提高檔案利用率的研究與探討

1.姜海峰 2.宋 強(qiáng)

1、山東省乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局政工科 2、山東省乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

提高檔案利用率的研究與探討

1.姜海峰 2.宋 強(qiáng)

1、山東省乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局政工科 2、山東省乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)管理局

檔案是歷史的積累，社會(huì)的財(cái)富，檔案的根本價(jià)值在于給人們的現(xiàn)實(shí)工作以借鑒參考。然而，社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案界的社會(huì)意識(shí)、人們的檔案價(jià)值觀念、檔案工作自身的因素以及檔案工作者的素質(zhì)等因素，影響和制約了檔案信息的利用，因此，必須有針對(duì)性地開(kāi)展工作，消除制約因素，才能有效地提高檔案的利用率。

一、影響檔案利用率的因素分析

根據(jù)目前中國(guó)檔案利用的狀況進(jìn)行分析，我們可以直觀的看到檔案利用過(guò)程中所存在的一系列問(wèn)題，而產(chǎn)生這些問(wèn)題的因素也是來(lái)自于各個(gè)方面，下面是影響檔案利用率的幾個(gè)主要因素

（一）社會(huì)大眾對(duì)于檔案的意識(shí)不強(qiáng)

由于檔案在傳統(tǒng)的社會(huì)認(rèn)知中，是作為一種類(lèi)似于保密文件的形式存在的，其服務(wù)的對(duì)象一般是國(guó)家政府機(jī)構(gòu)，而部門(mén)讓社會(huì)大眾普遍運(yùn)用。所以人們對(duì)檔案利用的了解知之甚少，也沒(méi)有形成一個(gè)相應(yīng)的利用檔案進(jìn)行工作生活的意識(shí)，也就使得檔案利用所扮演的角色無(wú)足輕重。即便是有部分人員懂得檔案利用的優(yōu)勢(shì)，由于傳統(tǒng)觀念造成的影響，使得他們進(jìn)去檔案館的次數(shù)少之又少并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案的利用。

（二）檔案的開(kāi)發(fā)利用方面不夠完善

目前在我國(guó)檔案利用的模式多以資料調(diào)用的形式展開(kāi)，往往是當(dāng)需要某個(gè)方面的檔案才會(huì)進(jìn)行調(diào)查尋找，而沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)化的服務(wù)，沒(méi)有在前期對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)全面的分類(lèi)、篩選以及編寫(xiě)歸納。當(dāng)然，也有一些部門(mén)對(duì)于檔案進(jìn)行了整理加工，但是沒(méi)有將利用質(zhì)量提高，仍然不能適應(yīng)社會(huì)的需求，無(wú)法體現(xiàn)檔案管理的實(shí)際價(jià)值，這也就造成了目前我國(guó)在檔案利用方面的低效率和低質(zhì)量。同時(shí)，目前全國(guó)各地的綜合檔案館里存儲(chǔ)的大部分都是機(jī)關(guān)文件之類(lèi)的，缺乏一些專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案資源，比如科技檔案、經(jīng)濟(jì)發(fā)展檔案以及風(fēng)土人情檔案等。這就使得目前的檔案資源并不能滿足各行各業(yè)人士的需求，所以檔案利用無(wú)法在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域中占據(jù)有利地位。

（三）檔案管理人員沒(méi)有專(zhuān)業(yè)質(zhì)素

由于檔案管理人員不具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，在管理檔案的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案遺漏、內(nèi)容缺失的相關(guān)問(wèn)題，使得檔案資源就會(huì)有部分遺失，利用者在很多時(shí)候都不能得到完全的資源利用，這也就造成了利用率無(wú)法提高的局面。除了對(duì)待信息的管理問(wèn)題，檔案管理人員自身也沒(méi)有積極的檔案管理態(tài)度，沒(méi)有深入的思考檔案利用的現(xiàn)狀和相應(yīng)措施，不能及時(shí)地將傳統(tǒng)的檔案管理同當(dāng)下形勢(shì)進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，不能為檔案使用者提供便利，即便是有一些現(xiàn)代科技元素的加入，也只是部分的采用，而沒(méi)有一個(gè)信息的完善和檢索形式的改良，檔案使用者不能及時(shí)的獲取相應(yīng)檔案，造成不必要的困擾。

（四）檔案信息自動(dòng)更新系統(tǒng)落后

對(duì)于一個(gè)檔案庫(kù)而言，里面所存儲(chǔ)的資料和信息是利用者所關(guān)心的，如果不能及時(shí)的對(duì)明天檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)更新，就無(wú)法同社會(huì)發(fā)展、需求同步，這樣一來(lái)就會(huì)使得檔案管理的規(guī)范化程度降低。特別是現(xiàn)在信息化社會(huì)的建立，絕大多數(shù)市民都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的途徑來(lái)獲取相應(yīng)的需求，檔案信息更新系統(tǒng)沒(méi)有跟數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合，就無(wú)法及時(shí)有效的提供相關(guān)資料，隨著發(fā)展的加快，被市場(chǎng)所淘汰是一個(gè)必然趨勢(shì)。另外，信息資源具有一定的時(shí)效性，只有及時(shí)的能被利用的資源才會(huì)是有價(jià)值的，所以對(duì)于自動(dòng)更新系統(tǒng)的不斷優(yōu)化也是檔案信息發(fā)展的必要手段。

（五）查檔手續(xù)太過(guò)繁瑣

因?yàn)槌跗诘臋n案提取程序是比較嚴(yán)格的，相應(yīng)的證件證明都必須齊全之后才能調(diào)用檔案，很多時(shí)候，查檔需要先跟單位或者相關(guān)政府部門(mén)進(jìn)行申請(qǐng)，通過(guò)了審核以后才能根據(jù)申請(qǐng)表信息來(lái)查看相關(guān)文件資源，對(duì)于一些密保性強(qiáng)的文件還需要更加準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)才能進(jìn)行查檔，給用戶帶了很大的不便。而目前一些互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上的資源利用卻是十分便捷的，通常只需要在進(jìn)去系統(tǒng)的時(shí)候進(jìn)行一個(gè)簡(jiǎn)單登記，就可以查找自己所需資源了。因此為了方便起見(jiàn)，許多的用戶都不會(huì)選擇過(guò)程繁瑣的傳統(tǒng)檔案查詢(xún)，而且尋找其他途徑來(lái)獲取相應(yīng)信息。

二、提升檔案利用率的措施

為了提升檔案利用率，我們可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改良：

（一）是解決檔案認(rèn)知意識(shí)的問(wèn)題，可以通過(guò)加大宣傳力度來(lái)實(shí)現(xiàn)?？梢栽谏缃黄脚_(tái)上多推出檔案利用的一系列概念，讓社會(huì)大眾更多的了解到檔案利用的相關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)檔案利用的社會(huì)影響。

（二）是檔案的開(kāi)發(fā)工作必須有所建樹(shù)，根據(jù)當(dāng)下的檔案利用現(xiàn)狀，結(jié)合社會(huì)的需求進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)，并且有針對(duì)性的設(shè)計(jì)更類(lèi)檔案信息模式，讓不同的人群可以各取所需，為利用者提供全面系統(tǒng)性服務(wù)；

（三）是對(duì)于檔案工作人員的建議，工作人員可以改變服務(wù)形式，以積極主動(dòng)的服務(wù)態(tài)度來(lái)面對(duì)工作。主動(dòng)的去挖掘客戶的需求以及可能會(huì)有的要求，調(diào)整自己的工作狀態(tài)以適應(yīng)客戶。

（四）是檔案管理模式的改進(jìn)，單位可以利用現(xiàn)代化設(shè)備來(lái)強(qiáng)化服務(wù)，可以把檔案管理跟互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高檢索和資源更新的效率。在查檔認(rèn)證方面也需要多加改良，使用多個(gè)渠道的服務(wù)形式來(lái)提供檔案信息，最大程度的方便利用者的檔案查閱。

（五）此外，可以建立一個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)程序，為檔案管理的規(guī)?；峁┯辛Φ谋Ｕ稀＿@一系列措施都可以全面的解決檔案利用的問(wèn)題，發(fā)揮檔案利用的整體優(yōu)勢(shì)，提高檔案利用率。

三、總結(jié)

無(wú)論時(shí)代發(fā)展的方向是如何改變的，社會(huì)對(duì)于數(shù)據(jù)的需求是永遠(yuǎn)不會(huì)消退的，而檔案利用作為數(shù)據(jù)的形成載體也扮演著舉足輕重的角色。只是目前的檔案利用方面處于一個(gè)相對(duì)薄弱的環(huán)節(jié)，但是只要相關(guān)部門(mén)可以投入更大的力度來(lái)對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，相信在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，檔案利用率會(huì)大幅度的回升，體現(xiàn)其應(yīng)有的社會(huì)地位。

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［6］蔡海飛；淺談檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］；科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)；2007年11期 .

姜海峰（1969.08--）；性別：男，籍貫：山東省乳山人，學(xué)歷：本科，畢業(yè)于山東省委黨校；研究方向：檔案管理。