淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

麻雨欣

淺析提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

麻雨欣

辦公室對于任何一個(gè)企事業(yè)單位而言都是一個(gè)綜合性的管理部門，它的有效運(yùn)作能夠促進(jìn)各項(xiàng)工作正常有序地運(yùn)行。因此，科學(xué)有效地提高辦公室的效率，對企業(yè)的發(fā)展具有舉足輕重的作用。

辦公室管理；制度；個(gè)人素質(zhì)；管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，辦公室在企事業(yè)單位中發(fā)揮著越來越重要的作用。它作為單位的綜合性職能部門，在整個(gè)企業(yè)結(jié)構(gòu)中起著溝通上下、協(xié)調(diào)以及聯(lián)結(jié)內(nèi)外的作用。綜合管理辦公室是一個(gè)企業(yè)正常運(yùn)行的保障，它的良性運(yùn)行能夠有效推動企業(yè)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展，因此，提高辦公室綜合管理水平勢在必行。

一、提高辦公室綜合管理的必要性

1.綜合管理辦公室自身發(fā)展的客觀要求

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新時(shí)代，各種新因素的加入，使得辦公室的工作職能和工作性質(zhì)都發(fā)生了很大的變化。組織協(xié)調(diào)各個(gè)部門、進(jìn)行信息溝通、上傳下達(dá)、公文處理、服務(wù)接待等，是辦公室承擔(dān)的主要工作。另外，辦公室工作本身存在著多、煩、雜的特點(diǎn)，這給辦公室的工作帶來了更大的威脅和挑戰(zhàn)。單位工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率和管理水平的高低在很大程度上取決于辦公室的工作效率。由于它在整體中處于樞紐的特殊地位，再加上自身的工作性質(zhì)和特點(diǎn)，提高工作效率成為其發(fā)展的必然要求。

2.工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

工作人員是影響辦公室工作的關(guān)鍵因素。就目前而言，很多員工的思想觀念老化，并且已經(jīng)過了接受新事物的年齡，失去了學(xué)習(xí)新事物的興趣。有些年長的員工并沒有隨著時(shí)代的進(jìn)步與變遷，不斷地學(xué)習(xí)新的事物，增強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

1.加強(qiáng)制度建設(shè)

所謂加強(qiáng)辦公室的制度建設(shè)，就是通過條文的形式把辦公室的各種行為規(guī)范、準(zhǔn)則以及規(guī)定明確出來，并把個(gè)人的行為納入規(guī)范的管理之中，這樣，才能進(jìn)一步促進(jìn)辦公室工作規(guī)范化、科學(xué)化。加強(qiáng)制度建設(shè)也是協(xié)調(diào)有序地開展工作的重要保障。沒有健全的制度，辦公室的工作就會無章可循，沒有依據(jù)，就會出現(xiàn)雜亂無章的現(xiàn)象。同時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善辦公室規(guī)章制度，保障制度的適用性。

另外，要結(jié)合辦公室的實(shí)際情況，健全制度，加強(qiáng)對員工的考核，依據(jù)獎懲罰劣的原則，制定出符合實(shí)際的考核方案，對工作崗位進(jìn)行科學(xué)的設(shè)置。根據(jù)工作的實(shí)際情況設(shè)置科室，把工作任務(wù)重復(fù)的科室進(jìn)行合并，實(shí)行崗位責(zé)任制，嚴(yán)格實(shí)行定員、定崗、定責(zé)的目標(biāo)和計(jì)劃，對每個(gè)崗位的權(quán)利和責(zé)任都進(jìn)行明確的規(guī)定，不在同一個(gè)崗位上安排多余的人員，從而使得員工的能力得到最大程度的發(fā)揮。對作出貢獻(xiàn)的員工給予一定的獎勵(lì)，也有利于激發(fā)員工對工作的積極性和熱情。在考核過程中，加大監(jiān)督檢查的力度，堅(jiān)持定量與定性相結(jié)合，確定工作銜接的節(jié)點(diǎn)和程序，做到分工明確，各司其職。通過完善辦公室工作的崗位責(zé)任體系，來實(shí)現(xiàn)局部功能最優(yōu)化、整體功能最人性化的要求，進(jìn)而推動整個(gè)辦公室各項(xiàng)工作的順利開展。

2.提高工作人員的素質(zhì)

綜合管理辦公室的工作內(nèi)容既包含一個(gè)單位的核心秘密，又包括企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營戰(zhàn)略，因此，辦公室人員的綜合素質(zhì)也是至關(guān)重要的。對于企事業(yè)單位來說，其工作人員的整體素質(zhì)代表著企業(yè)的形象，是其發(fā)展的一個(gè)縮影。工作效率的高低直接受到工作人員素質(zhì)的高低和對業(yè)務(wù)熟練程度的影響。因此，要在加強(qiáng)辦公室制度建設(shè)的前提下，提高工作人員的素質(zhì)，從而提高辦公室的管理水平。

樹立良好的服務(wù)意識和強(qiáng)烈的責(zé)任心。如果一個(gè)企事業(yè)單位的員工自身沒有樹立起良好的服務(wù)意識和責(zé)任意識，那就會在工作中懶散、缺乏進(jìn)取心，從而降低工作效率和辦公室綜合管理的水平。要做好辦公室紛繁復(fù)雜的各項(xiàng)工作，就要堅(jiān)持以人為本，牢固樹立為部門服務(wù)的全方位意識，員工要懂得謀大勢、顧全局，服從集體利益，真誠地對待身邊的同事，積極主動，形成一股強(qiáng)大的合力，從而提高團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

提高工作效率是辦公室優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個(gè)前提條件，效率是企業(yè)生命力的重要現(xiàn)象，企業(yè)只有在高效的環(huán)境中，才能不斷發(fā)展壯大。在工作的過程中，員工要樹立效率意識，實(shí)現(xiàn)工作效率和企業(yè)效益相統(tǒng)一。

辦公室的工作事務(wù)比較繁瑣，是上傳下達(dá)的樞紐，要做好這些事務(wù)，缺乏責(zé)任心是萬萬不可的。事無巨細(xì)，辦公室的人員在做任何事情的時(shí)候，只有秉承著精益求精、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，勇于探索、勇于創(chuàng)新，善于運(yùn)用創(chuàng)造性思維，堅(jiān)持發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)和開拓創(chuàng)新的統(tǒng)一，才能確保辦公室各項(xiàng)工作有條不紊地展開。

提高業(yè)務(wù)水平。員工的業(yè)務(wù)水平是衡量辦公室辦公質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，嫻熟的專業(yè)技能以及對業(yè)務(wù)的熟練性是提高辦公室效率的關(guān)鍵因素。根據(jù)辦公室的日常分工對有關(guān)人員進(jìn)行有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以在一定程度上提高他們對自身工作理論深度的認(rèn)識，實(shí)踐上的熟練性。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)還要在日常工作中起到模范帶頭作用，在具體工作中，對員工進(jìn)行言傳身教，并在工作思路和工作方法上給予員工一定的啟發(fā)和指導(dǎo)。

同時(shí)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，按季度對員工進(jìn)行各方面的綜合考評，獎勵(lì)優(yōu)秀者，以激發(fā)員工工作的熱情，從而更好地為單位作貢獻(xiàn)。員工要與時(shí)俱進(jìn)、不斷學(xué)習(xí)，提高自身分析問題、解決問題的能力。

要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)新的管理經(jīng)驗(yàn)和理念。在工作過程中，我們也要吸收、學(xué)習(xí)新的管理觀念，拋去舊的、落后的工作思想，新的管理經(jīng)驗(yàn)是經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)過的，能夠提高工作效率的。只有個(gè)人更新自己的管理理念，提高其政治覺悟和鑒別力，摒棄糟粕，用新的管理思路去與人交流、溝通，才能較好地把握住事物的本質(zhì)和發(fā)展方向，促進(jìn)工作進(jìn)程。學(xué)會引入先進(jìn)的管理方法，利用橫向思路進(jìn)行管理，增強(qiáng)員工的工作熱情，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化綜合辦公室的管理目標(biāo)。

三、完善綜合事務(wù)管理模式

管理方式和手段的科學(xué)化是提高辦公室綜合管理效率的有效途徑，這樣不僅使得部門之間以及同事之間的溝通更加順暢，提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量，而且能最大限度地發(fā)揮辦公室中心樞紐的作用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

辦公室作為部門之間溝通的紐帶，它的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置是促進(jìn)辦公室管理科學(xué)化的重要條件。任何事情都應(yīng)按照事物本身的責(zé)任和基本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確的界定。健全工作中的各個(gè)流程，做任何決策前要先進(jìn)行調(diào)查研究，對結(jié)論進(jìn)行討論，最后決策和反饋。

辦公自動化是管理方面的一項(xiàng)重大的變革，電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用是辦公自動化應(yīng)運(yùn)而生的一個(gè)主要的標(biāo)志。它在辦公場所的普及，不僅為辦公室的工作提供了便利條件，而且也能確保各種信息傳遞的及時(shí)有效性。因此，辦公室管理要適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)，加速自身自動化和信息化的進(jìn)程，最大限度地提高辦公室管理模式的科學(xué)化。

四、加強(qiáng)綜合辦公室與其他各部門之間的協(xié)調(diào)配合

首先，從縱向上，要加強(qiáng)與單位上級主管機(jī)關(guān)部門的聯(lián)系和溝通，了解上級的工作要求和思路，以便及時(shí)地貫徹和解決。在橫向上，要加強(qiáng)與其他同級基層單位的溝通和協(xié)作，方便得到它們的支持和幫助。

其次，要重視本部門之間的溝通。各部門之間相互依賴，一個(gè)任務(wù)往往需要幾個(gè)部門共同完成。因此，要建立比較完善的內(nèi)部溝通渠道和協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部合作，充分調(diào)動各方面的積極性，提高部門的凝聚力。

總之，辦公室管理水平的高低關(guān)系著企業(yè)的長期發(fā)展，其工作效率和質(zhì)量是衡量一個(gè)企業(yè)綜合水平的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。綜合管理辦公室要擺正自己的位置，明確定位，提高自身做事的效率，在不斷完善自身管理和管理制度上加大力度，不斷創(chuàng)新工作模式，幫助企業(yè)更快更好的向前發(fā)展。

［1］張亮.小議怎樣提升辦公室管理水平［J］.新聞天地（下半月），2010（03）.

［2］鄒蓓，石紅文，方超.關(guān)于提升辦公室綜合管理水平的研究［J］.管理觀察，2013（10）.

［3］杜朝兵.如何加強(qiáng)辦公室科學(xué)化管理問題的探討［J］.經(jīng)營管理者，2011（15）.

［4］劉恩齡.辦公室工作精細(xì)化管理難點(diǎn)和對策分析［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2011（04）.

［5］陸瑜芳.辦公室實(shí)務(wù)［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2003.

（作者單位：航天材料及工藝研究所）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.14.067