試論高校學(xué)生檔案管理工作的新機(jī)制
——基于棄檔死檔的視角

王　琨

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試論高校學(xué)生檔案管理工作的新機(jī)制
——基于棄檔死檔的視角

王琨

學(xué)業(yè)檔案作為大學(xué)生整個(gè)求學(xué)歷程的記錄與見證，對就業(yè)、晉級、晉升、調(diào)遷等具有如影隨形的重大功用。由于大學(xué)生檔案意識(shí)較薄弱，檔案進(jìn)出口工作做得不夠扎實(shí)，檔案管理員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化程度不夠，導(dǎo)致高校學(xué)生檔案中棄檔死檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。改變這一困境，需要形成檔案知識(shí)教育、檔案進(jìn)出口工作、檔案日常管理服務(wù)和檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化管理新機(jī)制。

檔案管理；新機(jī)制；棄檔

學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，高校的學(xué)生管理工作建立在該基礎(chǔ)上并圍繞其展開。學(xué)生檔案綜合記錄了高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、綜合表現(xiàn)，更是就業(yè)時(shí)用人單位選拔畢業(yè)生的重要依據(jù)，對學(xué)生、高校和社會(huì)三個(gè)層面都具有很重要的意義。近年來，根據(jù)國家人才流動(dòng)中心及各省人才交流服務(wù)中心不完全統(tǒng)計(jì)，全國人事檔案至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系，存放時(shí)間最長的達(dá)20年，僅長江師范學(xué)院目前棄檔死檔份數(shù)就有近千份。因檔案失聯(lián)引發(fā)了一系列社會(huì)后果，不僅給檔案當(dāng)事人帶來不便，也給高校、用人單位、人社部門等造成較大干擾。針對這一現(xiàn)象，筆者認(rèn)為有必要就其原因、影響作多方位分析，并就解決這一難題予以對策性論證。

一、高校學(xué)生棄檔死檔的原因分析

學(xué)生檔案是大學(xué)生整個(gè)求學(xué)歷程的記錄與見證。對于學(xué)生本人就業(yè)、晉級、晉升、調(diào)遷等具有如影隨形的重大功用。現(xiàn)實(shí)中，因高校學(xué)生檔案中棄檔、死檔現(xiàn)象帶給檔案管理部門、用人單位的工作壓力，以及造成檔案本人在上述過程中的系列困擾，分析原因主要有以下四個(gè)方面：

1.大學(xué)生檔案意識(shí)普遍淡薄

所謂的檔案意識(shí)，是對檔案及檔案工作的認(rèn)知程度，特別是對個(gè)人檔案的性質(zhì)、作用以及對個(gè)人未來產(chǎn)生何種影響的理解和態(tài)度。遺憾的是，大學(xué)生普遍檔案意識(shí)淡薄，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是檔案法制意識(shí)不強(qiáng)。高校大多數(shù)學(xué)生對現(xiàn)行的《檔案法》不了解，不知道其頒布有何作用及意義，不清楚檔案管理體制。二是不明白檔案的重要性，對建檔管檔意識(shí)模糊。筆者在與本校部分學(xué)生交談之中了解到，有30%的學(xué)生不知道自己的檔案放在哪里；有25%的學(xué)生認(rèn)為檔案可有可無，檔案與本人無關(guān)，是學(xué)校的事；有20%的學(xué)生認(rèn)為自己將來選擇自由職業(yè)，覺得檔案不重要。由于以上認(rèn)知，導(dǎo)致不少學(xué)生高考錄取后放棄讀書，對檔案去向漠不關(guān)心，導(dǎo)致高中檔案丟失或無人認(rèn)領(lǐng)；新生入學(xué)后，高中檔案是否移交到檔案管理部門不清楚；學(xué)生退學(xué)或中途休學(xué)后不復(fù)學(xué)又未辦理任何離校手續(xù)，任檔案留在學(xué)校不予及時(shí)處置；部分畢業(yè)生畢業(yè)后檔案托管到人才交流中心等機(jī)構(gòu)，學(xué)生從未去報(bào)到并對其置之不理；甚至有的學(xué)生把檔案留在自己手上或不小心丟失。

2.檔案進(jìn)出口工作做得不夠扎實(shí)

按規(guī)定高校學(xué)生檔案起始于新生入學(xué)報(bào)到之初，學(xué)生入學(xué)前各方面的情況是通過高中檔案進(jìn)行記錄，是高校學(xué)生檔案的重要組成部分。目前新生進(jìn)校時(shí)的檔案轉(zhuǎn)遞存在以下幾種情況：一是部分省市是檔案由學(xué)生在入學(xué)時(shí)自行攜帶到校。這種方式容易造成部分學(xué)生因不夠重視或其他原因使檔案遺失；二是部分省市招辦通過郵寄形式將學(xué)生高中檔案寄到大學(xué)，但也存在檔案丟失或?qū)W生放棄入學(xué)，任由檔案在大學(xué)里一直無人認(rèn)領(lǐng)的情況；三是有些省市招辦直接省略了紙質(zhì)檔案，發(fā)函給學(xué)校招生辦公室，讓高校直接將電子的高中檔案打印出來裝到學(xué)生檔案里。這樣造成了學(xué)生高中檔案信息不完善。而學(xué)生檔案“出口”的階段與學(xué)生畢業(yè)息息相關(guān)。高校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容十分豐富，圍繞著學(xué)生的個(gè)人經(jīng)歷，包括了學(xué)籍卡、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)體檢表、大學(xué)各階段的成績單、獎(jiǎng)懲情況等，這些內(nèi)容真實(shí)地反映了學(xué)生在高校期間重要階段各方面的表現(xiàn)情況。高校如果沒有嚴(yán)格把握學(xué)生檔案“出口”這一關(guān)，缺乏對畢業(yè)生相關(guān)檔案知識(shí)培訓(xùn)，就會(huì)導(dǎo)致大部分畢業(yè)生沒有認(rèn)識(shí)檔案對自己的重要性，往往會(huì)在檔案的“出口”關(guān)犯以下錯(cuò)誤：一是畢業(yè)時(shí)完全忽視檔案的存在，不辦理也不關(guān)心檔案的轉(zhuǎn)出手續(xù)；二是任由自己的檔案郵寄或托管到了相關(guān)單位，從不過問，等到出現(xiàn)急需檔案的情況時(shí)才回頭查找；三是把檔案置留在自己手上保管，時(shí)間一久造成檔案的遺失和損壞。

3.檔案管理相關(guān)人員缺乏責(zé)任心

目前，筆者所在學(xué)校學(xué)生檔案管理采取的是校院兩級管理模式。學(xué)校由招生就業(yè)工作處負(fù)責(zé)對學(xué)生檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，二級學(xué)院的輔導(dǎo)員則做好檔案的收集、整理、查閱、利用等工作。因高校輔導(dǎo)員崗位的變化非?？?，如果檔案管理部門對學(xué)生檔案管理政策宣傳缺失，沒有定期召集輔導(dǎo)員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，新輔導(dǎo)員就不知道學(xué)生檔案里應(yīng)該裝什么材料，也不知道學(xué)生檔案應(yīng)該存放何處，如何整理歸檔。同時(shí)，檔案管理人員也有素質(zhì)參差不齊情況，部分檔案管理人員對學(xué)生檔案管理缺乏高度的責(zé)任感，在工作中容易對學(xué)生檔案持無所謂的態(tài)度，有時(shí)學(xué)生檔案交接不當(dāng)或不及時(shí)，造成學(xué)生檔案遺漏或丟失。另一種情況是畢業(yè)生檔案郵寄到生源地就業(yè)主管部門或接收單位后，單位相關(guān)人員不知如何接受或處置檔案，有的企業(yè)接收了檔案又不按正規(guī)的檔案管理程序來辦理，而是隨意亂放檔案，造成畢業(yè)生檔案丟失。按規(guī)定畢業(yè)生檔案必須經(jīng)過機(jī)要形式投遞，但很多單位與機(jī)要局沒有建立投遞關(guān)系，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案沒人簽收被機(jī)要局退回。有的學(xué)生畢業(yè)后更改了聯(lián)系方式，學(xué)校無法與他們聯(lián)系，有時(shí)即使聯(lián)系到了學(xué)生也不及時(shí)回校領(lǐng)取，造成了退回的檔案在學(xué)校長期積壓，容易丟失。

4.檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用程度不夠

傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)手段以手工檢索為主，難以跟上信息化社會(huì)的發(fā)展步伐。目前，大部分高校的學(xué)生檔案管理還停留在紙質(zhì)階段，忽視了檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，也引發(fā)了一些問題。一方面現(xiàn)在的學(xué)生檔案管理模式還比較分散，紙質(zhì)學(xué)生檔案材料由各院系和招就處保管，學(xué)生因?qū)W籍變動(dòng)遇到升學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等情況時(shí)，如果檔案管理人員責(zé)任心不夠，就容易造成檔案丟失，如果沒有將檔案進(jìn)行電子化保管的話，學(xué)生想去補(bǔ)檔案是非常麻煩的事情。另一方面，學(xué)生畢業(yè)后，需要咨詢學(xué)校檔案管理部門，了解自己檔案的去向。隨著畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，就業(yè)方式多元化，檔案投遞單位復(fù)雜化等，造成檔案管理部門工作繁重而效率低下。面對這些變化，傳統(tǒng)的檔案觀念已跟不上新形勢的要求，只能走科技創(chuàng)新的道路。檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化是現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，

二、棄檔死檔的主要影響

1.對學(xué)生個(gè)人的影響

對學(xué)生個(gè)人來說，出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，檔案就終止了對個(gè)人人生經(jīng)歷的記錄，無法見證學(xué)生在學(xué)校和社會(huì)上的“成長”歷程。在校大學(xué)生如果高中或大學(xué)檔案丟失，會(huì)造成學(xué)生的個(gè)人信息不完全，對畢業(yè)后就業(yè)帶來巨大影響。近幾年，國家出臺(tái)措施，要求畢業(yè)生在未找到工作前，或就業(yè)單位沒有接收檔案，畢業(yè)生檔案可以托管到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行幕蚓蜆I(yè)指導(dǎo)中心。但很多畢業(yè)生不了解或不關(guān)心這方面的政策，沒把檔案當(dāng)回事，就業(yè)后不到用檔案的時(shí)候不會(huì)關(guān)心過問，造成檔案與自己“失聯(lián)”，也影響自己工作的轉(zhuǎn)正、定級、工齡計(jì)算、職稱評定等，有的甚至影響到工作和就業(yè)。檔案是辦理相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)的重要依據(jù)。大學(xué)生就業(yè)后都面臨辦理社會(huì)保險(xiǎn)等問題，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)以及社保參保年限等都是主要依據(jù)。目前，社會(huì)競爭激勵(lì)，大學(xué)生工作頻繁更換，因檔案缺失造成諸多問題，給當(dāng)事人帶來較大困擾。

2.對各級檔案部門的影響

高校和各級人才市場的檔案管理部門作為直接管理者，需要花費(fèi)大量的人力物力成本管理?xiàng)墮n和死檔。這類檔案每年呈上升趨勢。以長江師范學(xué)院為例，每年出現(xiàn)的棄檔數(shù)量有10多例，經(jīng)多年的累積目前已有棄檔近千份。而這類檔案盡管當(dāng)事人沒來辦理相關(guān)手續(xù)，也未交納任何費(fèi)用，但檔案里面記錄的是個(gè)人的真實(shí)經(jīng)歷，非但不能銷毀還必須妥善管理，這給檔案管理部門的管理和資源的占用造成了極大的浪費(fèi)。

3.對學(xué)校及社會(huì)和諧穩(wěn)定的影響

大學(xué)生是國家未來發(fā)展、富強(qiáng)繁榮的重要支柱和棟梁。高校畢業(yè)生就業(yè)工作在新時(shí)期事關(guān)整個(gè)國家的穩(wěn)定大局，國家也采取了很多有力政策鼓勵(lì)大學(xué)生就業(yè)。但如果因?yàn)闄n案的丟失使大學(xué)畢業(yè)生找不到工作或?qū)ぷ骷皞€(gè)人利益造成了影響，他們則可能會(huì)做出一些危害他人或社會(huì)的行為，影響國家和社會(huì)的穩(wěn)定與發(fā)展。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的新機(jī)制

1.形成高校大學(xué)生檔案知識(shí)教育的新機(jī)制

高校需加強(qiáng)宣傳，普及學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識(shí)。一是檔案管理部門可以利用宣傳展板、QQ群、微信公眾號(hào)等新媒體，通過知識(shí)小貼士、公眾投票、知識(shí)競賽等形式，深入廣泛地加強(qiáng)學(xué)生檔案知識(shí)教育。讓大學(xué)生及時(shí)了解檔案的重要性，讓新生進(jìn)校交檔案時(shí)就知道自己的檔案是跟隨自己的一生的重要資料，認(rèn)識(shí)到檔案對自己以后學(xué)習(xí)和工作的重要性。二是將檔案知識(shí)納入新生入學(xué)教育內(nèi)容之一，讓學(xué)生從進(jìn)校起就知道學(xué)生檔案包含什么內(nèi)容，保管年限多久，對自己有什么影響?？梢酝ㄟ^舉辦檔案法制講座，使更多的大學(xué)生了解《檔案法》的精神實(shí)質(zhì)和規(guī)定，懂得自己的權(quán)利和義務(wù)，合理的利用檔案信息資源。三是建立檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)習(xí)基地，讓學(xué)生現(xiàn)場了解檔案館的工作職能及服務(wù)流程，使學(xué)生更好地愛護(hù)檔案、珍重檔案和利用檔案。四是納入畢業(yè)生教育活動(dòng)之一，開辟畢業(yè)生檔案知識(shí)專題講座。也可以邀請人才交流中心檔案管理部門介紹其工作流程和服務(wù)職能，讓畢業(yè)生了解檔案的重要性，轉(zhuǎn)遞的基本常識(shí)及查詢途徑，預(yù)防畢業(yè)生棄檔死檔現(xiàn)象的發(fā)生。

2.形成檔案“進(jìn)出口”管理的新機(jī)制

首先“進(jìn)口”方面需要進(jìn)一步改進(jìn)檔案轉(zhuǎn)遞方式。目前，高校新生檔案來源不一：部分高校自行從招生系統(tǒng)中導(dǎo)出新生數(shù)據(jù)，打印成紙質(zhì)件，但打印件在辨別真?zhèn)紊洗嬖诰窒扌裕徊糠指咝Ｐ律鷻n案由學(xué)生自帶，一些學(xué)生因沒有檔案安全意識(shí)造成檔案遺失，甚至還出現(xiàn)私自將檔案拆封，對資料進(jìn)行涂改或偽造等情況。為避免上述情況發(fā)生，應(yīng)對現(xiàn)有檔案轉(zhuǎn)遞方式進(jìn)一步完善。全面規(guī)范轉(zhuǎn)遞方式，即由生源所在地的招生主管部門直接郵寄新生檔案，并要求高校接收檔案后將回執(zhí)寄回，保證檔案在郵寄途中無丟失。其次“出口”方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。由于學(xué)生畢業(yè)后報(bào)道單位不同，導(dǎo)致了檔案歸屬不同，需要高校檔案管理人員準(zhǔn)確掌握派遣政策，把握好畢業(yè)生的各類實(shí)際情況，正確處理好學(xué)生檔案“出口”的問題。例如，已考研的學(xué)生，在6月左右要將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞到錄取學(xué)校；對已落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，應(yīng)積極聯(lián)系用人單位，認(rèn)真核實(shí)其接受學(xué)生檔案的途徑和具體寄送地址；對暫沒有就業(yè)的畢業(yè)生或用人單位無接收檔案權(quán)力的情況，高校應(yīng)把檔案轉(zhuǎn)至學(xué)生生源地人才交流中心或托管在當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)指導(dǎo)中心，便于畢業(yè)生就業(yè)后能及時(shí)辦理手續(xù)。高校還應(yīng)建立起與各省市級檔案管理部門的聯(lián)系機(jī)制，共享畢業(yè)生檔案信息資源。與檔案管理的各部門之間保持定期溝通，對畢業(yè)生檔案管理過程中遇到的問題及時(shí)解決，并探索長期互助管理模式，通過有效溝通，既能減少重復(fù)勞動(dòng)，還能隨時(shí)掌握畢業(yè)生檔案的動(dòng)態(tài)信息，避免“死檔”“錯(cuò)檔”等現(xiàn)象的發(fā)生。

3.形成檔案管理日常考核的新機(jī)制

要做好高校學(xué)生檔案管理工作首先要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，成立檔案管理組織機(jī)構(gòu)。把學(xué)生檔案管理工作作為重要系統(tǒng)工程，成立涉及檔案館、招生就業(yè)、學(xué)工、教務(wù)等各職能部門和二級學(xué)院都參與的學(xué)生檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。落實(shí)責(zé)任清單，對學(xué)生檔案的全過程包括建檔到日常資料補(bǔ)充，以至畢業(yè)后檔案的流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)層層落實(shí)到人。二是形成檔案管理規(guī)范制度。為避免學(xué)生檔案因管理人員變換、經(jīng)辦人員無責(zé)任心等原因而造成的檔案混亂，必須建立一套行之有效的學(xué)生檔案管理制度，全面規(guī)范學(xué)生檔案管理流程。比如，長江師范學(xué)院就在學(xué)生檔案管理辦法中明確規(guī)定，檔案實(shí)施院系兩級管理。學(xué)校由招生就業(yè)工作處負(fù)責(zé)對學(xué)生檔案實(shí)施統(tǒng)一管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，招生就業(yè)工作處主要負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的接收和傳遞工作，負(fù)責(zé)對二級學(xué)院學(xué)生檔案管理的監(jiān)督、檢查和評比工作。學(xué)生處、教務(wù)處、團(tuán)委、組織部、招就處、校醫(yī)院等職能部門以及各二級學(xué)院是學(xué)生檔案材料的形成部門。二級學(xué)院是學(xué)生檔案二級管理機(jī)構(gòu)，二級學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)對學(xué)生檔案實(shí)施全程管理，包括接收、歸檔、整理、查詢、轉(zhuǎn)遞等工作。三是加強(qiáng)日?？己?。學(xué)生檔案管理部門在指導(dǎo)過程中要加強(qiáng)培養(yǎng)二級學(xué)院檔案管理人員的政治素質(zhì)和工作責(zé)任心，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，加大日?？己肆Χ?，可與績效工資掛鉤。在學(xué)生遇到檔案問題時(shí)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)、耐心的為學(xué)生提供指導(dǎo)和幫助。若出現(xiàn)因工作人員造成的重大失誤應(yīng)嚴(yán)肅問責(zé)。社會(huì)方面各級人才交流中心應(yīng)減少檔案托管辦理的煩瑣手續(xù)，改善服務(wù)態(tài)度，拓展服務(wù)功能。比如，開展網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上交費(fèi)功能等。積極與現(xiàn)有死檔的當(dāng)事人聯(lián)系催促他們辦理相關(guān)手續(xù)領(lǐng)取檔案，對一直未前來辦理相關(guān)手續(xù)的檔案進(jìn)行妥善保管。另一方面應(yīng)降低檔案的托管費(fèi)用，采取靈活收費(fèi)的辦法，對應(yīng)屆畢業(yè)生可以兩年之內(nèi)免收檔案托管費(fèi)，只收取他們的人事代理費(fèi)用。人事代理不止是保管檔案，對于畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級、計(jì)算工齡、職稱評定都幫忙辦理好，這樣對于未就業(yè)或暫時(shí)就業(yè)的畢業(yè)生以后單位變化造成的檔案缺失或中途不計(jì)工齡等有很大好處。

4.建立學(xué)生檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化管理的新機(jī)制

新生一入學(xué)，在規(guī)范學(xué)生紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，建議通過掃描方式建立學(xué)生電子檔案，將學(xué)生的高中檔案首先掃描保存。入學(xué)時(shí)將《學(xué)生登記表》中的基本情況及相關(guān)信息通過網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理軟件錄入數(shù)據(jù)庫中；上學(xué)期間由各院（系）負(fù)責(zé)記錄動(dòng)態(tài)的檔案信息輸入，根據(jù)學(xué)生平時(shí)歸入的各種信息材料，及時(shí)錄入更新數(shù)據(jù)庫。畢業(yè)時(shí)再由有關(guān)部門提交各種材料。比如，畢業(yè)論文、成績單、素質(zhì)測評、獎(jiǎng)懲記錄、資格證書等情況，由畢業(yè)生輔導(dǎo)員統(tǒng)一錄入，形成大學(xué)生在校期間一套較為完整的檔案信息。在學(xué)校門戶網(wǎng)站建立專門的檔案數(shù)據(jù)查詢窗口，學(xué)生可以隨時(shí)登錄查詢到自己的檔案信息。比如，成績查詢、證書編號(hào)查詢和檔案流向信息等。用人單位也可以有一定的權(quán)限，查詢學(xué)生檔案信息庫，全面了解畢業(yè)生質(zhì)量，有針對性地提出用人需求，對畢業(yè)生表現(xiàn)進(jìn)行及時(shí)反饋。加強(qiáng)檔案電子化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時(shí)，還應(yīng)注意堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和電子檔案雙歸檔制的原則，即以文檔一體化為前提，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案同步更新、相互依存的良好氛圍，無論哪種檔案遺失或損毀，均能通過一方激活重建。筆者還建議全國各地的人才交流部門都能提供畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢功能，并實(shí)施全國聯(lián)網(wǎng)，從而減少棄檔死檔現(xiàn)象的產(chǎn)生。

總之，棄檔死檔現(xiàn)象在全國許多高校中時(shí)有發(fā)生，大學(xué)生檔案意識(shí)的淡薄，學(xué)生檔案管理機(jī)制的固守、封閉也是造成出現(xiàn)大量棄檔死檔的原因之一。高校學(xué)生檔案管理部門和國家人事檔案管理部門必須充分認(rèn)識(shí)到問題的嚴(yán)重性，采取切實(shí)可行的措施，逐步引導(dǎo)大學(xué)生善待自己的檔案，對學(xué)生檔案進(jìn)行深入挖掘、整理和利用，通過對學(xué)生檔案管理新機(jī)制的建立，逐步解決目前學(xué)生檔案管理無法適應(yīng)新形勢的現(xiàn)狀。

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（作者單位：長江師范學(xué)院招生就業(yè)處）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.17.055