利用word自身功能提取表格數(shù)據(jù)

王志軍

我們經(jīng)常會遇到一些合并之后的表格式混合文檔，如圖1所示，但有時會需要對其中的數(shù)據(jù)進行還原，也就是將這些表格中的信息還原回類似于數(shù)據(jù)庫形式的表格，由于文檔中有很多這樣的表格，表格與表格之間有許多文字，拖拽滾動條很難定位。在不借助VBA代碼也不借助其他程序（例如Excel）的前提下，可否利用Word本身的功能實現(xiàn)上述要求呢？我們可以利用Word的查找和替換解決這一問題：

方法一：常規(guī)的逆序處理法

第1步：獲得純表格

按下“Ctrl+H”組合鍵，打開“查找和替換”對話框，切換到“查找”選項卡，查找“[一-龥]*冊^13”，這里的“[一-龥]”表示所有中文漢字，在“閱讀突出顯示”列表下選擇“全部突出顯示”，這樣就可突出顯示所有查找到的內(nèi)容，關(guān)閉查找對話框，按下Delete鍵，執(zhí)行之后即可刪除除表格之外的所有內(nèi)容；此時你會發(fā)現(xiàn)每兩個表格之間還存在一個多余的段落標記，選擇任意一個表格間的段落標記，在“編輯”功能組依次選擇“選擇一選擇格式相似的文本”即可選中所有表格間的段落標記，按下Delete鍵刪除即可，效果如圖2所示，此時看到的就只是一個合并在一起的表格。

第2步：獲得無格式文本

按下“Ctrl+A”組合鍵全選所有內(nèi)容，剪切之后選擇“選擇性粘貼一無格式文本”，當(dāng)然也可以打開一個新建文檔窗口進行操作。

第3步：表格與文本的多次轉(zhuǎn)換

按下“CtrI+A”組合鍵全選所有內(nèi)容，切換到“插入”選項卡，在“表格”功能組依次選擇“表格一文本轉(zhuǎn)換成表格”，列數(shù)設(shè)置為“1”，文字分隔位置選擇“制表符”，此時可以獲得1列形式的一個表格。切換到“布局”選項卡，在“數(shù)據(jù)”功能組選擇“轉(zhuǎn)換為文本”，文字分隔符選擇“段落標記”，執(zhí)行之后可以得到圖3所示的表格效果。

第4步：刪除奇數(shù)行

很顯然，上述文本存在許多重復(fù)的內(nèi)容，需要將其刪除。切換到“替換”選項卡，查找“（*）（^13）（*）（^13）”，替換為“＼3^p”，表示刪除奇數(shù)行，保留偶數(shù)行，效果如圖4所示，這就是我們所需要的內(nèi)容。

完成上述步驟之后，接下來的步驟就簡單多了，切換到“插入”選項卡，選擇“表格一文本轉(zhuǎn)換成表格”，選擇“12”列，這樣就可以得到所有的數(shù)據(jù)，為了保證顯示的效果，建議將紙張方向設(shè)置為“橫向”并作適當(dāng)調(diào)整，當(dāng)然此時我們得到的是一個沒有表頭的表格，此時請手工添加表頭，最終效果如圖5所示。

補充：上述的第3步、第4步也可以合并為一個步驟，查找“^t”替換為“^p”即可。

方法二：利用表格樣式正序處理

如果使用的是Word 2003，也可以利用表格樣式處理：

按下“Ctrl+A”組合鍵，全選所有內(nèi)容，按下“CtrI+H”組合鍵，打開“查找和替換”對話框，切換到“查找”選項卡，查找“姓名”，也可以查找“性別”作為關(guān)鍵字，查找之后關(guān)閉對話框。

在“格式”菜單下依次選擇“格式與樣式一所有樣式”，在這里選擇“網(wǎng)絡(luò)型6”，其實只要是表格型的樣式均可，通過表格樣式，可以將這部分的文字所在的表格都被同時定義為相同的樣式，如果表格外也有查找的關(guān)鍵詞，并不會被定義表格樣式；選擇“使用中的樣式”，在這里選擇“網(wǎng)絡(luò)型6”，選擇“選擇所有65個實例”（這里的數(shù)字可能有所不同），這樣就可以選中文檔中使用同一樣式的所有表格b 。

打開一個新建文檔，選擇“選擇性粘貼→無格式文本”，全選所有內(nèi)容，接下來的步驟與方法一就完全相同了。