關(guān)于醫(yī)院電子檔案管理工作的實踐與探討

安徽中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院 王雅慧

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關(guān)于醫(yī)院電子檔案管理工作的實踐與探討

安徽中醫(yī)藥大學(xué)第一附屬醫(yī)院 王雅慧

【摘要】隨著我國信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的管理工作也緊隨時代發(fā)展的潮流越來越趨向于信息化和電子化發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理相較于紙質(zhì)檔案管理具有許多的優(yōu)點。加強醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅會提高檔案管理的效率和安全，也促進了醫(yī)院檔案管理制度的改革?，F(xiàn)通過分析實現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的重要意義，并且研究當(dāng)前檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)，最后制定合理有效的措施進一步完善醫(yī)院電子檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院電子檔案管理；優(yōu)勢；探討

前言

現(xiàn)階段，我國的醫(yī)院檔案管理工作越來越多的采取電子化的方式，這主要是因為電子檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更具有操作簡單，查找快速，不易丟失，安全性較高等等優(yōu)勢。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使醫(yī)院電子檔案管理化水平不斷提高，但是其中仍讓存在著一些諸多急需解決的問題，這些問題嚴(yán)重阻礙著醫(yī)院電子檔案管理工作的發(fā)展。因此，要加強對醫(yī)院電子檔案管理工作的重視，要對醫(yī)院電子檔案管理工作進行系統(tǒng)全面的探討。

1　分析電子檔案管理的優(yōu)勢

當(dāng)前，隨著時代的發(fā)展，使我國各大醫(yī)院等相關(guān)單位在檔案管理工作方面也取得了很大的進步，醫(yī)院電子檔案管理逐步取代了紙質(zhì)檔案管理。電子檔案管理具有許多的優(yōu)點如下。首先，電子檔案管理操作簡單，方面。工作人員能夠?qū)嵤┑匿浫?、增加、刪減以及修改電子檔案信息，而且還能保證醫(yī)院檔案信息的規(guī)范性和檔案頁面的整潔度。其次，電子檔案的檢索和傳遞速度快，時效性強，不受時空的限制，能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)距離，大容量的快速傳輸。然后，醫(yī)院電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，可以讓使用者很方便的通過電子網(wǎng)絡(luò)獲取到需要的檔案信息。另外，醫(yī)院電子檔案無需一紙一筆，成本低，并且占據(jù)的存儲空間較小，能夠有效解決資源浪費問題。還有，醫(yī)院電子檔案的表現(xiàn)形式多樣化，文本、圖片、音頻、視頻，融為一體，能夠更加生動形象的供使用者在網(wǎng)絡(luò)上閱讀。此外，醫(yī)院電子檔案的安全性較高，風(fēng)險較低，能夠保證醫(yī)院檔案信息處理中頁面清晰度較高，使復(fù)制電子檔案文件時，輕松查找，不易丟失。

2　分析醫(yī)院實行電子檔案管理的重要意義

2.1有利于提高醫(yī)院檔案管理工作的效率

當(dāng)前，我國包括醫(yī)院在內(nèi)的事業(yè)單位都在逐步利用現(xiàn)代信息技術(shù)將檔案管理進行電子化發(fā)展，這樣不僅促進了檔案數(shù)據(jù)資源的共享，提高了信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，也彌補了以往傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)載體人事檔案的利用率較低、工作量較大、費時費力以及成本較高等不足。醫(yī)院實行電子檔案管理，提高了檔案管理工作的效率，增強了電子檔案管理的時效性，使醫(yī)院檔案資源實現(xiàn)多次反復(fù)使用，有利于保護檔案信息，促進醫(yī)院電子檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

2.2有利于完善醫(yī)院等事業(yè)單位的檔案管理制度

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，給各大醫(yī)院了解人才的基本信息資料時提供了便利，人員的信息通過收集、整編和管理可以自動實時的從電子檔案信息數(shù)據(jù)庫中獲取，使醫(yī)院可以精確地選拔和管理優(yōu)秀人才。另外，醫(yī)院也可以在員工工作期間通過人事檔案信息化管理來查看員工的工作表現(xiàn)，使員工的才華和能力充分體現(xiàn)出來，從而有利于醫(yī)院對員工更好的監(jiān)督和人事安排，有利于進一步完善醫(yī)院電子檔案管理制度，促進醫(yī)院各方面的可持續(xù)性發(fā)展。

3　分析現(xiàn)階段醫(yī)院電子檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段的醫(yī)院電子檔案管理工作雖取得了很大的發(fā)展，但其中仍存在著一些不足之處，醫(yī)院等事業(yè)單位的管理部門對電子檔案管理工作不夠重視，管理模式和電子檔案數(shù)據(jù)庫資源都比較落后，配套的軟硬件設(shè)施和員工素質(zhì)還有待提高，使醫(yī)院電子檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)。

3.1缺乏對醫(yī)院電子檔案管理的安全重視和總體規(guī)劃

我國現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展較晚，有部分醫(yī)院等事業(yè)單位對電子檔案管理的認(rèn)識較少，對其安全建設(shè)方面的重視不夠，沒有樹立計算機網(wǎng)絡(luò)安全的意識，這樣既有可能出現(xiàn)電腦病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客對電子檔案信息安全的破壞，而且醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對電子檔案管理的總體規(guī)劃，使醫(yī)院各個部門的數(shù)據(jù)信息難以實現(xiàn)資源共享。醫(yī)院電子檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)比較落后，電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進程緩慢，有些數(shù)據(jù)信息不僅不完整、不真實，并且對一些錯誤的信息也沒有進行及時的修改補充，這些問題嚴(yán)重制約著醫(yī)院電子檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

3.2軟硬件配套設(shè)施較差，工作人員的整體素質(zhì)水平不高

目前，我國部分醫(yī)院的電子檔案管理工作的發(fā)展水平比較低，甚至還存在使用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式，缺乏檔案管理的軟硬件配套設(shè)施，這使醫(yī)院檔案管理的效率低，難以為醫(yī)院快速提供準(zhǔn)確全面真實的檔案信息。另外，醫(yī)院對于從事電子檔案信息化管理工作的人員缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，工作人員的整體素質(zhì)水平不高，沒有掌握電子檔案管理專業(yè)技能；而且還會出現(xiàn)一些違反人事紀(jì)律，違規(guī)等現(xiàn)象，使得醫(yī)院電子檔案管理存在嚴(yán)重的安全隱患，難以保證醫(yī)院電子檔案信息的完整性、原始性和真實性，甚至?xí)斐蓹C密文件信息在網(wǎng)上發(fā)布和流轉(zhuǎn)，從而引發(fā)泄密現(xiàn)象，給醫(yī)院等事業(yè)單位帶來損失，阻礙著醫(yī)院電子檔案管理工作的順利進行。

4　制定合理有效的措施進一步完善醫(yī)院電子檔案管理工作

4.1建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案管理工作

為了促進醫(yī)院電子檔案管理工作的發(fā)展，醫(yī)院等事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強對電子檔案管理工作的重視。根據(jù)電子檔案管理工作的特點，及時了解當(dāng)前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求，制定一系列的法規(guī)來進行約束和管理電子檔案，這樣才能使醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范，避免出現(xiàn)安全隱患，確保醫(yī)院電子檔案信息的安全性。要根據(jù)醫(yī)院等事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r來修改相關(guān)的制度，使其更好地適應(yīng)醫(yī)院電子檔案管理工作的發(fā)展，提高電子檔案管理工作水平。

4.2完善醫(yī)院電子檔案管理部門的軟硬件設(shè)備

在醫(yī)院電子檔案管理工作中離不開計算機設(shè)備，醫(yī)院等事業(yè)單位的檔案管理部門不斷加強對其軟硬件設(shè)備的支持，淘汰落后的計算機設(shè)備，并且配備更加完善的電子檔案管理硬件設(shè)備。例如，電子刻錄設(shè)施和光盤等，這樣才能方便工作人員處理電子檔案信息，增強醫(yī)院電子檔案的時效性，保證電子檔案能夠安全存儲和有效利用。此外，醫(yī)院電子檔案管理部門還應(yīng)該建立起完善的檔案管理信息系統(tǒng)，有效使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，防止不法分子修改和泄露電子檔案信息，提高電子檔案信息的安全性，為電子檔案的科學(xué)管理提供有效的技術(shù)支持。從而進一步完善電子檔案信息管理工作。

4.3提高醫(yī)院電子檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質(zhì)

醫(yī)院等事業(yè)單位還應(yīng)提高電子檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質(zhì)，培養(yǎng)工作人員的服務(wù)意識，使工作人員認(rèn)識到檔案管理工作的性質(zhì)和重要性。醫(yī)院等事業(yè)單位要建立起長效的人才培訓(xùn)機制，定期加強對電子檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)、道德和法律培訓(xùn)，使工作人員對檔案工作充滿熱情，更好的熟悉檔案業(yè)務(wù)；并且能夠熟練操作計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高工作效率，保證檔案信息的查詢、傳遞和共享。醫(yī)院等事業(yè)單位還應(yīng)強化電子檔案管理工作人員的道德和法律意識，使工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度辦事，不發(fā)生違規(guī)等情況，確保電子檔案信息的完整、真實和安全，從而促進醫(yī)院電子檔案管理工作的進一步發(fā)展。

5　結(jié)束語

實現(xiàn)電子檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展的必然趨勢，對于提高檔案管理工作的安全和效率具有積極的作用。雖然醫(yī)院電子檔案管理存在操作簡單、時效性強、存儲空間較小、使用成本較低以及表現(xiàn)形式多樣等優(yōu)勢，但是在當(dāng)前醫(yī)院電子檔案管理工作上，仍然存在著上級領(lǐng)導(dǎo)對其發(fā)展不夠重視，并且缺乏總體規(guī)劃以及電子檔案管理的軟硬件配套設(shè)施較差，相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)水平較低等等問題。因此，為了進一步完善醫(yī)院電子檔案信息工作，醫(yī)院等單位就要通過建立健全電子檔案管理的法規(guī)，加大對電子檔案的資金和技術(shù)投入，并且提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平和素質(zhì)等措施來促進電子檔案管理工作的健康發(fā)展。

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