高校檔案信息化管理探討

李鳳霞

(河南醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，鄭州 451191)

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管理科學(xué)

高校檔案信息化管理探討

李鳳霞

(河南醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，鄭州 451191)

本文分析了高校檔案信息化管理與傳統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，以及檔案信息化建設(shè)中存在的問題，提出了加快推進(jìn)高校檔案管理信息化的措施和方法，并對(duì)如何保障檔案信息化安全進(jìn)行了闡述。

檔案；信息化 ；管理

高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的原始記錄。隨著學(xué)校的建設(shè)發(fā)展,檔案信息在快速增長，檔案在學(xué)校建設(shè)、教學(xué)科研、學(xué)生管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行等中的作用越來越突出。如何構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提升檔案查閱的便捷性，更好地服務(wù)于學(xué)校管理和教學(xué)科研工作、服務(wù)師生和社會(huì)，應(yīng)受到高校的重視。

1　高校檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1數(shù)字化管理信息量大檔案管理人員在管理時(shí)采用高科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成數(shù)字化的管理，大大增加信息的存儲(chǔ)量[1]?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是數(shù)碼技術(shù)、掃描技術(shù)以及微縮技術(shù)的廣泛利用，大幅度地增加了檔案信息的存儲(chǔ)量。同時(shí)通過互聯(lián)網(wǎng)和檔案館的相互對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案管理的及時(shí)性、穩(wěn)定性和時(shí)效性，避免在檔案借閱過程中出現(xiàn)漏記和不及時(shí)歸還等現(xiàn)象，達(dá)到對(duì)檔案信息資源的便捷性管理。

1.2數(shù)字化檔案管理智能性強(qiáng)自動(dòng)化的管理技術(shù)可以將檔案與圖書、情報(bào)等信息資源的管理結(jié)合起來，以一體化的管理手段，把本校所有的信息資源連成一片，形成一個(gè)科學(xué)完整的信息資源系統(tǒng)；把學(xué)校的公文運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案管理軟件進(jìn)行對(duì)接，可以快速的查閱到要利用的信息和資料；通過技術(shù)手段對(duì)資料進(jìn)行加密管理，以保證檔案的安全。同時(shí)用戶可以在不同的時(shí)間、地點(diǎn)使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案的查閱，幫助用戶取得更準(zhǔn)確、及時(shí)、真實(shí)的信息，學(xué)校各相關(guān)部門也可以通過電腦調(diào)閱各種信息，提高高校教學(xué)科研和管理工作效率。

2　高等院校檔案信息化管理存在的問題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施尚未完善，管理人員素質(zhì)有待提高高校檔案管理信息化建設(shè)是以信息技術(shù)為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為依托的綜合工程。不僅僅是購買檔案管理軟件就可以開展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作。它需要加大檔案信息平臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。目前，許多高校對(duì)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入無法滿足檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要。檔案管理者習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，缺乏科學(xué)化、信息化的管理。

2.2未建立統(tǒng)一規(guī)范的模式，資源共享水平有待提升高校在開展網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作時(shí)，缺少整體規(guī)劃，結(jié)果在高校的信息化建設(shè)中造成了各種系統(tǒng)獨(dú)立設(shè)置、信息不能共享的信息孤島，如教務(wù)管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等，各自獨(dú)立運(yùn)行，不能實(shí)現(xiàn)全校數(shù)據(jù)的共享與交換，造成基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)重復(fù)建設(shè)和重復(fù)投資的資源浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.3檔案的管理制度與法律不健全，信息安全存在隱患目前，高校檔案信息化還面臨著系統(tǒng)安全、制度與法律不健全的隱患。一方面，由于網(wǎng)絡(luò)海量信息的沖擊，部分人常常濫用信息，網(wǎng)絡(luò)信息的非法操作，黑客、電腦病毒等已經(jīng)不是什么新鮮事物，檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)幾乎還沒有嚴(yán)格意義上的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。另一方面，由于整個(gè)系統(tǒng)管理及使用仍在探索階段，規(guī)章制度很難覆蓋到全面，不能滿足日益發(fā)展的需要；同時(shí)整個(gè)法律體系中對(duì)于信息安全存儲(chǔ)、公開查閱、共享的法律法規(guī)也存在真空地帶，這極有可能導(dǎo)致機(jī)密檔案的丟失與濫用，以及個(gè)人信息的泄露，進(jìn)而可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)詐騙等違法犯罪行為。

3　高校檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的對(duì)策

3.1加大資源投入，提升人員素質(zhì)信息化的前提是數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的綜合應(yīng)用。高校檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，要納入校園信息化建設(shè)的總體布局中，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)階段，就要考慮檔案信息化所需要的硬件和軟件設(shè)施，為檔案信息平臺(tái)建設(shè)打下基礎(chǔ)，使檔案信息平臺(tái)能夠和學(xué)校辦公系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等互通對(duì)接，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。高校要加大投入，更新、升級(jí)辦公設(shè)備，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、刻錄機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備。在檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)同時(shí)，要重視保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化，確保檔案信息安全，包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境控制、檔案存儲(chǔ)載體更新等。 有條件的學(xué)校，要有針對(duì)性地進(jìn)行自主設(shè)計(jì)開發(fā)，建設(shè)符合高校實(shí)際的檔案管理數(shù)字化信息管理平臺(tái)[2]。

重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，各教學(xué)單位、主要職能部門都要明確檔案負(fù)責(zé)人員。對(duì)學(xué)籍、基建、科研、財(cái)務(wù)等檔案明確專人負(fù)責(zé)，建設(shè)一支責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、具有現(xiàn)代化管理技能的檔案管理隊(duì)伍。要加大對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才，提高檔案管理人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，使現(xiàn)代化管理設(shè)備得以充分開發(fā)和利用[3]。

3.2開發(fā)檔案信息化利用功能檔案信息化的目的，在于檔案的管理和使用。 信息資源進(jìn)行科學(xué)的收集、篩選、分類，是檔案管理的基礎(chǔ)工作。高校內(nèi)部要打破對(duì)信息資源的壟斷和封閉，提高辦公自動(dòng)化水平，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。進(jìn)一步強(qiáng)化信息的更新機(jī)制，提高信息的時(shí)效性。要嚴(yán)格按照高校檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息資源統(tǒng)一進(jìn)行定性、分類，安裝配備信息檢索工具，方便資料查詢。充分發(fā)揮高校網(wǎng)絡(luò)作用，對(duì)可以向社會(huì)公開的信息，嘗試網(wǎng)絡(luò)電子資源、檔案信息的網(wǎng)上查詢，使高校檔案最大限度地為社會(huì)、學(xué)校提供服務(wù)。

3.3推進(jìn)檔案規(guī)范化、制度化建設(shè)制定高校電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范。高校檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范應(yīng)包括管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等內(nèi)容。電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是高校檔案管理信息化的基礎(chǔ)，也有利于與外部社會(huì)對(duì)接，節(jié)約資源，以最終達(dá)成高度的信息共享。建立、健全高校檔案管理信息化的各項(xiàng)規(guī)章制度。制度建設(shè)是高校檔案信息化順利實(shí)現(xiàn)的重要保障。設(shè)備的購入要有登記，信息錄入要有規(guī)范要求，信息查詢要有一定程序，服務(wù)師生和社會(huì)都需要相應(yīng)的制度進(jìn)行規(guī)范。實(shí)現(xiàn)高校各項(xiàng)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合。基于標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程的發(fā)展，將高校各項(xiàng)工作、工作單元、工作要素連接起來形成“神經(jīng)系”，逐步納入到檔案管理系統(tǒng)工程中。形成收文管理、發(fā)文管理、職能管理、項(xiàng)目管理(教學(xué)、科研、設(shè)備、財(cái)務(wù)等)、檔案管理、查詢管理、用戶管理、數(shù)據(jù)管理、技術(shù)支持等模塊一體，各系統(tǒng)互通、互聯(lián)、聯(lián)動(dòng)操作，實(shí)現(xiàn)從各項(xiàng)業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)的無縫鏈接。

3.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的控制，確保高校檔案管理信息化的安全性檔案管理工作的服務(wù)性決定了檔案部門要盡可能的開發(fā)利用信息，實(shí)現(xiàn)信息功能的最大化及信息資源共享。然而，共享與安全是難以平衡的。在共享和安全中，安全更重要。一是檔案管理人員必須強(qiáng)化安全意識(shí)，認(rèn)真對(duì)信息作出鑒定，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度劃分檔案的密級(jí)程度和開放范圍，設(shè)置權(quán)限，分級(jí)管理。二是嚴(yán)密監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)的訪問情況。能夠及時(shí)掌握訪問用戶的信息，如登入時(shí)間、訪問人員、權(quán)力的限制等。設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，師生員工使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，社會(huì)人員使用外面網(wǎng)絡(luò)，不可以直接獲取資源，只可以進(jìn)行查詢。三是建立防火墻防止出現(xiàn)病毒事件，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)殺毒；定期進(jìn)行電子資源備份，防止出現(xiàn)機(jī)器損壞事故，造成檔案丟失[4]。

高校檔案管理信息化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它牽涉到高校工作的方方面面，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，有利于高校各項(xiàng)工作的開展，有利于高等教育事業(yè)的科學(xué)發(fā)展，也有利于高校社會(huì)服務(wù)職能的實(shí)現(xiàn)。

[1]李映芬.公共檔案信息資源建設(shè)的初探[J].文史月刊，2012，(7)：34-35.

[2]楊冬權(quán).在全國數(shù)字檔案館(室)建設(shè)推進(jìn)會(huì)上的講話[N]. 中國檔案報(bào),2013-10-21.

[3]楊冬權(quán).做好新形勢(shì)下檔案工作、建設(shè)檔案強(qiáng)國的綱領(lǐng)性指導(dǎo)文獻(xiàn)—學(xué)習(xí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》體會(huì)[J]. 中國檔案，2014，(5):17-22.

[4]亓春波.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與開放的對(duì)策探析[J]. 檔案，2016，(4)：51-53.

[責(zé)任編校：李振江]

2015-11-26

李鳳霞(1969-)，女，河南省開封市人，大專，館員，從事檔案管理工作。

R 472.4

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1008-9276(2016)04-0352-02