試論人事檔案管理對人力資源管理的提升

張潔

（沾益縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局云南 沾益 655500）

試論人事檔案管理對人力資源管理的提升

張潔

（沾益縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局云南 沾益 655500）

為適應(yīng)單位發(fā)展戰(zhàn)略的需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位人事檔案工作必須從傳統(tǒng)的單純記錄功能發(fā)展到人力資源管理工作的重要輔助工具。本文重點(diǎn)論述如何發(fā)揮規(guī)范化的人事檔案管理對人力資源管理的提升作用，以及實(shí)現(xiàn)的對策。

人事檔案管理；人力資源管理；對策；提升

人事檔案管理是社會公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過人事檔案管理可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案管理可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案管理，對人才資源開發(fā)起著重要作用。

1 人事檔案在人力資源管理中的作用

1.1 提供真實(shí)可靠的信息

單位要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們在各個(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。

1.2 提供重要的依據(jù)

人事檔案關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，決定著單位對不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方法，給予多少的薪金等決策。而績效考核需要有大量的，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的業(yè)績、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而保證單位決策的科學(xué)化、合理化。

1.3 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置

人力資源配置的重點(diǎn)就是充分結(jié)合人與物，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力資源并不是一成不變的，隨著時(shí)間的變化，隨著內(nèi)外環(huán)境的變化，人力資源應(yīng)該適時(shí)的做出一些調(diào)整，例如優(yōu)勝劣汰、崗位變化、人員流動等等情況都有可能出現(xiàn)，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測人力資源的需求，促進(jìn)人才在各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動，使人力資源得到最佳的配置。

2 人力資源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和問題

在現(xiàn)階段人力資源管理的過程中，人事檔案起到了至關(guān)重要的作用，但是就其具體的應(yīng)用情況來看，依然不盡如人意。最突出的表現(xiàn)就是不斷淡化人事檔案管理。單位在留才、用才、選才、育才、激才的過程中不在依靠人事檔案，究其原因可以分為以下幾點(diǎn)：

2.1 終身雇傭制的打破

打破終身雇傭制實(shí)際上就增加了流動人員的可能性，人員流動性在一定程度上縮短了企業(yè)的施工工時(shí)，在這種情況下人事檔案對一個(gè)人的工作能力、培訓(xùn)資料、工作業(yè)績并沒有充分的展示和體現(xiàn)，有等同于無，并沒有給企業(yè)識才和選才帶來便利。

近些年來，個(gè)人信息內(nèi)容失真的現(xiàn)象屢禁不止，頻繁出現(xiàn)，人們難以真正的分辨一個(gè)人的學(xué)歷、工齡、年齡等信息的真假，造成這種現(xiàn)象的根本原因就是人事檔案的管理人員沒有有效的鑒定信息的渠道來源，這種被動接受信息的做法就為虛假信息的泛濫提供了可乘之機(jī)，而信息缺乏真實(shí)性將會在一定程度上影響人事部門對職工的正確評估。

2.2 人事檔案缺少時(shí)效性

現(xiàn)階段的人事檔案大多數(shù)情況是記錄當(dāng)事人的歷史，材料缺乏時(shí)效性，比較陳舊，一般情況下來講，我國人事檔案的整理次數(shù)是每三年到五年整理一次，不會重新審核鑒定已經(jīng)歸納到人事檔案中的材料，而新放進(jìn)去的材料無非是一些程式化的東西，諸如工資表、考核登記表等等，可以真正反映出當(dāng)事人近期動態(tài)的資料相當(dāng)匱乏，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息。

2.3 人事檔案管理技術(shù)落后

紙質(zhì)檔案管理是傳統(tǒng)人事檔案管理的主要方式，隨著人員流動性不斷增強(qiáng)，時(shí)常會出現(xiàn)當(dāng)事人已經(jīng)不在本市，但是他的檔案卻依舊在本市的現(xiàn)象，這樣當(dāng)事人所在的省市的人力資源部門要想知道當(dāng)事人的個(gè)人檔案，就需要“翻山越嶺”的到到另一個(gè)城市去查閱，這在一定程度上嚴(yán)重影響了人力資源管理部門的工作效率和工作質(zhì)量，浪費(fèi)人力和時(shí)間的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

3 提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

3.1 充實(shí)人事檔案的內(nèi)容

以傳統(tǒng)人事檔案為基礎(chǔ)，增加一些個(gè)性化材料，例如反映個(gè)人綜合能力的材料，反應(yīng)個(gè)人素質(zhì)的材料，反應(yīng)個(gè)人興趣愛好、專業(yè)能力以及性格特征的材料，由權(quán)威部門認(rèn)定的業(yè)績考核資料等等。

3.2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

人事檔案最基本的特征就是真實(shí)性，人事檔案管理工作應(yīng)該對人員信息進(jìn)行核對和清查，將虛假信息、無效信息有效的剔除出去，在一定程度上使檔案的范圍有所擴(kuò)展，分類儲備個(gè)人可以公開的信息資料，在這種情況下建立健全人才數(shù)據(jù)庫就顯得尤為重要了。專人動態(tài)管理這些數(shù)據(jù)庫，個(gè)新信息及時(shí)更新，更詳盡、仔細(xì)的收集對于單位來講比較重要的人的信息，例如專業(yè)技術(shù)人員、高管等等。以書面文字形式為主的傳統(tǒng)個(gè)人信息就決定了其信息內(nèi)容不會有多么的豐富，因此，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作可以充分利用現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，在記錄個(gè)人信息的過程中可以采用音像記錄的方式，這樣既可以實(shí)現(xiàn)信息量的擴(kuò)展，提高人事檔案的利用率，同時(shí)有助于建立健全信息處理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)。

3.3 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性

根據(jù)實(shí)際情況的需要和時(shí)代的不斷變化，人事檔案管理也應(yīng)該隨之做出調(diào)整和改變，及時(shí)的將有關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的新產(chǎn)生的材料補(bǔ)充到人事檔案當(dāng)中，在一定程度上增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。

3.4 健全制度，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案資料管理

有效的保障檔案工作規(guī)范化管理就離不開人事檔案管理工作制度的建立和完善，因此，各個(gè)單位都應(yīng)該充分重視人事檔案管理制度的建立健全，制定一套比較嚴(yán)格的、比較科學(xué)的、比較合理的制度，來統(tǒng)一進(jìn)行檔案的日常利用、借閱、保管等工作，從檔案的收集、歸檔到移交檔案室都要真正的貫徹落實(shí)這一制度，這就在一定程度上降低了檔案丟失、改動的可能性。此外，檔案管理工作責(zé)任追究制度和目標(biāo)管理考核制度的建立健全也非常重要，要嚴(yán)格根據(jù)各種法律法規(guī)和操作章程來規(guī)范檔案的轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、接受、借閱、查閱等等，盡可能的杜絕人為涂改、泄密檔案的可能性，即便是在管理人事檔案的過程中發(fā)生了不可避免的問題，也可以根據(jù)責(zé)任追究制度，來追求責(zé)任，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范有序的進(jìn)行。

3.5 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案管理的重要作用就是對人才信息資源庫的充分利用，對各種資源的合理利用才能夠使其作用得到最大化的發(fā)揮，因此，在人事檔案管理工作當(dāng)中，務(wù)必要充分利用各種先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，其目的就是為了延長人事檔案管理壽命以及提高工作效率。人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，這實(shí)際上符合我國人事制度改革以及社會發(fā)展的需求，是我國整個(gè)社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這實(shí)際上就對人事檔案管理工作提出了更要的要求，不僅要保證一定的工作效率，同時(shí)要確保傳輸人事信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，使人事信息管理時(shí)效性大幅度提高。提高人事檔案管理的工作效率就必須要充分重視對計(jì)算機(jī)輔助管理的有效運(yùn)用，尤其是現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代設(shè)備，例如掃描儀、計(jì)算機(jī)等等。在計(jì)算機(jī)輸入檔案資料，通過相應(yīng)的技術(shù)進(jìn)行有效的處理，將聲像、圖片、文字等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。

4 結(jié)語

通過各種手段，如通過展覽，展現(xiàn)出檔案工作的各項(xiàng)職能；利用培訓(xùn)班、各種會議，以及各種公開場合，宣傳檔案工作的方針政策及其執(zhí)行情況等等。通過廣泛的宣傳，增強(qiáng)全社會的檔案法治意識，有利于為檔案工作的開展?fàn)I造一個(gè)寬松、和諧的社會環(huán)境。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個(gè)新臺階。

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1004-7344（2016）16-0014-02

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