新時期人事檔案管理信息化建設研究

楊秀梅

（吉林省柳河縣公路管理段，吉林柳河135300）

新時期人事檔案管理信息化建設研究

楊秀梅

（吉林省柳河縣公路管理段，吉林柳河135300）

信息化時代把各行各業(yè)都推入到數字化管理大門中，研究新時期人事檔案管理信息化成為現(xiàn)代管理的客觀要求。從新形勢下建設人事檔案管理信息化必要性、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀、構造人事檔案管理信息化措施三方面進行闡述，以加快人事檔案管理信息化構造。

人事檔案；管理信息化；建設；研究

1 新形勢下建設人事檔案管理信息化的必要性

1.1 努力構建現(xiàn)代化人事檔案管理形式

人們處在強大的信息時代，時代要求人們挖掘各類信息，因此打造人事檔案管理信息化，建設現(xiàn)代化人事檔案管理模式是目前急需解決的問題。只有跟隨時代步伐，方可將繁重的工作變?yōu)殪`活機動的流程。只有檔案管理實現(xiàn)信息化，方可從源頭上讓人事檔案管理工作效率得到提高。

1.2 推動人事檔案信息資源實現(xiàn)共享

信息化強化關聯(lián)效應，交叉管理應用不同信息，可以變信息為商機。換言之，在現(xiàn)代市場經濟條件下，信息資源已成為重要戰(zhàn)略資源。開展人事檔案管理信息化建設，可以讓人才最大價值得到發(fā)揮，人事檔案信息資源實現(xiàn)共享，為現(xiàn)代化建設提供服務，運用科學化管理給人事信息實施加密措施，推動人才發(fā)展。

1.3 便捷查閱人事檔案信息

從前需要很長時間才能查閱到一個檔案，現(xiàn)在通過計算機的集成處理，無論復雜程度多高的數據都能很快處理，查閱時間縮短，查閱程序得以簡化。數字化與電子化在很大程度上讓檔案查閱變得更為便捷。高數字化已取代館藏人事資料與紙質檔案信息，給人們隨時查閱人事檔案信息提供便利，讓檔案使用價值得到充分發(fā)揮。

1.4 檔案資源得到有效開發(fā)與運用

計算機的運用使開發(fā)與應用檔案信息資源的比重大為提高，在人事檔案管理方面，發(fā)揮了巨大作用。這一新型管理模式推動轉變管理方式，尤其是提升了人事檔案利用率。人事檔案本身就是給人事工作提供服務，開發(fā)與運用軟件可以構建立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式。這種新型管理模式完全可以滿足新時期檔案工作的各種要求，適應社會發(fā)展，為經濟建設提供服務。

2 人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 意識淡薄，重視程度不高

在我國，一般事業(yè)單位對人事檔案管理信息化工作都不太關注。大部分把它看成是個輔助類工作，無須當成重點工作來完成，未從思想意識上認清人事檔案管理工作的重要性。意識淡薄，加上缺少財力與人力投入，人事檔案管理信息化建設發(fā)展受到嚴重制約。

2.2 傳統(tǒng)管理模式效率不高

一些事業(yè)單位仍沿用傳統(tǒng)管理模式管理人事檔案，出現(xiàn)大量重復性勞動，工作效率大打折扣。同時，當今實體檔案仍占據主導地位，運用這些人事檔案，反復多次翻閱易損壞檔案，檔案保存就難以落到實處。

2.3 人事檔案數據庫系統(tǒng)不完善，信息安全建設滯后

在我國，不少事業(yè)單位都不太重視建設人事檔案管理信息化的基礎設施，更沒有系統(tǒng)化且整體性強的數據庫，數據收集不全，一些信息存在錯誤，未及時更新信息，從而人事信息相對混亂。實現(xiàn)計算機管理的項目僅僅是檔案目錄編輯、人員基本信息、檔案轉遞等，信息化程度不高，也就無法實現(xiàn)資源共享。

2.4 缺乏素質高、復合型人才

通常情況下，采用手工方法裝訂傳統(tǒng)人事檔案，不要求有高素質人員。但是人事檔案管理正慢慢朝現(xiàn)代化方向邁進，這就需要有一批復合型且高素質的人才加入到人事檔案管理隊伍當中來。

3 實現(xiàn)人事檔案管理信息化的措施

3.1 更新思想、完善制度、增加投入、強化隊伍建設

要以更新思想、轉變觀念作為建設人事檔案管理信息化的準入點，從思想源頭上明確人事檔案管理工作的必要性，提升數字化管理工作的意識。通過不同途徑募集資金，以支付建設信息化與運行系統(tǒng)的費用，加大力度開發(fā)軟硬件基礎設施，努力構建人事檔案信息化網絡。另外，建設系統(tǒng)安全保密機制，打造高素質隊伍，制定高效率培訓機制，打造出一批復合型人才。

3.2 大力推進人事檔案信息數據庫網絡化的建設

把事業(yè)單位網絡服力器作為數據平臺，加強網絡與人事檔案管理信息化的輔助軟件建設，給予安全性高且可信賴的信息服務網絡，以擴大人事檔案信息化所涉及范疇。此外，依據職能部門管理權限的差異，分別規(guī)劃出不同的模塊，整合相關部門數據，以打造全面的計算機網絡化管理模式，使人事檔案管理信息化網絡系統(tǒng)呈現(xiàn)整體化、智能化且多層次的特點，為決策人事提供可參考的數據。

3.3 提高檔案管理人員的素質與能力

在人事檔案管理信息化建設工作中，需進一步提升檔案管理人員基本素質與工作能力，使其服務水平邁上新臺階。在開展人事檔案信息化管理工作時，需運用計算機加工處理文字、聲音、圖像等，用數字化方式存儲人事檔案信息，并利用人事檔案管理平臺傳輸與共享人事檔案，以滿足人們對人事檔案的要求。檔案管理人員要具備處理信息的基礎知識，掌握相關檔案管理知識，帶著高度責任意識加入到人事檔案管理信息化建設工作中，推動人事檔案管理水平提升。

3.4 加強人事檔案管理信息化系統(tǒng)的網絡安全

網絡安全防護工作需要從以下幾方面著手：首先，高度關注網絡安全檢測，在共享網絡設備上安裝入侵檢測系統(tǒng)，適時對進出網絡數據進行統(tǒng)計分析，一旦出現(xiàn)安全隱患，立刻進行處置。其次，實施有效安全防護手段，嚴格劃分各類信息資料秘密等級，設立查閱限制，通過密碼與身份對其進行確認，防止破壞或泄漏人事檔案，數據庫適時進行備份。最后，設立軟件系統(tǒng)的訪問限制，或通過防火墻控制訪問行為。運用以上措施，強化管理信息庫，更好地維護信息庫。

4 結語

檔案管理未來發(fā)展趨勢是檔案管理信息電子化，但是，檔案管理信息化建設將是一項耗時長、系統(tǒng)化且復雜程度高的工作，不但檔案管理人員要積極參與，單位內部其他人員也要積極配合。對檔案管理部門在信息化建設中出現(xiàn)的問題，要高度重視，適時實施針對性強的手段或措施，推動檔案管理部門盡快實現(xiàn)人事檔案管理信息化，以更好地應對社會經濟的快速發(fā)展。

［1］郝小紅.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業(yè)務，2012，（15215）：142-143.

［2］朱慶華.新時期人事檔案管理信息化建設研究［J］.辦公室業(yè)務，2014，（20823）：79.

［3］李銳.談談新時期人事檔案管理的信息化建設［J］.科技資訊，2015，13（39805）：143.

［4］王艷秋.淺談新時期人事檔案管理信息化建設［J］.黑龍江史志，2015，（35013）：156.

［5］劉慧超.新時期下人事檔案管理的信息化建設探討［J］.才智，2015，（35）：257.

［6］史曉璐.論新時期人事檔案管理信息化建設［J］.才智，2014，（06）：299.

Research on personnel archives management informatization construction in the new era

YANGXiu-mei
（Liuhe CountyHighwayManagement Section ofJilin Province，Liuhe 135300，China）

All walks of life have been pushed into the door of digital management，personnel archives management informatization has become the objective requirements of modern management.This paper elaborated from the aspects of the necessity，management status and management measures so as to speed up personnel file management informatization construction.

Personnel archives；Management informatization；Construction；Research

G275.9

A

1674-8646（2016）13-0142-02

2016-05-24

楊秀梅（1970-），女，吉林柳河人，館員，學士，從事檔案管理研究。