論如何提升項(xiàng)目異地管理水平

張 捷

(中車資陽(yáng)機(jī)車有限公司,四川 資陽(yáng)641301)

1 前言

項(xiàng)目管理是第二次世界大戰(zhàn)后期發(fā)展起來的重大新管理技術(shù)之一,最早起源于美國(guó)。20世紀(jì)60年代,項(xiàng)目管理的應(yīng)用范圍也還只是局限于建筑、國(guó)防和航天等少數(shù)領(lǐng)域,但因?yàn)轫?xiàng)目管理在美國(guó)的阿波羅登月項(xiàng)目中取得巨大成功,由此風(fēng)靡全球。

項(xiàng)目異地管理是項(xiàng)目管理中非常重要的組成部分,由于項(xiàng)目實(shí)施地點(diǎn)在公司以外的用戶現(xiàn)場(chǎng),因而增加了項(xiàng)目實(shí)施的難度,這種難度包括項(xiàng)目執(zhí)行控制以及項(xiàng)目異地溝通等方面。本文針對(duì)上述兩個(gè)問題,結(jié)合泰國(guó)機(jī)車項(xiàng)目異地管理實(shí)例,從制定機(jī)車交付管理計(jì)劃和項(xiàng)目異地溝通等兩個(gè)方面進(jìn)行分析,希望能夠形成出口項(xiàng)目異地管理的固定模式,提升項(xiàng)目異地管理水平。

2 項(xiàng)目異地管理現(xiàn)存問題分析

項(xiàng)目異地管理面臨的一個(gè)問題是,由于項(xiàng)目實(shí)施地點(diǎn)為異地用戶現(xiàn)場(chǎng),所以可能會(huì)出現(xiàn)很多不可控因素,項(xiàng)目進(jìn)程管理計(jì)劃往往難以按照既定交付時(shí)間嚴(yán)格執(zhí)行,出現(xiàn)這種情況的后果將使得項(xiàng)目進(jìn)程不斷延誤,最終導(dǎo)致項(xiàng)目不能按時(shí)交付業(yè)主。項(xiàng)目異地管理存在的另外一個(gè)突出問題是,如果異地項(xiàng)目組在國(guó)外用戶現(xiàn)場(chǎng),則可能存在異地項(xiàng)目組與業(yè)主語(yǔ)言溝通交流不暢、異地項(xiàng)目組不能及時(shí)地向公司總部傳遞信息等問題,這種問題會(huì)使項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)管理的工作效率降低,公司形象受損。

3 項(xiàng)目異地管理問題解決方案

(1)針對(duì)上述第一個(gè)問題,筆者認(rèn)為,解決這種問題的較好方法是在產(chǎn)品交付前按照項(xiàng)目異地管理模式,制定交付管理計(jì)劃,并建立項(xiàng)目異地管理組織機(jī)構(gòu),細(xì)化人員分工,具體方案如下。

①制定項(xiàng)目異地管理計(jì)劃。

按照合同規(guī)定,制定項(xiàng)目異地管理計(jì)劃,對(duì)機(jī)車交付條款進(jìn)行解讀,明確里程碑時(shí)間節(jié)點(diǎn)、異地項(xiàng)目組組織機(jī)構(gòu)圖及具體分工、異地項(xiàng)目組生活組織管理、應(yīng)急處理管理等內(nèi)容,并嚴(yán)格按照此管理計(jì)劃執(zhí)行,這樣就可以在很大程度上避免項(xiàng)目異地交付過程中的隨意性,使項(xiàng)目異地行為規(guī)范化、制度化。

②成立項(xiàng)目異地管理組織機(jī)構(gòu),明確項(xiàng)目人員職責(zé)及分工。

由于異地項(xiàng)目組的成員均來自公司內(nèi)部不同部門,要使他們完成一個(gè)共同的任務(wù),首先需要任命各個(gè)職能板塊的項(xiàng)目經(jīng)理,明確項(xiàng)目組織構(gòu)架(詳見圖1),該組織構(gòu)架可以根據(jù)合同要求及具體項(xiàng)目情況做適當(dāng)增減,其次明確每個(gè)人的職責(zé)與分工,提高工作效率。

圖1 泰國(guó)機(jī)車項(xiàng)目異地管理組織機(jī)構(gòu)圖

③明確職責(zé)與分工。

a.項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理。

負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理的策劃、實(shí)施、監(jiān)控、收尾與評(píng)估工作;全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理工作,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)程、成本和質(zhì)量負(fù)責(zé);全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)與業(yè)主的溝通協(xié)調(diào);按時(shí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)程、成本和質(zhì)量狀態(tài);負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)工作完成后與業(yè)主的交接,簽署確認(rèn)合同規(guī)定的文件;負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)團(tuán)隊(duì)安全管理及應(yīng)急處置規(guī)定,監(jiān)控項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)、文化信仰和業(yè)主公司規(guī)章制度等。

b.項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)經(jīng)理。

負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)管理工作,對(duì)項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理負(fù)責(zé);對(duì)電氣工程師及制動(dòng)工程師進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)工作;負(fù)責(zé)機(jī)車現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試、試運(yùn)過程中的技術(shù)指導(dǎo)和支持;負(fù)責(zé)與用戶進(jìn)行技術(shù)交流和技術(shù)澄清工作。

c.項(xiàng)目異地質(zhì)量經(jīng)理。

風(fēng)選系統(tǒng)正常運(yùn)行時(shí)，每月產(chǎn)生電費(fèi)16.4萬元、人工費(fèi)6.6萬元、設(shè)備折舊費(fèi)6萬元、設(shè)備維護(hù)費(fèi)2.9萬元，共計(jì)31.9萬元，每月風(fēng)選5.8萬噸，噸煤風(fēng)選加工成本為5.5元。

負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理工作,對(duì)項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理負(fù)責(zé);負(fù)責(zé)項(xiàng)目異地實(shí)施過程中質(zhì)量控制的策劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾與評(píng)估工作;負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量監(jiān)造等工作。

d.項(xiàng)目異地售后經(jīng)理。

負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)售后服務(wù)工作,對(duì)項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理負(fù)責(zé);負(fù)責(zé)項(xiàng)目售后服務(wù)階段機(jī)車的運(yùn)行、保養(yǎng)、維護(hù)工作;負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)保配件庫(kù)存清點(diǎn)、機(jī)車運(yùn)行里程記錄等工作。

(2)針對(duì)項(xiàng)目異地管理的第二個(gè)問題,作者認(rèn)為可以每日向公司發(fā)送項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告及每周與業(yè)主召開項(xiàng)目例會(huì)兩種溝通模式解決,具體方法如下。

①項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告。

異地項(xiàng)目組每日按時(shí)向公司項(xiàng)目管理中心以郵件形式發(fā)送項(xiàng)目異地狀態(tài)報(bào)告,詳見表1。

表1 項(xiàng)目異地狀態(tài)報(bào)告日期：年 月 日

異地項(xiàng)目組通過與業(yè)主的溝通,可以了解到客戶的需求,然后通過表1向項(xiàng)目管理中心反饋;項(xiàng)目管理中心收到異地項(xiàng)目組的信息后,及時(shí)聯(lián)系、協(xié)調(diào)公司相關(guān)單位解決問題,然后反饋回異地項(xiàng)目組。狀態(tài)分新增、更新、保留及關(guān)閉項(xiàng)。新增指異地項(xiàng)目組在異地項(xiàng)目執(zhí)行過程中遇到的新問題;更新指新增事項(xiàng)通過后續(xù)處理的通報(bào);保留指經(jīng)過一段時(shí)間跟進(jìn),需要持續(xù)跟進(jìn)的事項(xiàng)。

②項(xiàng)目例會(huì)。

在機(jī)車交付期間,我公司泰國(guó)代理曾向公司發(fā)來郵件,反映業(yè)主高層指責(zé)我方?jīng)]有及時(shí)完成粘著調(diào)試,而實(shí)際上,異地項(xiàng)目組已在一周前完成了粘著試驗(yàn)。異地項(xiàng)目組分析原因,不能只顧低頭干活,除了和業(yè)主車間領(lǐng)導(dǎo)溝通交車進(jìn)度,更要讓相關(guān)各方知曉每周交車進(jìn)展與下周工作計(jì)劃,這樣才能避免誤會(huì)。

為此,異地項(xiàng)目組每周五上午與業(yè)主及代理召開項(xiàng)目例會(huì),由項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理出具項(xiàng)目周報(bào),匯報(bào)本周工作執(zhí)行情況,下周工作安排以及需要關(guān)注事宜,并形成會(huì)議紀(jì)要(詳見圖2),參會(huì)方簽字確認(rèn),及時(shí)反饋回項(xiàng)目管理中心,抄送業(yè)主高層管理人員,使其知悉每周工作動(dòng)態(tài),通過召開項(xiàng)目例會(huì)并形成會(huì)議紀(jì)要抄送相關(guān)各方,上述的溝通誤解再也沒有發(fā)生過。

圖2 項(xiàng)目例會(huì)會(huì)議紀(jì)要

4 項(xiàng)目異地管理成效

上述兩個(gè)問題通過一系列措施取得了顯著成效,主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一、通過制定項(xiàng)目異地管理計(jì)劃,整個(gè)項(xiàng)目異地管理工作按計(jì)劃有條不紊地進(jìn)行;第二、通過任命項(xiàng)目異地現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)理和明確職責(zé)分工,項(xiàng)目異地管理團(tuán)隊(duì)不再是一團(tuán)散沙,而是形成了一股合力,異地項(xiàng)目組的每個(gè)成員都各司其職,共同推進(jìn)項(xiàng)目前進(jìn);第三,異地項(xiàng)目組通過每日向公司發(fā)送項(xiàng)目異地狀態(tài)報(bào)告,可以及時(shí)向公司反映現(xiàn)場(chǎng)問題,公司得到信息后迅速組織相關(guān)單位分析并提出整改方案,異地項(xiàng)目組收到后及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)問題,這種互動(dòng)式溝通模式提高了服務(wù)質(zhì)量,樹立了公司品牌形象;第四,異地項(xiàng)目組通過每周與業(yè)主召開項(xiàng)目例會(huì),保證異地項(xiàng)目組和公司以及異地項(xiàng)目組與業(yè)主的及時(shí)溝通,使各方都可以及時(shí)了解項(xiàng)目的最新進(jìn)展情況,以及遇到的困難,三方齊力保證機(jī)車順利交付。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,項(xiàng)目異地管理是一個(gè)比較復(fù)雜的過程,其間會(huì)遇到項(xiàng)目執(zhí)行控制以及項(xiàng)目異地溝通等問題,如果解決了這些問題,產(chǎn)品就可以比較順利地交付用戶。目前,公司項(xiàng)目管理中心已制定了《項(xiàng)目異地管理辦法》,對(duì)項(xiàng)目異地管理模式加以進(jìn)一步固化和推廣,并將在后續(xù)的項(xiàng)目異地交付過程中給予持續(xù)改進(jìn)和完善,保證交付任務(wù)愈加順利進(jìn)行。

[1]余雪杰.項(xiàng)目部崗位職責(zé)與考核精細(xì)化管理[M].北京：人民郵電出版社,2014.

[2]王希躍.項(xiàng)目管理關(guān)鍵點(diǎn)精細(xì)化設(shè)計(jì)[M].北京：人民郵電出版社,2013.