社保檔案管理工作中存在的問題及優(yōu)化

鄧曉霞

摘 要：社保檔案是我國完善社會保障體系過程當(dāng)中生成的檔案信息，與社保工作的落實存在著非常密切的關(guān)系，也關(guān)乎廣大人民群眾的切身利益。做好社保檔案管理工作，有助于維護社會穩(wěn)定和諧，保障群眾利益，為我國的社會保障服務(wù)質(zhì)量提升創(chuàng)造良好條件。目前的社保檔案管理還存在一定的問題，在檔案規(guī)范化和系統(tǒng)化建設(shè)方面仍舊存在一定的不足，也因此影響到社保檔案利用價值的發(fā)揮。面對這樣的情況，單位首先應(yīng)該重點分析社保檔案管理工作當(dāng)中存在的具體問題，查找問題出現(xiàn)的根源，在此基礎(chǔ)之上提出優(yōu)化措施，體現(xiàn)社保檔案的應(yīng)有價值。

關(guān)鍵詞：社保檔案;管理;問題;優(yōu)化

現(xiàn)如今國家的社會保障工作正在持續(xù)走向法制化，同時社會保障體系的完整性以及全面性建設(shè)也進入了一個全新階段，要真正做好這項工作，加強社保檔案管理是一項至關(guān)重要的工作內(nèi)容。社保檔案管理是社保工作體系的基礎(chǔ)，檔案管理的效果關(guān)系到國家社會保障體系的完善，也影響著和諧社會建設(shè)?；谏绫n案管理的重要價值，為促進社會保障工作的長效落實，首先就要明確社保檔案管理工作當(dāng)中存在的實際問題，強化社保檔案資料的管理以及開發(fā)利用，使得這些檔案資源能夠真正給群眾的利益保障提供強有力的支持。

1 社保檔案的特征與檔案管理的作用

社保檔案是我國在構(gòu)建和完善社保體系過程當(dāng)中形成的信息資源，是社會保障工作的重點，所以社保檔案擁有一定的獨特性，主要體現(xiàn)在：一是社會性特征鮮明。社保檔案有高度社會性，其原因在于社保工作質(zhì)量關(guān)乎全社會以及廣大民眾的利益，構(gòu)建社保體系的目的就是為了服務(wù)社會和廣大人民，所以在這一過程中產(chǎn)生的社保檔案信息也一定會具備鮮明的社會性特征，體現(xiàn)出良好的保障作用。二是檔案數(shù)量逐步增多。社保檔案數(shù)量逐步增多原因來自多個方面，首先我國正在著力完善社保體系，拓寬社保業(yè)務(wù)，使得這些業(yè)務(wù)可以全面覆蓋人們的生活，不同的社保項目在實際辦理當(dāng)中又涉及各種不同的步驟與流程，導(dǎo)致社保檔案管理的文件不斷增加。其次在辦理社保業(yè)務(wù)時，通常需要用到大量的證明文件，這些也會增加社保檔案數(shù)量。最后隨著時代進步與社會發(fā)展，人們參與社保的積極性會逐步增加，所以社保檔案也會因為參保人數(shù)增多而持續(xù)上漲。

做好社保檔案管理工作有著至關(guān)重要的意義，主要體現(xiàn)在：第一，有助于維護社會穩(wěn)定，推動和諧社會建設(shè)。社保檔案管理和廣大參保人員的利益息息相關(guān)，如果在社保檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)問題和疏漏，將會給參保單位與個人帶來極為不利的影響，損害參保人員的合法權(quán)益，帶來社會不安定因素，影響社會的穩(wěn)定與和諧。第二有助于推動國家檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。社保檔案是國家檔案系統(tǒng)的關(guān)鍵組成要素，可以給國家變革和優(yōu)化社保政策提供必要參考，使得國家可以通過對這些信息進行歸納總結(jié)，保障參保人員的利益最大化，提高保險政策的合理合規(guī)性。

2 社保檔案管理中存在的問題

社保檔案管理具備很強的綜合性和復(fù)雜性特征，明顯增加了檔案管理工作的難度，同時在這一工作的具體處理當(dāng)中也顯現(xiàn)出很多的實際問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理水平低。現(xiàn)如今社保檔案管理當(dāng)中存在的管理力量薄弱和管理水平不足的主要原因就是檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足實際工作的要求，很多工作人員沒有經(jīng)過專門訓(xùn)練，對專業(yè)管理知識和技巧的掌握水平不足，無法確保檔案的真實性與準確性。二是檔案管理重視度不高。單位的部分領(lǐng)導(dǎo)與工作人員都對社保檔案管理存在思想認知方面的誤區(qū)，常常會忽略檔案管理，不具備主動服務(wù)觀念，導(dǎo)致這項工作處理過于被動。三是檔案管理制度不夠完善。不同的地區(qū)有著不同的發(fā)展情況，在社保檔案管理標準方面也有一定的差別，導(dǎo)致實際工作處理不夠規(guī)范，急需進行制度方面的建設(shè)。四是檔案管理現(xiàn)代化水平較低。傳統(tǒng)人工處理的檔案管理模式已經(jīng)顯現(xiàn)出明顯的滯后性，無法和時代發(fā)展要求以及檔案管理創(chuàng)新工作相適應(yīng)，必須進行現(xiàn)代化與信息化建設(shè)。

3 社保檔案管理中問題的優(yōu)化對策

1）建設(shè)高素質(zhì)的工作隊伍。要想壯大社保檔案管理的力量，進一步提高管理水平，首先必須把著力點放在培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作隊伍上，使得檔案管理人員能夠明確各自的職責(zé)，在實際工作當(dāng)中加強投入，提高專業(yè)化水平。首先單位要積極選拔政治可靠、責(zé)任心強、作風(fēng)正派、思想認識高的人員，承擔(dān)社保檔案管理，并在做好人員選拔之后，做好全方位的教育培訓(xùn)工作，重視他們的工作生活，使其有強烈的意愿為社保檔案管理貢獻力量。在工作隊伍的教育培訓(xùn)當(dāng)中，首先需要完善培訓(xùn)內(nèi)容，除了涉及和檔案管理有關(guān)的專業(yè)知識以及技能培訓(xùn)之外，還必須補充信息系統(tǒng)的操作技能技巧，使得檔案管理人員能夠與時俱進，適應(yīng)日益提高的檔案管理工作要求，發(fā)揮出應(yīng)有的創(chuàng)造力和積極性。

2）改進檔案管理思想觀念。社保檔案管理工作質(zhì)量的提高離不開思想觀念的轉(zhuǎn)變，再加上思想能夠為行動提供重要的指導(dǎo)作用，所以單位在解決社保檔案管理工作中實際問題的過程當(dāng)中要大力變革傳統(tǒng)的管理理念，不再將社保檔案管理當(dāng)作是以抄寫和保管為主要內(nèi)容的工作，而是真正建立起效益意識，為群眾提供良好服務(wù)，為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)思想的滯后性已經(jīng)成為社保檔案管理工作發(fā)展的制約因素，面對這樣的實際問題，必須從思想觀念角度出發(fā)進行調(diào)整，尤其是確立工作，就是服務(wù)的思想與認識，把提高服務(wù)意識和堅持主動服務(wù)結(jié)合起來，用服務(wù)促進檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新。檔案管理人員以及單位領(lǐng)導(dǎo)都需要堅持正確的服務(wù)導(dǎo)向，樹立良好的服務(wù)態(tài)度以及創(chuàng)新思想，與此同時還必須建立人本主義意識，維護好廣大人民群眾的切身利益。

3）完善管理的標準與制度。現(xiàn)如今社會保障工作正在全國范圍內(nèi)推廣落實，但是因為全國不同地區(qū)有著不同的經(jīng)濟發(fā)展水平，當(dāng)?shù)氐纳鐣幕泊嬖谥艽蟮牟顒e，導(dǎo)致不同地區(qū)的社保檔案管理標準有差異。這一情況的存在會給整個社保檔案管理系統(tǒng)的信息處理和信息利用帶來極大的阻礙，非常有必要對社保檔案管理的標準進行統(tǒng)一，尤其是統(tǒng)一常規(guī)性業(yè)務(wù)，這樣可以讓檔案的流動交接更加順暢。除此以外，單位還要不斷完善社保檔案管理制度，并結(jié)合檔案管理工作的實際要求針對檔案的收集、整理、鑒別、查閱、銷毀等工作事項給出明確的制度規(guī)范，使得檔案管理有法可依。

4）重視檔案的信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是社保檔案管理創(chuàng)新的必然選擇，而且在信息化社會的發(fā)展當(dāng)中，信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種潮流和趨勢，給傳統(tǒng)的檔案管理提出了挑戰(zhàn)，同時也呼吁新型檔案管理模式的產(chǎn)生。在對社保檔案管理工作進行優(yōu)化改進的過程中，巧妙運用現(xiàn)代科技成果，引入創(chuàng)新性的管理手段，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，是保證檔案管理質(zhì)量的必要條件，同時也有助于發(fā)揮社保檔案在推動社保體系建設(shè)以及和諧社會發(fā)展方面的作用。在社保檔案的信息化建設(shè)環(huán)節(jié)，首先需要解決紙質(zhì)檔案和電子檔案信息對稱問題和一致性問題，以免給之后的工作帶來失誤。除此以外，維護檔案信息的安全性，促進檔案資料的合理利用是兩個非常重要的環(huán)節(jié)，需要在技術(shù)建設(shè)方面出發(fā)通過技術(shù)以及信息利用技術(shù)，保證社保檔案資源價值的發(fā)揮。

社保檔案管理是社保工作的基礎(chǔ)所在，為了促進國家社保體系的完善化建設(shè)，維護群眾的切身利益，體現(xiàn)出國家對民生工作的關(guān)注，就要進一步抓好社保檔案管理工作，認清這項工作實施當(dāng)中存在的實際問題。在此基礎(chǔ)之上，單位在抓好社保檔案管理的過程當(dāng)中可以從薄弱環(huán)節(jié)著手，促進檔案管理制度、思想、人員等方面的優(yōu)化建設(shè)，有效支撐我國社保事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

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