檔案數(shù)字化管理勢在必行

胡愛真

(青海省地震局，青海西寧　810001)

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檔案數(shù)字化管理勢在必行

胡愛真

(青海省地震局，青海西寧810001)

摘要：從電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點及其在一定時期并存的必然性的角度，論述今后最大可能地實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理，檔案數(shù)字化管理勢在必行。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；檔案特點

1電子檔案與紙質(zhì)檔案特點

1.1電子檔案

1.1.1概念

電子文件是在計算機操作系統(tǒng)中的系統(tǒng)和用戶的數(shù)據(jù)，基本有文本文件、命令文件、圖像文件、數(shù)據(jù)文件等4種類型。電子文件歸檔后即形成電子檔案，是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)、相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。

電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件)、檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件)、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。目前，電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

1.1.2特點

(1)高密度性和共享性。電子檔案可以借助計算機的多媒體技術(shù)全面記錄、完整復(fù)活人類社會的活動，能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達紙質(zhì)文件無法表達的信息內(nèi)容。電子檔案的儲存介質(zhì)或者載體可為磁盤、光盤、軟盤、硬盤等，無論是磁盤還是光盤，有海量存儲之稱。這種信息存儲的高密度性可節(jié)省檔案的存儲空間。

(2)依賴性和不可識別性。電子檔案是利用計算機形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，是電子計算機在檔案工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。電子檔案必須依賴于計算機軟件、硬件和數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能識別。

(3)信息與載體間的可分離性。就電子檔案而言，信息與載體是可分離的，它可以在不同介質(zhì)間拷貝，其信息可以完全游離于記錄方式和載體之外，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。相對于電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的載體是實體，具有相對的穩(wěn)定性，那么，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在承載信息的穩(wěn)定方面仍然處于優(yōu)勢狀態(tài)。

電子檔案具有方便、快捷、節(jié)省空間、成本低等優(yōu)點。電子文件存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時間、任意地點進行查閱，為編輯、修改文件提供極其便利的條件，但它難以保證文件的原始性、真實性和憑據(jù)性。

1.2紙質(zhì)檔案

1.2.1概念

紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓摹D紙、信札、電報、戶籍、賬冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

紙張是中國古代四大發(fā)明之一，紙質(zhì)檔案最先產(chǎn)生在中國。東漢時已經(jīng)開始用紙張書寫文件，魏晉以后紙質(zhì)文件逐漸增多，但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉,公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”從此紙質(zhì)檔案大量產(chǎn)生。

1.2.2特點

紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀、簡單明了，方便保存、閱讀。

(1)穩(wěn)定性。紙質(zhì)檔案以紙為載體，由于紙張的穩(wěn)定性能較高，字跡的顏料、染料也相對穩(wěn)定，因此紙質(zhì)檔案較為穩(wěn)定、安全，使用壽命比較長。美國國家檔案局在對30億頁處于危險狀況的紙質(zhì)檔案,研究確定其保護措施時,數(shù)十位專家對5種常用介質(zhì)(磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片)進行論證,最后結(jié)論是紙張、膠片是最適宜檔案文獻的長期保存[1]。

(2)憑證性。檔案的基本屬性在于它的法律憑證作用，由于紙質(zhì)檔案的載體和記錄的信息是一體的，因此，在很大程度上保護了原始信息，維護了檔案權(quán)威，確定了紙質(zhì)檔案的法律地位。

(3)安全性。只要保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。紙質(zhì)檔案采用人工可識讀的記錄符號,人可以直接讀出，永遠都不會存在不可識別的問題。

2電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性

電子檔案是社會科技發(fā)展尤其是信息化時代發(fā)展的必然產(chǎn)物，作為人類活動發(fā)展記錄的檔案也會受到信息化發(fā)展的影響, 因此，電子檔案載體的出現(xiàn)和發(fā)展是必然的。一是電子檔案的載體雖小，但存儲量卻很大。以現(xiàn)在流行的儲存載體而言,一張DVD刻錄光盤的儲存量大約在2 G～20 G之間,以一張寫滿字的A4紙作為基本單位,一個光盤大約能儲存40 960～409 600張A4紙的文字資料[2]。電子檔案將所要保存的資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù),改變了傳統(tǒng)的以紙作為載體的存儲模式。二是電子檔案儲存內(nèi)容具有多樣性。新時期下信息化不再是單純的以文字作為處理對象,而是可以將文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息進行綜合處理,并同時同步儲存于一個載體之上。電子檔案改變了紙質(zhì)檔案只能儲存文字的局限性,使所儲存的資料更加豐富,更接近現(xiàn)實。三是檔案異地利用的迅速準(zhǔn)確性以及資源共享的便捷性。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化時代的發(fā)展，信息資源利用不再受地域、時空的限制，而且電子檔案還可以實現(xiàn)信息的存儲、傳遞、編輯、加工，并轉(zhuǎn)化為可視、可聽的具有高頻率、高保真性的信息,在同時、異地共享同一信息。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其字體、字跡、圖像、印章等都清晰可見，內(nèi)容具有不可更改性和與之相連的真實性，真?zhèn)我子谂袆e。因此，其證據(jù)作用和法律效力都得到了法律的認可和保障，在許多司法案件中頗具權(quán)威性，起到了紙質(zhì)檔案的法律憑證作用。紙質(zhì)檔案的載體是能看得見、摸得著的物質(zhì)，具有原始性、真實性的特點，又以其可靠性、法律地位確定的絕對優(yōu)勢，決定了紙質(zhì)檔案存在的不可代替性和必要性。因此，決定了在今后一定時期電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的必然性[3]。

3檔案數(shù)字化勢在必行

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

3.1數(shù)字化的必要性

3.1.1載體多樣化

當(dāng)前，我國檔案的載體主要是紙質(zhì)，但隨著社會的進步、高科技信息技術(shù)的高速發(fā)展，辦公系統(tǒng)自動化、標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化逐漸趨向健全完善，電子郵件、電子文書、電子報表、電子圖紙等大量的電子文件開始產(chǎn)生。因此，存儲載體也增多至硬盤、軟盤、光盤、磁帶機、移動硬盤、U盤等。

3.1.2利用多元化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，多數(shù)是利用者到檔案室查閱。這種借閱方式不僅耗時而且會造成檔案原件破損，已無法滿足目前的現(xiàn)實需要，更不適應(yīng)當(dāng)前數(shù)字化時代的發(fā)展。計算機載體檔案由于不受時間、空間的限制，易達到資源共享，更符合廣大利用者的需求。

3.1.3數(shù)量快速增加

隨著社會的進步、事業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)生的各類檔案數(shù)量急劇增加，尤其是信息化平臺的投入使用，更需要檔案高效發(fā)揮作用。因此，檔案數(shù)字化是非常必要的。

3.2數(shù)字化的緊迫性

3.2.1數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

當(dāng)今世界已經(jīng)進入一個信息化時代，知識和信息已成為比資產(chǎn)和能源更為重要的資源，這就要求檔案部門能以較高的存儲、處理和控制信息的能力，為社會提供高質(zhì)量的服務(wù)。因此，檔案部門必須采用各種先進技術(shù)和設(shè)備，將產(chǎn)生的多種形式的檔案進行數(shù)字化，才能適應(yīng)整個社會發(fā)展，在未來的社會中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.2.2數(shù)字化是檔案一體化管理的迫切要求

檔案的一體化管理能夠便于保持檔案間的相互聯(lián)系，從而發(fā)揮整體優(yōu)勢，有利于檔案的保管利用。檔案管理中傳統(tǒng)的手工管理手段和方法將遭受強烈沖擊，檔案信息的存儲和保護措施必須相應(yīng)地增強，檔案管理的效率和質(zhì)量必須相應(yīng)地提高，檔案管理的物質(zhì)條件與技術(shù)手段必須相應(yīng)地改善。所以，檔案一體化管理迫切要求檔案數(shù)字化，以實現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.2.3數(shù)字化是當(dāng)前計算機技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物

隨著計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立與發(fā)展，加之電子檔案有利用簡便、傳輸快捷、信息共享、存儲量大等特性，可以大幅度提高工作效率。在檔案管理中，充分應(yīng)用計算機來實施文件接收、查找、借閱、鑒定等工作，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案轉(zhuǎn)為機讀檔案，查閱起來極為方便迅速，提高工作效率。

4結(jié)束語

檔案數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。電子檔案可以借助計算機的多媒體技術(shù)全面記錄、完整復(fù)活人類社會的活動，能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達紙質(zhì)文件無法表達的信息內(nèi)容。而且，無論是磁盤還是光盤，其信息存儲量都大大超過了以往任何的信息介質(zhì)，便于存放和節(jié)省儲存空間，充分展現(xiàn)了電子檔案的高密度性和共享性。因此，將檔案進行數(shù)字化是完全必要的，檔案數(shù)字化管理勢在必行。

參考文獻：

[1]蘇曉軒.紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考[J]. 遼寧大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版), 2000,28(6):53-57.

[2]侯如芹. 紙質(zhì)檔案與電子檔案并存機制是現(xiàn)行檔案管理的最佳模式[J].山西檔案，2010(增刊)：21-22.

[3]胡愛陽. 關(guān)于電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的思考[J]. 科教縱橫, 2010(4):319.

ARCHIVES DIGITIZATION IS IMPERATIVE

HU Aizhen

(Earthquake Administration Of Qinghai Province,Xining 810001,China)

Abstract:Based on the features of the electronic file and paper file and its necessity of coexist in a period of time’s perspective,the next most likely to realize information management of paper archives and archival management of electronic information is discussed,and the management of digital archives is imperative.

Key words:Archive;Digital;Features of archives

收稿日期：2016-01-06

作者簡介：胡愛真(1969—)，女，山東定陶人，副研究館員，從事檔案管理工作。

中圖分類號：G25

文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1005-586X(2016)02-0070-03