文書檔案管理中存在的問題與對策研究

張 振

高密市檢驗檢測中心

文書檔案管理中存在的問題與對策研究

張 振

高密市檢驗檢測中心

隨著我國市場經(jīng)濟的改革和檔案管理制度的不斷深入，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已經(jīng)不能夠很好地滿足現(xiàn)代社會的需求，所以，應該結合實際進行實施創(chuàng)新，進而形成新的文書檔案管理形式。本篇文章主要針對文書檔案改革與創(chuàng)新過程中的若干問題進行相關的探討，并找出存在的問題加以解決，進而使文書檔案的管理制度符合社會的發(fā)展和檔案管理的需要。

檔案；管理；對策

1、文書檔案管理存在的問題

1.1文書檔案的內(nèi)容缺乏完整性

就目前來說，文書檔案仍舊缺乏完整性，造成這一局面的原因有：首先，檔案材料的內(nèi)容缺乏。從一定程度上說，文書檔案記錄著單位的重要信息。從理論上來說，這樣的一份檔案應該會比較充實和完整，但是在實際的工作中，由于種種問題，比如檔案材料的缺乏，直接導致文書檔案中對一些數(shù)據(jù)和材料的情況缺失，較多的是較為籠統(tǒng)的敘述，缺乏針對性的記錄。所以，面對這樣的一份檔案，不能夠真實地反映出一個單位的狀況，從而對一個單位的測評沒有具體定量的材料加以說明；其次，材料失真。隨著中國的經(jīng)濟快速發(fā)展，加之國家對身份的檔案管理進行了完善。一部分為了自身的切身利益，存在舞弊的現(xiàn)象，比如材料不真實。很多情況，缺乏嚴格的審核，從而使文書檔案失去了應有的應用價值。

1.2檔案管理問題頻發(fā)

盡管文書檔案的管理有了很大的改善，檔案管理權力已經(jīng)下放，但是在實際的工作中仍舊出現(xiàn)了許多問題。第一，太過于強調檔案的保密性和政治性，導致了檔案不能夠得到充分地利用；第二，完善的管理制度不能很好地落實在具體的工作中，很多部門在查閱和遞送文書檔案的時候，不按照相關的步驟，不準時歸檔；第三，管理手段不能與時俱進，在檔案的整理、編號和裝訂上還是手工操作，沒有適時引入網(wǎng)絡化管理，進而造成檔案查閱和管理困難。

1.3檔案管理流程需要完善

文書檔案具有一套完整的管理流程，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及利用等流程，但是在實際的工作中，這些流程已經(jīng)不能夠很好地適應檔案管理的需要。首先，文書檔案類目設置不科學，對文書檔案的鑒定真?zhèn)喂ぷ髀浜?，對檔案中的材料不能進行真假辨別，且缺有力的監(jiān)督，使得很多假檔案融入其中；最后，文書檔案的保管較為混亂，沒有固定的機構對檔案進行統(tǒng)一的管理，導致檔案管理工作效率低下。

1.4檔案管理制度不健全

單位檔案管理工作缺乏一套完整的管理系統(tǒng)，管理尚未達到規(guī)范的程度，檔案管理中心不能及時、完整的收集、歸檔、整理各個科室的資料，每個科室的資料都分布在自己的科室。加之，檔案管理部門對收集上來的資料不能進行規(guī)范化的管理，在擺放、查詢流程中出現(xiàn)諸多的問題。比如在使用檔案時，往往需要大量的人力去查找，影響檔案的使用效率。

1.5檔案信息化管理水平低

目前檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的管理模式，大多數(shù)手工操作，信息化管理水平比較低，不具備恒溫、恒濕的保存要求，查找資料時效率比較低，耗用的時間比較多。大部分的資料采用的是紙質型，缺少大數(shù)據(jù)、存儲設備的現(xiàn)代化管理手段，很多聲音和視頻資料因為缺乏保存的條件而被舍棄，從而影響了檔案的完整性。

2、文書檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1提高單位檔案工作認識

一項工作能否順利開展與領導層的重視程度密切相關。因此，單位部門的領導應該更加重視檔案管理工作，給予財政支持和人力支持，必須的時候提供軟硬件的支持。為了提高單位的工作質量，就必須重視檔案管理工作，以網(wǎng)絡建設為主題思想，創(chuàng)建一個有序、簡便的工作環(huán)境。

2.2建立科學合理的檔案管理體系

建立科學合理的檔案管理體系，目的就在于將各類信息進行有序的劃分，歸檔保存，提高檔案的使用效率。在建立管理體系時，要充分的考慮職能和分工，提升管理的效率。首先，檔案員要按嚴格的程序和規(guī)范對資料進行歸檔、整理、保存。其次就是制定相應的安全保密級別，對于重要的文件要加強管理的級別。最后就是要做到清楚的標注，做到有據(jù)可查。

2.3加強檔案員的信息化素質培養(yǎng)

隨著社會信息化的發(fā)展，檔案管理工作逐漸從手工操作過渡到了信息化的操作，數(shù)字化不斷升級，電子文檔等信息化文件為檢查提供了便利，檔案員要不斷提升自己的業(yè)務知識，還要提升自己的信息處理能力，從而提高單位工作的服務質量。

2.4實施績效考核，促進檔案發(fā)展

績效考核是一種有效的激勵手段，建立科學合理的績效考核體系有利于提升檔案員的工作積極性，還能引起領導層的重視，建立獎罰分明和晉升制度，可以讓檔案員端正工作態(tài)度，提高他們的工作熱情，主動的完成繁瑣、復雜的檔案工作。通過對檔案工作的分解、考核，建立績效考核體系，將會實現(xiàn)檔案管理的科學化和規(guī)范化。

2.5大膽改革，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為單位業(yè)業(yè)務、日常管理及患者服務。要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一是要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施。二是要加強檔案現(xiàn)代化管理，利用電子計算機管理檔案信息的收集、傳遞、開發(fā)利用的主要功能。三是要配備整套檔案掃描系統(tǒng)，改革單純由人工錄入資料的相對落后的做法，提高檔案管理的質量和效率。注重對現(xiàn)代化各類信息的收集和整理，多借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富自己的檔案管理經(jīng)驗，使單位檔案管理更加現(xiàn)代化、規(guī)范。

3、總結

為了更好實現(xiàn)文書人事檔案管理工作的制度化和創(chuàng)新力度，就必須要在體制改革和創(chuàng)新的過程中克服檔案管理中的各種問題，查漏補缺，建立起完善的管理體制，再結合管理方式上的創(chuàng)新，進而使我國的文書人事檔案管理工作保質保量地進行，為我國社會主義社會建設的人才需求提供真實可靠的檔案信息。

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張振，1969年05月14日出生，男，山東省高密市，大專，畢業(yè)于中央廣播電視大學，助理館員，單位，高密市檢驗檢測中心