檔案信息化建設(shè)的研究與探討

劉偉偉

乳山市水土保持監(jiān)督管理站

檔案信息化建設(shè)的研究與探討

劉偉偉

乳山市水土保持監(jiān)督管理站

事業(yè)單位檔案信息化是我國(guó)信息化戰(zhàn)略發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國(guó)事業(yè)單位事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的必然結(jié)果。本文主要通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案信息化相關(guān)理論的闡述，在加深對(duì)事業(yè)單位檔案信息了解的同時(shí)，梳理我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，從而提出解決對(duì)策。

信息化；事業(yè)單位檔案；建設(shè)研究

1、引言

事業(yè)單位檔案的建設(shè)是保證事業(yè)單位工作有序進(jìn)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲(chǔ)存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展和迅速變化。近年，我國(guó)提出信息化發(fā)展戰(zhàn)略，并制定《2006-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》規(guī)劃，得到各個(gè)產(chǎn)業(yè)和部門的響應(yīng)，事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)也在有序進(jìn)行，但在發(fā)展過(guò)程中仍存在很多問(wèn)題，因此，為完善事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的研究與探討具有很大必要性。

2、檔案信息化相關(guān)理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發(fā)展到一定歷史階段的社會(huì)形態(tài)，而不是瞬間形成的結(jié)果。檔案信息化是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案工作的過(guò)程 。主要強(qiáng)調(diào)三個(gè)層次的含義：信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛、深入的實(shí)際應(yīng)用；通過(guò)各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會(huì)的共同使用，并轉(zhuǎn)化為所需資料；檔案信息化逐步滲入全社會(huì)信息化發(fā)展之中。

3、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

3.1事業(yè)單位檔案信息化認(rèn)識(shí)不足

受傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書(shū)寫(xiě)和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習(xí)慣了這種方式。要進(jìn)行事業(yè)單位檔案的信息化對(duì)于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實(shí)這是因?yàn)閷?duì)事業(yè)單位檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)于效率等各方面都有很大提高，事業(yè)單位檔案的信息化也是如此，不僅可以提高事業(yè)單位檔案的個(gè)人工作效率、提高事業(yè)單位部門的整體職能效率，還有利于對(duì)事業(yè)單位檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，事業(yè)單位部門要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)下屬各單位積極開(kāi)展檔案信息化工作，提高對(duì)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

3.2事業(yè)單位檔案工作信息化人才較少

事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)離不開(kāi)信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個(gè)單位、部門和社會(huì)發(fā)展最核心的要素，事業(yè)單位檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)；同時(shí)，隨著我國(guó)各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，事業(yè)單位檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)它不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的信息化人才。雖然我國(guó)信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長(zhǎng)，但這些人才基本上分布在電信、航空工業(yè)、研究開(kāi)發(fā)等領(lǐng)域，事業(yè)單位檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對(duì)較少，不利于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3.3信息化設(shè)備利用率低

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分事業(yè)單位檔案館也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國(guó)家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡(jiǎn)單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來(lái)或引入新的信息化設(shè)備是促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化的下一步重要工作點(diǎn)。

4、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)策

4.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，接受新的事物也許需要很長(zhǎng)的時(shí)間，也將面臨很大的挑戰(zhàn)，但是我們要堅(jiān)定事業(yè)單位檔案信息化的決心，逐步樹(shù)立信心化觀念，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化的逐漸過(guò)渡。我們要充分認(rèn)識(shí)到信息化的這個(gè)大環(huán)境，認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將事業(yè)單位檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合事業(yè)單位檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。事業(yè)單位檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清事業(yè)單位檔案發(fā)展的大方向，提供工作責(zé)任感、樹(shù)立現(xiàn)代化管理理念。通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)與員工的共同努力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4.2加大人才培訓(xùn)和招聘力度

事業(yè)單位檔案部門要加大對(duì)現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請(qǐng)信息化專業(yè)人員不定期對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施事業(yè)單位檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的事業(yè)單位檔案信息化工作環(huán)境。同時(shí)還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)、有較強(qiáng)的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進(jìn)行。要更好的做好事業(yè)單位檔案信息化工作，還要進(jìn)一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，加強(qiáng)具備多能力人員的存在。

4.3建立檔案信息化建設(shè)工作組

事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對(duì)事業(yè)單位檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國(guó)事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好的完成。

5、總結(jié)

事業(yè)單位檔案工作作為保管機(jī)構(gòu)和共享資源這一性質(zhì)，在數(shù)字時(shí)代是不會(huì)也不應(yīng)該改變的， 事業(yè)單位檔案信息化的根本使命與傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案工作是一致的。

［1］孟思恩，王穎，何芳.我國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考.檔案學(xué)研究，2012.

［2］周玲.劉檔案信息化建設(shè)的思考.檔案學(xué)通訊，2009.

劉偉偉（1976.03）；性別：女，籍貫：山東省乳山人，學(xué)歷：大專；現(xiàn)有職稱：助理工程師；單位：乳山市水土保持監(jiān)督管理站，研究方向：檔案管理。