干部人事檔案管理方法

張滿麗

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

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干部人事檔案管理方法

張滿麗

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

摘要：干部檔案管理是通過特定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)干部檔案進(jìn)行科學(xué)管理。干部檔案形成部門和管理部門必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)，遵循有關(guān)組織對(duì)人事的政策和規(guī)定，認(rèn)真完成干部檔案的收集工作。干部檔案的鑒定包括：判別材料范圍，加強(qiáng)檔案的鑒定工作，核查材料完整，審查材料是否手續(xù)完備。整理干部檔案過程中，要注意檔案的完整性。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理；方法

1　干部檔案的收集

干部檔案的收集范圍需要對(duì)照《干部檔案分類》中提出的分類的具體內(nèi)容，進(jìn)行針對(duì)性的收集。干部檔案的收集主要通過如下兩條途徑實(shí)現(xiàn)：一是接收。干部檔案的接收是指檔案管理部門按照干部檔案材料收集歸檔范圍和要求，在干部檔案制作之日起的一個(gè)月內(nèi)將干部檔案從干部檔案形成部門轉(zhuǎn)入本部門歸檔的過程。為了按時(shí)接收干部檔案，干部檔案管理部門應(yīng)該建立聯(lián)系制度，及時(shí)掌握干部檔案材料的制作和形成信息，主動(dòng)向干部檔案形成部門、干部本人和其他部門收集干部檔案。為了及時(shí)掌握干部檔案材料的信息，檔案管理部門一個(gè)月至少與人事、辦公室等部門聯(lián)系一次，適時(shí)向有關(guān)部門收集形成的干部、人事檔案材料。需要強(qiáng)調(diào)的是，每年形成的檔案材料以單位名義進(jìn)行收集，各單位干部檔案材料收集、保管工作要由分管人事或檔案工作的專人負(fù)責(zé)，定期送交組織部、人事局檔案室。各單位在收集人事檔案時(shí)，往往會(huì)零星收集。這時(shí)，需要填寫干部檔案收集登記表，一式兩份。一份反饋給人事檔案提供人，一份隨著人事檔案運(yùn)轉(zhuǎn)。檔案的移交人和接收人需要簽字，并加蓋公章。二是補(bǔ)充。干部檔案的補(bǔ)充是指干部檔案管理部門按照經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和實(shí)際工作需要，充實(shí)、完善干部檔案內(nèi)容的過程。各單位可根據(jù)工作需要，有計(jì)劃布置填寫干部履歷表或補(bǔ)充表、寫自傳、做鑒定等，充實(shí)干部檔案內(nèi)容。需要注意的是，干部檔案是一個(gè)動(dòng)態(tài)性事物，干部的職位變遷、機(jī)構(gòu)的組織變革、國(guó)家政策的調(diào)整、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展等都有可能產(chǎn)生新的干部檔案材料，這些材料都需要補(bǔ)充收入干部檔案中。此外，干部檔案中的有些材料是成套的，鑒定時(shí)若發(fā)現(xiàn)缺少材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記并及時(shí)補(bǔ)充。為了及時(shí)收集干部檔案材料，各職能部門形成的檔案材料應(yīng)送交檔案室歸檔，各職能部門應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行，形成干部、人事檔案材料的部門有責(zé)任按歸檔要求及時(shí)歸檔。而干部檔案管理部門則需要主動(dòng)“補(bǔ)位”，及時(shí)將形成干部、人事檔案材料的部門形成的干部檔案文件收集歸檔。

2　干部檔案的鑒定

干部檔案的鑒定是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的干部檔案材料進(jìn)行審查，甄別材料的真?zhèn)?，判定其保存價(jià)值，確定其是否歸入干部檔案的工作。根據(jù)《干部檔案工作條例》等有關(guān)文件，干部檔案鑒定工作應(yīng)具體分析、鑒別材料的內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值，確定其是否應(yīng)該歸入干部檔案。具體工作包括：

第一，判別材料是否屬于干部檔案范圍。有些材料雖然屬于干部檔案，但是并不是本人的檔案材料，而是同名異人，也應(yīng)該剔除并找當(dāng)事人補(bǔ)充相應(yīng)檔案材料。第二，加強(qiáng)對(duì)干部檔案的鑒定工作。尤其是鑒定檔案的真?zhèn)?，判定材料的保存價(jià)值，確定是否歸干部、人事檔案。鑒定過程中發(fā)現(xiàn)涉及干部政歷問題或其他重要問題，需查清，未查清的材料及未辦理完畢的材料，不可歸檔。鑒定時(shí)，發(fā)現(xiàn)材料不完整，要及時(shí)登記并收集補(bǔ)充。第三，核查材料是否齊全、完整。很多干部檔案是成套的，由一系列材料組成，歸檔時(shí)干部檔案管理部門必須檢查這些材料是否齊全和完整，凡內(nèi)容不清，來源和時(shí)間不明的，必須查清注明后再歸檔。另外，干部檔案應(yīng)該是當(dāng)事人個(gè)人歷史和經(jīng)歷的連續(xù)記錄和反應(yīng)，不能中斷或者空缺。第四，審查材料是否手續(xù)完備。干部檔案中的很多材料都需要蓋章或簽字才能生效，如有些證明需要組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明。任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文件號(hào)，收集這些材料時(shí)必須檢查其相關(guān)手續(xù)是否齊備，不符合要求的須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。

3　干部檔案的整理

干部檔案整理是干部檔案管理部門對(duì)收集起來的所有干部檔案分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷的過程。針對(duì)干部檔案的特點(diǎn)嘗試新的方法，成為近年來為大家所關(guān)心的問題。整理干部檔案要認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。以此為依據(jù)，可以將干部檔案整理工作分成以下幾個(gè)步驟：第一，編制分類方案類目。第二，有序地編排材料。第三，清晰地編制目錄。第四，裝訂入庫(kù)。為確保裝訂工作順利完成，裝訂前需要先檢查目錄與材料是否相符，一是材料是否齊全完整，二是順序是否正確。裝訂時(shí)應(yīng)該首先將全卷材料排列整齊，然后按照標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂方法打孔和包裝卷皮。裝訂后的干部檔案案卷應(yīng)該目錄在卷首，卷面整潔、平坦。以卷為單位的裝訂方法在實(shí)際工作中有很多弊端，如需要補(bǔ)充相關(guān)材料時(shí)，必須拆卷重新編目、排列和裝訂，這不僅增加了干部檔案管理部門的工作量，還不利于其他檔案材料的保護(hù)。為此有學(xué)者提出了“活頁(yè)裝訂法”，即不再用線將屬于某個(gè)干部的所有人事檔案裝訂在一起，而是散排在檔案盒中，以便隨時(shí)增添新的材料。這是一個(gè)值得考慮的方法，但是需要完善相關(guān)制度和保管措施。目前，每一本干部檔案都實(shí)行統(tǒng)一規(guī)格編號(hào)編目，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂成冊(cè)，統(tǒng)一規(guī)范檔案用盒，從而實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。整理干部檔案過程中，還需建立一定的副本制度，要注意檔案的完整性。

4　干部檔案的保管

干部檔案整理完，即進(jìn)入保管階段。干部檔案保管的目的是保證人事檔案的完整性和真實(shí)性，從而為干部考核工作提供佐證。檔案保管的主要任務(wù)：一是保證實(shí)體檔案的安全，營(yíng)造一個(gè)合理的環(huán)境，延長(zhǎng)檔案的壽命。二是保護(hù)干部檔案的信息安全。為完成這兩個(gè)任務(wù)，就要求干部檔案保管必須具備如下基本的保管條件。

4.1基本的保管措施

整理實(shí)現(xiàn)庫(kù)房、辦公室、閱檔室“三室分開”。同時(shí)，庫(kù)房需要達(dá)到防高溫高濕、防塵、防光、防盜、防火災(zāi)等基本要求。這就要求，人事檔案庫(kù)建筑要符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的基本要求。

4.2嚴(yán)密的保管制度

干部檔案包含很多黨政機(jī)關(guān)的重要領(lǐng)導(dǎo)、干部的背景、工作經(jīng)歷、政治審查、重大處罰決定等個(gè)人隱私，如果不加限制地公開，有可能對(duì)干部的個(gè)人生括、工作造成影響，問題嚴(yán)重的還可能損害集體利益乃至國(guó)家利益，因此在日常的保管工作中必須特別注意保密工作。干部檔案管理部門應(yīng)制定一套詳細(xì)的保密方案和措施，合理處理干部檔案利用與保密之間的矛盾。

參考文獻(xiàn)：

［1］ 李曉婷.人事檔案管理實(shí)務(wù)［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2015.

［2］ 方德生.干部人事檔案工作理論與實(shí)踐［M］.北京：光明日?qǐng)?bào)出版社，2015.

中圖分類號(hào)：G271.4

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674-8646（2016）10-0140-02

收稿日期：2016-02-05

作者簡(jiǎn)介：張滿麗（1982-），女，黑龍江肇源人，助理館員，主要從事人事檔案管理與技術(shù)工作。

Management method of cadre personnel archives

ZHANG Man-li
（Talent Center of Zhaoyuan County， Zhaoyuan 166500， China）

Abstract：Cadre archives administration makes scientific management on cadre archives through specific processes and standards.Cadre archives formation department and management department must fulfill the collection of cadre archives through implementation of the relevant laws and regulations，follow the relevant policies and regulations of the relevant organizations.Identification of cadre archives includes：determining the range of materials，strengthening the appraisal of archives，verifying the completion of documents，and examining the completion of audit materials.Integrity of the archives should be paid attention in the management process of cadre archives.

Key words：Cadre personnel archives； Management； Method