探析人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

朱曉莉

吉林省白城地區(qū)洮南市紀(jì)律檢查委員會(huì)

探析人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

朱曉莉

吉林省白城地區(qū)洮南市紀(jì)律檢查委員會(huì)

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，特別是我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和人事制度改革的進(jìn)一步深入，舊的規(guī)章制度條例無(wú)法解決新出現(xiàn)的問(wèn)題，傳統(tǒng)的管理方式不能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，人事檔案的管理出現(xiàn)了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問(wèn)題，已不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，亟待人們加以解決。

檔案、人事；管理

一、檔案的含義：

1、檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。

“直接形成”說(shuō)明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說(shuō)明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書(shū)情報(bào)資料和文物。

2、檔案來(lái)源于文件。

檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

1、人事檔案管理混亂

人事檔案本身的缺陷就不斷突出，非規(guī)范化的操作，致使檔案的社會(huì)信度和效度大大降低，傳統(tǒng)人事檔案以控制人和制約人為根本出發(fā)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)的是“檔隨人走、人檔不分”的封閉式管理，舊式的管理模式中涉及的是個(gè)人的思想品質(zhì)、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等方面的內(nèi)容較多，涉及工作能力、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的方面較少。重學(xué)歷、輕能力、重歷史、輕現(xiàn)實(shí)，檔案材料收集不全、新材料補(bǔ)充不及時(shí)、不能反映個(gè)人的真實(shí)面貌，涂改和偽造的非法行為日益突出。傳統(tǒng)人事檔案缺乏行政控制，加深了行政的“隨意性”。

傳統(tǒng)的人事檔案在某些時(shí)候成為了領(lǐng)導(dǎo)干部們壓制人的一種手段，人事部門(mén)只管人，不管事，在管人的過(guò)程中，全憑領(lǐng)導(dǎo)干部的偏好來(lái)進(jìn)行人事的裁定，而對(duì)“單位人”的品行和工作鑒定處于極度的信息不對(duì)稱(chēng)當(dāng)中，更有甚者把稱(chēng)職寫(xiě)成不稱(chēng)職，把不稱(chēng)職寫(xiě)成稱(chēng)職，個(gè)人的隨意性大，因此檔案神圣化就變成了一種權(quán)力的象征，成為操縱人的一種手段，本身是屬于“公權(quán)力”，現(xiàn)在變成了“私權(quán)利”，至于個(gè)人的思想品德，更是領(lǐng)導(dǎo)干部一人說(shuō)了算，全憑領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人專(zhuān)斷的“定性描述”，加深了行政的“隨意性”。

2、管理人員配置不足

管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專(zhuān)人管理，單獨(dú)存放。但是，由于人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專(zhuān)業(yè)人員管理，并且人員變動(dòng)較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

3、人事檔案的“克隆現(xiàn)象”嚴(yán)重

一個(gè)人在正常的情況下只有一份檔案，重建檔案的前提是檔案的遺失或者損壞，如果在原有人事檔案存在的前提下，只因?yàn)闊o(wú)法轉(zhuǎn)檔而重建檔案，從嚴(yán)格意義上講是違背人事檔案原則的，有些人本想從正規(guī)的途徑調(diào)走檔案，但因?yàn)樵瓎挝徊豢戏湃耍晦D(zhuǎn)檔，新用人單位在“無(wú)奈良計(jì)”的條件下的緩兵之計(jì)，“檔案克隆”的現(xiàn)象源于對(duì)高級(jí)人才的爭(zhēng)奪戰(zhàn)，普遍存在于事業(yè)單位的技術(shù)人才，為了留住人才，不惜作“克隆檔案”，擾亂了檔案管理的正常秩序。

三、檔案管理問(wèn)題形成的原因

1、收集的對(duì)象范圍太窄

一些人事部門(mén)只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。事實(shí)上，人事檔案并不是人物檔案或名人檔案，其收集的對(duì)象范圍不應(yīng)只局限于著名人物和主要領(lǐng)導(dǎo)人，而應(yīng)是單位的每一個(gè)員工。無(wú)論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個(gè)人的材料，都是單位的寶貴財(cái)富，人事部門(mén)均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

2、整理不規(guī)范

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，在《干部檔案整理工作細(xì)則》中曾明確要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”?！巴ㄟ^(guò)整理使每一個(gè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的”。同樣，對(duì)于人事檔案工作來(lái)說(shuō)也應(yīng)如此。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個(gè)方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒(méi)有清理，有些單位檔案隨已立卷成冊(cè)，但沒(méi)按要求的格式進(jìn)行分類(lèi)處理，給檔案利用帶來(lái)了諸多不便。

3、員工人事檔案意識(shí)淡薄

有一部分員工對(duì)于自己的人事檔案不夠重視或根本不重視，認(rèn)為人事檔案是“身外之物”，可有可無(wú)，要用時(shí)想到、不用時(shí)不要，認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無(wú)意地就遺棄了檔案。中新網(wǎng)曾經(jīng)公布了一項(xiàng)調(diào)查數(shù)據(jù)：在2，068名被調(diào)查者中，認(rèn)為“工作中注重的是能力，檔案沒(méi)用”的占到被調(diào)查者人數(shù)的49.03%，另有12.33%的人表示“無(wú)所謂”，只有38.64%的人認(rèn)為“擇業(yè)自由，但檔案不能遺棄”。這些數(shù)據(jù)將目前社會(huì)上人事檔案意識(shí)淡薄的事實(shí)擺在我們面前，機(jī)制不適應(yīng)或規(guī)定不合理等因素可以很快改進(jìn)，但這種社會(huì)整體意識(shí)上的欠缺是非常嚴(yán)重的，這是導(dǎo)致大量棄檔現(xiàn)象發(fā)生的最主要原因。

三、人事檔案管理對(duì)策

檔案室雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的雜亂堆積的資料中，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，通過(guò)加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進(jìn)行。

2、加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機(jī)室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等硬件設(shè)施。搞好通風(fēng)、采光、防蟲(chóng)、防潮等配套保護(hù)措施。

3、提高檔案管理人員管理水平

加強(qiáng)對(duì)管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理人的政策水平和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才。

［1］李兵琴.淺議人事檔案管理.中小企業(yè)管理與科技，2009.34.

［2］吳琪.淺析人事檔案管理.現(xiàn)代企業(yè)教育，2008.6.