創(chuàng)新科技項目檔案管理工作的幾點思考

文/荊素敏

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創(chuàng)新科技項目檔案管理工作的幾點思考

文/荊素敏

0　前言

近年來，廣東的科技綜合實力和自主創(chuàng)新能力穩(wěn)步提升，區(qū)域創(chuàng)新能力綜合排名連續(xù)8年位居全國第二，穩(wěn)居第一梯隊；科技投入也不斷增加，全省研發(fā)（R&D）投入占GDP比重逐年提高，2015年更是預計達到2.5%；關鍵核心技術也不斷獲得突破，技術自給率達71%。目前，廣東已初步構建起開放型區(qū)域創(chuàng)新體系，以創(chuàng)新為主要引領和支撐的經濟體系和發(fā)展模式也正在加速形成。廣東的科技創(chuàng)新發(fā)展為建設創(chuàng)新型國家不斷提供新鮮經驗和成功范例。隨著全社會對科技創(chuàng)新的關注度越來越高，政府財政資金資助的科技項目越來越多，作為真實反映科技項目研發(fā)活動和科研管理工作過程的重要載體和真實記錄——科技項目檔案，其規(guī)范、管理及利用也變得日益重要。及時梳理科技項目檔案管理中的存在問題，制定具有針對性的對策措施，提升科技項目檔案管理和利用的水平，對支撐全省的科技創(chuàng)新工作具有十分重要的。

1　科技項目檔案的特點

1.1 科技項目檔案具有較高的規(guī)范性

2013年至今，廣東省科技主管部門實施了“陽光再造”行動，對從科技項目的指南形成，到項目申報、評審、執(zhí)行，到結題驗收整個鏈條進行了梳理，搭建一個全新科技管理機制的“平臺”。加上一直以來，財政資助的科技項目都要經過形式審查、專家評審、立項下達、合同簽訂、項目實施、中期檢查、變更調整、驗收結題、績效評價等諸多環(huán)節(jié)，讓科技項目的每個環(huán)節(jié)都有著明確的要求和規(guī)定，并嚴格落實，因此，程序及流程的規(guī)范決定了形成的科技項目檔案在形式、積累和管理上也具有較高的規(guī)范性。

1.2科技項目檔案的內在價值高

財政資金資助的科技項目一般都是政府和社會普遍關注的課題，如廣東省科技廳近年來就聚焦創(chuàng)新鏈5大環(huán)節(jié)，重點推進實施了9個重大科技專項和一批科技專題計劃，讓創(chuàng)新資源得到高效集中，更加適應科技創(chuàng)新的規(guī)律和市場機制。這批專項和專題對當前我省科技、經濟、社會的發(fā)展都有著極為重要的影響和促進作用，在科研和應用上的意義也十分重大。另外，科技項目檔案詳細記錄了科研項目實施的全過程，是科技項目實施各環(huán)節(jié)中對應的工作資料、佐證材料、原始數(shù)據(jù)的匯集，便于科技主管部門進行后期檢查或追溯核查時進行對照。因此，科技項目檔案無論是在科研、管理上都具有很高的內在價值。

1.3科技項目檔案具有唯一性

以廣東為例，每年發(fā)布的科技計劃項目指南，都是在業(yè)內專家充分研究當前行業(yè)經濟技術發(fā)展現(xiàn)狀基礎上制定出來的，項目針對性強，意義重大。項目產生的科技項目檔案反映了該項目實施的全過程，是項目實施的第一手材料，為項目全周期的管理提供了及時、準確、全面的信息，是科技主管部門進行管理、監(jiān)測、評價的依據(jù)。另外，科技項目檔案在成果轉化時可以直接指導生產，獲得轉化的經濟效益。從科技項目的創(chuàng)新點來看，每一個科技項目都有著區(qū)別其他項目的自身獨立性質和創(chuàng)新點，因此，它所形成的科技項目檔案也具有唯一性和不可重復性。

2　科技項目檔案管理工作主要存在的問題

2.1認識上仍存不足，對科技項目檔案的管理意識淡薄

隨著國家創(chuàng)新驅動戰(zhàn)略的實施，科技創(chuàng)新工作越來越受到重視，國家對科技項目檔案的重視程度也逐漸提高。但目前仍存在重科技項目實施，輕科技項目檔案管理的現(xiàn)象，科技主管部門由于人手不足、精力有限，在科技項目結題后便將項目實施單位提交的科技項目材料入庫，沒有將項目資料上升到項目檔案的高度來對待，只是簡單的保管和保存。而項目實施單位在項目結題后更是認為大功告成，按要求提交完項目材料了事，對科技項目材料能否為后續(xù)科研活動或科技計劃提供參考和支撐不甚關心。這種現(xiàn)象即使是在科技創(chuàng)新較為活躍的區(qū)域也較為普遍。另外，一些科技項目承擔單位平時不注意項目材料的收集、整理和保存，歸檔意識不夠，到了項目結題驗收時就臨時抱佛腳拼湊材料，造成本應歸檔的材料文件未歸檔，使科技項目檔案歸檔產生缺漏。

2.2相關工作缺乏制度保障，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準

筆者所在單位在科技檔案管理的過程中，經過若干年的實踐逐漸建立和完善了相關工作制度，并定專人專崗負責科技項目檔案管理。但在行業(yè)培訓交流學習過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，許多科技項目檔案管理單位缺乏相應的保障制度，沒有將科技項目檔案工作列入相應崗位職責，從而導致從事具體工作的人員缺乏主動完成工作的動力、在項目材料歸檔上的責任心也不強。抱著“反正不是重點工作，有時間就弄一弄”的心態(tài)工作，嚴重影響了歸檔的科技項目檔案質量。另一方面，有些省份的科技主管部門對科技項目管理也缺乏統(tǒng)一的標準，不同處室之間也標準不一、各行其是，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，這樣就造成提交上來的檔案資料不齊整、不統(tǒng)一，時間節(jié)點上也是，從而造成重要環(huán)節(jié)的資料易丟失，一些理應保存原件的證明材料沒有原件留存。同時，由于各行其是，在保密制度上也執(zhí)行不嚴，存在泄露技術秘密的可能。

2.3重項目實施輕檔案利用，科技項目檔案利用率低

以筆者所在單位為例，相關科技主管部門每年都定向支持了足額的經費保障科技項目檔案的管理、編研以及數(shù)字化工作。各地在經費足額保障的情況下，也都能夠開展科技項目檔案的保管及深加工，讓科技項目檔案在保存的同時也能夠發(fā)揮出其內在價值，供用戶檢索瀏覽。但當前的問題是，由于重科技項目實施，輕科技項目檔案利用，科技項目檔案的利用率普遍低下。僅筆者所在的科技檔案室，每年直接借閱檔案或者通過網絡查詢?yōu)g覽科技項目檔案的讀者和用戶數(shù)量極少，一方面是因為科技項目檔案的編研工作明顯滯后，科技檔案管理部門沒有或者缺乏對檔案中有價信息的深度挖掘，在科技項目檔案的服務方式和手段上也還不能滿足大家的需求；另一方面是大家還未能充分認識科技項目檔案的內含價值，在實施項目或遇到相關問題時，根本沒有想到參考借鑒參考相關科技項目檔案的內容。

3　創(chuàng)新科技項目檔案管理工作的幾點思考

當前，要想提高科技項目檔案管理工作的水平及效率，必須切實加大檔案管理工作的創(chuàng)新力度，開辟管理新途徑，建立起高效的科技管理制度體系。除了要從領導層面提高認識、從人財物上提供支撐外，更應該緊跟時代和潮流，結合當前國家科技部和省科技廳的相關工作展開，從工作思路、管理方法、質量流程等途徑進行創(chuàng)新。

3.1科技項目檔案工作可以介入科技項目的前期管理過程

要讓科技項目實施單位在人員、資金、場所等條件上對項目檔案的管理予以保證，并明確專管部門或專門人員，對科技項目材料進行專人管理。在科技項目結題驗收后，科技項目材料提交時，就能夠對項目承擔單位提交的科技文件材料進行指導、檢查和監(jiān)督，針對檢查中發(fā)現(xiàn)書寫的質量、文件材料的規(guī)格、份數(shù)等不符合項及時指出，并要求項目承擔單位及相關檔案負責人員限期進行補充完善。甚至可以成為科技項目檔案管理和應用的主導方，定期對重大科技項目的資料收集工作進行定期或不定期的檢查指導，鑒于大部分科技項目檔案管理機構為科技主管部門的下屬單位，將科技項目檔案與科技項目管理工作有機結合，協(xié)助科技主管部門嚴把科技項目實施全過程，對項目“全流程監(jiān)管”和“全過程回溯”起到有效支撐，從而改變以前對方交什么，檔案管理機構就收什么的被動局面，從源頭上保障了科技項目檔案的質量。

3.2 在科技項目檔案工作中引入ISO質量管理體系標準

在一般印象中，科技項目檔案是一種記錄項目實施過程的材料，檔案的管理即是對過往資料的保存或保管。因此，檔案相關工作向來都不太被主管部門或領導放在首要位置，在人財物的配置上，即使是較發(fā)達地區(qū)，也不會出現(xiàn)十分充足的情況，從而導致科技項目檔案的整體建設水平和管理服務水平不高。鑒于目前許多科技項目檔案業(yè)務的承擔機構如各地的科技情報所、生產力促進中心、科技信息中心等等，都通過了ISO9001質量管理體系認證，建議把科技項目檔案管理工作也納入到質量管理體系中。一是通過嚴格的質量管理體系標準流程，還有內部審核、外部審核與自我評定等機制，讓科技項目檔案工作的各流程環(huán)節(jié)及過程記錄可被監(jiān)視、測量、分析和評價，從而使科技項目檔案工作的產品和服務達到顧客滿意及相關規(guī)范要求；二是在納入ISO質量管理體系后，科技項目檔案管理工作不會再由于是非核心工作而不被重視。因為工作的所有流程和環(huán)節(jié)都必須嚴格按照質量管理體系標準，有規(guī)范地對信息化文件進行記錄。此舉可以倒逼主管部門和領導切實加大科技項目檔案的投入力度，提高業(yè)務水平和質量。

3.3新常態(tài)下要用新思路提升科技項目檔案的管理方式

在新常態(tài)下，科技項目檔案作為重要的科技項目管理過程信息，對于具體科技工作的持續(xù)開展有著十分重要的信息支撐與參考作用。針對科技項目檔案管理中存在的問題，筆者結合自身工作實踐認為，需要進一步完善管理方式，創(chuàng)新管理手段，提高管理效率。①對當前的科技項目檔案材料進行有效整合和重新分類。在工作中不要按部就班、因循守舊，要能夠與時俱進地結合當前實施的重大專項和專題類別對檔案材料類別進行重新設置，為科技主管部門的項目管理工作提供支撐。②對科技項目檔案工作進行合理規(guī)劃和安排。摸清各類科技項目結題的周期規(guī)律，找出當前階段科技項目檔案工作的忙閑季，集中人手完成接收、歸檔、數(shù)字化等大工作量業(yè)務，做到“忙時集中，閑時分散”的用人機制，并通過恰當?shù)莫剟顧C制發(fā)揮出檔案工作人員的積極性和能動性。③轉變檔案室的功能思路，從以前單純的接收、報管、借閱功能，向內容挖掘、數(shù)據(jù)分析、專題簡報、數(shù)字化推送方面轉型，著力推進科技檔案的編研，為科技主管部門提供分類別、分專題的決策資訊參考，變被動服務為主動服務。變靜態(tài)檔案材料為動態(tài)檔案資訊，為創(chuàng)新驅動戰(zhàn)略的實施提供支撐。

3.4結合科技報告制度將科技項目檔案工作推向新的高度

檔案的最終價值在于被利用，針對當前科技項目檔案利用率低的現(xiàn)狀，筆者認為，各地科技項目檔案管理部門還應特別重視和結合當前國家的相關政策來開展檔案的開發(fā)利用，切實推動科技項目檔案工作攀上新臺階。比如，國家目前正在實施科技報告制度，廣東省也已從2014年初啟動了相關工作，筆者所在單位是全省科技報告管理與服務的承擔單位?？萍紙蟾媾c科技項目檔案是科技項目材料的兩個方面，科技報告是全面反映科研項目開展過程并對成果進行詳盡描述的科技文獻；而科技項目檔案則是對項目開展的過程如經費使用、項目組織等進行描述，主要針對項目管理。兩者其實是互為補充，互有側重，都對提高社會創(chuàng)新效率和科研誠信有著良好的促進作用。因此，我們可以借科技報告制度實施的契機，將科技項目檔案的管理、開發(fā)和利用也推向一個新的高度。建議將科技項目檔案與科技報告工作相結合，在科技報告政策宣講和報告撰寫培訓過程中，同時介紹科技項目檔案的重要性，并為一些重大科技專項的承擔單位提供科技項目檔案管理的知識技巧講座，從基礎層面提高科技項目檔案材料的歸檔質量，為后續(xù)的檔案開發(fā)利用打好基礎。

作者簡介：荊素敏（1964-），女，高中，任職于廣東省科學技術情報研究所，從事科技檔案管理及研究工作。