檔案信息化管理現(xiàn)狀與規(guī)劃

郎蓉

（中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072）

檔案信息化管理現(xiàn)狀與規(guī)劃

郎蓉

（中國(guó)電建集團(tuán)成都勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司 四川成都 610072）

本文在深刻分析檔案信息化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析并提出解決措施，希望可以給相關(guān)的專(zhuān)業(yè)認(rèn)識(shí)提供一定的借鑒。

檔案；信息化；管理現(xiàn)狀；規(guī)劃

引言

檔案信息化管理是伴隨全球信息化浪潮與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)而發(fā)展的，必須要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國(guó)家信息化建設(shè)同步發(fā)展，使我國(guó)的檔案信息化管理朝著更好的方向發(fā)展進(jìn)步。

1 檔案管理基本現(xiàn)狀情況分析

檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)面對(duì)全球信息化浪潮的必然選擇。目前部門(mén)承擔(dān)著上千個(gè)已建、在建和規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目的科技檔案及全院文書(shū)檔案的管理工作，涉及庫(kù)存檔案萬(wàn)余卷、文書(shū)檔案萬(wàn)余卷，其它外購(gòu)、交流庫(kù)藏各類(lèi)專(zhuān)業(yè)資料數(shù)萬(wàn)（冊(cè)），同時(shí)還管理著工具書(shū)、規(guī)程規(guī)范等。檔案的收集、整編是檔案部門(mén)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。我們按照“管理科學(xué)、務(wù)實(shí)高效、執(zhí)行有力”的管理理念，積極做好科技檔案、文書(shū)檔案、科技資料、圖書(shū)等各類(lèi)檔案的收集、整編、驗(yàn)收、入庫(kù)等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，保證檔案資料及時(shí)入庫(kù)。探討檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)、信息資源與信息法規(guī)體系建設(shè)以及人才隊(duì)伍方面具有深刻的指導(dǎo)性意義。

通過(guò)對(duì)檔案管理基本現(xiàn)狀情況的分析探究，更加深入的明白了檔案信息化建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，從發(fā)展現(xiàn)狀到未來(lái)趨勢(shì)，從微觀到微觀獨(dú)立性，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)信息化中才能夠更快更好的發(fā)展。在定性模式分析和定量研究的基礎(chǔ)之上，探討各個(gè)部分在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中的輕重緩急，提出新的發(fā)展思路，探索適應(yīng)現(xiàn)實(shí)條件的靈活發(fā)展對(duì)策。

2 檔案信息化管理的發(fā)展進(jìn)程

2.1 檔案數(shù)字化及數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)步

我院高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)工作，并在2015年初制定了數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃：3年內(nèi)完成我院存量檔案的數(shù)字化工作并全面完成我院數(shù)字檔案館建設(shè)。由于涉密原因，我院存量檔案數(shù)字化工作須利用現(xiàn)有人員自行實(shí)施，禁止外包。為有效完成本年度目標(biāo)，專(zhuān)門(mén)制定了《檔案數(shù)字化加工技術(shù)要求及管理辦法》，該辦法對(duì)檔案數(shù)字化所涉及的檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等基本環(huán)節(jié)進(jìn)行了詳細(xì)的技術(shù)規(guī)定，同時(shí)對(duì)質(zhì)量、安全、保密等方面也提出了嚴(yán)格要求；目前2016年度檔案數(shù)字化目標(biāo)及計(jì)劃已完成制訂，即將實(shí)施。

我院檔案數(shù)字化工作有別于其他設(shè)計(jì)院，完全由我院內(nèi)部職工自己完成，其最大的優(yōu)勢(shì)是我們對(duì)自己的報(bào)告和圖紙非常熟悉，在掃描整理過(guò)程中糾正了原件中的錯(cuò)誤，保證了掃描件的質(zhì)量，另外最重要的一點(diǎn)是保證了圖紙報(bào)告的安全，通過(guò)近一年的大規(guī)模數(shù)字化工作，我們?cè)趻呙柽^(guò)程中積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，為加快檔案數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)信息化

近年來(lái)，隨著《設(shè)計(jì)產(chǎn)品簽證發(fā)送管理辦法》的修改完善，明確規(guī)定了出院產(chǎn)品最后的簽證權(quán)交由檔案管理部，使得原來(lái)無(wú)法控制的出院設(shè)計(jì)產(chǎn)品得到有效控制；同時(shí)明確了各相關(guān)部門(mén)的職責(zé)，做到有章可循，操作性得到了極大提升，出院設(shè)計(jì)產(chǎn)品的歸檔率也得到了有力保障。

我院檔案管理系統(tǒng)（ECM）與生產(chǎn)管理系統(tǒng)（MatrixOne）已完成集成，設(shè)計(jì)產(chǎn)品的電子版及相關(guān)信息通過(guò)集成接口實(shí)現(xiàn)直接歸檔，減少了檔案人員大量的錄入工作，電子檔案的歸檔率有了較大提高，特別是原來(lái)計(jì)算稿的歸檔老大難問(wèn)題得到了明顯改善。目前我院所有設(shè)計(jì)產(chǎn)品均從MatrixOne系統(tǒng)中產(chǎn)生，圖紙產(chǎn)品在出版印刷的同時(shí)附條碼，保證了電子檔案的完整準(zhǔn)確。另外我院設(shè)計(jì)產(chǎn)品歸檔、檔案借閱、產(chǎn)品簽證發(fā)送等業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)電子化管理流程，在提高工作效率的同時(shí)，也確保了信息的準(zhǔn)確性與流程的可控性。

3 檔案管理信息化中的技術(shù)要素

3.1 檔案管理系統(tǒng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

檔案管理系統(tǒng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）系統(tǒng)對(duì)工程節(jié)點(diǎn)的創(chuàng)建，節(jié)點(diǎn)的定位與查找，檔案屬性的確定，都可以靈活運(yùn)用，免除用戶逐級(jí)展開(kāi)導(dǎo)航、逐項(xiàng)尋找工程節(jié)點(diǎn)的煩惱。

（2）對(duì)于信息檢索而言，能針對(duì)用戶的操作習(xí)慣，開(kāi)辟“快速搜索”、“普通搜索”和“高級(jí)搜索”三種檢索渠道，并允許用戶自定義檢索模板。

（3）對(duì)于信息著錄而言，實(shí)現(xiàn)了“檔案著錄”、“檔案直錄”和“條目復(fù)制”三種模式，滿足了不同業(yè)務(wù)場(chǎng)景下檔案著錄的需求。

（4）對(duì)于檔案管理而言，系統(tǒng)省略了立卷的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，以件為單位接收和整理檔案，使得檔案的自組卷與自動(dòng)歸盒更為靈活。

（5）系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)歸檔案的批量歸檔確認(rèn)功能，簡(jiǎn)化用戶的操作步驟。

3.2 檔案整編模塊等技術(shù)的修改完善

對(duì)科技檔案整編模塊、資料整編模塊、科技檔案借閱模塊、二級(jí)單位著錄模塊、統(tǒng)計(jì)模塊、文書(shū)檔案模塊以及系統(tǒng)設(shè)置模塊都進(jìn)行了反復(fù)的測(cè)試，今年主要修改完善了以下內(nèi)容：

（1）檔案文種、元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)字典的清理與規(guī)范：根據(jù)檔案業(yè)務(wù)要求對(duì)文檔庫(kù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行了徹底調(diào)整，新建了“檔案”二級(jí)文種，規(guī)范了該文種下各門(mén)類(lèi)檔案的共用元數(shù)據(jù)。

（2）基于檔案文種的基礎(chǔ)系統(tǒng)功能的調(diào)整與更改：為優(yōu)化系統(tǒng)性能，提高系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間，在規(guī)范不同門(mén)類(lèi)檔案文種的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案庫(kù)中的庫(kù)范圍、導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)、搜索條件與界面展示依照不同文種進(jìn)行了調(diào)整與更改。

（3）檔案借閱模塊的修改與完善：根據(jù)檔案借閱業(yè)務(wù)的實(shí)際需求，對(duì)原有借閱模塊進(jìn)行了修改與完善。

（4）歷史數(shù)據(jù)遷移至ECM后的清理與核對(duì)：老檔案系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)遷移至ECM系統(tǒng)后，對(duì)導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)與檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行了三次比對(duì)，對(duì)檔案條目重復(fù)數(shù)據(jù)、檔案編碼重復(fù)數(shù)據(jù)、各檔案屬性值缺省數(shù)據(jù)進(jìn)行了逐條清理，入庫(kù)與檔案實(shí)體核對(duì)后更新了問(wèn)題數(shù)據(jù)值。

（5）新建導(dǎo)航節(jié)點(diǎn)200個(gè)，新建總承包項(xiàng)目元數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)字典。

（6）編寫(xiě)二級(jí)公司檔案著錄使用說(shuō)明書(shū)和檔案借閱操作說(shuō)明書(shū)，方便用戶使用ECM系統(tǒng)。

4 檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

4.1 忽視檔案信息化總體方案

經(jīng)過(guò)調(diào)查研究顯示大多數(shù)的檔案館只是被動(dòng)的按照上級(jí)主管部門(mén)的要求提出財(cái)政預(yù)算或是專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)。表面上看似合理而實(shí)際上卻存在突出的缺陷，外包公司把設(shè)計(jì)方案的重心集中于項(xiàng)目的短期效應(yīng)與表面功能，它缺乏的是整體的宏觀把握與長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，容易造成長(zhǎng)期投資上的浪費(fèi)。檔案局真正制定有檔案信息化長(zhǎng)遠(yuǎn)的僅僅是很少的一部分，這就對(duì)檔案信息化管理造成了隱患。

4.2 檔案管理系統(tǒng)的改動(dòng)隨意性比較大

檔案管理系統(tǒng)（ECM）與生產(chǎn)管理系統(tǒng)，雖完成高度集成，實(shí)現(xiàn)了出院產(chǎn)品電子文件的自動(dòng)歸檔；但由于部分產(chǎn)品在出版印刷時(shí)（尤其是報(bào)告類(lèi)產(chǎn)品）仍可能存在改動(dòng)，因此仍不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔的電子文件與實(shí)物檔案的內(nèi)容100%一致性，影響了檔案管理的成效；目前我們正在抓緊研究改進(jìn)措施，以保證自動(dòng)歸檔電子文件與實(shí)物檔案內(nèi)容的全面一致。上述這些問(wèn)題需要得到有關(guān)部門(mén)的重視并予以解決。

5 有效提高檔案信息化管理的措施

5.1 培養(yǎng)檔案信息管理化方面的人才

結(jié)合我國(guó)的實(shí)際情況，近年來(lái)檔案信息化的人才建設(shè)隊(duì)伍雖然有了長(zhǎng)足的進(jìn)步與發(fā)展，但是從業(yè)者的整體素質(zhì)與技術(shù)水平仍然有待提高。①要實(shí)施檔案信息化全員培訓(xùn)工程。提升整個(gè)職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)與改變檔案職業(yè)隊(duì)伍的整體知識(shí)結(jié)構(gòu)是主要目標(biāo)，要對(duì)從業(yè)的人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并且將這種培訓(xùn)制度化與規(guī)范化，將參加培訓(xùn)的情況列入審判的范圍及列入成績(jī)。②實(shí)施檔案信息化專(zhuān)門(mén)人才培育工程。吸引高端研究人才、技術(shù)性人才、宏觀層次人才及管理綜合性人才，帶動(dòng)并培育信息化專(zhuān)業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整、課程體系的改革等全方位的積極引導(dǎo)。

5.2 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化資源的有效利用

利用功能的開(kāi)發(fā)要實(shí)現(xiàn)對(duì)可利用資源與利用環(huán)境兩個(gè)方面的開(kāi)發(fā)。一方面，對(duì)可利用資源來(lái)說(shuō)，數(shù)字檔案館各個(gè)方面的問(wèn)題在建設(shè)之前是必須要明確的，“以保管為導(dǎo)向”的數(shù)字檔案館和以“利用為導(dǎo)向的”的數(shù)字檔案館會(huì)做出兩種不同的選擇，擴(kuò)大其收藏、利用資源的范圍是中心。另一方面，在利用環(huán)境時(shí)要考慮在線服務(wù)，分布式儲(chǔ)存和廣域范圍的資源集成，不僅可以增加數(shù)字檔案館的投資規(guī)模，而且也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的長(zhǎng)久、安全的保管。

6 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，結(jié)合我國(guó)檔案信息化的實(shí)際情況，檔案信息資源建設(shè)面臨的問(wèn)題有許多，需要相關(guān)的建設(shè)部門(mén)與專(zhuān)業(yè)人員做出相應(yīng)的解決措施，例如信息資源開(kāi)發(fā)面臨的信息安全、整合與存儲(chǔ)等問(wèn)題，要結(jié)合工作實(shí)際與總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。并且集中精力研究定制檔案信息化建設(shè)與相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在實(shí)行的基礎(chǔ)之上形成有效地信息化檔案約束機(jī)制。通過(guò)不斷的發(fā)展，建立健全檔案信息化管理建設(shè)機(jī)制，從而促進(jìn)信息的的法制建設(shè)與經(jīng)濟(jì)的快速健康發(fā)展。

[1]陸怡靜，郭子亮，李家燕.我國(guó)檔案在線服務(wù)的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策研究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013（12）：112～113.

[2]曹潔，張帆，康芳芳.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策研究[J].中國(guó)科技，2009（03）：234～235.

[3]于莎莎，陳美瓊.淺析檔案信息化建設(shè)及對(duì)策[J].檔案學(xué)通訊，2006（06）：278～279.

G270.7

A

1004-7344（2016）03-0011-02

2015-12-10

郎蓉（1970-），女，館員，本科，主要從事檔案管理等相關(guān)工作。