新形勢(shì)下高校辦公室督辦工作的思考與建議

姜平波

（東南大學(xué) 校長(zhǎng)辦公室，江蘇 南京 210018）

新形勢(shì)下高校辦公室督辦工作的思考與建議

姜平波

（東南大學(xué) 校長(zhǎng)辦公室，江蘇 南京 210018）

督查督辦是高校辦公室的一項(xiàng)重要工作職能，高等教育深化綜合改革的新形勢(shì)新任務(wù)，對(duì)高校辦公室督辦工作提出了新的更高要求。從事督查工作的人員要有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，在督查過程中要善于利用現(xiàn)代信息技術(shù)，督查效果要有效體現(xiàn)學(xué)校決策執(zhí)行力，切實(shí)保障各項(xiàng)改革舉措和創(chuàng)新要求的貫徹落實(shí)。

新形勢(shì)；辦公室；督辦；思考與建議

黨的十八屆三中全會(huì)做出了“深化教育領(lǐng)域綜合改革”的重要部署，吹響了全國(guó)高校深化綜合改革的號(hào)角。深化綜合改革是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，學(xué)校面臨的改革任務(wù)繁重而艱巨。因此，必須進(jìn)一步強(qiáng)化辦公室的督辦工作，以保障一系列的改革與創(chuàng)新舉措得以貫徹落實(shí)。高等教育改革發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)高校辦公室督辦工作提出了新的更高要求。

一、督辦人員素質(zhì)要重點(diǎn)突出協(xié)調(diào)能力

督辦工作既強(qiáng)調(diào)政策性、嚴(yán)肅性，同時(shí)又要具備科學(xué)性，需要全面了解高等教育管理方面的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，講究工作技巧和工作藝術(shù)。這就要求督辦人員必須具有較高的綜合素質(zhì)，重點(diǎn)要具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識(shí)，甚至要成為掌握運(yùn)用高校各職能部門辦事規(guī)則及各項(xiàng)辦事流程的“多面手”。

（一）明確協(xié)調(diào)者的角色定位

高校辦公室的工作性質(zhì)和所處的位置決定了它必須承擔(dān)整個(gè)學(xué)校的綜合性、整體性協(xié)調(diào)。因此，作為辦公室一員的督辦人員必須具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力?！岸睫k工作具有較強(qiáng)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、政策性，受校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)‘奉公辦事’。但這不是權(quán)利，而是一種責(zé)任和義務(wù)。這就要求督辦工作一定要以為各單位和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，督辦工作人員要擺正位置?！盵1]雖然督辦人員代表學(xué)校行使督查督辦職權(quán)，但從根本上來看，其角色定位依然是一名協(xié)調(diào)者。

督辦人員在做協(xié)調(diào)督辦工作時(shí)，要有大局觀念，圍繞學(xué)校中心任務(wù)和重點(diǎn)工作，理順各方關(guān)系，化解各方?jīng)_突和矛盾，平衡各個(gè)局部之間的利益，增進(jìn)大家的理解與信任，促進(jìn)相互之間的支持與配合。而且還要具有擔(dān)當(dāng)精神，克服畏難情緒，“努力做到遇事不回避，不推脫，主動(dòng)、大膽地協(xié)調(diào)一些棘手的問題，注意協(xié)調(diào)的公平性與正確性，盡力為工作的順利開展創(chuàng)造寬松的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部與外部之間的各種關(guān)系的和諧發(fā)展，最終達(dá)到全局利益上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一”[2]。

堅(jiān)持督辦與服務(wù)的統(tǒng)一，以服務(wù)推動(dòng)督辦工作的開展，才能取得令人期望的良好效果。協(xié)調(diào)本身也是一種服務(wù)，督辦的過程就是提供服務(wù)的過程。在承辦單位辦理過程中出現(xiàn)困難，諸如歷史遺留問題、觸及相關(guān)利益、涉及外部環(huán)境等方面，督辦人員一定要認(rèn)清形勢(shì)，設(shè)身處地為承辦單位著想，不能一味地督促，要攜手承辦單位一起深入調(diào)查研究，分析問題，想出辦法，為他們做好服務(wù)工作，最終使得督辦事項(xiàng)順利完成。

（二）提升“多面手”的崗位要求

高校機(jī)關(guān)各部門編制限制一般都比較嚴(yán)，人手相對(duì)緊張，高校辦公室也不例外。而且隨著高等教育事業(yè)的改革發(fā)展，需要構(gòu)建一支專業(yè)化、知識(shí)化、職業(yè)化的精干高效的管理隊(duì)伍。這就對(duì)機(jī)關(guān)工作人員的素質(zhì)提出了更高要求，特別是辦公室督辦人員，要與機(jī)關(guān)各部處、相關(guān)院系、直附屬單位等各個(gè)部門打交道，工作業(yè)務(wù)涉及學(xué)生、人事、教務(wù)、科研、留學(xué)生、后勤等教育管理的多個(gè)領(lǐng)域，因此，在督辦工作崗位上工作的人員既要熟悉國(guó)情校情、高等教育發(fā)展規(guī)律和高校管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，又要能把握大局、協(xié)調(diào)各方、樂于服務(wù)、善于調(diào)研，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段和信息化技術(shù)，成為一個(gè)業(yè)務(wù)素質(zhì)全面、辦事效率高的“多面手“。

一個(gè)“多面手”的成長(zhǎng)，需要加強(qiáng)各方面的學(xué)習(xí)，不斷提高自己的思想認(rèn)識(shí)和精神境界，增進(jìn)原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，掌握適應(yīng)高校辦學(xué)規(guī)律的各種技能。首先要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高政治敏感性和鑒別力。其次要加強(qiáng)各個(gè)方面的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不僅要了解新時(shí)期高校辦公室職能的轉(zhuǎn)變，而且還要知曉新形勢(shì)下高校督辦工作的發(fā)展趨勢(shì)和

職責(zé)要求，以及當(dāng)前存在的問題及今后的對(duì)策。要加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉高校各職能部門的業(yè)務(wù)范圍、職責(zé)規(guī)范、辦事流程、崗位設(shè)置等方面的內(nèi)容。這樣在開展督辦工作時(shí)才能左右逢源、考慮周全，不至于顧此失彼?！耙煜じ叩冉逃l(fā)展的基本規(guī)律與政策法規(guī)，認(rèn)清改革的大趨勢(shì)、大形勢(shì)，明晰學(xué)校發(fā)展理念、思路和主要措施，從學(xué)校全局出發(fā)開展督查督辦工作，做到政策透、情況熟、思路清、方法實(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀和助手，為服務(wù)師生發(fā)揮‘綠色通道’的作用?！盵3]

二、督辦過程要善于借力“數(shù)字化”

“如果督辦工作仍沿用傳統(tǒng)方式和方法，那么信息的獲取可能嚴(yán)重滯后于形勢(shì)的發(fā)展，所獲取的信息流于淺顯乃至片面，無(wú)法達(dá)到圍繞大局抓督辦所預(yù)期的效果”[4]。因此，在新的形勢(shì)下，高校辦公室督辦工作亟需改進(jìn)工作模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)改進(jìn)傳統(tǒng)的督辦工作方式。

（一）在OA中增設(shè)督辦功能模塊

當(dāng)前，高校數(shù)字化校園建設(shè)如火如荼，日常辦公的信息化程度日益提高，開發(fā)設(shè)計(jì)了許多功能模塊，職能部門的工作大多轉(zhuǎn)換為數(shù)字化流程來推進(jìn)。督辦工作作為協(xié)調(diào)各方的一項(xiàng)日常工作，更應(yīng)推進(jìn)信息化建設(shè)?？山Y(jié)合學(xué)校實(shí)際，在OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）中增設(shè)督辦功能模塊，建立及時(shí)、便捷、高效的督辦工作機(jī)制。合理設(shè)置網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)程序，將立項(xiàng)登記、領(lǐng)導(dǎo)審批、承辦單位、事項(xiàng)辦結(jié)、情況通報(bào)、總結(jié)歸檔等內(nèi)容一一設(shè)定，上下銜接、自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)。明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，避免因人為因素造成督辦延誤。督辦人員可以通過功能模塊，清楚地查看每個(gè)環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與相關(guān)部門或相關(guān)人員進(jìn)行溝通。在流程中，還可以設(shè)定督辦提醒，在進(jìn)展到事項(xiàng)辦結(jié)和情況通報(bào)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)之前，對(duì)督辦人員和承辦單位同時(shí)進(jìn)行提醒，促進(jìn)督辦工作的有序推進(jìn)。在OA中增設(shè)督辦功能模塊，還可將督辦工作人員從繁雜的具體事務(wù)中解脫出來，極大地提高工作效率。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)公開督辦流程和相關(guān)進(jìn)展，增加了督辦工作的規(guī)范性和透明度，無(wú)形之中也起到了一定的監(jiān)督作用。特別是在情況通報(bào)環(huán)節(jié)，可放開閱覽權(quán)限，讓廣大師生都可看到立項(xiàng)事項(xiàng)的辦理結(jié)果，接受群眾的監(jiān)督。

（二）強(qiáng)化與信息公開工作的互動(dòng)

當(dāng)前，教育主管部門在推進(jìn)高校信息公開工作上的力度越來越大，從某種程度上看，強(qiáng)化高校信息公開有利于督辦工作的開展，通過推動(dòng)信息公開，讓全體師生甚至是全社會(huì)來監(jiān)督學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的改革發(fā)展，特別是一些重大決策、招生就業(yè)、財(cái)務(wù)管理、招投標(biāo)工作等重要信息的及時(shí)公開，就是對(duì)相應(yīng)工作的公開的督查督辦。在上級(jí)部門的要求下，各高校均在學(xué)校主頁(yè)顯著位置設(shè)立了信息公開專欄，很多高校甚至建設(shè)了信息公開網(wǎng)站。相關(guān)高校要積極有效地利用這一平臺(tái)，推動(dòng)信息公開工作與督查督辦工作相結(jié)合，強(qiáng)化與信息公開網(wǎng)的網(wǎng)上互動(dòng)。公開的信息從不同的角度反映了各部門單位工作開展情況，特別是一些重要工作的推進(jìn)情況，督辦人員可以從中獲取與立項(xiàng)督辦事項(xiàng)相對(duì)應(yīng)或關(guān)聯(lián)的信息，及時(shí)了解督辦事項(xiàng)的進(jìn)展，甚至可以發(fā)現(xiàn)辦理過程中出現(xiàn)的問題，即時(shí)與承辦單位進(jìn)行溝通，需要其他部門協(xié)同的事項(xiàng)及時(shí)做好協(xié)調(diào)，從而盡早解決問題，增強(qiáng)督辦工作的主動(dòng)性、持續(xù)性、時(shí)效性。

三、督辦效果要有效體現(xiàn)決策執(zhí)行力

各項(xiàng)規(guī)章制度的執(zhí)行、改革任務(wù)的落實(shí)，以及各部門和相關(guān)人員履職盡責(zé)情況，體現(xiàn)了學(xué)校決策執(zhí)行力。而高校從其本身特性來講更像一個(gè)學(xué)術(shù)組織，是知識(shí)分子匯集的地方，行政管理效率偏弱。這就迫切需要強(qiáng)化督查督辦工作力度，促使學(xué)校整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率和決策執(zhí)行力的提升。

（一）建立上下聯(lián)動(dòng)的工作體系

從內(nèi)容上看，督辦工作要確保學(xué)校改革發(fā)展的重大決策、重要工作部署及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地貫徹落實(shí)，對(duì)師生員工反映強(qiáng)烈的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題加以協(xié)調(diào)解決，這些事都很急迫、很突出，也會(huì)很復(fù)雜；從空間上看，很多高校都建立了新校區(qū)或分校，多校區(qū)管理增加了辦學(xué)成本，也給督辦工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。因此，立項(xiàng)督辦的事項(xiàng)按照一般的工作模式和辦事流程可能一時(shí)難以解決，依靠督辦辦公室或一兩個(gè)督辦人員的力量亦偏于薄弱，必須要建立上下聯(lián)動(dòng)的工作體系，形成推進(jìn)合力。首先要建立健全督辦工作制度，規(guī)范督辦行為，針對(duì)不同的督辦內(nèi)容，制定不同的督辦工作程序和方法。其次要建立完備的督辦工作格局，除了設(shè)立專門的督辦機(jī)構(gòu)，配備專職督辦人員外，各部門及基層單位還要指派相關(guān)人員作為兼職督辦員，負(fù)責(zé)本部門單位的督辦聯(lián)絡(luò)工作。各部門及基層單位信息公開聯(lián)絡(luò)員可以兼職督辦員，既方便信息共享、提高效率，又節(jié)約人力資源成本。這樣就可形成上下聯(lián)通、縱橫成網(wǎng)的工作格局，層層抓落實(shí)，有力地推進(jìn)督辦工作的實(shí)施。

（二）強(qiáng)化辦理成效的評(píng)估考核

辦理成效是督查督辦工作能否如期收到實(shí)效的重要體現(xiàn)，辦理效果的好壞直接影響到學(xué)校的管理效能和水平，其是否嚴(yán)謹(jǐn)、高效、成效明顯，需要通過評(píng)估考核來檢驗(yàn)。督辦事項(xiàng)經(jīng)常是作為一項(xiàng)單獨(dú)的工作提出來的，具有臨時(shí)性，往往未列入學(xué)校的年度工作任務(wù)中，也就沒有納入考核體系，作為落實(shí)責(zé)任主體可能存在著落實(shí)任務(wù)積極性不高、主動(dòng)性不夠的問題。因此，加強(qiáng)對(duì)督辦工作及其成效的評(píng)估考核，從機(jī)制上解決主動(dòng)性不足和管理不順暢的問題，對(duì)于提高督辦工作水平和推進(jìn)學(xué)校中心工作非常重要。在督辦工作體系中，有不同的責(zé)任主體，各責(zé)任主體要杜絕拖拉、松懈的現(xiàn)象，明確各自的工作目標(biāo)和工作職責(zé)，針對(duì)督辦事項(xiàng)認(rèn)真主動(dòng)地開展工作，及時(shí)將落實(shí)或執(zhí)行情況及辦理結(jié)果報(bào)告督辦辦公室，督辦辦公室進(jìn)行審核并根據(jù)督查事項(xiàng)的具體情況進(jìn)行評(píng)估。然后將評(píng)估結(jié)果報(bào)給組織人事部門，作為相關(guān)責(zé)任主體績(jī)效考核、職務(wù)晉升、評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)，同時(shí)也作為責(zé)任主體部門單位作風(fēng)建設(shè)的評(píng)價(jià)指標(biāo)，切實(shí)提高各責(zé)任主體的積極性和主動(dòng)性，確保督辦工作執(zhí)行有力、富有成效。

[1]巨維博援高校辦公室督辦工作的實(shí)踐與思考[J]援西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2001（1）：89援

[2]陳葉斐援淺談高校校長(zhǎng)辦公室職能與隊(duì)伍建設(shè)[J]援中國(guó)電力教育，2011（23）：23援

[3]周旭，等援做好高校辦公室督查督辦工作的理論思考[J]援安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2011（6）：67援

[4]汪克強(qiáng)，等援關(guān)于做好新形勢(shì)下高校督辦工作的思考[J]援合肥教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2001（4）：89援

Supervision is an important function of college offices,and the new situation in and new task of com原prehensively deepening reform in higher education puts forward new higher requirements to office supervisory work in colleges and universities.Personnel engaged in the work of supervision should have a strong ability of coordination and be good at using modern information technology in the process of supervision,and the supervision work should effectively reflect universities'decision-making and execution and ensure the implementation of all reform measures and innovation requirements.

new situation;office;supervision;thinking and suggestions

G647

A

2096-000X（2016）23-0148-02

姜平波（1970，02-），男，湖南寧遠(yuǎn)人，漢族，本科，單位為東南大學(xué)校長(zhǎng)辦公室，研究方向?yàn)楦叩冉逃芾?、思想政治教育?/p>