利用web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科技期刊信息化管理

文/張倩

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利用web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)科技期刊信息化管理

文/張倩

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代科技期刊建設(shè)管理工作在日常業(yè)務(wù)、職能和結(jié)構(gòu)等方面都發(fā)生了新變化。在新的形勢下，傳統(tǒng)的期刊管理模式必須進行結(jié)構(gòu)化調(diào)整，才能適應(yīng)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展的需要。只有提高對期刊管理自動化的認(rèn)識，才能促使科技期刊管理工作朝著科學(xué)、簡捷、高效和信息化管理的方向邁進。

目前，基于Web頁面的期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，各大型知名期刊編輯部都采取此種方式對稿件進行接收、管理與評審。Web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)主要是通過瀏覽器的基本功能，采用三層B/S（Browser/Server）方式進行構(gòu)建，技術(shù)要求低，系統(tǒng)也易于管理與維護，能快速處理大量數(shù)據(jù)和對數(shù)據(jù)進行更新、檢索，應(yīng)用范圍廣，使稿件編輯得到進一步的規(guī)范化，大大提高了工作質(zhì)量與效率。期刊編輯工作主要是圍繞自身、作者、評審專家三者間作為業(yè)務(wù)主體，彼此間構(gòu)建信息的傳遞、交流、反饋等日常業(yè)務(wù)處理工作。所以，期刊投稿、審稿、排版、查詢、入庫等全過程的網(wǎng)絡(luò)化是編輯工作發(fā)展的必然趨勢。

1　期刊信息化管理的功能

1.1實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化投稿

期刊通過Web技術(shù)建立自身網(wǎng)站的目的除了讓外界了解學(xué)術(shù)期刊、了解雜志社的相關(guān)動態(tài)信息外，更重要的是搭建一個讀者、作者和雜志社之間的學(xué)術(shù)交流平臺。同時，依托網(wǎng)站實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)投稿、辦公自動化及學(xué)術(shù)交流三大功能，既可達到期刊雜志宣傳效果，又實現(xiàn)了“信息化、網(wǎng)絡(luò)化”的期刊管理。

利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)科技期刊編輯手段現(xiàn)代化，改變了作者依靠紙質(zhì)書稿投遞稿件的方式。作者可以直接進行網(wǎng)絡(luò)投稿，既節(jié)約了作者投稿成本，又提高了稿件投遞速度，實現(xiàn)信息的快捷傳遞。期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)主要包括網(wǎng)站動態(tài)信息、作者注冊、作者投稿、在線查稿、已刊論文等欄目。①動態(tài)信息。主要包括期刊簡介、雜志社成員介紹、投稿須知以及相關(guān)滾動新聞，便于作者了解該雜志，以及雜志涉及范圍、如何投稿、稿件格式和投稿地址等說明性信息。②作者注冊。個人注冊信息包括姓名、性別、單位、聯(lián)系地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、電子信箱、專業(yè)信息、備注等內(nèi)容，只有填寫完個人信息后，才能進行下一步操作，這是網(wǎng)絡(luò)投稿的前提要求。③作者投稿。作者在完善個人注冊信息后，重新輸入用戶名和密碼，才可以進入在線投稿界面，通過填寫必要的投稿內(nèi)容，如題目、關(guān)鍵詞、作者姓名、摘要等信息，以及上傳Word文檔，最終確認(rèn)后系統(tǒng)會自動提示稿件投遞成功。其中，作者還可以進行增加、修改、刪除、撤稿等基本技能操作，并可隨時通過登錄網(wǎng)站來查詢自己的稿件所處狀態(tài)。期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)對于投遞的稿件，會在稿件查詢欄顯示稿件目前所處的處理環(huán)節(jié)，如初審階段、外審、改稿、錄用、退稿等信息。④郵件通知。期刊信息化管理除了有利于稿件投稿、查詢外，更重要的是該系統(tǒng)還可以通過作者填寫的郵箱地址定時自動發(fā)送稿件信息給作者，告知作者稿件的相關(guān)信息，既方便期刊編輯部工作，又有利于作者多途徑查詢和了解自己的稿件狀態(tài)。⑤已刊論文。對于作者通過期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)投遞的稿件，包括以前錄用過的及現(xiàn)在投遞的論文，系統(tǒng)會自動保留，顯示在作者注冊信息里，便于作者對自身已投稿的論文進行有效地查詢和核實。

1.2實現(xiàn)論文評審專家網(wǎng)上審稿

期刊審稿一般是以“三步走”的形式對稿件進行審定，然后確定錄用與否。第一步編輯初審，對作者所投稿件的內(nèi)容、格式要求以及錯漏字等進行初步的篩查與查重；第二步，也是最關(guān)鍵的審稿環(huán)節(jié)，是指審稿專家評議對系統(tǒng)中分配到的相關(guān)論文進行審定，并填寫意見。第三步是期刊編輯部召開評審會對決定錄用的論文最后把關(guān)及擬定出版周期。期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)除了第三步召開評審會議不能實現(xiàn)外，其第一、二步的審稿環(huán)節(jié)都能實現(xiàn)并達到最理想的要求。

學(xué)術(shù)期刊最重要的工作之一是審稿，審稿是論文發(fā)表過程中的一個重要環(huán)節(jié)。期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)面向所有投稿作者和審稿專家，區(qū)別只在于權(quán)限和功能模塊所不同而已。評審專家只要使用編輯部提供的登錄名和密碼即可從專家登錄窗口進入評審界面。不管是白天還是晚上，不管國內(nèi)還是國外，只要有一臺能上網(wǎng)的計算機，評審專家即可不受時間和區(qū)域的影響，對其負(fù)責(zé)的論文稿件進行評議。這不僅使審稿時間大大縮短，而且避免了稿件丟失和延遲等事情發(fā)生。由評審專家對稿件給出評審意見，不僅能增強評審工作的透明度，還能保證論文質(zhì)量，提升其學(xué)術(shù)價值。評審專家是保證稿件質(zhì)量和學(xué)術(shù)期刊可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要的因素。

1.3實現(xiàn)評審專家?guī)炀W(wǎng)絡(luò)化管理

期刊評審專家是科技期刊重要的資源，對于科技期刊的學(xué)術(shù)質(zhì)量來說，評審專家起著至關(guān)重要的作用。審稿工作要求的不斷提高，迫使期刊編輯部更進一步規(guī)范評審專家數(shù)據(jù)庫，實施動態(tài)管理和合理調(diào)配，從而實現(xiàn)審稿工作不斷科學(xué)、簡捷、高效和現(xiàn)代化的目的。在期刊實行的三級審稿制度中，評審專家對稿件進行審議是其中最重要的環(huán)節(jié)。加強和完善期刊論文投稿與評審系統(tǒng)建設(shè)，對系統(tǒng)中的作者信息庫、專家信息庫及稿件資源庫的關(guān)聯(lián)性，數(shù)據(jù)的有效整合、優(yōu)化已成為整個系統(tǒng)重中之重，也是對系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行有效管理的方法之一。專家信息庫的建設(shè)是編輯部工作的重要內(nèi)容，科學(xué)、規(guī)范、全面的專家信息庫，有利于工作的開展，使審稿工作效率、效果更上一層樓。

為了保證評審專家隊伍的穩(wěn)定性、高水平，以應(yīng)對不斷增加的稿件和保證所刊登論文質(zhì)量，編輯部要作好評審專家的挑選。期刊編輯部對評審專家的挑選是一項極其嚴(yán)格和重要的工作，一般采用的方法有兩種，一種是編委推薦，本刊編委優(yōu)先推薦熟悉本學(xué)科最新發(fā)展情況、并在本學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)有一定影響力的專家教授。另一種是聘請，對于一些在專業(yè)領(lǐng)域具有很高影響力，科研成果豐碩的有名專家教授，可通過發(fā)送邀請函的方式聘請其為期刊的評審專家，并說明具體要求和工作細(xì)則。對于聘請的各評審專家必須要達到一定條件方能聘用。其具體要求有：①責(zé)任心強。評審專家必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、態(tài)度端正，能在規(guī)定的時間內(nèi)對各篇稿件定時、定量、高質(zhì)完成審稿工作。②學(xué)術(shù)造詣深。有一定知名度和權(quán)威性，精通業(yè)務(wù)，經(jīng)驗豐富，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職稱，從事相關(guān)專業(yè)5年以上，熟悉本專業(yè)及本行業(yè)的國內(nèi)外、省內(nèi)外情況和動態(tài)，健康狀況良好。只有強化具體要求，才能更好地對評審專家隊伍質(zhì)量把好關(guān)。

為了提高出版論文質(zhì)量，除了穩(wěn)抓評審專家隊伍建設(shè)，期刊編輯部還應(yīng)對評審后的稿件建立一套科學(xué)、合理、有效的評審質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，各評審專家也必須根據(jù)此標(biāo)準(zhǔn)對稿件進行評審。其具體要求：①及時性。對規(guī)定時間內(nèi)完成的審稿工作做到不拖延，不耽誤，按時完成。②完整性。主要是審稿意見與稿件內(nèi)容的對應(yīng)性，是否一致。③客觀性。對稿件提出的審稿意見是否做到客觀、公平、公正，不帶有主觀偏見。

1.4實現(xiàn)期刊信息化電子排版

論文投稿與評審管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使期刊編輯部減少重復(fù)勞動和低效率的工作產(chǎn)出，實現(xiàn)稿件流程從投稿、審稿、錄用全過程的網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及的今天，論文投稿與評審管理系統(tǒng)同樣可以實現(xiàn)信息化電子排版。期刊編排人員在計算機上登錄論文投稿與評審管理系統(tǒng)，根據(jù)科技期刊編輯人員對版式提出的意見，對各篇撰定出版的論文進行編輯、修改和排版，如插入公式、表格、圖片、廣告刊登等，由編輯直接掃描、導(dǎo)入、編排，最后直接生成排版模式傳遞給校對人員。排版校對是一項細(xì)致艱辛的工作，需要校對人員從一而終瀏覽全文，查找出有錯誤的地方。論文投稿與評審管理系統(tǒng)在校對功能上也有強大的自動檢測控件，對所有排版好的文章，逐句逐段地快速檢查，用不同顏色標(biāo)出大約錯誤的字段，大大縮短校對人員的工作時間，也確保了稿件的準(zhǔn)確性，減少刊登出錯率，實現(xiàn)排版與系統(tǒng)的有機結(jié)合、優(yōu)勢互補。

1.5 實現(xiàn)期刊快速更新入庫

對科研人員來說，文獻數(shù)據(jù)庫是了解國內(nèi)外最新相關(guān)科研信息的來源之一。基于Web頁面的期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)同樣可以通過期刊主頁點擊瀏覽雜志以往刊登的每一卷每一期的文章，既方便讀者查詢，又可通過會員登記下載全文閱讀，既不受時空、地域的限制，又能縮短作者、讀者與編輯三者間的距離。

期刊論文投稿與評審管理系統(tǒng)不僅提高了論文質(zhì)量和期刊出版的效率，減少工作量，更為期刊快速更新數(shù)據(jù)庫提供了便捷。期刊數(shù)據(jù)庫一般包括自身出版的論文數(shù)據(jù)庫，此部分主要是便于期刊編輯、作者及讀者通過互聯(lián)網(wǎng)連接期刊網(wǎng)站查詢和了解所需論文信息；另一方面是指期刊雜志社向國家新聞出版總署提交已經(jīng)刊登的論文數(shù)據(jù)，如向萬方、CNKI、維普等文獻檢索數(shù)據(jù)庫進行及時的更新以增加期刊論文信息。期刊論文的快速更新有利于廣大科研人員及時查詢到最新的相關(guān)信息，掌握最新的學(xué)術(shù)動態(tài)和前沿學(xué)科的發(fā)展趨勢，也有利于具有科技信息查詢能力的專門科研機構(gòu)開展科技查新，出具最新最全及權(quán)威的查新報告。

2　體會

2.1影響范圍更廣

期刊實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化投稿是適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，其影響范圍更廣、傳播速度更快，產(chǎn)生的社會與經(jīng)濟效益比傳統(tǒng)管理模式更深遠、更廣闊。同時也擴大期刊的傳播面，提高了論文出版的時效性，并能不斷擴大期刊影響力度。

2.2流程更規(guī)范化

基于Web頁面的論文投稿與評審管理系統(tǒng)，優(yōu)化和整合了整個編輯流程系統(tǒng)工作，推動了期刊編輯工作的無紙化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使網(wǎng)上投稿、審稿、校對、在線編輯及期刊網(wǎng)站建設(shè)全面得以實現(xiàn)，有力地提高了編輯部的管理水平，促使期刊管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化邁進。

2.3工作效率更高

科技期刊稿件實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，改變了傳統(tǒng)稿件的管理模式，實現(xiàn)信息處理量大、速度快、處理流程規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率高，查詢檢索靈活便捷等優(yōu)點，大大提高了稿件運作效率，降低了日常消耗成本，既節(jié)省資金，又提高了工作效率。

3　結(jié)語

應(yīng)用Web網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行投稿和評審是科技期刊發(fā)展的趨勢，也是提高工作效率的一種重要方法，其改善了傳統(tǒng)工作存在的繁鎖、低效、速度慢等問題，促進了科技期刊的現(xiàn)代化管理，也便于期刊編輯、作者、評審專家之間的交流與溝通，縮短了期刊審稿周期和出版時間，擴大了期刊的影響力，對提高期刊質(zhì)量起到了積極的作用。

作者簡介：張倩（1984-），女，編輯，本科，任職于廣東省醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流中心（廣東省醫(yī)學(xué)情報研究所），從事醫(yī)學(xué)科技期刊編輯工作。