財務共享服務信息化實現(xiàn)方式探析

●羅淇方

財務共享服務信息化實現(xiàn)方式探析

●羅淇方

隨著全球經(jīng)濟一體化，企業(yè)發(fā)展規(guī)模增大，跨地區(qū)、跨國貿(mào)易的增加，企業(yè)面臨越來越激烈的全球化市場競爭。如何不斷保持、提升企業(yè)核心競爭力，是企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要課題。財務共享服務是目前公認的符合大型企業(yè)財務管理要求的先進方案，它能夠有效解決管理流程標準化的問題，提升財務部門整體能力和效率并降低成本。本文將從如何將業(yè)務需求轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的功能需求入手，通過功能分解，實現(xiàn)共享中心的控制邏輯；通過系統(tǒng)功能規(guī)劃，解決企業(yè)的瓶頸問題，實現(xiàn)系統(tǒng)的高效運作，最終為實現(xiàn)財務共享服務搭建提供強有力的信息化支撐平臺。

一、術(shù)語及定義

（一）財務共享服務

財務共享服務就是將信息技術(shù)作為企業(yè)財務流程處理的基礎(chǔ)，把組織結(jié)構(gòu)的合理配置、相應流程的規(guī)范、提高流程效率、減少運營成本的支出以及創(chuàng)造價值作為最終目標，站在市場視角上為企業(yè)客戶提供專業(yè)化服務，進而對企業(yè)進行有效的分布式管理模式。共享服務中心則是利用計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，為企業(yè)部門提供標準化、程序化的財務工作方式。

（二）財務共享服務信息化

財務共享服務信息化是指通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)財務共享服務的功能，維系財務共享服務體系的運作，展示財務共享服務模式的成效，同時存儲基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)安全，為決策服務提供數(shù)據(jù)支持。

二、財務共享服務實現(xiàn)的意義

（一）踐行財務一體化、集約化的先進理念

加強企業(yè)一體化、集約化管理，加速信息在企業(yè)內(nèi)部的流通，從而提高管理效益，是企業(yè)管理的方向，也是企業(yè)走上良性發(fā)展道路的保障。財務共享服務模式將同質(zhì)化的、重復性的交易性業(yè)務流程進行集中處理，有力的保障了集團的一體化管控，正是對集約化的管理思路踐行，符合未來發(fā)展的趨勢。

（二）迎合財務專業(yè)化分工的趨勢

在財務共享服務模式下，財務人員從繁瑣的基礎(chǔ)業(yè)務中脫離出來，并可以專注于向財務決策、業(yè)務財務以及共享服務轉(zhuǎn)變：高端財務管理決策人員負責宏觀業(yè)務；業(yè)務財務負責被服務的基層單位的前端業(yè)務處理；共享服務財務負責專門的財務處理。專業(yè)化分工將原本橫向覆蓋的財務工作集中于某個小的領(lǐng)域，有助于各自專業(yè)領(lǐng)域的技能提升，能更好地服務于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。

（三）降低企業(yè)的運作成本

財務共享服務通過集中處理同質(zhì)化、標準化的業(yè)務，發(fā)揮規(guī)模效應，優(yōu)化了資源配置，從而降低了企業(yè)運作成本；通過實現(xiàn)扁平化的管理，減少中間管理層級，節(jié)約管理成本，提高了管理效率；通過建設財務共享服務中心，減少了財務人員數(shù)量，降低了配備辦公場所的規(guī)模，降低了人員數(shù)量和辦公成本。

（四）提高企業(yè)的財務管理水平

在傳統(tǒng)的財務運作模式下，財務人員既處理基礎(chǔ)的財務業(yè)務，同時兼具財務分析等管理職能，造成財務人員分工不明確、財務管理效率低等問題。財務共享服務中心實現(xiàn)了財務人員的專業(yè)化分工，將基礎(chǔ)的財務處理業(yè)務納入中心進行處理，解放了部分財務人員的業(yè)務處理職責，使這部分人員能夠更加專注于財務管理職能，從而提高財務管理水平。

（五）提升企業(yè)核心競爭力

財務共享服務中心提升企業(yè)競爭力的途徑主要是通過統(tǒng)一管理標準，規(guī)范企業(yè)財務管理流程。隨著第三次產(chǎn)業(yè)革命的不斷深入開展，區(qū)域化的市場競爭已經(jīng)升級為全球化競爭。財務共享服務中心通過統(tǒng)一管理標準，實現(xiàn)了集約化、一體化管理模式，面對瞬息萬變的市場情況，能夠及時制定調(diào)整策略，并迅速在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)。

三、財務共享服務模式下的信息化建設思路

注重與已有會計信息之間的結(jié)合使用，我國國內(nèi)信息化水平較高的企業(yè)已經(jīng)擁有了自己的會計信息系統(tǒng)，而在財務共享服務背景下，財務信息化發(fā)展就不能對現(xiàn)存的信息體系做出否定，同時還要將其與之進行良好的結(jié)合，從而有效地推動企業(yè)管理會計信息化建設的速度。例如，目前南網(wǎng)公司已建立并使用“6+1”管理信息系統(tǒng)，財務系統(tǒng)作為其中一個業(yè)務系統(tǒng)，財務共享的服務中心就可以充分利用這一系統(tǒng)，對企業(yè)實際的經(jīng)營情況進行搜集和整合，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)財務共享服務信息化。

（一）注重系統(tǒng)功能與財務業(yè)務管理的符合度

系統(tǒng)功能是否與財務共享服務業(yè)務管理相匹配，是系統(tǒng)功能建設需要關(guān)注的重點，直接影響到財務共享服務模式實現(xiàn)的效果。

1.系統(tǒng)功能應滿足企業(yè)統(tǒng)一標準的管理思想。統(tǒng)一標準是財務共享服務中心的核心思想，包括統(tǒng)一業(yè)務標準和統(tǒng)一流程標準二個方面。業(yè)務標準的統(tǒng)一包括很多方面，例如納入共享服務的核算管理，必須統(tǒng)一科目體系，統(tǒng)一輔助核算等內(nèi)容；在報表管理里，統(tǒng)一報表格式，統(tǒng)一報表取數(shù)和稽核方式等內(nèi)容。流程標準的統(tǒng)一主要包括固定業(yè)務實行固定流程管理、固化流程環(huán)節(jié)、統(tǒng)一流程提醒方式等內(nèi)容。

2.滿足標準業(yè)務集中處理的思想。標準業(yè)務集中處理是實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟效應的體現(xiàn)。集中處理需要統(tǒng)一分配待辦事項，并能實現(xiàn)自動向會計主體進行數(shù)據(jù)歸集的功能。傳統(tǒng)模式下，各組織單位的業(yè)務處理進行了隔離，流程和數(shù)據(jù)互不影響，該方式下難以對多單位業(yè)務處理進行有效監(jiān)控。財務共享服務中心基于統(tǒng)一的標準流程，集中各組織單位的待辦事項，按業(yè)務性質(zhì)進行分類，分配專人進行專門處理，并自動生成各組織單位的財務憑證。

3.業(yè)務處理型系統(tǒng)向分析決策型系統(tǒng)發(fā)展。當今通用的財務共享服務中心，系統(tǒng)支撐的重點在于滿足基礎(chǔ)的業(yè)務處理流程的需要，隨著財務集約化工作的深入開展，系統(tǒng)支撐的重點應逐漸轉(zhuǎn)移到支撐管理水平的提高上，建設滿足更高層次的數(shù)據(jù)分析功能，逐漸轉(zhuǎn)變成為分析決策型系統(tǒng)。

（二）選擇合適的信息系統(tǒng)部署方式

財務共享服務模式應依據(jù)企業(yè)的管理思想和實際情況進行建設，目前考慮有兩種建設方式可供選擇：一步建成財務共享服務中心和分步建設財務共享服務中心。

1.一步建成及直接建成共享服務中心，由集團級共享服務中心負責集團公司本部及下級單位的共享服務范圍內(nèi)業(yè)務。

優(yōu)點是標準化程度高，風險管控力度強，容易實現(xiàn)規(guī)模效益。集團能夠?qū)崟r查詢到下級單位數(shù)據(jù)，實時做出符合企業(yè)實際情況的決策，同時能夠執(zhí)行集團統(tǒng)一的管理思想，約束下級單位財務行為，降低企業(yè)財務風險；缺點是變革阻力較大，人員調(diào)動和轉(zhuǎn)崗較多，人員安置任務重，共享中心遠離基層單位，資金支付的時效性需加強，溝通方式遠程為主，滿足各單位業(yè)務需求靈活度下降，對各單位業(yè)務實際情況了解程度有一定降低。

一步建成模式對服務器硬件的要求比較高，數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)損毀應急預案要求非常嚴格，以確保系統(tǒng)能夠高效地運作，對于信息化應用比較成熟的大型企業(yè)集團，集團內(nèi)部有一定的執(zhí)行管理控制基礎(chǔ)，可以考慮一步到位，直接采用集中部署模式。

2.分步建設財務共享服務中心。第一步：集團本部所在地和各地市設立共享中心，集團本部所在地區(qū)共享服務中心負責處理集團本部及所屬直屬機構(gòu)的業(yè)務，地市分中心負責地市局、所轄縣級公司的業(yè)務；第二步：逐步完成地市分中心和集團本部所在地區(qū)共享服務中心整合，形成集團共享服務中心，集團共享服務中心直接負責各地市級單位及縣級公司的財務核算、資金支付工作，實現(xiàn)集團式集中。

優(yōu)點是對現(xiàn)有組織機構(gòu)、人員崗位影響不大，管控力度較強，共享中心與基層單位距離較近，溝通更為方便，容易滿足各單位業(yè)務需求，工作方式變動較少，員工適應時間較短，對地市分中心的管控力度不強；缺點是一定程度影響規(guī)模效應和共享服務的效果，逐步完成地市分中心和省公司本部所在地區(qū)共享服務中心整合，實現(xiàn)整個集團集中的時間較長。

對于信息化建設相對落后，管理手段相對單一的一些企業(yè)，可以考慮先建設分中心模式的實現(xiàn)方式，逐步向統(tǒng)一模式過渡。

（三）信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性控制

數(shù)據(jù)安全性控制是信息系統(tǒng)必須考慮的一個重要內(nèi)容。財務共享服務系統(tǒng)融合了其他業(yè)務運行系統(tǒng)，同時集成影像系統(tǒng)、銀行支付系統(tǒng)等，涉及的數(shù)據(jù)內(nèi)容廣泛，數(shù)據(jù)交互頻繁，對于數(shù)據(jù)的安全性控制更需要詳細規(guī)劃。

1.通過制定合理的工作管理規(guī)范加強數(shù)據(jù)安全性保障。數(shù)據(jù)安全性的提升需要從方方面面開展，合理的工作管理規(guī)范必不可少。從密碼的規(guī)范性來說，制定復雜的密碼結(jié)構(gòu)規(guī)則，以及定期更換密碼是保障數(shù)據(jù)安全的第一步；在工作過程中對于密碼的管理和交接方式制定嚴密的規(guī)程，可以防止密碼泄露。

2.通過信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)加密實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全傳輸。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡上傳輸，給黑客帶來了可乘之機，可能利用對數(shù)據(jù)信息的截取使信息數(shù)據(jù)泄密。信息系統(tǒng)通過加密方式進行密文傳輸，可以有效防止黑客對數(shù)據(jù)信息的獲取，為數(shù)據(jù)安全加上了一把鎖。另外，數(shù)據(jù)保存服務器的操作系統(tǒng)和防火墻也是一道防止數(shù)據(jù)被竊取的屏障，也需要關(guān)注和考慮。

3.信息系統(tǒng)權(quán)限控制。信息系統(tǒng)在使用過程中，必須通過權(quán)限控制實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的訪問，權(quán)限控制從崗位、菜單、數(shù)據(jù)查看等層面進行劃分，權(quán)限外數(shù)據(jù)禁止查看，以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的嚴格控制。

4.數(shù)據(jù)備份與恢復。必須制定詳細的數(shù)據(jù)備份計劃，并對可能發(fā)生的所有風險進行窮舉，生成對應的解決方案。數(shù)據(jù)備份考慮開啟歸檔模式以及雙機等方式，防止數(shù)據(jù)因局部毀損而造成系統(tǒng)整體使用上的毀滅性打擊。

（四）系統(tǒng)功能應符合易用性原則

信息系統(tǒng)的使用是為了減少工作量，提高工作效率。符合使用習慣的信息系統(tǒng)是系統(tǒng)建設需要考慮的重要因素。

1.統(tǒng)一的登陸門戶界面，增加系統(tǒng)視覺感官效果。因共享中心需要將原有的各級單位統(tǒng)一管理，需要提供靈活的門戶管理功能，統(tǒng)一共享門戶、提高工作效率高度集成待辦、避免反復切換系統(tǒng)；提供業(yè)務門戶，所有單據(jù)（含納入共享的單據(jù)）統(tǒng)一在業(yè)務門戶發(fā)起，同一業(yè)務人員進入門戶后可以處理完有關(guān)的所有業(yè)務。

2.建立任務“任務池”管理功能，共享中心將大量同質(zhì)化業(yè)務集中辦理，如何均衡合理分配財務人員工作量成為首要解決的問題?？深A先設置業(yè)務組的服務范圍，按業(yè)務小組對不同單位、不同單據(jù)類型靈活地進行分工設置，實現(xiàn)共享服務中心工作人員可以從“任務池”中自動或手動領(lǐng)取屬于自己處理范圍的工作任務，達到平衡負荷的效果，避免任務堆積，從而可以提高工作效率。

3.系統(tǒng)功能使用模塊化管理，易于擴展。財務共享服務信息系統(tǒng)功能應適應企業(yè)的不斷發(fā)展變革，可以方便地進行變更。系統(tǒng)開發(fā)應采用模塊化開發(fā)，預留自行配置的空間，在企業(yè)管理模式變更時通過模塊化配置實現(xiàn)改造。例如，最典型的系統(tǒng)應可以方便地進行流程的改造，包括啟用新流程、流程變更、流程停用等功能。

（五）對會計信息化的人才進行創(chuàng)新

現(xiàn)階段，我國會計人才隊伍結(jié)構(gòu)已經(jīng)呈現(xiàn)出失衡狀態(tài)，傳統(tǒng)形式的核算會計人數(shù)占據(jù)了會計從業(yè)總?cè)藬?shù)的一大部分，使得我國對于高層次的會計管理人員的缺口達到近乎300萬人數(shù)。企業(yè)在應用財務共享服務以后，財務人員就要面臨自身職能上的轉(zhuǎn)變，由原來的核算會計逐漸轉(zhuǎn)變成社會所需要的管理會計，由此可知，企業(yè)未來發(fā)展需要核算型會計的數(shù)量會越來越少，管理會計的需求量會呈直線趨勢增加。另外，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對財務人員的信息技術(shù)能力要求也逐步提高，既懂業(yè)務又了解業(yè)務的人員成為企業(yè)最緊缺的人才。因此，想要更好地應對這一變化，就要加大管理會計信息化人才的培養(yǎng)力度。此外，還要不斷加強校企之間的有效結(jié)合，構(gòu)建科學、有效的人才培養(yǎng)計劃，進而更好地滿足企業(yè)發(fā)展對其的切實需求。

四、結(jié)語

財務共享服務中心離我國大型企業(yè)已經(jīng)越來越近，目前，全球70%以上的《財富》500強企業(yè)正在應用共享服務，90%的跨國公司正在實施共享服務，眾多的成功案例足以說明它的先進性。雖然財務共享服務中心產(chǎn)生于國外，但全球一體化經(jīng)濟的趨勢決定了這種模式勢必在全世界范圍內(nèi)蔓延，我國國內(nèi)大型企業(yè)接受并應用財務共享服務中心已是大勢所趨。在未來的幾年中，可以預見大部分公司將建立財務共享服務中心，借此契機，廣西電網(wǎng)公司也將在南方電網(wǎng)公司的指導下，加速推進整體財務轉(zhuǎn)型，財務共享服務將成為日后公司財務工作中的核心主題。總之，財務共享服務模式可以提升企業(yè)的整體競爭力，投入精力去關(guān)注和研究財務共享服務模式必定會為企業(yè)創(chuàng)造更高的價值。

（作者單位：廣西電網(wǎng)公司）