石津灌區(qū)綜合檔案應用效果分析及建議

□葉坦 李素粉

石津灌區(qū)綜合檔案應用效果分析及建議

□葉坦 李素粉

石津灌區(qū)在1991年成立綜合檔案室，1998年晉升為科技事業(yè)單位國家“二級”檔案管理標準，室存檔案5000多卷，檔案種類達到包括科技、文書、會計、聲像等8類。初步實行信息化管理，建立了案卷級數據庫2463條，文件級數據庫1.3萬條。16年來，查閱檔案突破2000人次，調卷10000卷次。每年平均有125人次查閱檔案625卷次。不僅為灌區(qū)各項工作發(fā)揮了極大的作用，而且還為水文等其他科研項目提供了重要的原始資料。

1.石津灌區(qū)利用綜合檔案取得的效益

1.1 維護灌區(qū)土地資源方面發(fā)揮檔案的憑證作用

1992年灌區(qū)開展了渠道工程確權劃界工作，依法辦理土地使用證。由于沿渠村莊多，涉及老百姓利益多，工作難度較大，這時，綜合檔案室提供了大量的土地退賠資料、地契、協(xié)議等原始憑證，使得沿渠一些單位和個人不得不把國有土地讓出，工程占地和管理用地順利取得國有土地使用證，有效保障了工程設施和管理設施的安全運行。

1.2 解決水事糾紛和民事糾紛方面發(fā)揮檔案的憑證作用

據統(tǒng)計，近年來，穿跨或緊鄰石津灌區(qū)各級渠系修橋、架線、埋管等工程項目達到287期，由此引起灌溉渠道安全運行和灌溉季節(jié)引起的人員溺水傷亡事件時有發(fā)生，我局充分利用既有檔案資料，為解決糾紛提供依據。如位于石津總干渠田家村處的石家莊市長安甲龜養(yǎng)殖場，1996年遭受特大洪水，損失嚴重，狀告我單位沒有履行渠道管理責任，賠償經濟損失，于是，檔案室提供了50年代末石津灌區(qū)擴建的有關資料，證明此事與工程本身和工程管理無關。

1.3 在灌區(qū)各級渠系上維修、改（擴）建、新建建筑物工程發(fā)揮檔案的參考作用

灌區(qū)續(xù)建配套項目規(guī)劃、可行性研究報告等的編制、實施均需要灌溉管理、水工基建等原始檔案作為依據。灌區(qū)水電站等項目的建設，需要水文系列數據、站址上下游處的渠道設計數據以及地質鉆探試驗等資料作參考進行計算，最終完成設計。

1.4 在宣傳灌區(qū)、提高灌區(qū)知名度方面發(fā)揮作用

利用檔案資料制作完成了灌區(qū)《艱苦創(chuàng)業(yè)史》展板和灌區(qū)視頻片，很好的宣傳了灌區(qū)的歷史，彰顯了灌區(qū)的正能量，激勵了一代又一代灌區(qū)人。

2.石津灌區(qū)綜合檔案查閱應用方面存在的問題

2.1 檔案資料收集不夠齊全完整，整理鑒定不夠規(guī)范

由于灌區(qū)點多面廣渠線長，業(yè)務活動繁多，形成的檔案復雜，一些非紅頭文件和非紙質載體檔案資料極容易遺漏，其原件和復制品很難鑒定，分類方案和排列編目不太規(guī)范，案卷題名和卷內文件目錄標注欠規(guī)范，即不能全部反映卷內文件的真正內容和存放位置，影響了檢索調卷的速度。

2.2 檔案利用登記制度不完善

由于缺少嚴格規(guī)范的借閱登記制度，使得檔案借閱過程中只借不記，不及時歸還等現象普遍存在，給檔案安全造成一定隱患，同時借閱者沒有系統(tǒng)登記，造成檔案利用效果無法統(tǒng)計。

2.3 檔案檢索工具實用性、針對性存在一定差距

一是檔案檢索種類單一，查找線索較少。二是利用者不熟悉檢索工具，無法說出具體的檢索詞，造成查準率、查全率降低。三是檔案管理部門不了解單位正在進行的工程項目，檢索種類針對性欠缺，往往是等到用時才知道查閱情況，影響了檢索速度。

2.4 檔案資料的日常保護措施不夠

一是灌區(qū)檔案室處于一樓陰面，夏季潮熱，庫房的溫濕度達不到要求，影響了檔案材料的耐久性。二是檔案室兼做借閱整理室，人員進出頻繁，達不到防塵要求。

3.石津灌區(qū)綜合檔案應用方面采取的各項措施

3.1 以年度立卷為基礎，加強檔案資源建設

完善檔案管理各項制度，制定切實可行的獎懲措施，約束非紙質載體的檔案資料和總結、計劃、涉外工程協(xié)議等非紅頭資料的收集工作；嚴格按照檔案分類方案和保管期限表對號入座，規(guī)范整理和系統(tǒng)編目，確保各種載體檔案資料真實齊全，隨時應用。

3.2 完善檔案借閱利用制度，做好檔案的借閱登記

在檔案借閱過程中履行完備的借閱、復印手續(xù)，填寫借閱登記表，主動反饋利用效果。確保檔案及時、完整的歸還并履行保密責任。

3.3 充分發(fā)揮不同的檢索工具的效用，提升查全率、查準率

一是編制完善檔案全宗介紹。案卷目錄和卷內文件目錄等手工檢索工具。介紹灌區(qū)檔案種類、內容以及查閱方法，提升灌區(qū)方方面面對檔案的重視，使得應用者查閱檔案有的放矢。

二是加快檔案的信息化建設步伐。結合灌區(qū)正在進行的信息化試點項目，充分發(fā)揮現有檔案管理軟件的作用，逐步完成室藏永久檔案的全文數據庫建設；著手數碼照片和錄音錄像等多媒體數據庫建設，盡快發(fā)揮機讀目錄檢索工具查全率和查準率高的優(yōu)勢。

三是采用手工目錄和機讀目錄聯合使用的檔案信息檢索系統(tǒng)。用于查閱信息量較模糊的檔案資料，起到快速調卷的目的，滿足各種利用者。

3.4 加強檔案的保護措施

做好檔案庫房管理，實現防火、防盜等“八防”措施；對庫房的溫濕度進行長期檢測、統(tǒng)計，根據檢測結果，保證庫房隨時隨地控制在最適宜的溫濕度范圍內，延長檔案材料的使用壽命；增設檔案整理和借閱室，保證庫房清潔和安全；對灌區(qū)形成的年代久遠的利用頻繁的重要工程檔案，復制供查閱應用，保護檔案原件?！?/p>

2015-12-15

葉坦，女，漢族，河北省石津灌區(qū)管理局，高級經濟師。

李素粉，女，漢族，河北省石津灌區(qū)管理局，高級工程師。