檔管理設(shè)備和技術(shù)落后

由于企業(yè)內(nèi)部對(duì)于文檔管理工作，缺少資金支持，導(dǎo)致整體水平落后，對(duì)于現(xiàn)代化的管理設(shè)備以及文檔管理技術(shù)理念、方法等都有諸多缺憾。設(shè)備技術(shù)的落后主要由以下原因?qū)е拢浩湟唬髽I(yè)管理人員對(duì)文檔管理事業(yè)的重視程度不夠，沒有設(shè)立相應(yīng)的管理部門及項(xiàng)目小組，基層更是缺乏足夠的支持；其二，企業(yè)重視生產(chǎn)經(jīng)營，高額的文檔管理現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)和更新成為企業(yè)成本的較大負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致軟硬件設(shè)施脫離于企業(yè)發(fā)展實(shí)際需要。由于技術(shù)和設(shè)備的落后，而文檔管理本身工作量大，程序復(fù)雜，使得工作分工更為繁雜，降低工作效率，不利于企業(yè)的管理革新和系統(tǒng)升級(jí)。

2　企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化建設(shè)策略和方法

2.1企業(yè)文檔管理現(xiàn)代化特點(diǎn)

2.1.1文件與檔案的一體化管理

首先要明確文件與檔案的關(guān)系，簡(jiǎn)單來說，檔案就是進(jìn)行整理歸納處理后的文件，即系統(tǒng)化的文件。所以二者關(guān)系密不可分。分類集合整理形成檔案是文件必經(jīng)的過程，文件的最重要的特性就是時(shí)間順序，而檔案的重點(diǎn)在規(guī)律性的整理。

但在現(xiàn)代化的辦公條件下，由于電子技術(shù)的普及，文件與檔案的界限變得模糊，所有的文件都經(jīng)過了計(jì)算機(jī)初步有序的整理，而且保存也變得簡(jiǎn)易，分類瀏覽與分類檢索都變得十分簡(jiǎn)易。除此以外，文件歸檔更加快捷，隨時(shí)隨地即可儲(chǔ)存，文件與檔案變得更加密不可分，形成一個(gè)有機(jī)的整體。同時(shí)，將文檔信息歸納入大數(shù)據(jù)系統(tǒng)里，通過電腦便可以實(shí)現(xiàn)信息的快速分類和檢索，達(dá)到資源共享的目的。

2.1.2企業(yè)內(nèi)多部門的系統(tǒng)性配合

企業(yè)現(xiàn)代化的標(biāo)志就是辦公自動(dòng)化，與傳統(tǒng)方式相比較，檔案的基本單位不再是卷宗，而是獨(dú)立的單個(gè)文件。當(dāng)編輯一份文件時(shí)，自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)賦予文件獨(dú)立的編號(hào)、單位、日期等信息，這樣直接歸入檔案管理，減輕了管理人員對(duì)信息的整理、收集、排序工作，體現(xiàn)了現(xiàn)代化企業(yè)管理帶來的優(yōu)越性。例如員工查詢工資已成為手指一動(dòng)就一蹴而就的簡(jiǎn)單行為，對(duì)于人力資源部門而言，一個(gè)人從入廠到退休，不用再手寫大量檔案，也不用建立時(shí)間為標(biāo)簽的卷宗，只需要用電腦簡(jiǎn)單匯總，便可以達(dá)到以前不可想象的快速便捷。電子文件較傳統(tǒng)文件最大的特點(diǎn)就是，文檔管理不再只是檔案管理人員的事情，而是需要多方面協(xié)調(diào)配合才能完成，如檔案錄入部門、系統(tǒng)設(shè)計(jì)部門、后臺(tái)維護(hù)部門等多個(gè)部門，這些部門只有密切合作才能共同完成檔案建立，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)易性。

2.1.3文檔管理趨向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

辦公自動(dòng)化的另一特征是網(wǎng)絡(luò)化。文檔的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔共同組成了辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文檔歸檔管理工作，文檔管理更加趨向標(biāo)準(zhǔn)化的制度，歸檔形式更加規(guī)范化，加上網(wǎng)絡(luò)化的特殊性，貫穿于文件從產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)處理再到歸檔的各個(gè)流程。以酒鋼培訓(xùn)中心所用的網(wǎng)絡(luò)大學(xué)技能鑒定證書管理為例，系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，就要考慮到各個(gè)單位對(duì)不同崗位技能考試的安排、技能證書要求、人員信息準(zhǔn)確與否等各個(gè)內(nèi)容的兼容，同時(shí)還要達(dá)到總機(jī)與各分子公司數(shù)據(jù)穩(wěn)定共享，以免出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。同時(shí)系統(tǒng)使用要符合各個(gè)層面管理人員的操作，保證基層職工查詢，方便機(jī)關(guān)人員進(jìn)行整理。所以網(wǎng)絡(luò)化背景下，文檔管理系統(tǒng)整體在設(shè)計(jì)之初就要全面考慮，不僅要明確各部分的職責(zé)所在，做出統(tǒng)一部署，還要明確歸檔流程和歸檔細(xì)節(jié)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中都要一一表現(xiàn)出來。

2.2企業(yè)現(xiàn)代化文檔管理建設(shè)策略和方法

2.2.1樹立現(xiàn)代化的文檔管理理念

企業(yè)內(nèi)，上層思維策略決定下層執(zhí)行方式，自上而下，提高全體干部職工對(duì)文檔管理的重視程度，對(duì)文檔管理人員進(jìn)行行為規(guī)范，可以有效提高文檔管理工作的效率。文件與檔案作為企業(yè)信息的重要載體，從誕生到歸檔，內(nèi)容涵蓋了方方面面的發(fā)展歷程，甚至包括行業(yè)機(jī)密，是一個(gè)企業(yè)重要的資產(chǎn)。只有改革傳統(tǒng)文檔管理觀念，實(shí)現(xiàn)思想上的轉(zhuǎn)變，才能更好地緩和當(dāng)前文檔管理機(jī)制和經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求的差距，為生產(chǎn)轉(zhuǎn)型提供更強(qiáng)大的力量。

2.2.2統(tǒng)一文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，建立現(xiàn)代化文檔管理制度

在現(xiàn)代化企業(yè)中，統(tǒng)一的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以減少更多的無用工作量，建立先進(jìn)的、科學(xué)的、規(guī)范的適應(yīng)企業(yè)實(shí)際的文檔管理制度，才能為文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程起到實(shí)質(zhì)性的規(guī)范和幫助。

首先要對(duì)文檔管理工作體制進(jìn)行改革，保證專人專管，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的格局，避免業(yè)務(wù)上的交叉導(dǎo)致文檔管理出現(xiàn)偏差，同時(shí)人員的專業(yè)化、專職化，也保證了文檔從編輯到歸檔整個(gè)流程清晰可控。在酒鋼內(nèi)部，要大力提倡OA系統(tǒng)的廣泛使用，加大基層人員對(duì)OA系統(tǒng)的使用培訓(xùn)力度，利用OA系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，使得文檔的收發(fā)變得規(guī)范、可控。其次要制定標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)流程。從文件流程中入手，保證過程的合理化，有專職部門進(jìn)行監(jiān)督，保證最后文檔的合法性、真實(shí)性、有效性。最后要對(duì)文檔進(jìn)行統(tǒng)一的格式規(guī)范，對(duì)辦公軟件進(jìn)行統(tǒng)一的兼容性測(cè)試。這樣最大限度避免了中間出錯(cuò)，同時(shí)確保了安全性。

2.2.3搭建文檔管理信息平臺(tái)，科學(xué)提高企業(yè)辦公自動(dòng)化水平

搭建文檔管理信息平臺(tái)是保證其信息化水平逐步提升的科學(xué)保障。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨，利用網(wǎng)絡(luò)化信息數(shù)據(jù)庫軟硬件的自動(dòng)編輯功能，逐步將取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和人力手工管理模式，提高文檔管理效率和管理水平。為保證完整的信息化管理平臺(tái)落地，需要以下系統(tǒng)模塊構(gòu)建：

1）設(shè)計(jì)自動(dòng)化流程。文檔處理系統(tǒng)是信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)，就是對(duì)文檔的處理，包括資料收集、整理、錄入、歸檔等功能，這一部分能夠減少人工投入和時(shí)間成本，從而提高文檔管理工作的自動(dòng)化流程。

2）建立共享數(shù)據(jù)庫。文檔存儲(chǔ)系統(tǒng)是信息化平臺(tái)的核心，文檔的儲(chǔ)存需要電子技術(shù)作強(qiáng)大支撐，利用信息處理進(jìn)行編目、分類，必須要建立一個(gè)足夠可靠的數(shù)據(jù)庫，便于以后的查找、驗(yàn)證和共享。

3）設(shè)置加密系統(tǒng)。文檔的保密和查詢系統(tǒng)是信息化平臺(tái)的重點(diǎn)。建立企業(yè)內(nèi)部的加密系統(tǒng)，是企業(yè)辦公自動(dòng)化必備的一項(xiàng)重點(diǎn)，結(jié)合文檔管理人員的和需求人員的實(shí)際情況，進(jìn)行權(quán)限分級(jí)，保證企業(yè)文檔的安全性。

2.2.4引進(jìn)文檔管理設(shè)備設(shè)施，提高文檔管理人員技術(shù)水平

引進(jìn)先進(jìn)的文檔管理設(shè)備，是為了彌補(bǔ)企業(yè)硬件短板，利用先進(jìn)的設(shè)備，能夠最大限度保證文檔管理的專業(yè)性。只有提高了文檔管理相關(guān)硬軟件設(shè)備，才能有實(shí)力提高文檔管理的現(xiàn)代化水平。同時(shí)要想提高辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔管理的工作效率，更重要的是提高文檔管理隊(duì)伍的素質(zhì)。企業(yè)內(nèi)的文檔管理隊(duì)伍需要定期充實(shí)自己，在專業(yè)知識(shí)的武裝下，提高自己的思維能力和隊(duì)伍的技術(shù)水平。而且其余配合部門的人員也要對(duì)文檔管理有一定的了解，這樣才能形成完整的多部門聯(lián)動(dòng)格局，才能為企業(yè)的長久發(fā)展提供動(dòng)力。

3　結(jié)語

文檔管理作為企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建的重要部分，更作為一個(gè)橋梁，溝通了各個(gè)方面的工作，同時(shí)也是企業(yè)文化的承載者，這項(xiàng)工作與每位職工都息息相關(guān)。近年來，企業(yè)的高速發(fā)展，工作內(nèi)容急劇增多，文字?jǐn)?shù)據(jù)以噴涌似的方式展現(xiàn)在我們面前，如何更好的保存文檔，如何更便捷的查閱，都逐漸讓文檔管理這項(xiàng)工作的重要性凸顯出來。為了更好地利用文件檔案使用價(jià)值，要建立健全企業(yè)內(nèi)部對(duì)于文檔管理的相關(guān)制度，加強(qiáng)文檔管理隊(duì)伍人才的培養(yǎng)，從而提高企業(yè)現(xiàn)代化文檔管理工作的質(zhì)量，保證企業(yè)長久的平穩(wěn)發(fā)展。

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