淺談檔案管理創(chuàng)新

王海霞

黑龍江省農(nóng)墾總局梧桐河農(nóng)場(chǎng)

淺談檔案管理創(chuàng)新

王海霞

黑龍江省農(nóng)墾總局梧桐河農(nóng)場(chǎng)

由于當(dāng)今科學(xué)技術(shù)快速的發(fā)展，單位在檔案管理的工作中也需要緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐，在實(shí)際的工作中對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新，采用科學(xué)管理的規(guī)律及成功管理的經(jīng)驗(yàn)，有效的利用更多有價(jià)值的檔案信息資源，提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，一個(gè)單位的檔案承載著單位發(fā)展的歷史軌跡，是對(duì)單位發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄，檔案以其所載信息的原始性、真實(shí)性、技術(shù)成果的可重復(fù)性及可考查性等使其具有更高的利用價(jià)值。因此，在新時(shí)期，通過(guò)對(duì)單位檔案管理工作創(chuàng)新的加強(qiáng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為單位發(fā)展創(chuàng)造新的機(jī)遇與空間是十分有必要的。

檔案管理；創(chuàng)新

只有敢于創(chuàng)新，勇于探索，善于用新的思維、新的思路、新的方法來(lái)解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問(wèn)題，才能突破前人，超越自己，才能永葆檔案工作的生機(jī)與活力，才能不斷提高服務(wù)水平，切實(shí)做好檔案工作。

1、思想意識(shí)上的創(chuàng)新

一是檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念更新。檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在，因此，檔案人員在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優(yōu)良傳統(tǒng)，然而在當(dāng)今社會(huì)，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續(xù)踏踏實(shí)實(shí)工作；另一方面也要通過(guò)檔案工作者的開(kāi)拓與創(chuàng)新，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案工作的自身價(jià)值，發(fā)展檔案事業(yè)；二是檔案人員要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作，這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求，因此，檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，善于提出新方法、新思路，解決新問(wèn)題，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新.有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作人才；三是檔案人員應(yīng)當(dāng)拓寬視野、豐富知識(shí)。檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要，把終身教育作為一種必然選擇，努力學(xué)習(xí)，不斷“充電”，拓寬視野，運(yùn)用檔案新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變，努力去多思考，多研究，營(yíng)造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

2、服務(wù)手段創(chuàng)新

一是建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)；二是建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門(mén)可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高；三是電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔；四是開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門(mén)利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門(mén)利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息，因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替；五是開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門(mén)制定的文件的人員逐年增多，尤其是我國(guó)加入WTO后，公民出于維護(hù)自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息，為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

3、技術(shù)管理創(chuàng)新

在檔案管理過(guò)程中可以運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)和科學(xué)的管理模式，作為一種強(qiáng)大的動(dòng)力來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的全面開(kāi)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理工作中廣泛的使用，成為檔案管理工作的主要工具，其具有較大的優(yōu)勢(shì)，不但能夠?qū)n案做好保護(hù)和維護(hù)工作，避免檔案的丟失，而且還能夠減少檔案管理工作人員的工作壓力，最大的優(yōu)勢(shì)是檔案的開(kāi)發(fā)和利用較為方便。將技術(shù)創(chuàng)新貫穿在檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)現(xiàn)代化和科學(xué)化的檔案管理實(shí)現(xiàn)，技術(shù)管理創(chuàng)新一方面要努力推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新。檔案管理者要自覺(jué)堅(jiān)持在管理方面的創(chuàng)新上下工夫，在管理手段現(xiàn)代化上下工夫，堅(jiān)決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹(shù)立檔案是一種信息資源、同樣會(huì)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的理念，把有限的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)限的主動(dòng)服務(wù)，由傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的、直接的高層次服務(wù)；由封閉型的管理向開(kāi)放型管理轉(zhuǎn)變；由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變；另一方面要努力推進(jìn)管理手段的創(chuàng)新。檔案管理主要是和數(shù)字與文字打交道，數(shù)字化檔案將成為今后檔案管理事業(yè)的主要存在形式，建設(shè)數(shù)字化檔案已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向。

綜上所述，檔案的管理是各種珍貴的歷史資源可以長(zhǎng)久保存的重要途徑，對(duì)于檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新，不但要實(shí)事求是、還要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，跟緊時(shí)代發(fā)展潮流，用創(chuàng)新的思維、理念，以積極的態(tài)度去創(chuàng)新去摸索，不斷積累經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題，做到穩(wěn)步前進(jìn)穩(wěn)中有升，推動(dòng)檔案管理事業(yè)不斷發(fā)展。