水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理的工作探討

陳 璐,潘運方,陳光琳

(廣東省水利廳政務(wù)服務(wù)中心， 廣東 廣州 510635)

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水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理的工作探討

陳 璐,潘運方,陳光琳

(廣東省水利廳政務(wù)服務(wù)中心， 廣東 廣州 510635)

該文通過總結(jié) “十二五”期間廣東省水利廳負(fù)責(zé)省重點水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理工作情況，提出存在問題和解決措施建議，以供廣東省水利工程建設(shè)項目檔案管理工作參考，更好地推進(jìn)廣東省水利工程建設(shè)項目檔案的規(guī)范化管理，有利于指導(dǎo)廣東省水利系統(tǒng)各單位水利工程建設(shè)項目檔案管理工作。

水利；檔案；管理；探討

“十二五”期間，隨著我國社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，廣東省水利工程建設(shè)項目數(shù)量、規(guī)模和投資逐年增加，水利工程建設(shè)項目得到有效管理，項目檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展中起著重要的作用。項目檔案按照項目規(guī)模和建設(shè)單位隸屬關(guān)系實行分級監(jiān)督管理，為此，通過總結(jié) “十二五”期間廣東省水利廳負(fù)責(zé)省重點水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理工作情況，提出存在問題和解決措施建議，以供廣東省水利工程建設(shè)項目檔案管理工作參考，更好地推進(jìn)廣東省水利工程項目檔案規(guī)范化管理。

1 水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理職責(zé)

按照廣東省機構(gòu)編制委員會辦公室文件《關(guān)于省水利廳所屬事業(yè)單位分類改革方案的函》和廣東省水利廳文件《關(guān)于廣東省水利廳政務(wù)服務(wù)中心主要職責(zé)人員編制和內(nèi)設(shè)機構(gòu)的批復(fù)》，廣東省水利廳政務(wù)服務(wù)中心(以下簡稱廳政務(wù)中心)職能之一是具體承擔(dān)廳水利檔案管理工作，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)廳機關(guān)綜合檔案管理工作，指導(dǎo)和督查廳直屬單位和全省水利系統(tǒng)的檔案管理工作，參與省重點建設(shè)項目的水利工程的檔案專項驗收工作。按照廣東省水利廳《關(guān)于進(jìn)一步加強水利工程建設(shè)項目檔案管理工作的通知》(粵水政務(wù)函〔2015〕941號)要求，廳政務(wù)中心負(fù)責(zé)由省主持新建大型水利工程、省直管的水利工程的竣工驗收的省重點水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督檢查和指導(dǎo)工作；其它各級水行政主管部門檔案管理職能單位負(fù)責(zé)其分級管理權(quán)限的項目檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作負(fù)責(zé)其分級管理權(quán)限的項目檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。

2 水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理方式

1) 轉(zhuǎn)發(fā)、報送省、部有關(guān)檔案文件，指導(dǎo)市縣水務(wù)局開展其管轄內(nèi)的省重點水利工程項目檔案監(jiān)督管理工作，每年舉辦1期水利工程建設(shè)項目檔案培訓(xùn)班。

2) 填寫廣東省重點建設(shè)項目檔案管理登記表備案。每年根據(jù)廣東省發(fā)展和改革委員會下達(dá)廣東省重點建設(shè)項目計劃的通知和省檔案局、省重點項目工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《關(guān)于加強廣東省重大建設(shè)項目檔案工作監(jiān)管的通知》，要求重點建設(shè)項目管理單位填報《廣東省重點建設(shè)項目檔案管理登記表》，報廳政務(wù)中心和省檔案局(其中省水利廳審批初步設(shè)計的水利工程建設(shè)項目則報當(dāng)?shù)厥袡n案局)各1份。

3) 堅持每年組織對省重點水利工程建設(shè)項目檔案現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

① 檢查組人員組成

邀請省檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)處專家，以及廳檔案專項工作小組成員和檔案科同志，組成檢查小組。

② 檢查內(nèi)容

a) 按照水利部《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》要求，檢查項目檔案管理組織機構(gòu)、制度建設(shè)、貫徹落實檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的情況，以及檔案收集整理情況和存在問題。

b) 按照省檔案局、省水利廳、省發(fā)展和改革委員會聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)《國家檔案局、水利部、國家能源局〈水利水電工程移民檔案管理辦法〉的通知》要求，檢查移民檔案收集整理情況。

③ 現(xiàn)場檢查程序

a) 聽取建設(shè)單位項目檔案工作情況匯報。

b) 實地查驗，抽查案卷，查看佐證材料。

c) 征求主管部門和檔案行政管理部門的意見。

d) 與參建單位相關(guān)人員座談交流。

e) 檢查組反饋檢查意見。

f) 相關(guān)單位部門回應(yīng)檢查組反饋檢查意見。

④ 建立廣東省水利重大建設(shè)項目檔案工作跟蹤管理臺賬。

為加強省重點水利工程建設(shè)項目檔案管理，做好監(jiān)督檢查和指導(dǎo)工作，建立廣東省重點水利工程建設(shè)項目檔案工作跟蹤管理臺賬，具體包括項目名稱、規(guī)模、投資、建設(shè)年限、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、跟蹤管理記錄(包括每次現(xiàn)場檢查時間、人員、上一次檢查后落實情況、本次檢查情況及意見等)。

4) 建立水利系統(tǒng)檔案工作聯(lián)系人制度和建立共享平臺QQ群，及時了解全省水利系統(tǒng)各單位的檔案工作情況、工程建設(shè)項目檔案管理情況，傳達(dá)省部級來文要求，督辦相關(guān)事項，解釋檔案政策法規(guī)和檔案工作要求，解答工作中的疑難問題，交流工作經(jīng)驗，促進(jìn)基層單位檔案工作和水利工程建設(shè)項目檔案工作開展，共同提高工作效率和檔案質(zhì)量，同時起到了間接督查指導(dǎo)的作用。

3 水利工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督管理成效

項目建設(shè)單位對工程項目檔案管理工作比較重視，認(rèn)真貫徹落實水利部、國家和省檔案局有關(guān)水利工程建設(shè)項目檔案工作的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，堅持“檔案不合格，工程不驗收”的基本原則，采取健全管理機構(gòu)，落實工作責(zé)任，建立檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理制度，加強督導(dǎo)檢查、強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)等有效措施，推動水利工程建設(shè)項目檔案的規(guī)范化管理，取得良好成效。

3.1 目標(biāo)明確 成果顯著

廣東省水利廳“十二五”期間共完成了北江大堤加固達(dá)標(biāo)工程(干堤和遙堤部分)、東江水利樞紐工程、潮州供水樞紐工程、灣頭水利樞紐工程等4個省重點水利工程建設(shè)項目的檔案專項驗收工作，其中：北江大堤加固達(dá)標(biāo)工程(干堤和遙堤部分)、潮州供水樞紐工程、灣頭水利樞紐工程等3個項目檔案評定為優(yōu)秀等級，分別榮獲2010年、2012年和2014年“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”(以下簡稱“金冊獎”)；東江水利樞紐工程項目檔案評定為良好等級。

案例1：廳政務(wù)中心連續(xù)4 a對仁化縣灣頭水利樞紐工程進(jìn)行檢查指導(dǎo)，敦促該項目檔案工作履行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，確定負(fù)責(zé)項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和部門，明確各部門和有關(guān)人員的職責(zé)，并采取有效的考核措施，取得了良好的成效。2013年11月26日通過了省檔案局組織的移民檔案驗收，2014年4月23日通過了省檔案局組織的工程項目檔案專項驗收，評定分為96.5，等級為優(yōu)秀；榮獲“廣東省城鄉(xiāng)水利防災(zāi)減災(zāi)工程建設(shè)精品工程”和2014年度“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”。仁化縣灣頭水利樞紐工程檔案驗收意見：領(lǐng)導(dǎo)重視，目標(biāo)明確，同步管理；收集齊全，整理規(guī)范，手續(xù)完備；建設(shè)單位重視項目檔案工作，工程建設(shè)伊始，就提出檔案工作爭創(chuàng)“金冊獎”的目標(biāo)；成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員，建立了包括各個參建單位在內(nèi)的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)；建立健全檔案管理制度；定期開展對各參建單位的檔案工作檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改；建設(shè)單位根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度分階段通過計劃、會議、合同等落實各參建單位有關(guān)的項目各類文件材料歸檔進(jìn)度，保證了項目檔案工作與工程建設(shè)的同步開展[1]。

3.2 全力以赴 爭先創(chuàng)優(yōu)

目前，在建或已完工的省重點水利工程建設(shè)項目檔案工作按照“金冊獎”標(biāo)準(zhǔn)正在有序開展工作或準(zhǔn)備項目檔案專項驗收。

案例2：廣東省河口水利工程實驗室建設(shè)工程，工程規(guī)模為大型，設(shè)計概算總投資19 276.54萬元，建設(shè)工期3 a，2014年3月10日開工建設(shè)。建設(shè)單位廣東省水利水電科學(xué)研究院領(lǐng)導(dǎo)高度重視，堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，成立工程建設(shè)辦公室負(fù)責(zé)該項目建設(shè)工作，按照重大建設(shè)項目檔案的管理要求和爭創(chuàng)“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”的檔案工作目標(biāo)，結(jié)合工程實際情況，印發(fā)了《廣東省河口水利工程實驗室建設(shè)工程檔案管理辦法》，由工程建設(shè)辦公室與工程勘測設(shè)計、檢測、監(jiān)理及施工單位等成員組建成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)該項目文件材料的形成、積累和整理、立卷、歸檔等工作。廣東省水利水電科學(xué)研究院檔案管理部門科技情報中心定期對項目檔案資料的收集、整理、組卷等進(jìn)行督導(dǎo)檢查，2年內(nèi)共計9次，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，不斷改進(jìn)和完善推進(jìn)項目檔案工作。廳政務(wù)中心與省檔案局于2015年5月13日現(xiàn)場檢查該項目檔案，通過聽取匯報、察看工程現(xiàn)場、查閱檔案實體等形式，對項目檔案管理工作的進(jìn)展情況進(jìn)行了全面了解，并與建設(shè)單位、參建單位的項目負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行座談，相互交換意見，對建設(shè)單位和參建單位檔案管理工作給予了肯定，對存在的問題提出了具體要求和建議。2016年3月16日再次對該項目檔案現(xiàn)場檢查，截至當(dāng)日，工程建設(shè)進(jìn)度質(zhì)量安全達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，完成工程總投資約72%，項目檔案與工程建設(shè)同步，檔案資料收集齊全，整理規(guī)范，手續(xù)完備，案卷質(zhì)量好，基本達(dá)到了同步管理和規(guī)范管理要求。

3.3 學(xué)習(xí)交流 共同提高

2015年12月8日，廳政務(wù)中心在韶關(guān)市組織召開2015年度廳直系統(tǒng)檔案工作暨省重點水利工程建設(shè)項目檔案工作會議。會上廳直屬單位和11個省重點水利工程建設(shè)項目建設(shè)單位分別就2015年度檔案工作情況及2016年工作計劃交流發(fā)言；通報了2015年度廳直屬單位檔案工作評估情況以及我廳負(fù)責(zé)工程驗收的省重點水利工程檔案工作監(jiān)督檢查情況；組織參會人員參觀了仁化縣灣頭水利樞紐工程現(xiàn)場、檔案庫房和實體檔案，聽取了韶關(guān)市水務(wù)局該項目檔案監(jiān)督指導(dǎo)和仁化縣灣頭水利樞紐工程管理局項目檔案管理工作的經(jīng)驗介紹；相互交流工作經(jīng)驗。參會的廳直屬單位、省重點水利工程建設(shè)單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及檔案員紛紛表示收獲很大，有利于指導(dǎo)和做好項目檔案工作。

4 存在的問題

由于水利工程建設(shè)項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、參建方多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點，因此，從“十二五”期間督導(dǎo)檢查的情況來看，主要存在以下問題：

1) 個別單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，職責(zé)不夠明確。同步歸檔意識不強，存在重項目建設(shè)、輕檔案管理的現(xiàn)象，只注重工程進(jìn)度，而忽視了各環(huán)節(jié)檔案的收集整理工作，導(dǎo)致項目檔案工作明顯滯后于項目建設(shè)工作，例如個別水利工程，主體工程已完工多年，但檔案仍未達(dá)到驗收條件，特別是附屬工程檔案滯后；同時，對檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)的重要性及必要性認(rèn)識不足，造成職責(zé)不明確。

2) 規(guī)章制度不健全，檔案人員素質(zhì)偏低。個別單位雖然建立了相應(yīng)的管理制度，但沒有形成有效的管理和監(jiān)管機制，特別是參建單位未能及時健全、完善或落實檔案管理制度，導(dǎo)致檔案工作無法正常開展。此外，個別檔案人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對工程實施過程不夠了解，導(dǎo)致材料收集不齊全；部分工程技術(shù)人員檔案意識不夠強，影響歸檔材料的準(zhǔn)確性、質(zhì)量和進(jìn)度。

3) 管理體系不完善，缺乏約束機制。大型水利工程的征地移民工作通常由地方政府移民辦負(fù)責(zé)，涉及的實施部門眾多，由于缺乏溝通配合以及有效的控制檔案質(zhì)量的約束機制，造成歸檔渠道不暢通，導(dǎo)致檔案管理工作脫節(jié)或者滯后，嚴(yán)重影響了整個工程檔案工作的進(jìn)度。

4) 注重外在規(guī)范，輕視內(nèi)在質(zhì)量。個別單位只重視歸檔文件的收集整理，按照規(guī)范分門別類、裝訂成冊，而忽略了工程檔案文件材料形成過程的內(nèi)在質(zhì)量，即資料是否符合技術(shù)規(guī)程規(guī)范的要求，是否符合邏輯關(guān)系，是否真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是否隱含爭議糾紛的因素等。

5 整改意見

1) 切實加強領(lǐng)導(dǎo)，明確各方職責(zé)。項目建設(shè)單位和各參建單位要充分認(rèn)識到做好水利工程建設(shè)項目檔案工作重要性和必要性，切實加強對項目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步明確各方職責(zé)，認(rèn)真落實崗位責(zé)任制，建立健全檔案管理制度，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實。

2) 健全完善制度，建立長效機制。項目建設(shè)單位要根據(jù)不同時期、不同要求，修訂和完善水利工程建設(shè)項目檔案管理制度，并及時下發(fā)到各參建單位，做到職責(zé)分明，保證從工程前期到竣工驗收的檔案資料收集齊全、整理規(guī)范、安全保管。同時，聯(lián)合監(jiān)理單位定期對檔案工作進(jìn)行階段性檢查。

3) 加強溝通協(xié)調(diào)，確保同步管理。項目建設(shè)單位要加強與各參建單位的信息溝通，盡早明確工作要求，及時掌握項目檔案工作開展情況，確保檔案工作與工程建設(shè)同步開展。同時，抓好項目檔案的監(jiān)督檢查，及時反饋意見，督促整改落實。建設(shè)單位和各參建單位要虛心接受上級行政主管部門、相關(guān)監(jiān)管部門和檔案行政管理部門等各部門的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，改進(jìn)完善檔案工作。

4) 加強培訓(xùn)交流，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。從事水利工程建設(shè)項目檔案工作的人員，不僅要懂檔案專業(yè)知識，還要懂水利專業(yè)知識；工程技術(shù)管理人員要重視項目檔案工作，了解掌握檔案管理工作業(yè)務(wù)理論和知識技能。因此，各單位要重視現(xiàn)有人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，支持檔案人員和技術(shù)人員參加各類專題培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)，堅持持證上崗；積極組織參觀學(xué)習(xí)和交流，提高實操能力和檔案案卷質(zhì)量努力造就一批具有現(xiàn)代管理知識、掌握檔案科學(xué)技術(shù)的專業(yè)人才。

6 建議

1) 每年組織召開全省重點水利工程建設(shè)項目檔案經(jīng)驗交流會，以點帶面，比學(xué)趕幫，積極推進(jìn)水利工程建設(shè)項目檔案的規(guī)范化管理，不斷提升檔案管理水平。

2) 項目建設(shè)單位要建立督辦機制，進(jìn)一步落實責(zé)任，切實履行對工程建設(shè)項目檔案監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職能，制定進(jìn)度目標(biāo)，實現(xiàn)節(jié)點控制，定期召開工作例會，通報工作落實情況，加強項目檔案的同步管理。同時，附屬工程或征地移民等的實施和檔案應(yīng)與主體工程同步，達(dá)到整體項目檔案專項驗收的目標(biāo)。

3) 項目建設(shè)單位要主動與當(dāng)?shù)貦n案行政主管部門聯(lián)系溝通，匯報工程項目檔案進(jìn)展情況，爭取得到他們的關(guān)心和幫助，及時解決存在問題，推動項目檔案管理工作順利開展。

4) 嚴(yán)格按照《關(guān)于加強廣東省重大建設(shè)項目檔案工作監(jiān)管的通知》要求，與檔案行政主管部門對每一項目現(xiàn)場監(jiān)督檢查后，印發(fā)《重大建設(shè)項目檔案檢查整改通知書》一式3份，檔案行政主管部門、水行政主管部門和建設(shè)單位各1份。

5) 項目建設(shè)單位應(yīng)在項目完工后的規(guī)定期限內(nèi)申請項目檔案專項驗收，必須堅持“未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收”的原則。檔案專項驗收后，項目檔案驗收綜合評分(≥95分)達(dá)到優(yōu)秀且“案卷質(zhì)量”單項總分不低于57分的省以上重大建設(shè)項目，積極申報“金冊獎”。對于2015年起的新開工項目，按照2015年6月9日 廣東省檔案局《關(guān)于加強廣東省重大建設(shè)項目檔案工作監(jiān)管的通知》(粵檔發(fā)〔2015〕61號)規(guī)定，必須滿足以下條件才可申報“金冊獎”：①重大建設(shè)項目檔案工作與項目建設(shè)同步開展，②重大建設(shè)項目檔案專項驗收在項目試運行(生產(chǎn))之后兩年內(nèi)完成，③重大建設(shè)項目檔案信息化能達(dá)到實際應(yīng)用程度。

[1] 廣東檔案局. 關(guān)于印發(fā)仁化縣灣頭水利樞紐工程檔案驗收意見的函：粵檔驗[2014]3號 [A].(2014-4-30).

(本文責(zé)任編輯 馬克俊)

Discussion on the Water Conservancy Construction Project Supervision and Management of Archives

CHEN Lu,PAN Yunfang,CHEN Guanglin

(Guangdong Provincial Water Resources Department, Guangzhou 510635, China)

During the "12th Five-Year" period, the Department of Water Resources of Guangdong Province is responsible for the key water conservancy project supervision and management of archives work. problems and solutions have been put forward, which can be taken as references for the Guangdong Province construction of water conservancy project archives management, so as to greatly promote the standardization of Guangdong Province water project file management, guiding Guangdong Water system units water project archives management.

water conservation; archives; management;discussion

2016-06-27;

2016-08-05

陳璐 (1989)，女，本科，從事綜合檔案管理和工程檔案監(jiān)督指導(dǎo)等工作。

G275.3

B

1008-0112(2016)09-0062-04