淺談酒店日審、夜審工作流程優(yōu)化

劉辰 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)

淺談酒店日審、夜審工作流程優(yōu)化

劉辰 首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)

酒店的營業(yè)收入每天都要經(jīng)過日審與夜審。夜審是在夜間規(guī)定的時間將上一天所有的客人費用歸入賬中，并整理一天的賬單與報表。日審則是將夜審的報表再審核一遍，并且將相關(guān)報表報送領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)的事務(wù)比較繁雜。本文從實際出發(fā)，探討存在于酒店日審、夜審工作流程中可以優(yōu)化的方面，希望能對提升酒店的運營管理水平起到積極的作用。

酒店審計 稽核 日審 夜審 優(yōu)化

酒店內(nèi)部日常經(jīng)營審計是酒店管理的重要組成部分，酒店稽核部隸屬于財務(wù)部，酒店稽核是會計基礎(chǔ)工作，分為日審和夜審兩種，其中夜審是酒店當(dāng)天收入正確與否的最后一道把關(guān)者，也是財務(wù)數(shù)據(jù)的第一個審核者，涉及酒店一線部門的原始憑證審核，會計只有處理真實的原始憑證，才能得出準(zhǔn)確的會計信息。酒店稽核這份工作責(zé)任重大，但是非常繁瑣，并且容易得罪人，表現(xiàn)在稽核員不僅要核對酒水、海鮮、商品等的銷售情況，還要統(tǒng)計每個銷售員的考核銷售收入，甚至審計收銀員的工作差錯以及信用收款情況等等。

酒店稽核部的員工要對業(yè)務(wù)全流程負(fù)責(zé)，譬如客人某日入住酒店，千里馬酒店管理系統(tǒng)會產(chǎn)生預(yù)約單、前臺登記記錄、收取押金記錄。如果該客人享有內(nèi)部優(yōu)惠價或是來自與酒店簽訂優(yōu)惠協(xié)議的單位，系統(tǒng)內(nèi)會有銷售部門經(jīng)理審批簽字單，同時還需稽核部門員工查看是否有足夠的折扣權(quán)限。如果住店，客人在酒店內(nèi)部用餐會有菜單（前臺）、廚房單（餐飲部）、若消費酒水會有酒水出庫記錄（總倉）以及前臺掛賬、結(jié)賬記錄?？腿巳羰褂镁频昕头績?nèi)產(chǎn)品也會產(chǎn)生客房消費記錄（后臺），客人最后離店結(jié)賬的時候，也會有消費確認(rèn)單（前臺）。以上這些數(shù)據(jù)都是環(huán)環(huán)相扣，不能出錯的。酒店稽核部的人就是負(fù)責(zé)檢查前一天各個部門的人有沒有出錯。所以說酒店稽核人員若了解一線部門，特別是前廳部、餐飲部、客房部的運作流程，將有利于酒店對日審、夜審崗位的工作流程進(jìn)行優(yōu)化。

酒店企業(yè)是24小時運營單位，國內(nèi)中高星級酒店主要采用一線部門員工輪班制度來維系酒店的日常運營，于是酒店財務(wù)部門的稽核崗就會配合一線部門分為日審和夜審兩個班次，從而做到“機(jī)休人不休”，稽核工作與一線生產(chǎn)同步銜接。舉例說明：酒店餐飲部員工分為A、B兩個班次。A班由早上6點到下午3點，需要稽核人員審查早餐廳以及午間自助餐廳營業(yè)報表。B班由下午3點上到夜里11點，稽核人員將會重點審核晚餐以及咖餐廳營業(yè)報表。酒店前廳部一般為四班倒或三班倒。實行“四班倒”的酒店前廳部門的員工分為四個班組。譬如六月一號A班員工上早班，從早八點上到晚八點，然后回家休息24小時，六月一號當(dāng)晚由B組員工接班，從晚八點上到次日（二號）早上8點，C組員工接B組早上8點的班，從二日早八點上到二日晚上八點，之后又是A組的員工接C組的白班，這回上夜班，要從二日晚八點上到次日（三號）早晨八點，D組員工早上8點準(zhǔn)時接A組員工，下夜班的A組員工休息48小時之后將于六月5日早8點接下夜班的D組員工，“白夜休休”，以此類推，稽核部門的日審、夜審工作亦與前廳部的排班緊密同步進(jìn)行。正是由于酒店24小時持續(xù)運營的特殊性，即一年365天酒店的營業(yè)收入每天都要經(jīng)過日審與夜審，也可以說是引進(jìn)國外酒店管理方法之后產(chǎn)生了酒店日審、夜審的特有崗位。

酒店日間稽核（日審）與夜間稽核（夜審）崗位的主要職責(zé)：酒店夜審需要在夜間規(guī)定的時間內(nèi)，通常在凌晨一點左右將前一天所有的客人費用過入賬中，并整理一天的賬單與報表，特別要注意檢查收銀員是否有少記，如有，應(yīng)及時予以補(bǔ)記。利用凌晨1點到2點，幾乎沒有客人辦理入住及退房的空檔使用酒店千里馬管理系統(tǒng)進(jìn)行夜審的過賬并自動生成報表，整個過程通常控制在二十分鐘以內(nèi)（數(shù)據(jù)來源于擁有200間客房的中型酒店）。日審則需將夜審的報表再審核一遍，并且將報表報送酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。因為除駐店經(jīng)理外，酒店總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)只在白天處理飯店經(jīng)營事務(wù)，這也決定了日審比夜審增加了向酒店管理層輸出、匯報工作的職責(zé)。一般來說稽核部負(fù)責(zé)夜審的員工上班時間與酒店前廳部門上夜班的員工的作息同步，或者就是由總臺的員工代做。至于一個酒店是否取消夜審只保留日審還是保留夜審，還是要由前廳部門員工代做，取決于酒店的輪班制度與管理規(guī)定。誠然，如果酒店企業(yè)選擇由前廳部員工代做夜審工作，肯定有出于降低人力資源成本的考慮，且前廳部員工對酒店一線崗位的業(yè)務(wù)流程較稽核部員工更加熟悉，又因為必須要在夜間完成的只是簡單的系統(tǒng)稽核，故人員精簡與崗位優(yōu)化對提升酒店管理工作效率有一定的意義。由前廳部員工代做夜審工作的飯店稽核部日審員工需要注意，因夜審之后酒店當(dāng)天營業(yè)報表就會生成，為了防止當(dāng)天賬務(wù)有錯誤，第二天才發(fā)現(xiàn)調(diào)整可能會影響當(dāng)天營業(yè)報表的準(zhǔn)確性，需要在上班后優(yōu)先檢查營業(yè)報表，諸如餐廳平均消費、平均房價等主要營業(yè)指標(biāo)有沒有異常變動，如果有錯誤的話，要迅速查出原因并補(bǔ)救。很顯然，在不設(shè)夜審崗位的飯店對日審員工的業(yè)務(wù)技能要求提高了。

不容否認(rèn)酒店稽核工作無論是日審還是夜審都非常重要，酒店管理者應(yīng)重視稽核崗與酒店一線部門的互相配合與監(jiān)督防范，做到具體問題具體分析，分別優(yōu)化酒店日審及夜審的工作流程，從而全面提升酒店管理工作。

酒店開展日審工作需要關(guān)注以下十個子方面：1、每日根據(jù)酒店各一線部門的營業(yè)收入日報表以及各種結(jié)算單據(jù)作進(jìn)一步審核匯總并修改入賬，保證每日收入的真實性、準(zhǔn)確性；2、根據(jù)酒店各部門收入日報表匯總編制收入試算平衡表，檢查每項收入的劃分是否正確，檢查是否存在沒有入賬的收入；3、審核雜項調(diào)整單及貸方調(diào)整單，對于雜項調(diào)整單要審核所入賬戶是否正確，對于貸方調(diào)整單應(yīng)首先檢查有無部門經(jīng)理或總經(jīng)理的簽字批準(zhǔn)；4、通過酒店客房部日報表檢查酒店的客房出租率，各項關(guān)鍵指標(biāo)應(yīng)沒有大的偏差，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時調(diào)整；5、用電腦編制飯店營業(yè)收入日報表，該報表包括酒店餐廳營業(yè)收入、客房收入、平均房價、餐廳用餐人數(shù)和平均消費等詳實的數(shù)據(jù)，表內(nèi)還要提供各營業(yè)部門的預(yù)算比，同期比及月累計、年累計完成情況的數(shù)據(jù)，報送飯店駐店經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)審閱后發(fā)至各營業(yè)部門及公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；6、認(rèn)真核對每日總出納做出的現(xiàn)金收入?yún)R總表，并按會計制度和科目的規(guī)定編制記賬憑證，對營業(yè)收入做到日清月結(jié)；7、協(xié)助其他營業(yè)部門完成相關(guān)的查賬工作，包括但不限于審核外幣兌換的所有單據(jù)、審核宴會部門預(yù)定單的執(zhí)行情況，逢月末做出宴會銷售統(tǒng)計表，還要留意審核內(nèi)部員工用餐超限簽單，做好成本控制方面的工作；8、每月月末作出各營業(yè)部門的收入分析；9、每月月末核對應(yīng)收、應(yīng)付有關(guān)科目的發(fā)生額；10、保管好經(jīng)辦的各種歷史資料及會計原始憑證。

酒店開展夜審工作也需關(guān)注下述十個子方面：1、仔細(xì)查看酒店前臺及餐廳的部門收銀員繳款憑證，一名合格的夜審人員有必要了解當(dāng)日班前日審工作有關(guān)交接班事宜、檢查電腦和打印機(jī)是否正常、此外還要將各部門的繳款憑證分門別類放到審箱中待審；2、打印出“今日入住客人報告”，重點審核該日入住的房間的房價與開房單上的價格是否一致，折扣房手續(xù)是否完整等等，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即通知前廳部門經(jīng)理協(xié)調(diào)接待員進(jìn)行調(diào)整，并將情況寫入夜審報告，交次日的日審處理；3、打印出今日非平賬離店報表，審核非平賬離店的原因，確認(rèn)相關(guān)責(zé)任人，將接待員私自平賬的風(fēng)險降到最低；4、打印出今日調(diào)整賬目表，審核調(diào)整賬目的原因，大多數(shù)酒店調(diào)整賬目單需要部門經(jīng)理及以上層級的負(fù)責(zé)人簽字方為有效；5、查詢各收費點轉(zhuǎn)賬是否正確，譬如餐飲部門、商務(wù)中心的掛賬數(shù)額是否正確，是否轉(zhuǎn)錯房間，客人簽名，是否對應(yīng)酒店前臺登記系統(tǒng)，因為是未結(jié)賬部分，有必要再在系統(tǒng)中提醒收銀員在結(jié)賬時留意；6、打印出今日離店客人報告，該報告中將能顯示今天離店房間數(shù)、客人數(shù)以及相應(yīng)的金額；7、做好當(dāng)日夜審審計資料相關(guān)的維護(hù)、備份工作；8、夜審數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作相關(guān)，打印出總班結(jié)賬表完，成預(yù)審報告、自動過賬、終審；9、準(zhǔn)確出具夜審報表，包括但不限于營業(yè)日報表、今日非平賬離店報表、夜間審計報告表；10、各項工作完成后，將資料進(jìn)行整理分類，將夜審過程中發(fā)生的重點事件記錄下來，對于需要日審協(xié)助處理的，要特別加以注明，交到日審辦公室，或由總臺夜班操作員代交。這樣將會方便日審操作員上班后，處理夜間一點問題。

如前所述，酒店對稽核工作流程優(yōu)化應(yīng)遵循“源于一線，服務(wù)于一線，為一線把關(guān)”的原則，具體體現(xiàn)在：酒店實施夜審是對當(dāng)天產(chǎn)生的所有賬單進(jìn)行逐一核對并形成日報或是各部門的分類報表。因為是對前一天的營業(yè)進(jìn)行梳理，所以夜審工作應(yīng)當(dāng)在0點以后開展，以更好地配合前臺部門操作。酒店的規(guī)模越大夜審工作量相應(yīng)的也更加龐大。酒店管理軟件的系統(tǒng)，在夜審時分為自動夜審和手動夜審兩種。其中自動夜審比較簡單，由系統(tǒng)自動完成夜審并形成報表。因全自動模式有它的缺陷，所以需適當(dāng)?shù)剌o以手動夜審，即操作人員按照系統(tǒng)提示，進(jìn)行逐步核對。手動夜審進(jìn)行人為核對賬單的過程中，尤其要注意每間房的房價是否正確、注意檢查第二天需要退房的房間在凌晨零點之后是否能正確顯示為預(yù)退房等等。因為航班延誤，致使入住晚于零點的客人不多，通常來說凌晨兩點左右是非常適合做夜審工作的，一定要抓緊時間，因為凌晨四點起，就有一些趕早的客人陸續(xù)退房離店。為了減輕服務(wù)人員的工作量，以及提升酒店管理效率，目前主流的酒店管理軟件在每天夜審之后會自動把住客房變成臟房，目的是為了更好的統(tǒng)計酒店一共有多少房間需要打掃，以及如何更優(yōu)地安排樓層客房服務(wù)員排班工作。

對于夜審中的一些涉及付現(xiàn)的問題也可以從會計的角度來尋求解決方案。例如住店客人有時在進(jìn)行諸如購書、打印等個別消費時，使用現(xiàn)金付款，沒有在退房時一起結(jié)算，酒店管理者一般把這種常見問題成為付現(xiàn)問題。酒店管理軟件對這類問題有兩種解決方法，一種是設(shè)置通過“非在住店客人”賬務(wù)中收起付現(xiàn)的費用，該方案的弊端是不能將客人的消費提前在當(dāng)天的總賬中，第二種解決方案則是對付現(xiàn)的費用采取收取押金的方法操作，即總臺操作員將客人的這筆付現(xiàn)通過錄入押金來實現(xiàn)錄單，這樣因為客人的消費品能錄入到對應(yīng)該客人的賬單中，在完成付現(xiàn)問題的同時，亦能夠在客人總賬單中體現(xiàn)。

在有逾百年悠久歷史的酒店管理行業(yè)中，無論個體酒店結(jié)合其自身環(huán)境對日審和夜審業(yè)務(wù)流程做怎樣的優(yōu)化，對稽核部門日審、夜審人員的業(yè)務(wù)技能的培養(yǎng)提高都是重中之重。經(jīng)驗豐富的酒店稽核崗人員必須重視下列四項基本操作原則：1、單據(jù)傳遞，必須明確夜間單據(jù)傳遞的流程以及代收人員登記；2、審核流程，因為正如前面所說取消夜審給日審工作帶來的不便主要表現(xiàn)在把日審工作變得滯后，所以要根據(jù)工作內(nèi)容的重要性分先后予以解決，重點關(guān)注房價的審核，以免導(dǎo)致的嚴(yán)重后果滯后才被發(fā)現(xiàn)；3、應(yīng)該做到當(dāng)天的賬單當(dāng)天審核完畢；4、審核的方法可以分為粗審與細(xì)審，有酒店管理經(jīng)驗的審核員，在粗審時習(xí)慣重點關(guān)注有無缺單、發(fā)票信息、信用卡結(jié)賬、送批單據(jù)等等。對于是否取消夜審環(huán)節(jié)或是由總臺員工代理操作夜審業(yè)務(wù)應(yīng)該具體問題具體分析，其初衷是提升酒店的綜合管理效率，總之，酒店日審、夜審環(huán)節(jié)工作流程的優(yōu)化離不開飯店財務(wù)部、稽核部與前臺、客房、餐飲、銷售等一線部門之間的相互了解與通力配合。鑒于當(dāng)前我國酒店管理行業(yè)人員流動較高的現(xiàn)狀，從長計議，酒店企業(yè)應(yīng)從制度層面優(yōu)化稽核流程，從管理層面堵住可能存在的漏洞，若能制定規(guī)范、詳盡工作流程并選派素質(zhì)較高的稽核人員執(zhí)行效果更佳。