為了記憶不再缺失——期刊檔案管理工作二三事

李俊輝

(《軍隊(duì)采購與物流》雜志編輯部，湖北 武漢　430035)

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為了記憶不再缺失
——期刊檔案管理工作二三事

李俊輝

(《軍隊(duì)采購與物流》雜志編輯部，湖北 武漢430035)

期刊檔案管理工作是檔案管理中的一個重要部分，也是期刊規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)的主要內(nèi)容之一。結(jié)合日常工作實(shí)際，以例證的方式闡述了期刊檔案管理工作的重要性，論證了做好期刊檔案管理要“用心”和“有愛”，提出在期刊檔案管理工作上的“收”“管”“用”的幾點(diǎn)做法。

期刊檔案管理；檔案管理；期刊檔案

雜志出版檔案是國家檔案的重要組成部分，承載著專業(yè)文化建設(shè)與發(fā)展的歷史記錄。作為期刊編輯部工作的一名編輯兼檔案管理人員，9年來檔案管理工作中的“痛、喜、愛”，徹底改變了我對期刊檔案工作“事小、煩人、無用”的認(rèn)識，的確如此，不妨請聽我慢慢道來，你就會發(fā)現(xiàn)檔案工作其實(shí)積淀著歷史塵埃，非常之高；流淌著世間記憶，非常之大；記載著文化發(fā)展，串連著昨天和今天，非常之上。

1　痛徹心扉的“斷片”——疼痛后的醒悟

如果說醉酒后的“斷片”，你會讓人取笑一輩子；那么檔案管理的“斷片”，將會讓后來的時(shí)光永恒“失憶”，你會后悔一輩子。這種永恒失憶之痛，我深有體會。

2007年6月，我從前任檔案管理員戴老手中接過期刊出版檔案管理工作，他在交接完后叮囑我：“小李啊，檔案工作你不要嫌麻煩，耐點(diǎn)心，做好了他是編輯部的寶貴財(cái)富，斷片了就再也找不回來了啊?！蔽尹c(diǎn)點(diǎn)頭，“請戴老放心，我會做好檔案管理工作的?！毙睦飬s在嘀咕，“編輯部檔案管理不就是把稿件登記好，保存好，這很容易啊，還搞得神神秘秘的，什么財(cái)富不財(cái)富，有這么嚴(yán)重嗎？”

可接觸之后，發(fā)現(xiàn)檔案管理還真是麻煩。期刊原始稿件的登記需要一個本子，分發(fā)給編輯的登記又需要記錄，刊用與不刊用的文字稿件和圖片也要做好保存，分門別類，事不大卻挺多。更可怕的是，當(dāng)時(shí)的我認(rèn)為檔案管理屬于我的“兼職”，編輯工作才是最重要的，思想上出現(xiàn)了偏差，問題就來了。

斷片一：稿件丟失風(fēng)波。2008年8月5日，北京物資采購站王助理電話詢問他投的“關(guān)于援外物資采購的幾點(diǎn)思考”稿件的刊用情況，電話中他說明，因?yàn)檫@次9月他涉及到調(diào)整職稱，并可能影響到他在部隊(duì)工作的去留問題，這篇文章的刊用與否對他至關(guān)重要。接到電話后，我馬上查詢來稿登記，顯示這篇文章是2008年3月26日打印好，4月5日下發(fā)并進(jìn)行的初審，但沒有刊發(fā)，同時(shí)，我在未刊用和待處理的稿件檔案中也沒有找到這篇文章。由于工作的馬虎，我忘了登記分發(fā)到的審稿編輯，增加了尋找的難度，且稿件分發(fā)到查詢時(shí)隔4月，所有文字編輯都沒有印象審理過此稿，稿件憑空消失了。當(dāng)我電話告知王助理，稿件丟失了，需要他重新郵發(fā)一份稿件過來再行審理，且由于審稿周期，即使文章質(zhì)量很好，在9月也刊發(fā)不出來時(shí)，他近乎哀求的對我說，“你們幫幫忙好不好？這次調(diào)職對我個人太重要了，也許就決定了我的未來……”聽到這里，我的心猛的一下揪的痛：因?yàn)槲覚n案登記的失誤可能會影響別人的一生。

斷片二：重要圖片遺失。期刊刊發(fā)的圖片都要刻錄光盤歸檔，便于原始資料的保存查閱，也利于開展科學(xué)研究和文化教育活動。2015年6月，華東物資采購局的申助理來電需要我們提供他在我刊2010年第二期刊發(fā)的總部首長的照片，因?yàn)樗麄冸娔X整理這幾張照片找不到，正好他們局里檔案館建設(shè)需要。我立即查找檔案光盤，巧合的是這張光盤之前借給了一名教員，他制作教學(xué)資料時(shí)損壞了里面的內(nèi)容，此檔案已經(jīng)廢除了。當(dāng)我告知申助理這張圖片我這里也找不到了的那一刻，他驚訝地表示，“啊？你們也沒有，那估計(jì)就找不到了。”我從他的語氣中讀出了難受與無奈……

這是我檔案管理工作以來印象最深刻，也是最痛心的2件事。痛過之后，猛然醒悟：檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是維護(hù)自身權(quán)益的重要工具，是積累和傳播知識的重要載體，是開展文化教育活動的重要素材，開展科學(xué)研究的可靠工具，也是建立信用的重要工具，檔案管理工作重要如此，真容不得半點(diǎn)馬虎?。?/p>

2　喜極而泣的“收成”——?dú)g喜后的感悟

農(nóng)民“收成”是莊稼的收獲，收成好，他們手舞足蹈；檔案人的“收成”是做好檔案管理，是服務(wù)保障好需求者，收成好，我們歡欣鼓舞。作為軍事期刊檔案管理員，我深深感受到這種服務(wù)官兵的滿足感快樂而踏實(shí)。

在工作中，曾有過一次搶救老檔案的經(jīng)歷。那是在2008年9月，編輯部在整理倉庫時(shí)，發(fā)現(xiàn)一大批年代久遠(yuǎn)，紙張破損嚴(yán)重的資料，仔細(xì)翻閱發(fā)現(xiàn)這是一批關(guān)于我們雜志前身的資料，于是我小心翼翼地把它收整好，并放入雜志檔案中，標(biāo)注為“雜志前身”。這批老檔案，年代跨度較長，內(nèi)容涉及面廣，從創(chuàng)刊前的1980年到創(chuàng)刊時(shí)的1987年，涵蓋了創(chuàng)刊小組會議記錄、會議人員名冊、物資流通的發(fā)展歷程、創(chuàng)刊的背景與總部相關(guān)文件等重要信息。由于歷史原因，這批寶貴的資料長期堆放在庫房里，霉菌、灰塵、蛀蟲等大量有害物質(zhì)，造成紙張破損嚴(yán)重，整理起來很費(fèi)時(shí)間和精力。雖然平時(shí)的檔案整理、錄入、歸檔工作輕車熟路，但是面對這批歷史遺留檔案，為尊重史實(shí)，保持檔案的歷史延續(xù)性，我認(rèn)真進(jìn)行分類、整理、錄入、裝訂，投入了大量精力，終于完成了全部資料的立卷、歸檔。事情總是這樣的巧合， 2009年初，為迎接全軍院校教學(xué)質(zhì)量評估，學(xué)院組織各專業(yè)學(xué)科進(jìn)行專研室建設(shè)。其中，軍事物流學(xué)科建設(shè)發(fā)展歷程中，我們雜志建設(shè)與發(fā)展就是其中一項(xiàng)重要內(nèi)容。編寫雜志成長史必然要寫進(jìn)雜志的前身、演變、發(fā)展、變化的基本過程。歷史不能臆造，不能杜撰，必須要依據(jù)史料記錄，刪繁就簡，去粗取精，把重大的、重要的、典型的事件用文字實(shí)事求是鏈接起來，還雜志建設(shè)史的本來面目。而這些對雜志發(fā)展歷史的文字記載是多么迫切需要，前期搶救的這批歷史老檔案為雜志發(fā)展史寫作發(fā)揮了無可替代的作用。從這些檔案中清晰可見雜志發(fā)展的歷史沿革，在籌劃、建立、發(fā)展等方面作了全景式的記錄，為學(xué)科當(dāng)前和今后的發(fā)展提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

專研室負(fù)責(zé)學(xué)科發(fā)展撰寫的資深老教授胡主任捧著我的手，激動地說：“我當(dāng)年也是參與了雜志創(chuàng)刊籌劃工作的，但現(xiàn)在腦子里只有些碎片化的記憶。真感謝你們寶貴的檔案材料，保持了雜志發(fā)展史的真實(shí)完整性，否則寫這一段歷史，就是‘身在此山中，云深不知處’了！”聽了這話，我眼眶刷的濕潤了，“謝謝主任給我的鼓勵，我一定會把檔案工作做好，服務(wù)好更多的部隊(duì)官兵?！?/p>

看來,只要有心，一定能做好檔案工作。

3　愛得深沉的“珍寶”——深愛后的覺悟

如今，檔案工作已成為我生活中不可或缺的一分子，隨著與檔案工作“相處”時(shí)間的增長，我漸漸感受到自己對檔案管理工作視若珍寶，愛得深沉。因?yàn)樗不貓?bào)于我，檔案工作要求的精細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)、沉穩(wěn)，把一個剛從軍校畢業(yè)的毛頭小子，一個好高騖遠(yuǎn)、眼高手低的我，磨練成為一名能夠耐得住寂寞，不驕不躁，不懈追求的檔案管理先進(jìn)工作者，我感謝檔案工作，給予了我人格上的熏陶和凈化。為此，在深深領(lǐng)悟到檔案的重要價(jià)值后，我宣誓：加緊自身的提高與升華，確?！坝洃洸辉偃笔А保玫厥箼n案管理工作服務(wù)于教學(xué)科研一線，服務(wù)于部隊(duì)，服務(wù)于基層。

一是在檔案的“收”上形成了全面覆蓋具有服務(wù)價(jià)值的檔案材料。工作期間，我根據(jù)檔案管理工作特點(diǎn)，建立完善了期刊檔案工作資源體系。分別建立了文字稿、圖片稿、新聞稿作者體系，方便期刊專題寫作約稿、封面圖片作者的聯(lián)系和通訊員隊(duì)伍建設(shè)，提高期刊辦刊質(zhì)量；豐富了期刊的檔案資料，將以前的沒有納入檔案管理的校對稿也納入在檔案管理中，方便進(jìn)行校對管理，提高校改水平，也實(shí)現(xiàn)了只要具備服務(wù)價(jià)值的檔案材料一個不落地做好管理。二是在檔案的“管”上使檔案服務(wù)更加便捷、更加高效。9年來，我堅(jiān)持做好期刊檔案的編目工作，將期刊中原始稿件分為刊用、修改、備用、不刊用4個欄目做好保存，將每一期刊發(fā)的稿件每一篇文章做好原稿保存，每一張圖片備份在2張光盤和專業(yè)電腦上，確保檔案保存萬無一失；堅(jiān)持做好檔案工作中登、統(tǒng)計(jì)的電子化管理，明確來稿時(shí)間、作者單位、聯(lián)系方式、審稿編輯、處理意見、作者反饋欄目；堅(jiān)持做好期刊電子檔案的管理，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的便捷高效。三是在檔案的“用”上使檔案服務(wù)更超前、更貼近實(shí)際。實(shí)際工作中，我對各個檔案盒、檔案柜進(jìn)行了編目，并用醒目的便簽做好標(biāo)記，方面查閱使用；對每一期雜志進(jìn)行完全電子化檔案管理，建立了檔案查詢系統(tǒng)，具有作者、篇名、發(fā)表時(shí)間3個檢索窗口，真正做到每一篇文章有電子文檔，每一副照片都有電子照，實(shí)現(xiàn)了檔案使用的方便快捷。

檔案是活著的歷史，是流淌著的記憶，是文化傳承的載體，是還原史實(shí)的依據(jù)，檔案人的工作崇高而重要，我堅(jiān)信，只要有愛，檔案管理將是一筆巨大財(cái)富，檔案事業(yè)必將蓬勃發(fā)展！

[1]馬萍. 淺談圖書館檔案管理工作[J]. 經(jīng)營管理者,2012,(5):232～232.

[2]李苑.機(jī)關(guān)單位檔案管理問題研究[J].科技資訊，2013,(18)：159～160.

[3]趙國琴.淺談機(jī)關(guān)單位檔案管理問題[J].青年文學(xué)家，2012,(7)：239～239.

2016—6—15

李俊輝(1982—)，男，湖北天門人，碩士，編輯.

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