計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用

王 瀟

（西安翻譯學(xué)院，西安，710105）

計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用

王 瀟

（西安翻譯學(xué)院，西安，710105）

時(shí)代的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步增加了企事業(yè)單位辦公事務(wù)的處理量，傳統(tǒng)的信息處理模式已無(wú)法與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展所需相適應(yīng)，激烈的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)辦公機(jī)構(gòu)與企業(yè)提出了新要求，自動(dòng)化辦公已逐漸發(fā)展為整個(gè)社會(huì)的必然前進(jìn)方向。計(jì)算機(jī)技術(shù)是自動(dòng)化辦公的基礎(chǔ)與核心，本文對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用進(jìn)行研究。

計(jì)算機(jī)技術(shù)；自動(dòng)化辦公；應(yīng)用

現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步推動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，為計(jì)算機(jī)的應(yīng)用開辟了一個(gè)新時(shí)代。作為一種自動(dòng)化辦公的實(shí)現(xiàn)技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)貫穿在自動(dòng)化辦公的各個(gè)環(huán)節(jié)與過程中，借助于計(jì)算機(jī)，自動(dòng)化辦公的成效得到了顯著的提升。

1 自動(dòng)化辦公及其組成要素

自動(dòng)化辦公是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，通過對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)予以引進(jìn)，辦公室中建立起自動(dòng)化的信息處理系統(tǒng)，有利于自動(dòng)化事務(wù)辦公的實(shí)現(xiàn)。借助于各種計(jì)算機(jī)軟硬件與辦公設(shè)備，工作人員可以對(duì)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、傳輸、加工與更新等各項(xiàng)工作，并在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中集中運(yùn)用企業(yè)的信息處理、自動(dòng)化辦公與公務(wù)管理等各個(gè)系統(tǒng)。在本質(zhì)層面上，自動(dòng)化辦公就是一種對(duì)信息進(jìn)行收集、處理、傳遞與變化的過程，其構(gòu)成要素分別有辦公環(huán)境與信息、技術(shù)工具、辦公制度、組織結(jié)構(gòu)以及工作人員等。

（1）辦公環(huán)境會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生很大的變化，技術(shù)進(jìn)步縮短了人與人之間的時(shí)空距離，現(xiàn)代化通訊技術(shù)的應(yīng)用提高了辦公人員自由發(fā)揮及創(chuàng)造的能力。

（2）辦公信息在自動(dòng)化辦公中發(fā)揮著基礎(chǔ)性作用，將計(jì)算機(jī)技術(shù)及自身處理數(shù)字、事務(wù)以及決策的能力應(yīng)用到日常工作之中是自動(dòng)化辦公最主要的職能之一。

（3）自動(dòng)化辦公通過對(duì)計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)進(jìn)行結(jié)合實(shí)現(xiàn)了對(duì)彼此獨(dú)立且存在一定相關(guān)性的辦公設(shè)備與辦公系統(tǒng)的連結(jié)，在統(tǒng)一的系統(tǒng)內(nèi)部共享信息資源，對(duì)工作效率予以提高。

（4）制度是辦公知識(shí)與辦公經(jīng)驗(yàn)的一種固化形式，各個(gè)部門都需要對(duì)制度中所規(guī)定的行為規(guī)范予以嚴(yán)格遵守，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)中的自動(dòng)約束機(jī)制，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)可以向自身合理辦公制度的實(shí)施提供保證。

（5）組織機(jī)構(gòu)對(duì)辦公模式中的層次與等級(jí)的劃分起決定性作用，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的管理組織中，組織機(jī)構(gòu)可以得到良好且充分的體現(xiàn)，通過引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，組織機(jī)構(gòu)的靈活可變性得到了極大的提升。

（6）辦公是人群開展的一項(xiàng)管理活動(dòng)，其執(zhí)行方是人，在自動(dòng)化辦公中，人作為第一要素有著極高的地位。每個(gè)人所從事的工作有著不同的工作性質(zhì)，以此為依據(jù)，可將工作人員分為專業(yè)人員、決策人員、管理人員以及輔助人員。不管劃分如何，他們都需清楚知道辦公所需具備的辦公設(shè)備及其在自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中的位置與功能。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值及其功能實(shí)現(xiàn)

2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用價(jià)值

拓寬辦公區(qū)域，優(yōu)化辦公環(huán)境。計(jì)算機(jī)的引入在一定意義上可將企業(yè)從原本的一塊有限的辦公場(chǎng)地引領(lǐng)至地標(biāo)寫字樓甚至全球各地，辦公人員可通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通與協(xié)作，借助人機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化管理，從整體層面上優(yōu)化辦公環(huán)境。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用還能夠?qū)Σ煌袠I(yè)與不同領(lǐng)域進(jìn)行連接，推動(dòng)跨行業(yè)、跨領(lǐng)域合作交流的實(shí)現(xiàn)。

降低管理成本，提高工作效率。企業(yè)對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入不僅可以有效縮減企業(yè)辦公所需材料，還能夠簡(jiǎn)化辦公步驟，有利于管理成本投入的降低。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化辦公之時(shí)，可以減少一部分辦公人員數(shù)量，在降低用人成本的同時(shí)對(duì)辦公效率及收益予以提升。

調(diào)動(dòng)個(gè)體創(chuàng)造力，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。企業(yè)引入計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化辦公管理的目的在于標(biāo)準(zhǔn)化自身管理規(guī)范、自由化內(nèi)外部交流以及簡(jiǎn)便化辦公流程，盡可能地使辦公人員從繁雜的辦公事務(wù)與枯燥的辦公環(huán)境中得到解放，進(jìn)而激發(fā)其個(gè)體創(chuàng)造力，這有利于提升企業(yè)收益，推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)健康且有序的發(fā)展。

2.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公的功能

在自動(dòng)化辦公的發(fā)展進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)所實(shí)現(xiàn)的功能主要為文字與數(shù)據(jù)處理技術(shù)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的運(yùn)用。自動(dòng)化辦公中文字處理技術(shù)主要包括World、WPS等計(jì)算機(jī)編輯排版工具，它們的使用有利于提高編輯處理、映像處理、版式設(shè)計(jì)以及打印復(fù)制等辦公活動(dòng)的效率；數(shù)據(jù)處理技術(shù)主要包括Excel等計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)表格處理工具，其使用有利于辦公人員直接利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行表格設(shè)計(jì)、處理以及制作等各項(xiàng)操作，促進(jìn)表格處理各個(gè)工作環(huán)節(jié)自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)；多媒體技術(shù)包括圖像處理專用系統(tǒng)、多功能多媒體工作站、語(yǔ)音傳真以及綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等，借助于這類技術(shù)，辦公業(yè)務(wù)會(huì)更具現(xiàn)代化特征；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)包括視頻會(huì)議等，通過多媒體網(wǎng)絡(luò)支持下視頻會(huì)議的舉辦，各級(jí)員工可以實(shí)現(xiàn)無(wú)時(shí)間與空間限制的面對(duì)面談話，同時(shí)借助計(jì)算機(jī)對(duì)決議的可行性進(jìn)行匯總、打印與判斷，并向一人同時(shí)參與多項(xiàng)會(huì)議提供支持，節(jié)省費(fèi)用與時(shí)間，以最大限度地提高辦公效率。

3 自動(dòng)化辦公進(jìn)程中計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的應(yīng)對(duì)

計(jì)算機(jī)應(yīng)用在不同行業(yè)的擴(kuò)展提升了行業(yè)內(nèi)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力等級(jí)的要求，在實(shí)際工作中，相關(guān)企業(yè)與人員均需以社會(huì)需求為基礎(chǔ)加強(qiáng)理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高各行業(yè)的工作效率及員工自身的工作質(zhì)量。

3.1 加強(qiáng)宏觀調(diào)控

計(jì)算機(jī)技術(shù)及自動(dòng)化辦公技能宏觀調(diào)控意識(shí)的強(qiáng)化對(duì)行業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，現(xiàn)階段，很多企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并未充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的重要性，加之財(cái)政資源限制及相關(guān)軟件的滯后，自動(dòng)化辦公對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的應(yīng)用還存在一定的阻礙，設(shè)備購(gòu)買、軟硬件投資以及人員培訓(xùn)等的資金投入無(wú)法對(duì)單位的發(fā)展需求予以滿足，管理者與決策者需進(jìn)一步加大對(duì)自動(dòng)化辦公的宏觀調(diào)控力度，以使辦公設(shè)備與管理框架實(shí)現(xiàn)由上到下的完善與改進(jìn)。

3.2 完善體制建設(shè)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用需要有客觀適用的選擇條件作支撐，雖然國(guó)外商品化軟件具有管理理論支持與開發(fā)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成優(yōu)勢(shì)，但是其費(fèi)用大多高昂，加之應(yīng)用環(huán)境的不同，導(dǎo)致很多國(guó)外優(yōu)秀軟件在我國(guó)無(wú)法充分發(fā)揮自身應(yīng)有的功能。因此，在對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及軟件進(jìn)行應(yīng)用之時(shí)，需對(duì)我國(guó)現(xiàn)有計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用環(huán)境及行業(yè)與系統(tǒng)性能的具體要求予以綜合考慮，制定并完善合理的自動(dòng)化辦公管理體制，從自身的內(nèi)部管理導(dǎo)向?qū)用孢M(jìn)行優(yōu)化與配合。

3.3 改善外部應(yīng)用環(huán)境

外部應(yīng)用環(huán)境的改善來(lái)自于同專門教育機(jī)構(gòu)的合作，這有利于企事業(yè)單位戰(zhàn)略制高點(diǎn)的打造。對(duì)于員工來(lái)說，短期的培訓(xùn)無(wú)法對(duì)企業(yè)自動(dòng)化辦公及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用等方面的要求予以滿足，與專業(yè)教育機(jī)構(gòu)的長(zhǎng)期交流與合作可以發(fā)揮培訓(xùn)計(jì)劃的支撐作用，讓教育機(jī)構(gòu)以企事業(yè)的用人需求為依據(jù)進(jìn)行課程的設(shè)置，這一措施對(duì)于良好計(jì)算機(jī)技術(shù)外部環(huán)境的營(yíng)造及高質(zhì)量人才培訓(xùn)基地的建設(shè)來(lái)說將會(huì)十分有效。

3.4 提高技術(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員素質(zhì)高低不一，軟件所要求的計(jì)算機(jī)及外語(yǔ)基礎(chǔ)掌握程度也不盡相同，對(duì)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用方法及理論方面的理解也不深刻，這不利于計(jì)算機(jī)技術(shù)自動(dòng)化辦公在實(shí)踐中的應(yīng)用與推廣。因此，計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員需提高自身專業(yè)素養(yǎng)，掌握先進(jìn)的技術(shù)使用手段，對(duì)企事業(yè)單位中的內(nèi)部機(jī)房及辦公室等場(chǎng)所的物理環(huán)境提供保障，通過配備高性能防火墻、修復(fù)系統(tǒng)軟件漏洞、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)防殺毒系統(tǒng)等方式使網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)高效、通用以及安全管理，在專業(yè)層面向自動(dòng)化辦公提供先進(jìn)且完善的計(jì)算機(jī)技術(shù)支持。

3.5 促進(jìn)辦公人員自主學(xué)習(xí)

對(duì)于辦公人員來(lái)說，不僅應(yīng)掌握電腦的正確使用方法，還要滿足計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的要求，例如：熟練使用windows、xp等操作系統(tǒng)，具備安裝、啟用常用軟件的能力；熟練運(yùn)用文字、表格、圖像等處理軟件；能夠?qū)τ?jì)算機(jī)病毒進(jìn)行查殺，當(dāng)軟件出現(xiàn)故障之時(shí)具備一定的故障檢測(cè)與排除能力；掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信、多媒體、文本下載與上傳等知識(shí)；在日常管理中對(duì)機(jī)箱、外設(shè)接口、主板以及電源燈硬件資源進(jìn)行維護(hù)等等。在自動(dòng)化辦公已初具規(guī)模的背景下，加強(qiáng)辦公人員自主學(xué)習(xí)，使其樹立并掌握正確的技術(shù)意識(shí)與素質(zhì)能夠促進(jìn)自動(dòng)化辦公實(shí)現(xiàn)更加快速的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技的發(fā)展復(fù)雜化了企事業(yè)單位的辦公事務(wù)，各單位辦公方式的革新衍生并加速了辦公自動(dòng)化的發(fā)展。以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的文字與數(shù)字處理技術(shù)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等提高了辦公人員的工作質(zhì)量與效率，意義重大。對(duì)于未來(lái)企事業(yè)單位來(lái)說，加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化辦公與計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重視是其綜合競(jìng)爭(zhēng)力不斷提升的關(guān)鍵所在，計(jì)算機(jī)技術(shù)在自動(dòng)化辦公中的應(yīng)用勢(shì)必會(huì)有更為廣闊的發(fā)展空間。

[1]魏宏玲.辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2013（22）：28-29.

[2]林安娜.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].東方企業(yè)文化，2012（20）：57-58.

[3]甘露，雷梁.計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用研究[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（13）：145，215.

王瀟，女，1983，陜西省西安市，本科，講師，計(jì)算機(jī)應(yīng)用

Application of the computer technology in office automation

Wang Xiao
（Xi 'an Fanyi university，Xi'an，710105）

The development of times and social administration increase the enterprise and public institutions’ office issues throughput.Traditional information processing model has been unable to meet the needs of social development.The highly competitive era of offices and business put forward new demands. Office automation has become the inevitable heading of whole society. Computer technology is the foundation and kernel of office automation,the paper analysis the application of computer technology in the office automation.

computer technology；office automation；application