OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題與對策分析

謝 玥，趙永俊

(1.昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院院務(wù)部，云南 昆明 650031；2.云南省衛(wèi)生和計劃生育委員會政策法規(guī)處，云南 昆明 650020)

OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題與對策分析

謝 玥1，趙永俊2

(1.昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院院務(wù)部，云南 昆明 650031；2.云南省衛(wèi)生和計劃生育委員會政策法規(guī)處，云南 昆明 650020)

通過梳理分析我國OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)狀后發(fā)現(xiàn)，目前存在認(rèn)識不足、人員素質(zhì)參差不齊、平臺搭建不健全等問題。并根據(jù)醫(yī)院的實際情況，提出了提高重視程度、設(shè)置專業(yè)專職人員進行開發(fā)維護和管理、加大建設(shè)投入、建立和完善歸檔制度等建議。

辦公自動化系統(tǒng)；醫(yī)院檔案；信息化管理

隨著科技的飛速發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)借助高新技術(shù)變革帶來的成果，提高自身工作效率，進一步加強醫(yī)院檔案管理的發(fā)展和完善。因此，將OA系統(tǒng)引入醫(yī)院檔案管理工作是十分必要的，一方面它能夠減輕當(dāng)下從事醫(yī)院檔案管理的工作人員沉重的負(fù)擔(dān)，另一方面也能夠促進醫(yī)院事務(wù)效率的提高[1]。為此，筆者基于文獻(xiàn)資料和工作經(jīng)驗，對OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題進行分析，并提出對策建議，為相關(guān)單位和個人提供參考。

1 相關(guān)概念

1.1 OA系統(tǒng)簡介

OA(Office Automation System)即辦公自動化系統(tǒng)的簡稱，它是20世紀(jì)70年代發(fā)展起來的一種日常管理應(yīng)用系統(tǒng)，目前該系統(tǒng)被廣泛運用于各個企事業(yè)單位的辦公中。通過電子計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合發(fā)展，OA系統(tǒng)的運用更是得到了快速的推進，它讓無紙化辦公成為了一種可能[2]。同時，由于OA系統(tǒng)本身具有高效性和安全性的特點，也越來越受到廣大企事業(yè)單位辦公的青睞了。

1.2 醫(yī)院檔案及其管理

醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)療檔案、預(yù)防檔案、科研檔案、教學(xué)檔案及黨政人事管理檔案等，這些檔案記錄著醫(yī)院不同時期各項工作的來龍去脈，既是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策、確定工作方向和落實具體任務(wù)的科學(xué)依據(jù)，也是院內(nèi)保證各項工作正常開展運行的參考。醫(yī)院檔案的管理具備較強的專業(yè)性、政策性和機密性等特點，因此科學(xué)規(guī)范地管理醫(yī)院檔案，是一項能夠提高醫(yī)院工作效率和管理水平，并且對醫(yī)院發(fā)展具有重大意義的工作[3]。

2 OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀與成效

目前，OA系統(tǒng)作為一種多功能的日常管理應(yīng)用系統(tǒng)，它憑借著自身便捷、安全及無紙化辦公等諸多特點被廣泛引入到醫(yī)院檔案管理工作中來，并卓有成效。

OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，信息的采集。OA系統(tǒng)配有相應(yīng)的掃描設(shè)備，可以將醫(yī)院所需要錄入系統(tǒng)的信息進行掃描錄入，大大提高了工作效率。第二，信息化辦公。在OA系統(tǒng)中，所有數(shù)據(jù)都已電子化存入系統(tǒng)，形成了一個巨大的數(shù)據(jù)庫，多用戶多設(shè)備可以同時檢索，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享[4]。第三，信息化工作流程。OA系統(tǒng)本身具有管理流程建設(shè)的優(yōu)勢。因此，它被引入到醫(yī)院檔案管理工作中來，能極大地推動醫(yī)院工作流程的信息化，減少了該工作中不必要的人為干擾。OA系統(tǒng)作為醫(yī)院檔案管理的一種重要方式，不僅可以避免資源浪費，提高工作效率，還促進了各部門之間溝通協(xié)作，降低了管理成本[5]。同時，也極大地推進了醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，全面實現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化、信息共享和高效溝通。

3 OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問題

3.1 對OA系統(tǒng)的重要性認(rèn)識不足

OA系統(tǒng)作為一個優(yōu)秀的日常管理系統(tǒng)，它的檔案管理的功能會將所有電子文檔統(tǒng)一歸納入該平臺中，以方便用戶使用，極大提高工作效率[6]。但由于很多醫(yī)院依舊被傳統(tǒng)觀念限制，認(rèn)為紙質(zhì)文件才更具有保存價值和法律意義。因此，目前很多使用OA系統(tǒng)的醫(yī)院，同時還要求使用紙質(zhì)文件，甚至還有少數(shù)醫(yī)院只認(rèn)可紙質(zhì)文件。這最終會阻礙OA系統(tǒng)在醫(yī)院各類檔案的收集和歸納功能，很大程度上影響了該系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的有效使用。

3.2 相關(guān)技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

要想醫(yī)院OA系統(tǒng)的功能得到完全的實現(xiàn)，那么就必須為其配備相應(yīng)的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員。但目前大部分醫(yī)院，主要采用的還是外包團隊來進行開發(fā)和維護。雖然，外包軟件公司提供的網(wǎng)絡(luò)工程師在技術(shù)方面具有較高的專業(yè)水平，但其缺乏相應(yīng)的醫(yī)療方面知識，因此對醫(yī)院檔案管理還存在隔行如隔山的局限性[7]。此外，很多負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)管理的檔案管理員也都是臨時從其他崗位轉(zhuǎn)崗而來，缺乏一定專業(yè)的檔案管理知識和計算機操作技能，這也嚴(yán)重地影響了OA系統(tǒng)在醫(yī)療系統(tǒng)的高效使用。

3.3 相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺搭建的不健全

OA系統(tǒng)中的電子文件是需要通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸?shù)?，簽批、發(fā)布和閱讀等功能的實現(xiàn)都離不開一個給力的網(wǎng)絡(luò)平臺[8]。但目前看來，由于很多醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺上投入不足，導(dǎo)致該平臺不健、不穩(wěn)定，以至于許多重要文件在傳輸時出現(xiàn)丟失或簽批失敗等系統(tǒng)問題，從而嚴(yán)重影響了OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的正常使用。

3.4 尚未實施相應(yīng)OA系統(tǒng)電子歸檔

雖然，目前為數(shù)不少的醫(yī)院都已經(jīng)廣泛引入并使用了OA系統(tǒng)，但尚未建立一套完整的電子歸檔制度，并未采用電子歸檔方式[9]。很多文件歸檔仍是采取紙質(zhì)文件歸檔保存的方式，由于紙質(zhì)檔案存在易受潮、受損和丟失的問題，會給醫(yī)院檔案的管理帶來一定安全隱患。

4 改善OA系統(tǒng)對醫(yī)院檔案管理的相關(guān)建議

4.1 提高各部門對OA系統(tǒng)的認(rèn)識及重視程度

新時期下，國家十分重視各單位檔案的電子信息化管理工作，出臺了一系列相應(yīng)的管理辦法。那么，當(dāng)下醫(yī)院的檔案管理工作也必須與時俱進順應(yīng)國家的相關(guān)要求，大力推進醫(yī)院的檔案管理工作與醫(yī)院的信息化建設(shè)[10]。各大醫(yī)院應(yīng)該積極主動開展關(guān)于OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中運用的培訓(xùn)和教育，徹底轉(zhuǎn)變醫(yī)院工作人員的思想意識，讓全體人員充分認(rèn)識到OA系統(tǒng)運用的重要性和必要性，做到規(guī)范地使用OA系統(tǒng)進行辦公和電子歸檔，從而使得OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮出其應(yīng)有的功能。

4.2 設(shè)置專業(yè)專職人員進行開發(fā)維護和管理

醫(yī)院應(yīng)該設(shè)置專業(yè)專職人員分別從事OA系統(tǒng)開發(fā)維護和檔案管理工作。一方面，要對網(wǎng)絡(luò)工程師給予醫(yī)療相關(guān)理論和知識上的培訓(xùn)，讓他們在使用OA系統(tǒng)進行醫(yī)院檔案管理中的開發(fā)和維護能夠更貼合醫(yī)院的實際[11]。另一方面，醫(yī)院應(yīng)挑選網(wǎng)絡(luò)知識與檔案管理的復(fù)合型人才作為專職OA系統(tǒng)管理人員。他們既要具有扎實的檔案管理理論知識和技能，又要具備一定的計算機網(wǎng)絡(luò)操作技能及一些基本的醫(yī)療知識。在設(shè)置專業(yè)專職人員的基礎(chǔ)上，醫(yī)院還應(yīng)通過定期不定期的開展OA系統(tǒng)運用的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，傳授和更新相關(guān)知識和技能，以提高工作人員的系統(tǒng)開發(fā)維護、檔案管理的能力，從而不斷提高檔案信息化管理能力[12]。

4.3 加大對網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)的投入

醫(yī)院要實現(xiàn)信息化是需要相應(yīng)的軟硬件配套設(shè)施來保證的。想要OA系統(tǒng)能在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮安全、高效等作用，就需要醫(yī)院投入資金進行網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建[13]。系統(tǒng)能夠發(fā)揮共享的作用，主要依賴于網(wǎng)絡(luò)的傳輸，一個穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺的存在才能保證OA系統(tǒng)在信息提交、信息存儲、檢索系統(tǒng)、資源共享等方面發(fā)揮其高效的功能，才能實現(xiàn)檔案管理部門和其他部門的溝通協(xié)作，才能推動和完善OA系統(tǒng)的運用，切實讓OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中的功能。

4.4 建立和完善相應(yīng)電子歸檔制度

醫(yī)院要徹底解決電子歸檔的問題，就必須應(yīng)建立一套科學(xué)合理、切實可行的電子歸檔制度。該制度應(yīng)包括電子歸檔的存儲設(shè)備、操作流程、歸檔管理的責(zé)任人、出現(xiàn)失誤的相關(guān)責(zé)任承擔(dān)確定等多方面內(nèi)容[14]。從各個細(xì)節(jié)上切實落實電子歸檔制度在醫(yī)院中的運用，從而保證醫(yī)院檔案的真實性、完整性和安全性。

總之，醫(yī)院檔案作為國家檔案的重要組成部分，朝著電子信息化的方向發(fā)展也是大勢所趨[15]。OA系統(tǒng)的運用在醫(yī)院辦公和檔案管理中起到了極大的推進作用，不僅有效地保證了醫(yī)院檔案管理工作的有效性、及時性和安全性，而且還提高了各大醫(yī)院的管理水平和工作效率。因此，我們應(yīng)該不斷的促進和完善醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設(shè)，從而最大發(fā)揮OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案信息化管理中的功能。

[1] 魏婉瑩.醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2015，(48)：24-25.

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[3] 王鶯歌.基于OA平臺的醫(yī)院綜合檔案管理信息系統(tǒng)研究[J].科技展望，2014，(4)：348.

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[5] 黃新金.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].才智，2015，(18)：338-340.

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[9] 范淑珍，王秀芳.淺談醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與展望[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2005，26(4)：419-420.

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[11] 劉秀英.淺析數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)濟技術(shù)協(xié)作信息，2016，(6)：12-13.

[12] 于金玲.淺談醫(yī)院檔案管理中的數(shù)字化應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版)，2006，(5)：114-115.

[13] 王家壽.淺談醫(yī)院文書檔案管理的特點與幾點體會[J].卷宗，2015，(8)：115-116.

[14] 邵銀華.淺談醫(yī)院檔案管理存在的問題、原因及對策[J].科技信息：科學(xué)·教研，2007，(4)：195.

[15] 張慶玲.淺談醫(yī)院檔案管理工作的幾點做法[J].中國管理信化，2013，16(6)：103-104.

(本文編輯：張永光)

Analysis of the problems and strategies of application of OA system in hospital archives management

XIE Yue1，ZHAO Yong-jun2

(1.FirstAffiliatedHospitalofKunmingMedicalUniversity，KunmingYunnan650031，China；2.YunnanProvincialHealthandFamilyPlanningCommission，KunmingYunnan650031，China)

Through teasing and analyzing OA system application in hospital archives management.It find out that some problems as cognition is shortage，personnel quality is irregularity and the platform construction is imperfect.According to hospitals actual situation，it puts forward that improve attach importance degree，set specialized professionals to develop，maintain and manage the system，increase construction input，build and perfect archives system.

OA system，hospital archives，informatization management

2016-08-08

10.3969/j.issn.1003-2800.2016.11.008

謝 玥(1978-)，女，福建同安人，碩士，主要從事醫(yī)院管理工作。

趙永俊(1982-)，男，云南昆明人，碩士，主要從事衛(wèi)生計生法制工作。

R197

B

1003-2800(2016)11-0030-03