電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理芻議

謝敏

（貴州烏江水電開發(fā)有限責(zé)任公司 貴州貴陽 551000）

電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理芻議

謝敏

（貴州烏江水電開發(fā)有限責(zé)任公司 貴州貴陽 551000）

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展給諸多行業(yè)領(lǐng)域帶來了深遠(yuǎn)影響，在企事業(yè)單位的檔案管理方面，電子文檔的廣泛應(yīng)用打破了傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動化辦公設(shè)備已逐步顯出其強(qiáng)大的優(yōu)勢?；诖?，本文首先介紹了電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，然后對電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題進(jìn)行了分析，并具體探究了如何優(yōu)化電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理。

電子辦公；文書檔案；管理

1 引言

電子環(huán)境下文書檔案管理的實(shí)質(zhì)是通過通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等電子化管理手段對檔案的建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)予以優(yōu)化，將傳統(tǒng)模式下信息資源保管轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑹占?、管理、傳送等一體化管理。此類轉(zhuǎn)變切實(shí)實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理向服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。在信息化背景下，這種轉(zhuǎn)變將進(jìn)一步提高工作效率，最大限度地保證工作質(zhì)量。

2 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

2.1 歸檔管理的區(qū)別

與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時(shí)間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。其中，邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性，還可以使電子文件方便檢索；物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫房內(nèi)，防止計(jì)算機(jī)發(fā)生問題而導(dǎo)致文件丟失。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間為文件形成后的第二年上半年，或者是在項(xiàng)目結(jié)束后立刻歸檔。電子文件的歸檔時(shí)間則為定期歸檔和分實(shí)歸檔，其管理具有快速性和便捷性的優(yōu)點(diǎn)。

2.2 保管方式的區(qū)別

由于電子文件受到計(jì)算機(jī)技術(shù)的不安全因素影響，因此難以進(jìn)行長期保存，但是其具有操作簡單和存儲所需空間較小的優(yōu)點(diǎn)?？墒牵绻狈τ布蛙浖?，則很難對電子檔案進(jìn)行修改和讀取，這對其管理會造成在一定的影響。在紙質(zhì)檔案方面，需要對其進(jìn)行防霉防蛀保存，必要時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和微縮等處理?？傮w而言，傳統(tǒng)檔案和電子檔案的保管方式各有優(yōu)缺點(diǎn)。

2.3 利用方式區(qū)別

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱方面，查閱紙質(zhì)檔案需要審查相關(guān)的借閱手續(xù)，可以為客戶提供檔案原件、復(fù)印件和檔案信息加工產(chǎn)品。所有的檔案都是可以通過人體直接識別的。而電子檔案則可以通過檢索等方式，直接查閱，簡單快捷。用戶只需要得到一定的權(quán)限，通過賬號和密碼登入計(jì)算機(jī)平臺。電子檔案可以做到跨時(shí)間和跨區(qū)域，任何時(shí)間和地點(diǎn)，用戶都可以登入計(jì)算機(jī)客戶端進(jìn)行檔案閱讀或者檔案下載。

3 電子辦公環(huán)境下文書檔案管理存在的問題

3.1 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網(wǎng)絡(luò)為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲上的風(fēng)險(xiǎn)性。所以，如何有針對性的加強(qiáng)電子檔案在傳輸與歸檔方面的安全與穩(wěn)定是自動化辦公的關(guān)鍵問題。對此：①檔案管理者應(yīng)定期進(jìn)行辦公設(shè)備的軟件、硬件維護(hù)、升級與維修，對存檔的文件進(jìn)行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲的穩(wěn)定性；②檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮用戶身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密手段的強(qiáng)大優(yōu)勢，最大限度的提升文檔存儲與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對重要文件進(jìn)行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

3.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲與共享上存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴(yán)格的檔案管理制度。例如：檔案管理者應(yīng)當(dāng)針對電子文檔收集、存儲、傳輸、共享的各個(gè)環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯(cuò)誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強(qiáng)文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息加密技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢，更應(yīng)該建立嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度與檔案保密制度，通過完善的檔案管理制度彌補(bǔ)檔案加密技術(shù)的疏漏與不足。

3.3 電子文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)落后

管理標(biāo)準(zhǔn)的制定是確保信息文件管理規(guī)范化、統(tǒng)一化的前提。雖然我國對檔案管理的相關(guān)流程已經(jīng)制定了一系列較為完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，但在電子文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)方面還有很多不足，導(dǎo)致電子信息文件的管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和模式，管理質(zhì)量良莠不齊。電子文書檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)從檔案的書寫、錄入及保存等方面著手，依據(jù)其他檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)制定。對于管理過程中文書檔案的收集、管理、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該制定合理而明確的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)一步提高管理工作的科學(xué)性、有效性。文書檔案的電子化管理主要是通過計(jì)算機(jī)軟件的使用來實(shí)現(xiàn)，因此，對軟件的應(yīng)用也應(yīng)該制定有針對性的標(biāo)準(zhǔn)。但是，我國現(xiàn)如今對軟件的開發(fā)應(yīng)用仍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這就在很大程度上限制了資源共享的實(shí)現(xiàn)。

3.4 電子檔案的法律效應(yīng)尚不完善

紙質(zhì)檔案的法律效力是社會公認(rèn)的，尤其強(qiáng)調(diào)檔案原件才具有法律效應(yīng)。而對于電子文件，由于缺少固定的載體，因此制定相應(yīng)的法律條文對其進(jìn)行控制則較為困難，電子文件的法律地位始終難以達(dá)到認(rèn)可。如果電子檔案一直無法得到應(yīng)有的法律地位，則電子檔案無法具有真正的“檔案”資格，發(fā)揮檔案的作用。

4 電子辦公環(huán)境下實(shí)現(xiàn)文書檔案高效管理的對策

4.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網(wǎng)絡(luò)病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并應(yīng)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)與加密手段。管理者應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，設(shè)定可以登錄數(shù)據(jù)庫或服務(wù)器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。此外，電子文檔批量處理的特性使管理者在操作上慎之又慎，一個(gè)小失誤可能造成大范圍的、不可逆轉(zhuǎn)的嚴(yán)重后果，這就要求檔案管理人員具備過硬的專業(yè)技術(shù)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。

4.2 提高工作人員使用自動化辦公設(shè)備的能力

工作人員對自動化辦公工具的掌握程度直接影響文檔的管理工作。如果自動化的辦公軟件操作不當(dāng)，就會出現(xiàn)文檔格式保存錯(cuò)誤，分類錯(cuò)誤等問題。更嚴(yán)重的是，網(wǎng)絡(luò)安全的問題日益嚴(yán)峻，有些重要的資料文件很容易受到黑客攻擊，如若重要資料遭到外泄，造成的嚴(yán)重后果將不堪設(shè)想。

對此，必須提高文件檔案管理人員操作電子設(shè)備的水平。另外，管理人員不僅要熟悉電子文件的管理和搜索過程，同時(shí)還應(yīng)該具備防止黑客竊取資料的計(jì)算機(jī)水平，將維護(hù)檔案管理安全的責(zé)任意識謹(jǐn)記于心。

4.3 文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

傳統(tǒng)文書檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時(shí)，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

4.4 制定文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度

近年來，我國對電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理投入了更多的關(guān)注，并制定了一系列的法律、法規(guī)的制定。隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，信息管理的模式也在不斷增加，管理標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)的行業(yè)法規(guī)來進(jìn)行，并且根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一定的調(diào)整。電子文書檔案的建立階段是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，必須保證其規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。在電子文書檔案建立完成后還需要進(jìn)行一定的調(diào)整，只有這樣才能使文書檔案管理符合相關(guān)制度的規(guī)定。同時(shí)，還應(yīng)該不斷完善相應(yīng)的制度建設(shè)，通過制度的規(guī)范來保證管理工作的效率。

4.5 加強(qiáng)文書檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

文書檔案的電子化管理可以借鑒其他檔案的管理方式，再結(jié)合已有的信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)管理的自動化和數(shù)字化。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)電子化檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享。在建立文書檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，完善相應(yīng)的設(shè)施建設(shè)。其中，應(yīng)用軟件的更新和管理是關(guān)鍵。通過高效、快捷的檔案管理可以有效提升信息管理的效率和質(zhì)量。

5 結(jié)語

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展標(biāo)志著檔案管理的變革，在此背景下，檔案管理部門作為企事業(yè)單位中不可取代的一部分，應(yīng)該積極探索自動化辦公設(shè)備與系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，敢于嘗試，勇于創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)與完善的管理制度，不斷提高辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作水平。

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2016-1-15