水利工程驗(yàn)收檔案資料的整理

□楊艷芳□朱彥芳□楊永強(qiáng)（安陽市幸福渠管理處；安陽市彰武南海水庫工程管理局）

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水利工程驗(yàn)收檔案資料的整理

□楊艷芳1□朱彥芳1□楊永強(qiáng)2
（1安陽市幸福渠管理處；2安陽市彰武南海水庫工程管理局）

摘要：水利工程檔案資料涉及到工程前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等不同環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的文字、聲像等資料，有著重大保存價(jià)值。文章從水利工程檔案概念、水利工程檔案的重要作用、驗(yàn)收資料范疇、驗(yàn)收資料標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料的整理方式、提升驗(yàn)收檔案整理水平的舉措等6個(gè)方面進(jìn)行闡述，以期相關(guān)單位可以更加重視水利工程驗(yàn)收檔案資料整理工作。

關(guān)鍵詞：水利工程；驗(yàn)收檔案資料；整理

0　引言

漳南灌區(qū)由幸福、萬金、洹南、洹東、湯河五個(gè)分灌區(qū)組成，位于河南省北部，屬海河流域漳衛(wèi)河水系，隸屬于安陽市。灌區(qū)東西長68 km，南北寬40 km，控制面積1450 km2，范圍包括安陽市區(qū)、安陽縣、湯陰縣、內(nèi)黃縣三縣一市區(qū)，設(shè)計(jì)灌溉面積8萬hm2，總?cè)丝?49.05萬人。灌區(qū)運(yùn)行40多年來，為工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出了突出貢獻(xiàn)。

2007年度灌區(qū)技改工程建設(shè)以來，參與了建設(shè)辦各個(gè)年度的工程檔案整理和驗(yàn)收工作，認(rèn)為工程管理的基礎(chǔ)與成效體現(xiàn)在水利工程驗(yàn)收資料工作上，它既可展示施工的整個(gè)過程，也可體現(xiàn)合同實(shí)施的整個(gè)過程。工程管理提出了更高的整理施工技術(shù)資料的標(biāo)準(zhǔn)。水利工程驗(yàn)收資料整理的工作正朝專業(yè)化與規(guī)范化方向邁進(jìn)。

1　水利工程檔案概念

水利工程施工與管理當(dāng)中，產(chǎn)生的有著高保存價(jià)值的不同類型的歷史記錄統(tǒng)稱為水利工程檔案。水利工程檔案真實(shí)記錄了工程施工人員所付出的辛勞與所做出的成績。待工程竣工正式運(yùn)營后，在設(shè)計(jì)與選擇工程的管理、運(yùn)轉(zhuǎn)與維護(hù)等方面的工作時(shí)，此檔案資料可起到參考與借鑒的作用。

2　水利工程檔案的重要作用

由于水利工程檔案資料記載了整個(gè)施工過程，它會(huì)對(duì)整個(gè)施工產(chǎn)生影響，也成為工程竣工后運(yùn)營的重要參考依據(jù)。查閱檔案資料，就可了解工程情況。在當(dāng)今社會(huì)，工程檔案資料的參考與依據(jù)地位就更為重要。若施工當(dāng)中，不重視收集水利工程檔案資料，以致資料殘缺不齊，就會(huì)削弱檔案資料的作用。

3　驗(yàn)收資料范疇

水利工程資料主要來源于施工當(dāng)中，各施工單位提交的不同時(shí)期的驗(yàn)收備查資料，包括以下時(shí)期的全方位、標(biāo)準(zhǔn)化的資料：工程決策時(shí)期、設(shè)計(jì)籌備時(shí)期、設(shè)計(jì)時(shí)期、施工時(shí)期、動(dòng)用前籌備時(shí)期與維護(hù)保養(yǎng)時(shí)期。

4　驗(yàn)收資料標(biāo)準(zhǔn)

4.1驗(yàn)收資料須真實(shí)且有可靠性

工程驗(yàn)收資料會(huì)適時(shí)更新，與工程進(jìn)度有著一致性。驗(yàn)收檔案管理人員需要對(duì)監(jiān)理單位、施工單位與建設(shè)單位的資料進(jìn)行管理，核實(shí)三方資料中工程量的計(jì)算數(shù)據(jù)的一致性，以實(shí)現(xiàn)三方資料與工程進(jìn)度同步。從而保證驗(yàn)收資料的真實(shí)與可靠性，以利于全方位展現(xiàn)施工真實(shí)狀況。

4.2資料須全方位且無缺

管理者需要適時(shí)核查檔案有無缺少，依據(jù)項(xiàng)目施工的時(shí)間順序整理檔案，以形成連續(xù)完整的檔案記載時(shí)間。若發(fā)現(xiàn)有檔案缺少或遺漏，管理者要即刻向上級(jí)匯報(bào)，并以最快速度將檔案補(bǔ)全。工程項(xiàng)目后期進(jìn)行評(píng)定時(shí)，需要驗(yàn)收檔案作為參考資料。另外，工程造價(jià)核算也不能缺少驗(yàn)收檔案。所以，若有檔案缺少，就會(huì)對(duì)工程結(jié)算產(chǎn)生影響，會(huì)令承包商面臨巨大經(jīng)濟(jì)虧損。

4.3統(tǒng)一、規(guī)范化管理

項(xiàng)目工程驗(yàn)收檔案有著重大作用，為保證資料真實(shí)可靠，每一份驗(yàn)收檔案上務(wù)必有項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人的簽字或建設(shè)單位的公章。整理檔案時(shí)，管理者要核對(duì)驗(yàn)收檔案后面加蓋的印章與建設(shè)單位的公章的一致性，核實(shí)負(fù)責(zé)人簽字的有效性與清晰度。統(tǒng)一裝訂已整理好的檔案，編寫檔案目錄，外面增加檔案封面，并寫明檔案內(nèi)容。

5　檔案資料的整理方式

5.1整理檔案資料的前提是狠抓項(xiàng)目立項(xiàng)

項(xiàng)目通常采用項(xiàng)目法人責(zé)任制的管理模式，項(xiàng)目法人既要負(fù)責(zé)全部項(xiàng)目，還要負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工資料。所以，竣工資料需要被歸到工程施工當(dāng)中，項(xiàng)目立項(xiàng)起，設(shè)置機(jī)構(gòu)與人員，專門負(fù)責(zé)收集、整理與管理項(xiàng)目竣工資料。

5.2夯實(shí)整理檔案工作基礎(chǔ)制定完備資料管理機(jī)制

在施工開始時(shí)，需要根據(jù)工程的實(shí)際狀況，項(xiàng)目法人單位制定資料管理機(jī)制，針對(duì)施工單位、監(jiān)理單位、管理單位各自所要承擔(dān)的職責(zé)，明確分工。工程施工前，監(jiān)理單位與管理單位需要共同制定與發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)化的全套工程資料樣表。工程項(xiàng)目建設(shè)不同時(shí)期的檔案資料得到了較好管理，歸檔資料與圖紙才可以實(shí)現(xiàn)完備、精準(zhǔn)、規(guī)范的目標(biāo)。這樣施工技術(shù)材料記錄與簽署才能齊全，

5.3合同法律措施是整理檔案工作的保障

檔案管理部門需要充分利用招標(biāo)承包，參與起草與管理合同。在合同中單列一條款給整理文件資料。合同中要明確規(guī)定竣工驗(yàn)收時(shí)間、竣工資料副本內(nèi)容、份數(shù)、質(zhì)量與竣工文件材料歸檔范圍，以促動(dòng)施工單位重視整理檔案工作，以利于從法律角度上來保障檔案資料的整理。另外，不可忽略監(jiān)理單位的作用，把監(jiān)督、審核、驗(yàn)收竣工文件編制的工作，歸到監(jiān)理工程師的工作職責(zé)之中。

5.4加強(qiáng)宣傳檔案知識(shí)保證檔案資料質(zhì)量水平

目前，監(jiān)理資料與施工資料都比較薄弱。就施工資料而言，許多施工人員，甚至是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，認(rèn)為內(nèi)業(yè)資料僅是應(yīng)對(duì)檢查與交差，未深刻懂得檔案資料的重要作用。整理資料時(shí)，出現(xiàn)代簽、漏簽、缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、不及時(shí)整理、混亂分類，甚至造假等現(xiàn)象。所以，需要大力開展檔案知識(shí)的宣傳教育工作。項(xiàng)目開始施工時(shí)，建設(shè)管理單位就要足夠重視檔案整理工作，并大力開展檔案知識(shí)的宣傳教育工作，學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)、學(xué)習(xí)施工當(dāng)中原始簽證資料運(yùn)作方法，學(xué)習(xí)整編水利工程竣工資料，掌握驗(yàn)收工程項(xiàng)目的基本標(biāo)準(zhǔn)。這樣以來，從施工開始，就執(zhí)行規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定，讓施工管理水平上一個(gè)臺(tái)階。杜絕施工當(dāng)中有不規(guī)范的原始施工資料和文件產(chǎn)生，以保證高水平的工程質(zhì)量、高質(zhì)量的竣工檔案資料。

5.5進(jìn)度計(jì)劃囊括整理檔案資料，確保檔案資料整理的同步性

建設(shè)管理單位規(guī)定各施工單位要在進(jìn)度計(jì)劃中包括整理不同部分、分部工程質(zhì)量評(píng)定資料。同時(shí)對(duì)檔案資料整理工作的檢查也需歸到進(jìn)度計(jì)劃當(dāng)中。在整理資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)“原始資料不及時(shí)、不完備”、“評(píng)定、簽證資料未統(tǒng)一、不完整、缺少規(guī)范”等問題，要及時(shí)處理，對(duì)相關(guān)人員或單位工給予及時(shí)的通報(bào)批評(píng)與處置。各單位務(wù)必遵照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，拒收不達(dá)標(biāo)文件與不滿足規(guī)定的檔案資料，同時(shí)不允許統(tǒng)計(jì)數(shù)量與進(jìn)行支付，從根本上，確保檔案資料的質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)。

5.6嚴(yán)格對(duì)工程竣工進(jìn)行驗(yàn)收發(fā)揮檔案資料的證據(jù)作用

竣工驗(yàn)收水利工程項(xiàng)目的重要一環(huán)就是工程資料務(wù)必提前或同時(shí)通過檔案驗(yàn)收。所以，在對(duì)工程竣工進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，監(jiān)理工程師與建設(shè)管理部門需要認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格審查不同施工單位制定的施工報(bào)告、文字資料與竣工圖，重點(diǎn)審查隱蔽性工程驗(yàn)收記錄是否真實(shí)與工程設(shè)計(jì)變更單的執(zhí)行情況，嚴(yán)格審查文字資料、竣工圖有無缺少、是否精準(zhǔn)，審查簽證有無殘缺，組卷排列是否符合標(biāo)準(zhǔn)。如此以來，保證竣工檔案真實(shí)且精準(zhǔn)，從而在工程項(xiàng)目進(jìn)行合同決算時(shí)，竣工檔案資料充分發(fā)揮證據(jù)作用，以真正實(shí)現(xiàn)檔案整理目標(biāo)。

6　提升驗(yàn)收檔案整理水平的舉措

6.1開展教育工作提升檔案管理人員重視驗(yàn)收檔案的意識(shí)

在水利項(xiàng)目施工當(dāng)中，施工單位要大力開展驗(yàn)收檔案的重要性的宣傳教育工作，提升檔案管理人員職業(yè)道德水平，增強(qiáng)檔案管理人員重視驗(yàn)收檔案的意識(shí)，讓檔案管理人員明確自身所擔(dān)負(fù)的職責(zé)。檔案管理人員需要高度重視驗(yàn)收檔案工作，以確保實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收檔案記錄進(jìn)度與工程施工進(jìn)度趨于一致性，按照相關(guān)要求，嚴(yán)格管理驗(yàn)收檔案資料。

6.2加大對(duì)檔案管理工作監(jiān)督考核的強(qiáng)度

在水利工程施工開始時(shí)，就要對(duì)工程資料進(jìn)行整理、歸檔與建檔。在每一個(gè)工程施工時(shí)期，需要監(jiān)督考核檔案資料整理工作，遵循項(xiàng)目工程的施工進(jìn)度，管理檔案資料整理工作。需重視監(jiān)督與考核檔案資料整理的工作，按時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行抽查，核實(shí)檔案記錄是否出現(xiàn)紕漏或不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。如此以來，工程竣工需要驗(yàn)收時(shí)，就可以把工程檔案進(jìn)行快速移交。在對(duì)驗(yàn)收檔案整理與記錄時(shí)，需要讓檔案內(nèi)容的進(jìn)度與工程項(xiàng)目施工進(jìn)度處在同一水平線上，適時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案記錄的完整。

6.3把現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用到驗(yàn)收檔案管理當(dāng)中

當(dāng)今時(shí)代是個(gè)信息化時(shí)代，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展極為迅速。不同生產(chǎn)領(lǐng)域都運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)。所以，21世紀(jì)的水利工程檔案管理工作也要不斷改革更新，把現(xiàn)代化先進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用到驗(yàn)收檔案管理當(dāng)中，利用電腦儲(chǔ)存器進(jìn)行驗(yàn)收檔案資料的儲(chǔ)存，使儲(chǔ)存?zhèn)}庫數(shù)量得以下降，管理人員的工作效率也得到大幅度提升。同時(shí)運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)，可以迅速對(duì)資料進(jìn)行檢索，核查檔案的完整性，提升資料計(jì)算的準(zhǔn)確度。

7　結(jié)　語

綜上所述，在驗(yàn)收竣工水利建設(shè)項(xiàng)目時(shí)，驗(yàn)收檔案成為工程項(xiàng)目驗(yàn)收的不可或缺的部分。工程量計(jì)算資料與建設(shè)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益緊密相聯(lián)。確保與檢查工程質(zhì)量最有效的方法就是中間產(chǎn)品檢測、工程原材料、工程實(shí)體的抽檢檢測報(bào)告。所以，需要不斷規(guī)范工程驗(yàn)收資料，探索新管理方法，開拓新思路，推動(dòng)驗(yàn)收檔案管理工作邁向更高的水平。

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（責(zé)任編輯：劉長垠韋詩佳）

中圖分類號(hào)：TV512

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：C

文章編號(hào)：1673-8853（2016）04-0128-02

收稿日期：2016-02-21