淺析人才服務中心的人事檔案管理問題及其措施

紀嘉奎

延吉市人才服務中心

淺析人才服務中心的人事檔案管理問題及其措施

紀嘉奎

延吉市人才服務中心

人事檔案管理工作是人才服務中心工作的重要內(nèi)容。人才服務中心的檔案管理工作承擔著檔案管理以及提供服務等重要工作，但是由于檔案管理工作內(nèi)容的單一化和管理方法的傳統(tǒng)化導致人事檔案管理無法取得行之有效的進展?；诖耍敬胃攀隽巳耸聶n案，對人才服務中心中存在的人事檔案管理問題以及加強人才服務中心的人事檔案管理措施進行了探討分析。

人事檔案；人才服務中心；管理；問題；措施

人才服務中心的人事檔案管理雖然是項基礎(chǔ)性的工作，但是關(guān)乎到人事檔案管理、協(xié)調(diào)服務等職能，做好人事檔案管理工作對社會以及個人的發(fā)展具有重要的影響。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案工作已經(jīng)不能滿足當下的需求。以下就人才服務中心的人事檔案管理問題及其措施進行探討。

一、人事檔案的概述

人事檔案指的是在開展人事管控活動的時候，用以記載和反饋個體情況的資料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵出發(fā)等方面的原始記錄。人事檔案管理工作是連接各個部門以及上下級溝通的橋梁，因此加強人事檔案管理工作具有重要意義。

二、人才服務中心中存在的人事檔案管理問題分析

當前雖然人才服務中心的人事檔案管理工作已經(jīng)取得一定的成果，但是在實際工作中仍然存在諸多問題，主要表現(xiàn)為：

1、人事檔案內(nèi)容不全面的問題。人才服務中心對人事檔案采集仍采用傳統(tǒng)的收集標準，主要包含個人履歷、自傳信息、鑒定以及考核情況、考察信息、教育程度和獲取的證書、政治歷史情況的審核材料、參加中國共產(chǎn)黨以及共青團等的證明、獎勵以及懲罰等材料，并可附有其他相關(guān)的材料。但是隨著我國企業(yè)用人觀念的轉(zhuǎn)變，各單位更重視職員的人才類型、管理能力、專項技術(shù)、心理綜合素質(zhì)、個性發(fā)展等資料，但是人事檔案管理內(nèi)容卻沒有過多涉及。

2、人檔分離的問題。人檔分離的問題降低了人事檔案管理工作效率，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，私營企業(yè)日益增多，導致人力資源聘用也隨之市場化。當下，各個企業(yè)在聘用員工或者調(diào)遣職位時并不重視人事檔案管理，致使很多人認為人事檔案用處不大，進而置之不理；因而常出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，甚至部分人員不知道個人檔案放在何處；更有甚者，部分檔案成為死檔，無人整理和認領(lǐng)。

3、人事檔案管理模式的問題。人事檔案管理工作較為繁雜，且工作任務重；目前仍有部分管理人員采取人力收集、分類以及篩選等方式，不僅加大了工作量，且降低了工作的效率。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案工作應采用先進的技術(shù)對其予以分類和管理，以便于查找，為企業(yè)和個人提供更好的服務。

4、管理職員安全意識的問題。由于現(xiàn)下檔案利用率不高，導致管理組織機構(gòu)和工作人員對人事檔案管理的重視度不高。部分人才服務中心雖然采用了信息管理，但是因缺乏一定的信息技術(shù)，出現(xiàn)錯誤操作或者安裝存有危險性的軟件造成電腦受到木馬的侵犯等情況時有發(fā)生，最終使部分檔案信息保存不善，對人事檔案管理工作造成了嚴重的影響。

三、加強人才服務中心的人事檔案管理措施

想要提高人才服務中心的人事檔案管理效率，需要結(jié)合時代發(fā)展要求，根據(jù)實際需要，發(fā)揮人事檔案的利用價值得。

1、豐富人事檔案的信息。根據(jù)目前企業(yè)用人的要求，人事檔案工作應將管理能力、工作績效、專長以及人才類型、心理情況等納入到人事檔案內(nèi)容中，使人事檔案信息更加的全面，實現(xiàn)“以人為本”的工作理念，更好地為單位以及個人提供檔案服務工作。

2、對人事檔案實施分級管理。根據(jù)社會公眾的不同需求可實施不同層次的人事檔案管理工作，加大人事檔案在人才工作中的利用率，同時將有限的人力和物力放在流動性以及較為復雜的檔案管理工作中，落實人事檔案工作職員的責任和義務，提高檔案工作的管理效率，為社會經(jīng)濟發(fā)展提供科學的信息支撐。

3、建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度。國家應建立全面統(tǒng)一的人事檔案管理制度，規(guī)范人事檔案收集、整理、調(diào)轉(zhuǎn)等各環(huán)節(jié)工作，使各地人事檔案管理部門有章可循，保證人事檔案管理工作的嚴肅性。其次，還要使人事檔案的內(nèi)容合理化和規(guī)范化，保證其在合法的范圍內(nèi)，與市場經(jīng)濟發(fā)展方向相一致，使人事檔案的使用率得到進一步提高。

4、實現(xiàn)所有檔案數(shù)據(jù)化管理。加強人事檔案管理的信息化建設(shè)，推廣電子檔案，將原始檔案數(shù)據(jù)化?，F(xiàn)在的人事檔案管理部門存在著大量的紙質(zhì)檔案，需要通過掃描、整理等工作形成電子檔案并錄入電腦，同時需要設(shè)計一個合理、完善的人事檔案管理系統(tǒng)，使日常檔案管理工作信息化，在全系統(tǒng)乃至全國范圍內(nèi)加強信息共享，有人事檔案管理權(quán)限的單位可以通過相關(guān)審核獲得查詢資格，查閱所需的檔案信息，努力建成全國性質(zhì)的人事檔案信息庫，提高人事檔案信息化管理的建設(shè)水平和高度。

5、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)關(guān)系到人事檔案管理水平的高低，加強檔案管理機構(gòu)專職檔案員的培訓和管理非常重要。首先，應加強工作人員對檔案管理重要性的認識，定期培訓增強檔案員理論知識和業(yè)務水平；其次，加強檔案工作人員的責任意識，建立分管負責制，確保每一份檔案都有專人負責；再者，檔案管理機構(gòu)在聘用工作人員時，應通過嚴格的篩選和選拔，選用合格的管理人員。另外，要加強培訓工作人員計算機應用以及安全防范等方面的知識，使其適應快速發(fā)展的電子信息技術(shù)，適應新形勢下的檔案管理工作，通過考核獎懲分明，對于不合格者應加強培訓或適當調(diào)整崗位。

結(jié)束語

綜上所述，人事檔案作為企事業(yè)單位在市場競爭中選聘優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，對其進行規(guī)范化管理具有重要意義。做好人事檔案管理工作可以為單位和個人提供優(yōu)質(zhì)的人事服務，有利于選拔優(yōu)秀人才，對社會經(jīng)濟發(fā)展有重要作用。

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[2]陳麗.新環(huán)境下的人力資源和社會保障局檔案管理策略分析[J].勞動保障世界，2016(16)

[3]張淑軍.探討人事檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務，2014(01)