對(duì)高校院系行政管理的若干思考

呂校楠（浙江大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院，浙江杭州310027）

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對(duì)高校院系行政管理的若干思考

呂校楠
（浙江大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院，浙江杭州310027）

摘要：高校行政管理工作是高校管理的重要組成部分，并且隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校改革的深入以及各種管理權(quán)限的下移，高校院系建設(shè)和發(fā)展呈現(xiàn)出高度的獨(dú)立性特點(diǎn)。行政管理是保障高校在教學(xué)以及科研方面各項(xiàng)工作有效實(shí)行的保障，更是高校其他工作的基礎(chǔ)，因此對(duì)高校院系行政管理進(jìn)行分析能夠極大地提升高校的工作效率。

關(guān)鍵詞：高校；院系；行政管理；思考

Abstract:The administrative management work is an important part of management work in colleges and universities. With the development of economy, the deepening of the reform of colleges and universities, and the devolution of administrative authority, the construction and development of colleges and universities present a high degree of independence. Administrative management is not only the guarantee of the effectively operation of teaching and scientific research, but also the basis of other work in colleges and universities. Therefore, analysis of administrative management can greatly improve the working efficiency of colleges and universities.

Keywords:colleges and universities; departments; administrative management; thinking

高校在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中具有重要位置，其能夠?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展培養(yǎng)各種類型的人才，是科教興國(guó)的保障。提升院系行政管理能力和服務(wù)水平、提高工作效率，對(duì)高校行政管理工作的可持續(xù)發(fā)展都具有極其重要的意義。學(xué)校能夠有效運(yùn)轉(zhuǎn)，離不開院系的行政管理工作，因此本文以高校院系的行政管理為例進(jìn)行多方面的思考和研究。

一、高校院系行政管理職能與特點(diǎn)的分析

（一）高校院系行政管理的職能

高校院系的行政管理部門在院系發(fā)展中屬于基層管理部門，是處理院系日常事物的場(chǎng)所和機(jī)構(gòu)，主要輔助學(xué)院教學(xué)和其他活動(dòng)的舉辦。院系行政管理主要包含的部門有學(xué)院辦公室、本科生科、研究生科、科研科、人事科、實(shí)驗(yàn)室以及資料室。隨著新形勢(shì)下國(guó)家對(duì)人才需求的多樣性提升，近年來(lái)，高校也在不斷的改革，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)人才的需求。高等教育的改革制度也在不斷的深入，院系行政管理的工作對(duì)象主要是院系的教務(wù)管理、人事管理以及科研和財(cái)務(wù)管理，這樣有工作者將院系的行政管理工作總結(jié)為繁、雜、忙、鎖等等。高校院系行政管理的職能主要是在學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)下，接受學(xué)校相關(guān)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與安排，對(duì)內(nèi)需要對(duì)教學(xué)以及科研工作進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)、服務(wù)；對(duì)外則需要承擔(dān)起與學(xué)校相關(guān)部門溝通，以便貫徹學(xué)校的方針政策等方面的責(zé)任。這些工作內(nèi)容的開展主要是將學(xué)院發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)部門聯(lián)系在一起，在科學(xué)合理的安排下，使之發(fā)展更加協(xié)調(diào)、平穩(wěn)，為學(xué)院的教學(xué)、科研創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，讓各項(xiàng)工作都能有條不紊的進(jìn)行。這種輔助角色，全部的工作內(nèi)容都是為學(xué)院老師教學(xué)、科研活動(dòng)的開展提供全面的服務(wù)[1]。

（二）高校院系行政管理的特點(diǎn)分析

首先，獨(dú)立性。高校院系行政管理在學(xué)校事務(wù)中是承上啟下的中樞機(jī)關(guān)，除上述承上啟下的工作以外，還要廣泛地參與到院系建設(shè)、重點(diǎn)項(xiàng)目開發(fā)討論中來(lái)，在實(shí)踐過(guò)程中，主要以院系的學(xué)科發(fā)展方向?yàn)橹攸c(diǎn)，參與籌劃重點(diǎn)學(xué)科項(xiàng)目申報(bào)、驗(yàn)收，提供所需的材料，以此對(duì)院系發(fā)展和建設(shè)起到積極的促進(jìn)作用。

其次，高校院系行政工作的參謀助手作用有所提升。在改革過(guò)程中，院系行政工作不僅僅處于辦文以及辦事的交辦業(yè)務(wù)上，它還發(fā)揮了自身的特殊作用。院系行政機(jī)構(gòu)無(wú)論是在信息量方面還是在接觸面上對(duì)學(xué)院的一些重大決策以及重要事件都有較為全面的掌握力度，因此順勢(shì)成為院系建設(shè)以及各項(xiàng)工作的實(shí)踐者。那么院系行政管理工作人員在這種狀態(tài)下就需要抓好信息管理工作，履行好服務(wù)、管理義務(wù)，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行全面的決策提供依據(jù)和信息，讓自己參謀的深度越來(lái)越強(qiáng)[2]。

最后，工作任務(wù)繁重。近年來(lái)，許多高校實(shí)行了學(xué)校與學(xué)院的兩級(jí)管理模式，將學(xué)校管理的重心下移至院系，院系行政管理的工作內(nèi)容越來(lái)越多，涉及面也不斷擴(kuò)大，工作量越來(lái)越大，要求越來(lái)越高，以適應(yīng)我國(guó)高校不斷發(fā)展改革的需要，因此面臨的挑戰(zhàn)性也越來(lái)越高。

二、高校院系行政管理中存在的問(wèn)題研究

（一）院系行政管理認(rèn)識(shí)方面存在的問(wèn)題

高校院系的行政是一個(gè)直接為教學(xué)、科研服務(wù)，為教師、學(xué)生服務(wù)的基層行政管理、服務(wù)機(jī)構(gòu)。其管理服務(wù)工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理的工作中，服務(wù)意識(shí)到位不夠，對(duì)工作的預(yù)見性、主動(dòng)性判斷不夠，管理意識(shí)、方式創(chuàng)新激情不夠。對(duì)工作中存在的問(wèn)題往往強(qiáng)調(diào)客觀因素多，主動(dòng)分析主觀原因少。距離我國(guó)社會(huì)發(fā)展對(duì)高等教育管理改革的要求及學(xué)校對(duì)院系行政管理工作的要求還存在一定的差距。

（二）缺乏完善有效的科學(xué)管理規(guī)章制度

高校院系行政工作比較繁雜，但是從內(nèi)容上分可以有兩部分，一部分為教學(xué)、科研管理工作，另一部分為行政管理工作。教學(xué)管理主要是對(duì)學(xué)院本科、研究生教務(wù)以及學(xué)籍和成績(jī)方面進(jìn)行的管理，要在完成對(duì)教學(xué)管理工作的同時(shí)，還要有效的協(xié)調(diào)與學(xué)院上一級(jí)主管部門的業(yè)務(wù)關(guān)系，服務(wù)于教師和學(xué)生，并且做到細(xì)致管理，精益求精，如果不這樣，就會(huì)給教學(xué)管理工作帶來(lái)諸多困擾。行政管理工作主要對(duì)學(xué)院除了教學(xué)、科研工作以外的各項(xiàng)工作進(jìn)行參與，其中包含起草公文以及會(huì)議通知和學(xué)院各種設(shè)備的維護(hù)，安全保衛(wèi)等后勤服務(wù)，涉及面非常廣泛。在這些工作中目前存在的問(wèn)題就是缺乏完善有效的科學(xué)管理規(guī)章制度，因此使一些老師、學(xué)生在辦事過(guò)程中增加了時(shí)間與精力的付出。

（三）高校院系行政管理人員工作壓力大，工作水平有待提升

在繁重的工作中，容易給員工造成極大的精神壓力，因此工作質(zhì)量受到影響，那么勢(shì)必會(huì)影響到工作效率，也會(huì)對(duì)學(xué)院的行政工作與教學(xué)管理工作產(chǎn)生影響。學(xué)院行政工作因?yàn)楸容^瑣碎，所以很多行政管理人員不能把太多的精力和實(shí)踐方面專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的提高上，并且隨著工作時(shí)間的增加，會(huì)對(duì)工作產(chǎn)生一定的倦怠感，基于這種情況，學(xué)院行政工作應(yīng)該內(nèi)外結(jié)合，充分提升每一個(gè)崗位的人員素質(zhì)，并且加強(qiáng)人才的選拔條件，使員工在清楚自我價(jià)值和自我作用的過(guò)程中，提升自我素養(yǎng)，確保工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)[3]。

三、高校行政管理人員要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

（一）樹立一切為了工作的服務(wù)目標(biāo)

要樹立其積極為工作服務(wù)的目標(biāo)，端正工作態(tài)度，做好本職工作，并且認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)安排，并盡最大努力完成。另外還要協(xié)調(diào)好師生之間的關(guān)系，學(xué)院行政工作人員主要與教師和學(xué)生接觸，因此要解決各種矛盾需要行政人員和師生進(jìn)行溝通，做好思想工作傳達(dá)與矛盾解決的使者。

（二）用心服務(wù)，身體力行

服務(wù)工作要得到很好的效果，就需要行政人員真心的為師生進(jìn)行全面的服務(wù)，做到認(rèn)真努力，身體力行，讓所有服務(wù)對(duì)象感受到行政工作在學(xué)院發(fā)展中的重要作用，感受到服務(wù)價(jià)值。行政服務(wù)采用的是坐班制，因此上班時(shí)間絕對(duì)不能隨意離去，要在科室中實(shí)行工作人員A/B角，A不在時(shí)，由B處理，B不在時(shí)由A處理，提高辦事效率。在處理問(wèn)題時(shí)，要體現(xiàn)“以人為本”的現(xiàn)代管理思想，努力提高服務(wù)的質(zhì)量和效率。

（三）起到橋梁聯(lián)系作用

因院系領(lǐng)導(dǎo)一般都是教授兼任的，除日常的行政工作之外，還承擔(dān)著許多教學(xué)、科研任務(wù)，且大多是主要負(fù)責(zé)人，十分繁忙，在辦公室的時(shí)間也不多，因此使一些老師、學(xué)生在辦事過(guò)程中增加了時(shí)間與精力的付出。在實(shí)際工作中，行政人員是坐班制，可以兼任院系主任助理的工作，把教師、學(xué)生來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)的事宜接下來(lái)，分輕重緩急，交給院系領(lǐng)導(dǎo)處理，并及時(shí)溝通辦事的老師和學(xué)生。

四、改進(jìn)高校院系行政工作的相關(guān)策略研究

（一）不斷加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)

員工綜合素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)的提升是做好行政管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容。因此素質(zhì)的加強(qiáng)需要從以下幾方面進(jìn)行分析和研究。

首先，努力學(xué)習(xí)加強(qiáng)政治素質(zhì)。在高校工作過(guò)程中需要下達(dá)各種文件、處理好內(nèi)外事務(wù)，以此做好各方面關(guān)系的協(xié)調(diào)。各種工作關(guān)系的成立需要涉及某些政治方針，因此作為行政管理人員首先要對(duì)國(guó)家的大政方針進(jìn)行全面和深入的了解，努力做好各方面工作，把握國(guó)家精神的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，以此提升政治鑒別能力以及決策能力。

其次，上崗以前和在崗中都需要業(yè)務(wù)培訓(xùn)。院系行政職工工作能力的提升需要在入崗以前做好各方面的培訓(xùn)，了解行政管理工作的內(nèi)容，了解行政管理在學(xué)校中的位置，了解其中存在的各項(xiàng)問(wèn)題，這樣才能充分的發(fā)揮行政的智能作用，提升工作人員精湛的業(yè)務(wù)能力。在高校中，多數(shù)工作人員都是機(jī)關(guān)干部或者教師選調(diào)出來(lái)的，因此可以歸結(jié)為半路出家，這樣就缺乏在此工作方面的真才實(shí)干，更沒有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的訓(xùn)練以及考核，如果不加強(qiáng)在崗位前以及本崗位中的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，那么就不能勝任此項(xiàng)工作[4]。

最后，擺脫官僚作風(fēng)。行政人員工作時(shí)間長(zhǎng)了，常常會(huì)存在一種官僚習(xí)氣，這種風(fēng)氣對(duì)基礎(chǔ)工作起到障礙作用，因此需要堅(jiān)持用發(fā)展的眼光看待自己的工作，學(xué)會(huì)換位思考，以此就會(huì)促進(jìn)學(xué)院行政管理工作的進(jìn)步。

（二）建立完善的考核制度，保障行政管理的科學(xué)有序

首先，建立健全完善的規(guī)章制度主要以服務(wù)作為行政管理的規(guī)范，落實(shí)各項(xiàng)獎(jiǎng)懲制度和考勤制度，規(guī)范工作秩序，做到每件事都有章可循，具體工作落實(shí)到具體人員身上，出現(xiàn)問(wèn)題有跡可查。

其次，制定工作細(xì)則和量化標(biāo)準(zhǔn)。行政管理工作量十分大，并且行政管理人員也不多，因此要科學(xué)的對(duì)這些工作進(jìn)行量的劃分。將具體工作進(jìn)行歸類，然后依據(jù)其性質(zhì)進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分，合理配置優(yōu)秀人員，使院系行政管理工作能夠更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)有序的進(jìn)行。

最后，提高現(xiàn)代辦公能力，建立電子文檔。目前，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機(jī)、QQ、微信群等這些設(shè)備的大量使用能有效地保證工作質(zhì)量和準(zhǔn)確性，還能提高工作效率。學(xué)院行政管理要突出自己的工作特點(diǎn)，對(duì)教學(xué)、科研以及行政工作進(jìn)行規(guī)范和科學(xué)的管理。

（三）團(tuán)隊(duì)意識(shí)的培養(yǎng)以及工作關(guān)系的建立

學(xué)院的工作需要各部門的合作才能有效地開展，行政管理部門要對(duì)這些中間部門進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通。那么團(tuán)隊(duì)意識(shí)的培養(yǎng)可以有效地提升行政管理部門的溝通能力，使其在不同部門之間開展工作，完成自己的責(zé)任，銜接有利就會(huì)使工作效率更進(jìn)一步的被提升。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文對(duì)高校院系行政管理工作進(jìn)行了崗位特點(diǎn)、崗位職能以及存在問(wèn)題和解決策略的分析。要較好的解決工作中存在的各種矛盾就需要有效的做好服務(wù)與溝通協(xié)調(diào)的工作，讓員工在不斷探索以及研究過(guò)程中找到解決問(wèn)題的辦法，使學(xué)院管理工作更有效。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：呂校楠（1957,8-），男，浙江紹興，浙江大學(xué)，大專，助理研究員（高教），研究方向：行政管理。

中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：2096-000X（2016）06-0165-02