試論基層檔案管理存在的問題及對(duì)策

翁國(guó)輝

（中鐵二局第三工程有限公司四川 成都 610000）

試論基層檔案管理存在的問題及對(duì)策

翁國(guó)輝

（中鐵二局第三工程有限公司四川 成都 610000）

檔案是一種具有收藏性質(zhì)的信息資源，人們能夠?qū)ζ溥M(jìn)行充分地利用，并且人們?cè)趯?duì)檔案進(jìn)行利用的過程中，也可以將其作為一種參考。這是因?yàn)闄n案能夠利用多種形式來對(duì)人們的實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行記載，在開展建設(shè)或者是進(jìn)行其他活動(dòng)的時(shí)候，都可以將檔案作為依據(jù)。而對(duì)于基層的檔案管理來說，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理是推進(jìn)基層法治的重要舉措之一。對(duì)此，在進(jìn)行基層檔案管理工作的過程中，需要對(duì)新的管理模式進(jìn)行采用，從而使檔案管理工作的有效性得以切實(shí)有效的保證。本文首先對(duì)基層檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)其措施進(jìn)行了探討，以供同行參考。

基層單位；檔案管理；問題及對(duì)策

1 引言

基層檔案管理是針對(duì)基層單位來說的，在進(jìn)行基層檔案管理工作的過程中，需要遵循科學(xué)合理的原則。實(shí)際上，檔案管理工作主要包括對(duì)檔案的收集、整理、將檔案進(jìn)行歸檔、查找以及檔案的維護(hù)等。基層單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，由于管理工作不足，缺乏強(qiáng)烈的管理意識(shí)，而且在基層單位中，檔案管理專業(yè)人才比較缺乏，沒有人才的依托，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中就顯得能力不足。以下重點(diǎn)對(duì)基層檔案管理工作存在的問題以及其解決措施進(jìn)行了探討，以期能夠使檔案管理工作更加地完善。

2 檔案管理的發(fā)展與基層檔案管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對(duì)于信息儲(chǔ)存的需求量與日俱增，因此，檔案記載出現(xiàn)在人們的生活中，其出現(xiàn)不僅能夠?yàn)槿藗冃畔⒂涗浥c儲(chǔ)存提供了便利，而且還能夠在很大程度上推動(dòng)人類文明的進(jìn)步與發(fā)展?，F(xiàn)如今，檔案記錄的存在已經(jīng)促進(jìn)了人類精神文明與物質(zhì)文明建設(shè)的發(fā)展，如果沒有這些檔案的存在，人類很有可能會(huì)一直在遠(yuǎn)古社會(huì)的生活方式中停滯不前。

在現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的過程中，基層檔案管理工作有著十分重要的作用，因此，相關(guān)部門必須要對(duì)基層檔案管理工作的重視力度進(jìn)行加強(qiáng)。所謂基層檔案管理，實(shí)際上就是指檔案管理工作者應(yīng)該將基層單位的檔案資料作為中心，通過科學(xué)合理的方式來對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、查找與維護(hù)等工作。

3 基層檔案管理存在的問題

3.1 對(duì)檔案的重視程度不足

現(xiàn)在檔案管理中一個(gè)最大的誤區(qū)就是不重視管理，很多人員認(rèn)為檔案管理是抄寫檔案，將混亂的檔案整理，并且按照順序擺放，不需要多高的技術(shù)。而且檔案工作比較固定，每一天都在重復(fù)上一天的工作。也沒有工作人員去評(píng)價(jià)管理工作，因此很多的工作人員積極性不高。由于對(duì)管理工作的漠視使其地位逐漸的在下降。沒有積極的工作心態(tài)，在管理檔案的時(shí)候，常常敷衍了事。

3.2 基層單位檔案管理人員檔案管理能力不足、專業(yè)素質(zhì)不夠

從目前的形勢(shì)來看，一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不足、專業(yè)素質(zhì)較差、檔案管理能力比較低等情況，某些檔案管理工作人員不具備較高水平的分析問題的能力，而且對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，甚至有的檔案管理人員是從其他崗位調(diào)過來的，對(duì)于檔案管理的工作內(nèi)容，包括收集、整理、歸檔、查找以及維護(hù)等缺乏了解，將檔案室僅僅作為存儲(chǔ)過期廢舊資料的倉庫而已，充其量只是起到資料保管員的作用，難以與當(dāng)今時(shí)代中對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際需求相適應(yīng)，從而在很大程度上阻礙了檔案管理工作的順利有效開展，也對(duì)基層單位的持續(xù)發(fā)展構(gòu)成極大的影響。

3.3 硬件投入不足，環(huán)境設(shè)施落后

由于基層單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展較落后，因此在發(fā)展的時(shí)候主要講究的是經(jīng)濟(jì)利益，而且最注重的也是獲得的效益，對(duì)于檔案這種效益低的工作根本不重視。因?yàn)闄n案的效益低，也沒有為檔案設(shè)置硬件或者是其他的設(shè)施。其實(shí)檔案管理也能創(chuàng)造出利益，只不過這種利益不明顯，而且是間接的效益。因此在存放檔案的時(shí)候，將檔案胡亂的存放，甚至是將一些重要的資料也任意的堆放在庫房中，這樣使庫房當(dāng)中的檔案更加混亂。

3.4 檔案的開發(fā)利用問題

隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容和形式一直在不斷的變化當(dāng)中，并且檔案管理中的技術(shù)和設(shè)備也一直在不斷的更新，這需要一套完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施作為支持和保障。雖然基層檔案工作開展中，一些信息化建設(shè)工作已經(jīng)得到了一定程度的落實(shí)，但是相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的先進(jìn)性依然沒有得到有效的保障，相關(guān)庫房、機(jī)房的建設(shè)并不能有效地滿足不斷增長(zhǎng)的基層檔案管理工作的具體需求。對(duì)于檔案資源的開發(fā)利用上，相關(guān)技術(shù)和投入的不足，也導(dǎo)致了檔案資料的利用效率過低，檔案資源的價(jià)值無法得到最大化發(fā)揮的問題。

4 對(duì)策

4.1 健全并貫徹檔案管理制度，提高檔案管理質(zhì)量

良好的制度是管理行之有效和行之有據(jù)的基礎(chǔ)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度是促使檔案管理工作不斷向前向上發(fā)展的良好助力。建立健全檔案管理制度，要遵循以下幾點(diǎn)：①具備科學(xué)性?？茖W(xué)性體現(xiàn)在所建立的規(guī)章制度在遵守國(guó)家法律法規(guī)、順應(yīng)當(dāng)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，更重要的是要結(jié)合實(shí)際，考慮單位的檔案管理基礎(chǔ)和實(shí)際需求，制定出科學(xué)的檔案管理制度，更好地發(fā)揮檔案管理工作在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的促進(jìn)作用。②重視實(shí)用性。檔案管理制度的設(shè)立應(yīng)以簡(jiǎn)明易懂和切合實(shí)際為準(zhǔn)則，體現(xiàn)實(shí)用性和可操作性，才能更好地發(fā)揮其指導(dǎo)和規(guī)范作用。③避免制度約束的單向性。作為單位的帶頭人，領(lǐng)導(dǎo)的行為直接影響規(guī)章制度在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中的實(shí)施效果。因此，制定具有雙向約束性的檔案管理制度，是檔案管理工作順利開展的有力保障。④保證規(guī)章制度的權(quán)威性。檔案部門作為檔案管理制度的擬定者，同時(shí)也是被管理者，在實(shí)際的檔案管理工作中，工作人員要嚴(yán)肅執(zhí)法，獎(jiǎng)罰分明，切忌徇私舞弊，保證規(guī)章制度的權(quán)威性。

4.2 加大宣傳及監(jiān)督力度

由于基層檔案管理工作存在著管理意識(shí)不足，而且這種意識(shí)很普遍，因此針對(duì)這一問題能解決的措施就是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳，尤其是對(duì)檔案工作人員的宣傳，由于當(dāng)代的人們更熱衷于微博、微信，因此在宣傳的時(shí)候，可以以這兩種方式為主。還有對(duì)管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，使其提高管理能力。為了保證管理的效果，單位可以對(duì)管理人員下發(fā)文件，以行政的手段使管理人員對(duì)檔案管理工作更加重視。

4.3 落實(shí)依法治檔的理念，對(duì)違反檔案法的行為予以追責(zé)

在具體管理工作中，基層單位要落實(shí)檔案管理的法律，有法律的保障，管理工作會(huì)更有效。在對(duì)檔案管理的時(shí)候，要有法律程序，按照法律規(guī)定進(jìn)行管理。單位的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該做好檢查工作，每一年都要對(duì)本單位的檔案管理進(jìn)行檢查，以保證管理工作有效。如果管理人員在管理的時(shí)候，出現(xiàn)了違背檔案管理工作的行為，那么領(lǐng)導(dǎo)就要對(duì)具體的工作人員追究責(zé)任，以保證工作人員的管理行為在正規(guī)上。

4.4 加強(qiáng)檔案管理工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)能力

當(dāng)今時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)和社會(huì)文化的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作者的綜合素質(zhì)及能力也有了越來越高的要求。檔案管理工作人員在重視專業(yè)知識(shí)的同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)于科學(xué)文化知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極拓展知識(shí)面，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，緊跟時(shí)代步伐，及時(shí)掌握國(guó)家的有關(guān)現(xiàn)行政策，了解單位的實(shí)際需求，這樣才能提供準(zhǔn)確的檔案信息，促進(jìn)單位內(nèi)部信息傳播和轉(zhuǎn)化。工作人員在檔案管理工作中要逐步培養(yǎng)自身政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的工作方式和思想，明確工作職責(zé)，積極探求新的檔案管理辦法，積極發(fā)揮和開拓檔案管理工作的現(xiàn)有價(jià)值，為單位各項(xiàng)工作的順利開展提供保障。

4.5 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、信息化，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

當(dāng)代社會(huì)屬于信息時(shí)代，由于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，產(chǎn)生的文件也基本是電子文件，這使我國(guó)的檔案信息化程度在不斷地加深。電子檔案在增多，對(duì)于檔案的管理也要走向電子管理的模式。電子檔案是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上出現(xiàn)并發(fā)展的，因此在維護(hù)電子檔案的時(shí)候，需要有專業(yè)的人才輔助，而基層單位就要加快培養(yǎng)人才的步伐，使人才能配合現(xiàn)代化設(shè)備，有效的管理檔案。從而讓基層管理檔案科學(xué)合理，而且能夠在一個(gè)正常的順序下開展。

4.6 檔案管理工作的開展要進(jìn)行積極的開發(fā)和利用

檔案資源本身具有重要的價(jià)值，只有提高對(duì)檔案資源的利用效果，才能將檔案資源的價(jià)值進(jìn)行最大化程度的發(fā)揮，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開展的最終目標(biāo)。在基層檔案管理工作中，檔案管理人員要對(duì)檔案資源的主次進(jìn)行梳理，并做好分類，為外界社會(huì)提供全面的檔案信息服務(wù)，讓檔案信息的社會(huì)價(jià)值得到有效的實(shí)現(xiàn)。在新的工作形勢(shì)下，檔案管理工作要重視提高服務(wù)性和主動(dòng)性，并且結(jié)合工作的需求，對(duì)于業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行不斷的拓展，通過提供多種服務(wù)形式，真正的將基層檔案的價(jià)值進(jìn)行深度的利用。

5 結(jié)語

雖然基層檔案管理工作對(duì)于我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步起到了一定的促進(jìn)作用，但是，在實(shí)踐上仍然存在著不少的問題，對(duì)此，要想搞好基層檔案管理工作，必須使基層單位的檔案管理意識(shí)能夠不斷地增強(qiáng)，使基層檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得以不斷地提升，并采取措施實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，從而使基層檔案管理工作能夠順利有序的進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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G271

A

1004-7344（2016）16-0012-02

2016-5-19

翁國(guó)輝（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理相關(guān)工作。