公路局檔案管理中存在的問題以及對策分析

董 瑩

山東省棗莊市公路管理局

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公路局檔案管理中存在的問題以及對策分析

董 瑩

山東省棗莊市公路管理局

摘 要：公路局檔案是指在整個公路建設過程中形成的全部有保存價值的信息總稱。由于公路工程檔案管理是一項瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付，如不認真進行督導檢查，會有大量資料流失。基于此，本文闡述了公路局檔案管理的特點，對公路局檔案管理存在的問題以及公路局工程檔案管理問題的對策進行了探討分析，旨在促進提高公路工程建設的質(zhì)量。

關鍵詞：公路局；檔案管理；特點；問題；對策

1公路局檔案管理的特點

1.1公路局檔案管理的特點

1.1.1專業(yè)性強。公路工程檔案大部分內(nèi)容是技術方面的，要做好公路工程檔案工作，既要有工程方面的知識，也應具備檔案管理方面的知識。

1.1.2建設單位多。整個完整的工程建設項目，由于各種原因，往往要牽涉到政府部門﹑業(yè)主﹑勘察設計單位﹑建設施工單位﹑運營使用單位﹑監(jiān)理監(jiān)督單位。

1.1.3形成時間長。一個工程項目從項目立項﹑勘察設計﹑招標確定施工監(jiān)理單位﹑工程施工﹑交工驗收﹑試運營到最后竣工驗收，一般最少要兩年左右時間。

1.1.4檔案數(shù)量大。一個工程從決策，設計到最后竣工，每一個階段都會產(chǎn)生大量的原始記錄，到后期便會形成數(shù)量巨大的特點。

1.1.5數(shù)字化管理水平要求高。隨著計算機技術的應用，在公路建設設計﹑施工﹑管理﹑維護等各項工作中都不同程度地采用了先進的信息管理技術，在不同的的工作環(huán)節(jié)和管理階段，形成的檔案對新時期公路局檔案管理提出了更高的要求。

2公路局工程檔案管理中存在的問題

2.1規(guī)范性不強。資料收集不及時﹑不完整﹑不準確。一些工程建設單位認為項目檔案管理只是工程完工后，后勤資料人員再做的工作，在平時的工程建設過程中不注意工程資料收集﹑積累﹑整理工作，到了工程結(jié)束后為了能應付竣工驗收，才組織大量的人力﹑物力進行突擊。由于在平常的日常工作中對形成的資料收集不及時，造成資料遺漏﹑缺損，影響了工程資料的質(zhì)量。

2.2操作方法落后。目前很多公路建設項目都是采用傳統(tǒng)的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成﹑收集﹑整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應項目檔案數(shù)量大和項目檔案利用范圍擴大的需要。在整理方面，傳統(tǒng)方式整理竣工資料就是項目完工后統(tǒng)一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做—套紙質(zhì)檔案，一套項目檔案數(shù)量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。

2.3檔案管理意識不夠強。一些工程建設單位對項目檔案管理在認識上存在偏差，重視不夠。如有的認為項目檔案是工程建設的附屬產(chǎn)物，相對諾大的工程項目顯得不重要，微乎其微，從領導到員工都集中精力抓工程質(zhì)量﹑工程技術﹑工期，對項目檔案管理都沒有給予應有的重視；有的認為項目檔案管理是額外工作，主要是上級要求做，存在應付的意識，認為能應付檢查就行了。

2.4檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。各參建單位由于各種條件的限制往往很少配備專職資料員，大多是兼職資料員，工程技術人員兼作資料工作，或是辦公室文員兼作資料員，這就造成資料員素質(zhì)參差不齊，有的具有工程方面的知識，卻不具有檔案方面的知識，有的具有檔案知識，對工程方面知識又缺乏了解，還有的對這兩方面的知識都不甚了解，等等，這給項目檔案管理工作帶來很多問題。

3公路局工程檔案管理問題的對策

3.1依法進行檔案工作管理。一是按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定，建設單位有義務做好建設過程中發(fā)生的檔案收集﹑管理工作。換句話說，項目檔案管理是依法必須完成的工作，不容忽視。二是加強社會監(jiān)督，打擊施工過程中出現(xiàn)的腐敗現(xiàn)象，需要充分發(fā)揮檔案的憑證作用﹑依據(jù)作用﹑監(jiān)督作用等社會管理功能，保證檔案質(zhì)量至關重要。項目檔案收集不完整﹑管理不科學，質(zhì)量得不到保證，因此，需要依法對項目檔案進行管理，以提高工程整體質(zhì)量。

3.2加快檔案信息化建設。檔案信息能否有效地被開發(fā)利用，除了很大程度上取決于檔案信息的質(zhì)量外，還與檔案信息傳遞的技術密切有關。隨著社會的發(fā)展和進步，人類已進入信息時代，特別是政府信息公開工作的逐步開展，社會各界對文件﹑檔案等政府信息的需求急劇增加，對文件﹑檔案等的傳統(tǒng)手工操作已遠遠不能適應現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，滿足不了政府信息工作的需要。所以我們必須加快檔案的信息化建設，具體包括館藏資源的信息化及計算機等高新技術的應用。

3.3發(fā)揮人的主觀能動性。

3.3.1加強對工程檔案法律﹑法規(guī)﹑標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。

3.3.2是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學習，懂技術﹑會管理﹑業(yè)務精，并取得上崗證書。

3.3.3是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務工作，主動做好對重點工程檔案業(yè)務指導，現(xiàn)場跟蹤服務，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集﹑整理與工程建設同步，認真抓好檔案整理﹑歸檔﹑移交工作。

3.3.4是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術﹑新方式，減少了哪些工作環(huán)節(jié)，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關信息反饋到管理層，并通過匯總﹑提煉再補充到相應的規(guī)范中。

3.4定期開展資料整理﹑檢查與監(jiān)督。由于檔案管理是一項瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，建設項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付，如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至會有大量資料流失，所以要定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，對建設項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

3.5提高檔案管理人員的素質(zhì)。公路局工程檔案管理人員應充分認識到公路工程檔案管理的重要性﹑艱巨性，突破舊的管理概念和固有的模式，學習研究國家基礎建設方面的政策﹑法規(guī)，增強法制觀念和依法辦事能力，嚴格執(zhí)行路橋工程建設檔案管理職責，積極參與公路工程建設檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉﹑提高自身的業(yè)務素質(zhì)和專業(yè)技能，使公路工程建設檔案更好地服務于公路工程建設的需要。

4結(jié)束語

公路建設的檔案管理工作涉及到公路建設項目決策﹑設計﹑施工到交工﹑竣工驗收各個環(huán)節(jié)。作為一名公路局檔案管理人員，不僅要做好傳統(tǒng)的檔案管理工作，還要結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理需要，充分應用信息技術，以提高檔案科學管理水平，實現(xiàn)公路企業(yè)良好的經(jīng)濟和社會效益目標。因此對公路工程檔案管理的研究具有重要的意義。

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