機關事業(yè)單位檔案全宗介紹的編寫

□白 羽

機關事業(yè)單位檔案全宗介紹的編寫

□白 羽

機關事業(yè)單位全宗介紹能夠幫助檔案人員熟悉檔案內容，更好地開展檔案的整理、鑒定、檢索、利用、編研、對外宣傳報道等工作，同時提高科學管理水平。

檔案；全宗介紹

機關事業(yè)單位全宗介紹是以文章敘述的形式，較全面地介紹檔案館（室）所保存的全宗檔案內容、價值以及立檔單位歷史情況的一種概述性材料，是檔案工作人員掌握全宗情況、更好地進行檔案的整理、鑒定、提供利用、編研等管理工作的指南，是提高檔案科學管理水平的一種必要的引導性工具。

全宗介紹的構成主要包括全宗構成者（立檔單位）組織沿革簡介、檔案基本情況及內容介紹、相關輔助材料簡介3部分，主要編寫步驟如下：

1.立檔單位組織沿革簡介的編寫

組織沿革是系統(tǒng)記述和反映本機關的組織機構、人員編制、體制變革等歷史概況，使使用者對機關各階段內機構和人員變化一目了然。編寫組織沿革通常采用文字和圖表相結合的方式，這樣既能減少篇幅，又條理清楚、便于查閱。主要編寫方式有以下3方面：一是立檔單位名稱 (含更改名稱)、成立時間、辦公地址、隸屬關系、機關內部組織機構和人員編制變化情況、下屬機構基本情況、經歷的重大事件，執(zhí)行的特殊任務、撤銷與合并的時間和原因、繼承或代行職能機關的名稱，同時注明其機構設置、變更的文件和批準文號。二是主要職責，概括立檔單位工作性質、任務、職權范圍。三是歷任領導人，填寫立檔單位的正職、副職指數，并注明其姓名、具體任職時間以及任免文件和批準文號。

2.全宗檔案基本情況以及內容的編寫

此部分為全宗介紹的核心內容，直接關系到整個全宗介紹的編寫質量，要真實、客觀、準確、概括性地進行表述，以便于工作查考和利用。全宗內檔案基本情況介紹，包括全宗號、檔案管理、檔案的來源、數量、起止日期、進館時間、整理、鑒定、利用情況、完整程度、檢索工具種類以及其他需要說明的問題等。其主要編寫方法如下：

一是全宗構成者名稱、全宗號，全宗構成者名稱按單位全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的括號內，全宗號是檔案局為有檔案移交進館任務的單位所給予的。

二是檔案管理，檔案人員基本情況（數量、本崗位工作時間、學歷、職務、職稱），檔案管理網絡（主管領導、專兼職檔案人員），檔案管理職責范圍。

三是檔案內容，包括檔案的來源，全宗內檔案的門類、數量、起止時間、保管期限。檔案的來源是指立檔單位在從事相關工作及活動過程中直接形成的各種門類與載體的，對國家、社會和本單位具有保存價值的歷史記錄。全宗內檔案門類是指立檔單位在其專業(yè)職能活動中形成具有特定名稱、格式及相互聯(lián)系的檔案。如：文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、基建檔案、設備檔案、實物檔案、專題檔案、人事（死亡）檔案等。檔案數量全宗內檔案所有數量（含移交進館檔案的數量）。起止時間全宗內檔案建檔時間和截止時間。保管期限根據各門類檔案的保管要求所劃定的期限。

四是移交進館，檔案依次移交日期，所移交檔案的起止年月、案卷及歸檔文件數量、移交人、整理及特殊情況說明、交接文據。

五是鑒定銷毀，定期檢查檔案是否遭受損毀，受損原因、時間、受損檔案的具體內容、數量等。檔案銷毀主要包括制定檔案鑒定工作計劃、方案、請示、批復；檔案鑒定銷毀領導小組組成情況，檔案銷毀的具體日期，檔案銷毀意見、理由及應銷毀的檔案門類、銷毀檔案清冊、銷毀檔案的數量、銷毀檔案的經銷人和監(jiān)銷人情況。

六是檔案整理，收集應歸檔文件材料、確定檔案保管期限、檔案分類、檔案編目、檔案排列、檔案保管、檔案統(tǒng)計情況。

七是檔案檢索工具種類，包括機讀目錄（含檔案管理部門所使用的檔案管理軟件的名稱和版本）、紙質目錄（含全引目錄、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄等）。

八是檔案利用，這是管理、利用檔案最根本的目的。利用檔案為本單位日常事務性工作和業(yè)務建設提供了哪些重要可靠依據的典型案例以及節(jié)約的資金數額，結合本單位中心任務開展檔案史料陳列和展覽，編輯出版《組織機構沿革》、《基礎數字匯編》、《大事記》、某一專題的《檔案資料匯編》等。

3.相關輔助材料簡介

為便于全宗介紹內容的組織，可編制一些輔助材料。如：依據國家檔案局等上級檔案管理部門和行業(yè)主管部門法律法規(guī)，結合工作實際制定的本單位檔案管理規(guī)定、職責、制度、辦法。本單位編制的《大事記》、《組織機構沿革》、《基礎數字匯編》、《利用效果匯編》等相關資料，借助以上資料完成的全宗介紹的編寫。輔助材料的編制應視具體內容而定，需要則編。

2016-12-09

白 羽，女，漢族，河北省通信管理局，檔案管員。