內(nèi)部控制理論在工程項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

□文/趙景惠

（北京交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 北京）

一、工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制理論概述

（一）工程項(xiàng)目。工程項(xiàng)目就是指需要投入一定量的資本、實(shí)物資產(chǎn)，有預(yù)期的經(jīng)濟(jì)社會(huì)目標(biāo)，在一定約束條件下經(jīng)過研究決策和實(shí)施（設(shè)計(jì)和施工建設(shè)等）的一系列程序，從而形成固定資產(chǎn)的一次性事業(yè)。

（二）工程項(xiàng)目管理。工程項(xiàng)目管理，就是為使工程項(xiàng)目在一定的約束條件下取得成功，對(duì)項(xiàng)目的所有活動(dòng)實(shí)施決策與計(jì)劃、組織與指揮、控制與協(xié)調(diào)、教育與激勵(lì)等一系列工作的總稱。

（三）內(nèi)部控制的概念。內(nèi)部控制是為合理保證單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效益性、財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性和法律法規(guī)的遵循性，而自行檢查、制約和調(diào)整內(nèi)部業(yè)務(wù)活動(dòng)的自律系統(tǒng)。其貫穿于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全部過程，并受企業(yè)董事會(huì)、管理階層及其他人員影響。

（四）工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制的理論基礎(chǔ)。企業(yè)工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制是為了保護(hù)建設(shè)活動(dòng)中的項(xiàng)目財(cái)產(chǎn)物資的安全、完整和有效運(yùn)用，保證經(jīng)濟(jì)信息資料的真實(shí)、正確及建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提高項(xiàng)目資金使用效率，在項(xiàng)目建設(shè)整個(gè)生命周期內(nèi)采取的一系列具有控制作用的相互聯(lián)系、相互制約、相互協(xié)調(diào)的方法、措施和程序的總稱。包括控制論、系統(tǒng)論、信息論。

1、控制論。控制論是一種研究由各種耦合元素（某一系統(tǒng)諸元素之間的因果關(guān)系為耦合）組成的系統(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制一般規(guī)律的科學(xué)。內(nèi)部控制是依據(jù)控制理論中的經(jīng)濟(jì)控制論的理論建立起來(lái)的，并依據(jù)經(jīng)濟(jì)控制的基本方式進(jìn)行工作，以保證組織按預(yù)定目標(biāo)運(yùn)作，提高整體運(yùn)營(yíng)效益和效率。它是一種科學(xué)而合理的管理工具，具有普遍應(yīng)用的價(jià)值。內(nèi)部控制是以控制論和經(jīng)濟(jì)控制論的科學(xué)方法分析研究每個(gè)具體組織的內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理過程，研究每個(gè)單位如何發(fā)揮管理功能，如何對(duì)管理過程進(jìn)行有效的調(diào)節(jié)和控制。

2、系統(tǒng)論。系統(tǒng)論也是內(nèi)部控制的重要理論基礎(chǔ)。系統(tǒng)是由若干個(gè)（至少兩個(gè)）相互聯(lián)系、相互作用的要素所構(gòu)成的具有特定功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)內(nèi)部的各要素應(yīng)有序地組織在一起，形成系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。每個(gè)系統(tǒng)都有特定的功能和既定的目標(biāo)，是物質(zhì)、能量和信息三大基本要素相互作用的產(chǎn)物。按照系統(tǒng)論的觀點(diǎn)，一個(gè)工程項(xiàng)目可視為一個(gè)主系統(tǒng)，并可分為若干要素或子系統(tǒng)，如項(xiàng)目決策、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等，這些子系統(tǒng)相互依賴，是建立工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制，并保證控制系統(tǒng)有效運(yùn)行的內(nèi)在根據(jù)。

3、信息論。從信息方法的角度看，我們可以把管理過程抽象為信息過程。整個(gè)管理活動(dòng)就是信息從輸入到輸出，經(jīng)過反饋再一次重新輸入的過程。任何一個(gè)管理系統(tǒng)，一般都是由三個(gè)因素構(gòu)成的，它們是管理對(duì)象、管理機(jī)構(gòu)和聯(lián)系兩者之間及其內(nèi)部關(guān)系的信息系統(tǒng)?？梢?，在任何管理?xiàng)l件下，信息系統(tǒng)都是管理系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分。內(nèi)部控制是和信息直接相關(guān)的，是要獲取正確信息和有效使用信息的。內(nèi)部控制的過程就是要保證能產(chǎn)生正確信息，并保證信息暢通，以及信息正常的反饋和利用。為此被控企業(yè)需要從各個(gè)方面建造適應(yīng)信息傳遞和處理的，包括“軟”、“硬”件在內(nèi)的“信息環(huán)境”，以保證有效使用信息資源，保證系統(tǒng)內(nèi)信息的連續(xù)以及信息的及時(shí)反饋。

二、內(nèi)部控制理論在工程項(xiàng)目管理中的具體應(yīng)用

（一）工程項(xiàng)目決策控制。投資決策是整個(gè)工程建設(shè)的前期工作，是整個(gè)項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，翔實(shí)的可行性研究報(bào)告、科學(xué)的論證決策將為項(xiàng)目的順利建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目決策進(jìn)行控制時(shí)應(yīng)該從項(xiàng)目建議書的編制、可行性研究和項(xiàng)目的評(píng)估這三個(gè)控制點(diǎn)進(jìn)行，正確處理好項(xiàng)目建議書、可行性研究、評(píng)估這三個(gè)階段的關(guān)系。在決策控制各控制點(diǎn)中，“可行性研究”和“評(píng)估”是決策控制系統(tǒng)中的關(guān)鍵控制點(diǎn)。項(xiàng)目建議書的編制是為了解決是否要進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，而可行性研究就是為了解決如何進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)。對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行可行性研究可以為項(xiàng)目決策提供依據(jù)，降低項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)；為確?？尚行匝芯繄?bào)告的真實(shí)性和科學(xué)性，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)做好以下幾個(gè)方面的控制：（1）建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)自行或委托具有相關(guān)資質(zhì)的設(shè)計(jì)單位或咨詢單位編制項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告；（2）加強(qiáng)可行性研究報(bào)告內(nèi)容的控制。項(xiàng)目的評(píng)估，是對(duì)可行性研究的結(jié)論進(jìn)行檢查和研究，可以保證可行性研究報(bào)告的可靠性、真實(shí)性和客觀性，確保項(xiàng)目切實(shí)可行。

建設(shè)單位為加強(qiáng)對(duì)評(píng)估環(huán)節(jié)的控制，應(yīng)該從評(píng)估的內(nèi)容和評(píng)估的方法兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)入手進(jìn)行控制：（1）為保證工程項(xiàng)目評(píng)估的客觀性與科學(xué)性，防止評(píng)估內(nèi)容的隨意性，建設(shè)單位應(yīng)向評(píng)估實(shí)施者明確所要包含的主要內(nèi)容；（2）工程項(xiàng)目的綜合評(píng)價(jià)。為了避免僅考慮某一方面或局部的利弊情況來(lái)判斷項(xiàng)目的投建方案而造成的嚴(yán)重失誤，因此開展工程項(xiàng)目的綜合評(píng)價(jià)是很有必要的。

（二）工程項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)與概預(yù)算控制。勘察設(shè)計(jì)是工程管理的龍頭，是工程質(zhì)量的基礎(chǔ)，是施工的依據(jù)，對(duì)工程質(zhì)量、功能、造價(jià)有著重大影響。建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)與概預(yù)算實(shí)施控制時(shí)主要應(yīng)該從勘察設(shè)計(jì)單位資格審查控制、工程項(xiàng)目勘查的內(nèi)容控制、工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)控制等三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)著手。

1、勘察設(shè)計(jì)單位資格審查控制。建設(shè)單位在選擇勘察設(shè)計(jì)單位時(shí)，必須采用招標(biāo)方式發(fā)包給有資格的勘察設(shè)計(jì)單位。為了保證勘察設(shè)計(jì)的科學(xué)性、規(guī)范性，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的勘察設(shè)計(jì)單位選擇程序和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審查勘察設(shè)計(jì)單位證書的等級(jí)，擇優(yōu)選取具有相應(yīng)資質(zhì)的勘察設(shè)計(jì)單位，建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程的控制，組織相關(guān)部門及專業(yè)技術(shù)人員對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行分階段審核，監(jiān)督設(shè)計(jì)工作，確保設(shè)計(jì)方案的實(shí)用、經(jīng)濟(jì)、合理以及與經(jīng)批準(zhǔn)的可行性研究報(bào)告所確定的涉及范圍的一致性。

2、工程項(xiàng)目勘察的內(nèi)容控制。具體來(lái)說(shuō)主要包括以下幾點(diǎn)：（1）自然條件觀測(cè)；（2）資源探測(cè)；（3）地震安全性評(píng)價(jià)；（4）環(huán)境評(píng)價(jià)和環(huán)境基底觀測(cè)；（5）巖土工程勘察；（6）工程水文地質(zhì)勘察；（7）工程測(cè)量；（8）模型試驗(yàn)和科研項(xiàng)目。

3、工程設(shè)計(jì)與概預(yù)算審查。建設(shè)單位對(duì)工程設(shè)計(jì)與概預(yù)算的控制主要通過審查方式實(shí)現(xiàn)，其中概預(yù)算的審查是為了控制建設(shè)項(xiàng)目的投資，設(shè)計(jì)的審查是為了控制設(shè)計(jì)項(xiàng)目的質(zhì)量。工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與概預(yù)算分兩步進(jìn)行：（1）初步設(shè)計(jì)與概算的審查；（2）施工圖設(shè)計(jì)與預(yù)算的審查。

（三）招投標(biāo)與合同控制。建設(shè)單位應(yīng)該從編制招標(biāo)文件、編制標(biāo)底、對(duì)投標(biāo)人的資格審查、評(píng)標(biāo)、合同控制等關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行控制。招標(biāo)文件的編制是招標(biāo)準(zhǔn)備工作中最為重要的一環(huán)。在招標(biāo)文件中詳細(xì)說(shuō)明了業(yè)主對(duì)本項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)的基本條件和要求，是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的基礎(chǔ)和依據(jù)。對(duì)于編制標(biāo)底的控制主要從保密性控制和標(biāo)底的準(zhǔn)確性控制入手。按照項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目管理要求，參與投標(biāo)的投標(biāo)人應(yīng)具備與項(xiàng)目的建設(shè)規(guī)模和項(xiàng)目性質(zhì)要求相一致的資質(zhì)和級(jí)別。為保證投標(biāo)人具有相應(yīng)的資質(zhì)，工程項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)就潛在投標(biāo)單位信息的真實(shí)性與是否符合招標(biāo)要求進(jìn)行審查，并由此建立資格預(yù)審的內(nèi)容控制與資格預(yù)審的評(píng)審控制兩個(gè)主要控制點(diǎn)。業(yè)主在定標(biāo)成交階段核心的工作是評(píng)標(biāo)，它是審查確定中標(biāo)人的必經(jīng)程序，是一項(xiàng)關(guān)鍵性和十分細(xì)致的工作，它直接關(guān)系到招標(biāo)人能否招到最有利的投標(biāo)，是保證招標(biāo)成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為保證評(píng)標(biāo)的公正合法，建設(shè)單位對(duì)評(píng)標(biāo)工作的控制主要從評(píng)標(biāo)委員會(huì)的建立與評(píng)標(biāo)的程序兩個(gè)方面進(jìn)行控制。工程項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)分別與勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位及材料設(shè)備供應(yīng)商訂立書面合同，明確當(dāng)事人各方的權(quán)利和義務(wù)。對(duì)合同的控制應(yīng)該主要從合同的內(nèi)容規(guī)范與合同履約過程的控制兩個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行。

（四）施工過程控制。建設(shè)單位對(duì)施工過程的控制主要從施工單位的資質(zhì)審查、工程變更的控制和對(duì)監(jiān)理單位的監(jiān)理工作的監(jiān)督檢查等三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行。施工單位的資質(zhì)審查：建筑單位有必要通過對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的檢查、相關(guān)信息資料的核對(duì)等方式對(duì)施工單位的合法資質(zhì)進(jìn)行審查，以確保工程項(xiàng)目建設(shè)按預(yù)期的目標(biāo)進(jìn)行。工程變更的控制：為防止工程變更失控，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)制定工程變更的提出、論證及決策程序，并明確相關(guān)人員的職責(zé)，不得通過設(shè)計(jì)變更擴(kuò)大建設(shè)規(guī)模、增加建設(shè)內(nèi)容、提高建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，需要追加投資的重大變更，必須經(jīng)過財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)或人員的審查論證，并落實(shí)資金來(lái)源。對(duì)監(jiān)理單位的監(jiān)理工作的監(jiān)督檢查：（1）對(duì)監(jiān)理規(guī)劃細(xì)則的檢查；（2）對(duì)原材料進(jìn)場(chǎng)報(bào)審和取樣送檢制度進(jìn)行檢查；（3）嚴(yán)格要求監(jiān)理單位落實(shí)執(zhí)行旁站、巡查和隱蔽工程驗(yàn)收簽認(rèn)制度。

（五）竣工驗(yàn)收與決算控制。通過竣工驗(yàn)收與決算的控制可以全面考察工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)和施工的質(zhì)量?？梢詮墓こ添?xiàng)目竣工驗(yàn)收、工程項(xiàng)目竣工決算的控制和工程項(xiàng)目的后評(píng)價(jià)三個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)著手進(jìn)行。保證竣工驗(yàn)收的有效進(jìn)行，必須明確竣工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)竣工驗(yàn)收的工作組織和規(guī)范驗(yàn)收的程序。具體內(nèi)容如下：明確竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)竣工驗(yàn)收工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，竣工驗(yàn)收的程序。第一階段是單項(xiàng)工程驗(yàn)收；第二階段為全部驗(yàn)收。工程項(xiàng)目竣工決算的控制：應(yīng)從竣工決算的內(nèi)容控制、竣工決算的審查兩個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行。竣工決算應(yīng)重點(diǎn)審查下列內(nèi)容：（1）準(zhǔn)確性和完整性；（2）審查竣工決算表內(nèi)的有關(guān)項(xiàng)目填列是否正確；（3）工程項(xiàng)目支出的審查；（4）竣工時(shí)間的審查。工程項(xiàng)目的后評(píng)價(jià)是指項(xiàng)目竣工投產(chǎn)并達(dá)到設(shè)計(jì)生產(chǎn)能力后，通過對(duì)項(xiàng)目的立項(xiàng)決策、設(shè)計(jì)施工、竣工投產(chǎn)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等全過程進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)價(jià)，項(xiàng)目后評(píng)價(jià)是固定資產(chǎn)投資管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容，通過對(duì)項(xiàng)目從立項(xiàng)到建成投產(chǎn)各階段的全面分析，并作為以后同類型項(xiàng)目立項(xiàng)決策和建設(shè)的參考依據(jù)。

三、提高工程項(xiàng)目管理的建議

（一）加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目關(guān)鍵控制點(diǎn)的控制。企業(yè)在工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制制度設(shè)計(jì)過程中要考慮控制投入成本和控制產(chǎn)出效益之比，加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)的嚴(yán)格控制，對(duì)于一般控制點(diǎn)，只要能起到監(jiān)控作用即可，而不必花費(fèi)大量的人力、物力，以保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)正常、快捷運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全過程的控制。從項(xiàng)目的可行性研究、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、工程施工直到竣工決算，建設(shè)單位對(duì)工程項(xiàng)目整個(gè)生命周期應(yīng)該進(jìn)行全過程、動(dòng)態(tài)的控制，以保證整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

（三）實(shí)施有效的監(jiān)督。要確保內(nèi)部控制制度被切實(shí)地執(zhí)行，并且保證良好的執(zhí)行效果，就必須建立內(nèi)部控制的監(jiān)督制度，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并堵塞工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制中存在的漏洞，確保項(xiàng)目施工的經(jīng)濟(jì)效益。監(jiān)督是一種隨著時(shí)間的推移而評(píng)估制度執(zhí)行質(zhì)量的過程。監(jiān)督可通過日常持續(xù)的監(jiān)督活動(dòng)來(lái)完成，也可以通過進(jìn)行個(gè)別的、單獨(dú)的評(píng)估來(lái)完成，或者將二者結(jié)合。

（四）明確責(zé)任的分配與授權(quán)。對(duì)項(xiàng)目組織成員要進(jìn)行權(quán)責(zé)分派，即對(duì)工程項(xiàng)目的預(yù)算、決算、招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督等，均應(yīng)明確劃分責(zé)任，由專門部門和專人負(fù)責(zé)，確保不相容職務(wù)相互分離。另外，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)對(duì)工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，如企業(yè)的資本性預(yù)算只有經(jīng)過董事會(huì)等高層管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)方可生效，所有工程項(xiàng)目的立項(xiàng)和建造均需經(jīng)企業(yè)管理者的書面認(rèn)可，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理工程項(xiàng)目業(yè)務(wù)。

（五）改進(jìn)項(xiàng)目組織形式。項(xiàng)目組織形式已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理模式過渡到了諸如項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制的矩陣管理模式等國(guó)外先進(jìn)的管理模式。實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制并不是說(shuō)項(xiàng)目經(jīng)理一人說(shuō)了算，每一項(xiàng)相關(guān)決定都要遵循一定的程序進(jìn)行，比如勞務(wù)分包隊(duì)伍的挑選，必須經(jīng)過對(duì)其施工能力、管理水平、信譽(yù)情況等進(jìn)行深入的調(diào)查了解后，由項(xiàng)目部管理層討論決定。

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