創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

劉成軍

（黑龍江省林業(yè)設(shè)計研究院，哈爾濱150001）

創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化

劉成軍

（黑龍江省林業(yè)設(shè)計研究院，哈爾濱150001）

檔案管理系統(tǒng)對一個國家的信息化和人才資源的管理具有決定性的作用，因此必須提高對檔案管理信息化的重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，從管理人員、管理技術(shù)、管理制度等進(jìn)行創(chuàng)造性地改變，完善相關(guān)制度，通過技術(shù)創(chuàng)新帶動管理創(chuàng)新，以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢，讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。

檔案管理；創(chuàng)新理念；管理信息化

當(dāng)前新型管理方式存在著許多挑戰(zhàn)，如網(wǎng)絡(luò)安全給信息傳輸帶來的影響，日益龐大的電子檔案對管理提出了更高的要求，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感和之間的合作意識等。當(dāng)前我國檔案管理最重要的是實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理信息化。

隨著科技的發(fā)展和時代的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式一般依靠手工記錄，速度慢并且查閱不方便，這顯然已經(jīng)滿足不了數(shù)字化時代對檔案管理的新要求，因此實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新刻不容緩。新的檔案管理方式具有高效、持久、安全等優(yōu)勢，在當(dāng)今世界越來越多地采用。創(chuàng)新檔案管理方式首先要創(chuàng)新管理理念，其次要提高技術(shù)創(chuàng)新，最后將這些運(yùn)用于實踐。同時，還要讓檔案管理創(chuàng)新引起社會的廣泛關(guān)注，從建立制度、利用新型技術(shù)到實際管理的理念和運(yùn)用，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供經(jīng)驗。

1 檔案管理信息化的優(yōu)點

1.1 有利于提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式十分復(fù)雜而且速度較慢，因為輸入與管理檔案信息全部需要人力，人難免會出現(xiàn)一些錯誤，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理方式的可靠性不能得到保障?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，檔案管理方式可以擺脫傳統(tǒng)的人工管理，創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化。只需要在計算機(jī)上輸入，就可以錄入和找尋到檔案，十分快捷，這樣提高了檔案管理的效率，節(jié)省了人力、物力和財力。

1.2 資源共享更加方便和快捷

新的檔案管理方式使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息，十分方便、快捷，檔案管理的信息化使資源共享更加快捷。而傳統(tǒng)的檔案管理，因為檔案管理是紙質(zhì)的，查閱不方便，沒法進(jìn)行資源共享，并且檔案管理的內(nèi)容不可以復(fù)制，所以要查閱檔案要去檔案管理部門，這樣十分復(fù)雜。

1.3 信息保存更加持久穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案，隨著時間的增加，紙質(zhì)保存起來比較困難，一定時間還需要修復(fù)，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制。

1.4 增加檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補(bǔ)救比較困難，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機(jī)管理也提高了信息的安全性。

2 檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)

2.1 網(wǎng)路媒介影響檔案管理的保密性

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為信息共享帶來方便的同時，也給檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理人員對信息管理的安全意識不夠，計算機(jī)技術(shù)的不成熟，以及黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大的挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進(jìn)措施。

2.2 檔案管理部門之間合作意識不高

檔案管理工作中，由于競爭激烈，使內(nèi)部工作人員缺少合作意識，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實現(xiàn)信息處理自動化，提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要，這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。

2.3 電子檔案的管理方式有待提高

電子檔案的大量存在使我們必須認(rèn)真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進(jìn)行創(chuàng)新。因此，要建立一個正確完整的科學(xué)管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進(jìn)。

3 實現(xiàn)檔案管理理念創(chuàng)新的方式

3.1 建全檔案信息管理制度

檔案管理的信息化要求必須創(chuàng)新檔案管理方式，健全檔案信息管理制度。傳統(tǒng)的檔案管理沒有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度也不夠完善。新型檔案管理方式的出現(xiàn)，要求必須創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套符合新型檔案管理方式的新制度，以不斷提高檔案管理水平。

3.2 提高檔案管理意識和水平

當(dāng)前很多檔案工作人員對檔案管理工作不重視，敷衍塞責(zé)，這就出現(xiàn)的了許多檔案管理的問題。因此檔案管理人員要加強(qiáng)管理的意識，認(rèn)真細(xì)心地從事檔案管理工作，登記檔案信息要準(zhǔn)確，整理檔案時要仔細(xì)裝訂、分類和收藏。還要對檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，以提高管理能力，用更加先進(jìn)的手段和認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度從事檔案管理工作。

3.3 加強(qiáng)信息管理的安全性

檔案信息管理的安全性是進(jìn)行檔案管理最需要保障的關(guān)鍵問題，因此必須從各個環(huán)節(jié)入手，提高檔案管理的安全性。首先，要對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任感，工作細(xì)心認(rèn)真。其次，對信息管理進(jìn)行安全保護(hù)，實施檔案數(shù)據(jù)備份，設(shè)立防火墻和查閱檔案進(jìn)行身份認(rèn)證等措施，要訓(xùn)練提高管理人員網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的能力。

3.4 利用新技術(shù)推進(jìn)管理創(chuàng)新

現(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案管理提供了技術(shù)保障，只有利用先進(jìn)的技術(shù)，才能使檔案管理更加方便、快捷和安全。因此，要配置先進(jìn)的管理設(shè)備，保證其質(zhì)量水平。要盡快設(shè)計出能夠進(jìn)行檔案管理的軟件，使檔案管理與日常生活相聯(lián)系，利用計算機(jī)集成技術(shù)，加大計算機(jī)的存儲容量。另外，要選用一些會使用計算機(jī)新技術(shù)的人才，進(jìn)行管理技術(shù)的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的信息化。數(shù)字化時代對人事檔案的管理提出了新的要求，以求實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以幫助人們更加方便、快捷地查找到所需要的檔案。新型檔案管理方式可以實現(xiàn)資源的共享，提高人事檔案管理的效率。檔案的管理人員要更新管理觀念，創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)檔案管理的信息化，使新型的檔案管理方式更快步入正軌，為以后更高水平的檔案管理方式提供經(jīng)驗，為社會管理和經(jīng)濟(jì)水平的提高服務(wù)。

［1］王玲.檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識與思考［J］.機(jī)電兵船檔案，2014，（03）：186.

［2］王美琳.淺談檔案管理與檔案信息化建設(shè)［J］.治淮，2015，（05）：152.

［3］韓艷君.檔案信息化中的信息安全問題不容忽視［J］.遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2012，（01）：48-49.

［4］冉朝霞.關(guān)于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點思考［J］.檔案管理，2014，（06）：84-86.

Innovating archives management philosophy to achieve archives management informatization

LIUCheng-jun
（Design and Research Institute ofForestryin HeilongjiangProvince，Harbin 150001，China）

The archives management system has a decisive role for informatization and human resources management of a country，therefore it is necessary to attach importance to file management informatization，records management philosophy innovation，and make creative change from managers，management technique，management systems，etc.We should improve relevant system，make management innovation driven and impacted by technical innovation，grasp the trend of management informatization，and make more sectors benefit fromarchives management informatization.

Archives management；Innovative ideas；Management informatization

G270

A

1674-8646（2016）13-0136-02

2016-05-06