科研單位財務(wù)檔案數(shù)字化管理工作探究

李鴻娟

當(dāng)前，人類正在進(jìn)入信息社會，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的普及推動了信息獲取、分發(fā)、交易模式的變革，新的要求和挑戰(zhàn)向傳統(tǒng)檔案管理模式提出，針對目前財務(wù)保障范圍拓展和管理的要求不斷提高的現(xiàn)狀，需要改革電子財務(wù)檔案的管理方式。而想要做好財務(wù)檔案管理工作，實現(xiàn)提高財務(wù)檔案管理效率的目的，建設(shè)電子財務(wù)檔案，信息化財務(wù)檔案則成了必經(jīng)之徑。

科研院所經(jīng)濟(jì)活動具有保值、保存價值的重要檔案之一是科研院所的財務(wù)檔案。它們包括會計憑證、銀行付款收據(jù)、相關(guān)發(fā)票和合同、會計報表、會計賬本及支撐附件等資料。財務(wù)檔案是科研業(yè)務(wù)管理、后勤保障、預(yù)算編制、決策制定和財務(wù)審計的重要信息來源。對財務(wù)會計檔案進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，對顯著提高科研單位的管理水平、工作效率和工作質(zhì)量有極大的幫助。

一、科研單位財務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

近年來，隨著科研機構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)展，財政資金、院撥資金和各種橫向、縱向資金不斷增加，導(dǎo)致財務(wù)會計檔案數(shù)量迅速增加，對會計檔案存儲空間的需求不斷增加；為了鼓勵科研機構(gòu)規(guī)范資金使用，完成各類課題結(jié)題，特別是專項審計工作的頻率越來越高，申請和使用檔案的頻率也越來越高，使得對會計檔案便捷查詢的需求尤為迫切和重要。

傳統(tǒng)的會計檔案只能以文本和表格的形式固定信息，會計信息只能以紙張的形式存儲，形式非常單一。會計檔案歸檔是將所有紙質(zhì)會計檔案經(jīng)審核后，按照報送要求進(jìn)行裝訂和存儲。紙質(zhì)檔案的管理和使用有很多問題：首先，紙質(zhì)檔案的查詢必須到財務(wù)庫房，按會計憑證的年、月、編號查找所需憑證，人工拍照、整理、打印，并手動發(fā)送給審計組，這既耗時又勞動密集；其次，隨著時間的推移，一些紙張會被損壞，筆跡會變得模糊，使查詢變得困難；第三，紙質(zhì)檔案對維護(hù)條件要求較高，必須做好“八防”，增加了檔案管理的成本和難度。會計檔案有鏈接，核對后按檔案要求保存各會計紙質(zhì)檔案。政府和使用紙板有很多問題：首先，根據(jù)會計文件的年、月和數(shù)量，尋找紙板必須找到以下要求。綜上所述，傳統(tǒng)的財務(wù)文檔管理已不能滿足現(xiàn)代財務(wù)文檔管理的需要。最新修訂的《會計檔案管理辦法》發(fā)布實施以后，電子會計檔案將被納入會計檔案的管理范圍。未來，會計檔案將逐步發(fā)展為電子檔案，以滿足財務(wù)檔案信息化管理的需求，并進(jìn)行歸檔、存檔、查檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)變。對于電子檔案而言，時效性、便捷性和技術(shù)性的優(yōu)勢，在即將到來的財稅信息時代，必然會成為電子財務(wù)檔案管理的主流。

二、科研單位財務(wù)電子檔案的收集與數(shù)字化平臺的可實施性

目前，電子發(fā)票逐漸被推廣，與此同時，會計憑證、報表、賬簿、銀行回單、對賬單、合同、證照等各種會計檔案文件均隨之使用電子數(shù)據(jù)替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，并通過集成多個系統(tǒng)來實現(xiàn)自動化采集會計數(shù)據(jù)資料，以確保最終電子檔案的全面性和完整性。

電子存檔系統(tǒng)可以連接到票務(wù)系統(tǒng)，從而收集和驗證電子發(fā)票；對接電子影像系統(tǒng)，從而獲取電子影像文件；連接會計核算系統(tǒng)，從而采集會計憑證；連接銀行企業(yè)互聯(lián)系統(tǒng)，以獲取電子銀行回單。電子文件系統(tǒng)中嵌入的編碼規(guī)則根據(jù)編碼信息確定同一業(yè)務(wù)各文檔之間的關(guān)系，基于這種關(guān)系，可以根據(jù)各編號之間的指針映射關(guān)系，在后臺自動匹配發(fā)票、銀行回單、記賬憑證、和報賬單等財務(wù)檔案。與此同時，操作系統(tǒng)同時保留了檔案管理員手動操作的權(quán)限，從而可以二次確保電子映像、電子憑證的匹配，確保單據(jù)、影像、憑證間的對應(yīng)。將智能財務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，整合優(yōu)化整個業(yè)務(wù)流程，從而共同打造科研機構(gòu)電子財務(wù)檔案的數(shù)字化平臺。

三、科研單位財務(wù)檔案數(shù)字化平臺開發(fā)利用實施方案

1.配備軟硬件設(shè)施。

構(gòu)建數(shù)字化財務(wù)檔案平臺，需要各單位配備相關(guān)的軟件與硬件設(shè)備。首先，大規(guī)模財務(wù)電子憑證需要提供超大容量的存儲器、運算性能較高的服務(wù)器和足夠穩(wěn)定的操作系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。其次，需要根據(jù)各科學(xué)研究機構(gòu)的實際需求，針對性的設(shè)計開發(fā)電子檔案財務(wù)管理系統(tǒng)，使其能夠?qū)﹄娮迂攧?wù)檔案進(jìn)行收集、檢索、管理、分類、立卷和銷毀等，并在此基礎(chǔ)上，增加后臺、人員權(quán)限、角色管理及系統(tǒng)參數(shù)、日志信息維護(hù)等功能模塊，從而輔助系統(tǒng)管理員對平臺進(jìn)行全面控制和管理。檔案管理人員需要配備適當(dāng)?shù)霓k公設(shè)備，如計算機、高分辨率攝像機、打印機、掃描儀等，以方便管理人員對財務(wù)檔案進(jìn)行掃描和處理。此外，還需要開發(fā)一個集成的查詢引擎，并將其嵌入財務(wù)文件查詢系統(tǒng)中，以便對檔案進(jìn)行查詢。

2.建立一系列的管理制度。

科學(xué)研究機構(gòu)的電子檔案平臺的實施和運行與一整套完整的規(guī)章制度是密不可分的。根據(jù)新頒布的《會計檔案管理辦法》和《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》的要求，結(jié)合科研機構(gòu)的性質(zhì)和實際工作內(nèi)容，建立一套完整的管理規(guī)章制度，制定一套關(guān)于財務(wù)電子檔案的歸檔、保管、移交、保密、銷毀等操作的具體流程，從而可以促進(jìn)科學(xué)研究單位財務(wù)電子檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理。而對于涉密的財務(wù)檔案，必須按照國家和有關(guān)部門的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格制定對應(yīng)的保密措施。依靠該規(guī)章制度統(tǒng)一管理財務(wù)電子數(shù)據(jù)，從而減少人為因素的負(fù)面影響。

3.提高財務(wù)電子檔案管理人員的計算機水平。

數(shù)字化財務(wù)檔案平臺的使用離不開IT 系統(tǒng)，需要既具備檔案管理方面的專業(yè)知識又精通計算機編程等技術(shù)的復(fù)合型人才。然而根據(jù)目前的國情，許多科學(xué)研究機構(gòu)對檔案管理的重視程度不夠。在信息化建設(shè)大背景下，科研機構(gòu)需要對財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行電子檔案相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員配置，滿足信息化管理的高效、高質(zhì)量的要求。

4.完善平臺數(shù)據(jù)庫的財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)。

通過使用智能財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)檔案可以通過接口直接從財務(wù)系統(tǒng)接收對應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)，并將財務(wù)電子檔案按照既定方案存儲在數(shù)字化平臺的數(shù)據(jù)庫中。對于已經(jīng)存儲在財務(wù)檔案庫的各紙質(zhì)財務(wù)檔案，必須有組織、有計劃地用高速攝像機拍照，并將照片發(fā)送到財務(wù)檔案數(shù)字化平臺，平臺將自動從照片中獲取對應(yīng)的憑證號信息，寫入到財務(wù)電子檔案系統(tǒng)中，確保財務(wù)檔案電子憑證規(guī)范化與可持續(xù)性。

5.采取多重措施保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。

信息管理平臺最重要的環(huán)節(jié)之一就是數(shù)據(jù)安全，需要對系統(tǒng)進(jìn)行定期的安全檢測，及時更新操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，修復(fù)漏洞，防止信息被第三方竊取、篡改和盜用。此外，科學(xué)研究單位內(nèi)的所有財務(wù)數(shù)據(jù)和資料均需要統(tǒng)一備份，以避免因為計算機設(shè)備硬件損傷、停電等事故導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，保障財務(wù)檔案的完整性、安全性。

6.提供多種查詢方式供檔案查閱人員選擇。

為了方便對財務(wù)電子檔案進(jìn)行查詢，財務(wù)電子檔案平臺還需要為查詢?nèi)藛T提供可以選擇的各種查詢方式。查閱人員應(yīng)根據(jù)具體的權(quán)限登錄電子財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，并通過搜索檔案的關(guān)鍵字對完整的檔案資料進(jìn)行查詢，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的有效利用，提高工作時效。

四、科研單位財務(wù)電子檔案實施對財務(wù)管理、檔案管理的影響

1.提高財務(wù)部門、檔案查詢?nèi)藛T的工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。

財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的實施，提高了財務(wù)檔案的查詢效率。過去，財務(wù)檔案的傳遞是由管理員手動傳遞，需要管理員不斷在財務(wù)部門和檔案倉庫間往返重復(fù)的存取檔案，這導(dǎo)致了財務(wù)檔案相當(dāng)頻繁的被下架、分類、標(biāo)記、上架等，整個過程不僅需要消耗大量的人力支持，效率低下，而且極易造成檔案的丟失和損壞等。而進(jìn)入數(shù)字化后，可以有效控制和節(jié)約人工成本，提高效率，從而取得更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.提升財務(wù)檔案管理服務(wù)質(zhì)量，提高檔案查閱使用者滿意度。

過去，在前往財務(wù)檔案庫房檢查和整理照片之前，必須先獲得財務(wù)部門的許可。存在多區(qū)域的科研院所，查閱人員常常需要投入大量的時間和人力來開展這項工作。而隨著數(shù)字化財務(wù)檔案平臺的實施，財務(wù)檔案管理系統(tǒng)提供了多個接口，以方便查閱人對財務(wù)檔案進(jìn)行查閱。查閱人員可根據(jù)自身實際情況選擇合適的查閱方式，提高效率和滿意度，高效率地配合課題室組完成課題結(jié)題審計、專項檢查等各項工作。

3.助力科研單位信息化建設(shè)事業(yè)，為科研單位信息化建設(shè)添磚加瓦。

科研單位信息化建設(shè)水平是一所科研院所綜合實力的重要標(biāo)準(zhǔn)，財務(wù)電子檔案管理是其信息智能建設(shè)不可缺少的一份子。對財務(wù)電子檔案的高效使用，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)分析、內(nèi)部控制以及預(yù)決算中財務(wù)數(shù)據(jù)的作用，為管理者精準(zhǔn)高效地進(jìn)行財務(wù)管理提供相關(guān)的財務(wù)信息，在數(shù)據(jù)依據(jù)方面為科研單位的重要決策提供依據(jù)，并在信息化建設(shè)方面取得實質(zhì)性的成果。