大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探索

張松君

（大唐國(guó)際發(fā)電股份有限公司北京高井熱電廠，北京 100041）

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，管理方式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案方式已經(jīng)被漸漸替代。電力企業(yè)檔案通過(guò)數(shù)字化方式，將檔案轉(zhuǎn)變成更方便快捷的電子檔案，對(duì)于檔案的后期查閱縮短時(shí)間，提供更大的便利[1]。對(duì)此，電力企業(yè)檔案的到來(lái)，同時(shí)也給檔案管理人員帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)，在管理模式以及整理方式上有很大的創(chuàng)新與挑戰(zhàn)。管理模式的改變，促進(jìn)了檔案整理的規(guī)范化、制度化，提高檔案管理水平。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案的發(fā)展創(chuàng)新

1）知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案整理服務(wù)提出新要求。檔案是公司在日常運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的文件，是體現(xiàn)公司歷史記錄的重要文獻(xiàn)。提高公司員工對(duì)公司各類檔案的重視程度，有助于實(shí)現(xiàn)公司檔案、信息的有效收集，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值提供有效條件，檔案具有多種表現(xiàn)形式，有文書、實(shí)物、影像、以及聲像等，檔案具有重要的利用價(jià)值，為單位提供重要的參考依據(jù)[2]。服務(wù)性是檔案整理的重要特性，隨著檔案信息化的逐步發(fā)展，電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)，有效解決了電子檔案管理中存在的一些問(wèn)題，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)安全提供保證。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)促使檔案服務(wù)更規(guī)范化、制度化，同時(shí)就要要求檔案部門開展檔案知識(shí)服務(wù)，增強(qiáng)電子企業(yè)檔案的服務(wù)意識(shí)。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案發(fā)展也面臨著很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式對(duì)于在大數(shù)據(jù)時(shí)代下有一定的不適應(yīng)性，電力企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新成為檔案管理工作面臨的新課題。

2）信息技術(shù)應(yīng)用推動(dòng)檔案整理根本性變化。信息技術(shù)在檔案整理工作中的不斷深入，推動(dòng)檔案整理工作，向更快速、便捷的方向發(fā)展，服務(wù)模式上也會(huì)由被動(dòng)模式變?yōu)橹鲃?dòng)模式。要對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的突破，發(fā)揮主觀能動(dòng)性[3]。電力企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的掌握，全面了解企業(yè)在技術(shù)、服務(wù)、加工等方面的改革，加強(qiáng)信息整合，發(fā)現(xiàn)價(jià)值性信息，完善電力企業(yè)檔案。隨著檔案整理要求的不斷提高，電力企業(yè)檔案的到來(lái)，信息化程度的提高，檔案數(shù)字館的建成，推動(dòng)傳統(tǒng)檔案工作實(shí)質(zhì)性的變化[4]。電子企業(yè)檔案替代傳統(tǒng)載體檔案，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理。傳統(tǒng)檔案庫(kù)房將被信息存儲(chǔ)系統(tǒng)所替代，實(shí)現(xiàn)檔案智能庫(kù)房，進(jìn)行網(wǎng)上查閱和借閱，更快速高效。企業(yè)檔案工作重心將會(huì)向檔案知識(shí)服務(wù)方向發(fā)展，因此，要加大檔案服務(wù)項(xiàng)目的創(chuàng)新，擴(kuò)大服務(wù)范圍，加強(qiáng)信息交流，構(gòu)建新型管理體制，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。電力企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展離不開高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

3）大數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)檔案整理提出了新挑戰(zhàn)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的確立，企業(yè)也逐漸重視成本管理并逐步實(shí)現(xiàn)全面成本管理，對(duì)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的全部成本以及全部過(guò)程進(jìn)行全方位的管理和控制，逐漸實(shí)現(xiàn)投入的科學(xué)化和產(chǎn)出的最大化。電力企業(yè)正在不斷發(fā)展變化，電力企業(yè)的檔案管理也隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，重視服務(wù)創(chuàng)新，擺脫傳統(tǒng)思想的束縛，跟進(jìn)時(shí)代發(fā)展，多渠道，全方位地為用戶服務(wù)。制定檔案管理方面的新要求與新標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮信息時(shí)代的作用，為檔案資源提供數(shù)據(jù)支撐，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢(shì)[5]。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及先進(jìn)的信息技術(shù)，大數(shù)據(jù)功能的合理發(fā)揮，電力企業(yè)檔案管理必有更大的突破。能夠幫助企業(yè)降低錯(cuò)誤率，提高效率，從而企業(yè)的整理管理質(zhì)量也會(huì)大大提高，為企業(yè)提供全面可靠的信息基礎(chǔ)。處在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)自身運(yùn)行管理模式、思路轉(zhuǎn)變、解決檔案工作專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展以及電子信息安全方面成為挑戰(zhàn)。

2 提高檔案信息化管理規(guī)范

1）舉行多形式檔案意識(shí)宣傳。檔案是一個(gè)單位的重要信息，對(duì)于檔案管理知識(shí)是評(píng)論檔案管理水平的重要影響因素，提高檔案整理人員的檔案保護(hù)意識(shí)，有助于實(shí)現(xiàn)公司檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，對(duì)于公司檔案的收集、整理、歸檔工作起到必不可少的作用。通過(guò)增強(qiáng)員工的檔案管理責(zé)任意識(shí)、檔案整理技能、檔案整理創(chuàng)新意識(shí)、提高公司企業(yè)自身質(zhì)量。在公司開展檔案宣傳，制造檔案宣傳片，在檔案室、公司大廳設(shè)置文化宣傳展板[6]。對(duì)于檔案知識(shí)進(jìn)行多渠道、全方位的文化宣傳，營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍，重視檔案整理工作，營(yíng)造濃厚的學(xué)習(xí)氛圍。

2）完善檔案管理規(guī)章制度。相對(duì)于公司管理規(guī)章制度進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，加強(qiáng)檔案管理技能。對(duì)于檔案室管理制度進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，講解管理制度。檔案員對(duì)于檔案的收集、整理鑒定、數(shù)字化流程、歸檔、入庫(kù)等工作熟悉了解，能夠及時(shí)的掌握用戶的檔案利用趨勢(shì)，因此采取合理有效的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，全面提高檔案服務(wù)滿意程度，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。同時(shí)，也要提高檔案信息的安全保護(hù)意識(shí)，提高思想教育，樹立良好的檔案安全意識(shí)，檔案管理人員要定期對(duì)庫(kù)房和檔案設(shè)備進(jìn)行檢查，做到防火、防潮、防水、防蟲等。如有出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)想辦法進(jìn)行有效的解決，盡力將損失控制在合理范圍內(nèi)。對(duì)于數(shù)字化檔案，更要做到網(wǎng)絡(luò)安全，應(yīng)用計(jì)算機(jī)安全軟件和人臉或者身份識(shí)別技術(shù)，避免不必要的檔案丟失或計(jì)算機(jī)病毒的入侵。計(jì)算機(jī)檔案系統(tǒng)要有專門的人員管理，安裝在內(nèi)網(wǎng)上，對(duì)重要文件進(jìn)行加密處理，對(duì)于重要的檔案文件進(jìn)行備份或者刻盤。保證檔案的真實(shí)和完整性。

3 利用信息系統(tǒng)平臺(tái)檔案管理

1）檔案管理在科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域的應(yīng)用，明確檔案類型、涉及部門、歸檔材料類型。加大對(duì)公司檔案收集納入各部門員工工作中，并對(duì)積極完成檔案信息收集、歸檔的個(gè)人和部門進(jìn)行考核獎(jiǎng)勵(lì)，擴(kuò)大檔案收集便利。涉及部門：科技部；相關(guān)材料：歸檔信息及實(shí)物。文書檔案整理，涉及部門：黨委、辦公室、相關(guān)部門；相關(guān)材料：文書檔案文件，下發(fā)正文。音像檔案整理，涉及部門：新聞中心、相關(guān)部門；相關(guān)材料：視頻、光盤。照片檔案整理，涉及部門：新聞中心、相關(guān)部門；相關(guān)材料：照片。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案整理，涉及部門：建設(shè)部，相關(guān)材料：文件及實(shí)物。招投標(biāo)檔案管理，涉及部門：物資部，相關(guān)材料；文件文檔。

2）合理充分利用檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)，依據(jù)公司檔案信息管理系統(tǒng)及平臺(tái)，以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為手段，尋找挖掘公司檔案信息的價(jià)值，開展檔案管理服務(wù)信息化新模式。通過(guò)借助掃描設(shè)備對(duì)公司檔案進(jìn)行掃描、利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行圖像處理、使其達(dá)到電子存檔的整理規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)公司信息錄入，文檔、圖表、聲像、實(shí)物進(jìn)行嚴(yán)格的電子數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息保管規(guī)范嚴(yán)格，確保檔案信息安全性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部查閱共享。

3 結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，創(chuàng)新檔案信息化管理方式，提升電力企業(yè)員工檔案管理理念和認(rèn)識(shí)，掌握創(chuàng)新理念及信息化方法。信息技術(shù)的發(fā)展為電力企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)，運(yùn)用這些全新模式，合理利用大數(shù)據(jù)的方式，提高檔案管理的有效性，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。