淺談如何提高企業(yè)辦公室人員素質(zhì)

·文教春

淺談如何提高企業(yè)辦公室人員素質(zhì)

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一、概述

辦公室是一個(gè)企業(yè)的樞紐和橋梁，直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)，起著承上啟下、左右溝通、上下協(xié)調(diào)、方方面面聯(lián)系的重要作用。辦公室參與企業(yè)政務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，決策的助手，其主要功能是辦文、辦會(huì)、辦事，上服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下服務(wù)企業(yè)職工及到企業(yè)來辦事的人員，是企業(yè)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。辦公室的工作的好壞，直接影響到單位整體形象和企業(yè)全局工作能否順利地開展，而辦公室人員素質(zhì)的高低，又直接影響到辦公室功能的發(fā)揮，特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、信息化快速發(fā)展，對(duì)企業(yè)辦公室人員提出了更高的要求。本文從辦公室人員素質(zhì)要求及廣西水利電力建設(shè)集團(tuán)有限公司辦公室人員素質(zhì)現(xiàn)狀、存在問題及對(duì)策等方面闡述在新的形勢下，如何提高辦公室人員素質(zhì)的一些看法和建議。

二、辦公室人員素質(zhì)要求

辦公室在企業(yè)中的特殊功能非常特殊，作為企業(yè)的“參謀部”，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)決策，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定，連接上下，溝通左右，協(xié)調(diào)各方，工作千頭萬緒。新形勢下，企業(yè)辦公室應(yīng)以更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，帶頭示范，發(fā)揮樞紐作用，做出表率，以無私的奉獻(xiàn)精神，扎實(shí)的工作作風(fēng)，開拓創(chuàng)新，高質(zhì)量地完成各項(xiàng)任，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。這就要求企業(yè)公室人員不但具備各種專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)等，還要具備過硬的業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力，掌握最新科學(xué)技術(shù)動(dòng)態(tài)，較高的管理能力、溝通、協(xié)調(diào)及分析處理問題的能力。

（一）高超的政治素質(zhì)

辦公室的工作涉及到企業(yè)的每一個(gè)方面，政治性都很強(qiáng)。在很大程度上代表著企業(yè)的主張，反映著企業(yè)的形象，連接著企業(yè)和職工的切身利益。因此，講政治是辦公室人員的立業(yè)之本，是做好辦公室工作的靈魂，更是服務(wù)好企業(yè)中心工作重要保證。為此，辦公室人員要站得高、看得遠(yuǎn)、謀得深、想得細(xì)，必須具有堅(jiān)定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，對(duì)黨的事業(yè)忠心耿耿，忠于黨和人民、企業(yè)的利益，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感，較高的政治理論水平，具有較高的政治鑒別力和敏感度。辦公室人員只有具備高超的政治素質(zhì)，才能在日常工作中就能把握黨和國家的大政方針，才能辦好文，辦好會(huì)，辦好事，避免走歧途。

（二）忠于職守，愛崗敬業(yè)精神

辦公室是一個(gè)企業(yè)的重要辦事部門，也是一個(gè)出成果、出人才的崗位。既然有幸走上這個(gè)崗位，辦公室人員就要忠于職守，愛崗敬業(yè)，帶頭遵守企業(yè)的規(guī)章制度，熱愛自己的本職工作，強(qiáng)責(zé)任、嚴(yán)要求、高標(biāo)準(zhǔn)，按時(shí)完成工作；善待人、親接物，工作要主動(dòng)，無論對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職工都應(yīng)熱情周到地服務(wù)，態(tài)度要和氣，辦事要盡心。

（三）扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)

辦公室的重要性要求辦公室人員既能辦事，又能辦文，也能辦會(huì)。因此，企業(yè)辦公室人員應(yīng)具備扎實(shí)的辦文、辦會(huì)、辦事的專業(yè)理論基礎(chǔ)和較高的專業(yè)素質(zhì)，熟悉和掌握文秘、會(huì)務(wù)、公關(guān)接待等辦公室專業(yè)基本知識(shí)，熟悉黨和國家有關(guān)法規(guī)和方針政策及行業(yè)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定并能靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際。

（四）超強(qiáng)的個(gè)人能力

1.溝通、協(xié)調(diào)能力

由于辦公室是企業(yè)的中樞，企業(yè)運(yùn)行是否暢通，辦公室的協(xié)調(diào)功能起到關(guān)鍵性的作用。所以辦公室人員必須具有超強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，通過自己的工作消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能出現(xiàn)的誤解，打通各部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接，調(diào)動(dòng)各方面的資源解決問題。

2.分析、解決問題能力

辦公室的重要職能就是分為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)事情，分為企業(yè)解決問題，這就要求辦公室人員具有超強(qiáng)的預(yù)測、把控和解決問題的能力，多視角觀察問題、多方位研究問題、多方法解決問題。

3.創(chuàng)新能力。當(dāng)代是信息與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，大量新科技的應(yīng)用越多，對(duì)辦公室工作要求也越高，辦公自動(dòng)化，無紙化辦公設(shè)備和方法運(yùn)應(yīng)而生。企業(yè)辦公室人員需要勇于探索、敢于創(chuàng)新，善于在工作中發(fā)現(xiàn)問題，分析問題，解決問題，并培養(yǎng)銳意進(jìn)取的精神，創(chuàng)新工作思路，創(chuàng)新工作方法，以提高辦公室工作效率和質(zhì)量。

4.精于表達(dá)的能力

表達(dá)能力分為口頭表達(dá)和書面表達(dá)能力。每個(gè)辦公室人員必須做到案臺(tái)能寫，講臺(tái)能講，這是辦公室人員的基本功。特別是文字水平，這是一個(gè)工作人員素質(zhì)的綜合反映，是對(duì)辦公室工作人員的最基本要求。辦公室人員首先要會(huì)寫會(huì)議材料和領(lǐng)導(dǎo)講話。一篇好材料要經(jīng)過調(diào)研、加工、提煉、歸納、總結(jié)、演繹等復(fù)雜過程，使文章具有真、實(shí)、準(zhǔn)、啟的特點(diǎn)，讓大家聽后或看后能受到教育和啟迪。

5.善于領(lǐng)悟的能力

辦公室主要是與人打交道，是企業(yè)的窗口和紐帶，如果對(duì)來企業(yè)員工的反映或領(lǐng)導(dǎo)的意圖缺乏領(lǐng)悟，是絕對(duì)做不好工作的。

6.組織能力

對(duì)于一個(gè)人來說，組織能力是指為了有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，靈活地運(yùn)用各種方法，把各種力量合理地組織和有效地協(xié)調(diào)起來的能力。包括協(xié)調(diào)關(guān)系的能力和善于用人的能力等等。組織能力是一個(gè)人的知識(shí)、素質(zhì)等基礎(chǔ)條件的外在綜合的表現(xiàn)。這也是辦公室員人應(yīng)該具備的能力。

7.管理能力

管理，就是管和理，只有管才能管得住，理才能理得清。辦公室人員不能每天都沉在繁雜無序的機(jī)關(guān)事務(wù)瞎忙。這就要求辦公室每一個(gè)人都具有較強(qiáng)的管理能力，在工作措施上，以最少的投入爭取最好的效果，用最短的時(shí)間做更多的事情。在工作運(yùn)作中，要講效率、科學(xué)有序、操作規(guī)范、線條清楚。在工作效果上，要多出精品、減少次品、防止廢品、禁止毒品。

三、該公司辦公室人員素質(zhì)的現(xiàn)狀

由于種種原因，該公司辦公室人員隊(duì)伍在文化程度、政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念、個(gè)人綜合能力等方面參差不齊。主要表現(xiàn)在：

（一）專業(yè)理論基礎(chǔ)差

部分人員缺少辦公室工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)知識(shí)老化，或者滿足于自己已掌握的知識(shí)，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實(shí)際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動(dòng)力，不愿花費(fèi)時(shí)間和精力來整合提高新的技能；知識(shí)面較窄，對(duì)本單位業(yè)務(wù)平不熟悉，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識(shí)更新的主動(dòng)性與自覺性。由于每個(gè)人性格特點(diǎn)各不相同，因此，領(lǐng)導(dǎo)在分工時(shí)會(huì)有所側(cè)重，但往往出現(xiàn)做接待的，連簡單的報(bào)告格式都不知道；而做文字的，對(duì)外聯(lián)系工作則前怕狼后怕虎，口齒不清，敘事不明的情況。

（二）政治素質(zhì)不高

有些辦公室人員政治理論欠缺，無奉獻(xiàn)意識(shí)與敬業(yè)精神，職業(yè)情感淡薄，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，辦事拖拉，相互推諉。對(duì)事關(guān)企業(yè)原則的問題，未能從政治上觀察、分析和處理，在大是大非面前頭腦沒有保持清醒，旗幟不鮮明，立場不堅(jiān)定，隨波逐流、人云亦云；處事不豁達(dá)，求全責(zé)備、斤斤計(jì)較，隨心所欲、粗心大意，口無遮掩、隨意表態(tài)，東一榔頭西一棒子，把事情攪得亂七八糟。

（三）個(gè)人綜合能力不高

由于人員結(jié)構(gòu)不合理，該公司辦公室大部分人員個(gè)人綜合能力不高，特別是溝通、協(xié)調(diào)能力，分析、解決問題能力，文字、口頭表達(dá)的能力，領(lǐng)悟的能力，組織能力，管理能力缺失。例如，領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生誤解或部門之間產(chǎn)生隔閡，辦公室人員未能依靠個(gè)人通過自己的工作消除領(lǐng)導(dǎo)之間可能出現(xiàn)的誤解，打通各部門之間的隔閡，搞好上下之間的銜接。

（四）個(gè)人高素質(zhì)不高，自身形象不好

辦公室人員必須具備一定的素質(zhì)修養(yǎng)，雖說一個(gè)人的素質(zhì)是以人的先天稟賦為基質(zhì) 但是后天環(huán)境和教育影響也是非常重要的。一個(gè)人良好的修養(yǎng)最能體現(xiàn)一個(gè)人的品位與價(jià)值，一個(gè)有很高個(gè)人修養(yǎng)的人，才具最具有個(gè)性和人格魅力。假如說，身為辦公室人員，出口就是臟話，語言不規(guī)范、接人無禮貌，衣著邋遢等，勢必會(huì)影響了企業(yè)的形象。

（五）忽視學(xué)習(xí)與培訓(xùn)

對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)教育沒能納入計(jì)劃、沒能給予足夠的支持。

四、提高辦公室人員素質(zhì)的措施

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)

辦公室人員要有勝任重要崗位的特殊能力，具體地講就是忠誠可靠、公道正派、清正廉潔、甘于奉獻(xiàn)、知識(shí)全面、業(yè)務(wù)精湛。要達(dá)到這個(gè)層面，就必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。

1.加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高理論素養(yǎng)

一個(gè)人的理論素養(yǎng)越高，預(yù)測、把握和解決問題的能力就越強(qiáng)。辦公室人員必須自始至終把學(xué)習(xí)放在第一位，扎實(shí)、認(rèn)真地多讀一些政治、經(jīng)濟(jì)、法律、科技、文史等方面的書籍，特別是本單位業(yè)務(wù)方面的專業(yè)書籍，擴(kuò)展知識(shí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高分析、解決問題的能力。在理論提高的過程中，既要注意知識(shí)的全面性，又要講求學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性，還要注重學(xué)用的針對(duì)性，做到在學(xué)習(xí)理論上學(xué)精管用、務(wù)求實(shí)效。

2.加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，提高專業(yè)技能

辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，必須多看多寫，加強(qiáng)專業(yè)理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐。平時(shí)要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟練掌握各種業(yè)務(wù)規(guī)范和制度，了解黨和國家及上級(jí)機(jī)關(guān)的方針政策，收集職工反映的熱點(diǎn)問題。多動(dòng)腦筋，多調(diào)查研究。做到腦勤、嘴勤、腿勤、手勤?？傊k公室人員要不斷充實(shí)自己，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化自己的業(yè)務(wù)技能，無論是文字還是事務(wù)，都應(yīng)過得硬，都力爭高水平。通過理論學(xué)習(xí)和辦公室工作實(shí)踐，使自己的工作能力、工作方法、待人處事等方面得到長足的進(jìn)步。

（二）加強(qiáng)自我修養(yǎng)

作為一名辦公室人員要不斷加強(qiáng)自己的修養(yǎng)，時(shí)時(shí)處處嚴(yán)格要求自己，努力改正缺點(diǎn)和不足，煉就自身高尚的人格魅力。

1.胸懷寬廣

辦公室人員對(duì)人要虛懷若谷、寬厚容人，就要走出世俗，接近崇高。俗話說：有容乃大，無欲則剛，我們要容人勝己，不嫉賢妒能，甘為他人做嫁衣、作鋪墊，容人直言，不忌恨在心，助人為樂，不袖手旁觀；把別人的工作當(dāng)作自己的工作，以主人翁姿態(tài)提建議，當(dāng)參謀；把別人的困難當(dāng)作自己的困難，以甘為人梯的風(fēng)格送溫暖、獻(xiàn)愛心。只有這樣，才能贏得更多同事對(duì)我們工作的支持與合作，你工作的環(huán)境也才會(huì)更加寬松、和諧。

2.淡泊名利

辦公室人員要努力做到不為名所累、不為利所縛、不為欲所惑，不同別人計(jì)較享受的條件和優(yōu)勢，要經(jīng)得住誘惑，守得住清貧，不把以權(quán)謀私看作本事，不把追求低級(jí)趣味視為瀟灑。辦公室人員要注意陶冶情操，凈化心靈，對(duì)待名利始終保持一顆平常心。

3.開展批評(píng)和自我批評(píng)

在實(shí)際工作中，知長易而知短難，學(xué)他人之長易，改自己之短難。能不能知己所長、知己所短，是衡量辦公室人員是否成熟的重要標(biāo)志。知己所長，是要保持一種樂觀向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不斷反省自我，揚(yáng)長避短，取長補(bǔ)短。取得成績時(shí)，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批評(píng)時(shí)，既要有自責(zé)的勇氣，又要及時(shí)改正缺點(diǎn)。要做到知已所短，就要超越自我，以高標(biāo)準(zhǔn)的要求、以他人的視角、以歷史的觀點(diǎn)，嚴(yán)格甚至苛刻的透視自己，發(fā)現(xiàn)不足，戰(zhàn)勝自我。

4.精通禮儀

辦公室人員應(yīng)衣著整潔大方，待人接物彬彬有禮，處事有理、有力、有節(jié)。故辦公室人員要學(xué)習(xí)攻關(guān)禮儀，規(guī)范自己行為，嚴(yán)格要求自己的行為。通過自己的言行，樹立良好的個(gè)人形象，并在外聯(lián)工作中樹立良好的公司形象。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)

企業(yè)要加強(qiáng)辦公室人員的培訓(xùn)。以內(nèi)培、外出培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等多種形式對(duì)辦公室人員進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)，通過反復(fù)地培訓(xùn)，有效地提高辦公室人員溝通協(xié)調(diào)、分析解決問題以及表達(dá)、組織能力，這也是提高辦公室人員辦文、辦事、辦會(huì)能力的有效途徑。

五、結(jié)束語

總之,要充分發(fā)揮辦公室的中心樞紐作用,提升辦公室人員的辦文、辦會(huì)、辦事能力，提高服務(wù)水,必須加強(qiáng)辦公室人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)以及完善自我修養(yǎng)的力度。通過多種途徑，提升辦公室人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)一支忠誠可靠、公道正派、清正廉潔、甘于奉獻(xiàn)、知識(shí)全面、業(yè)務(wù)精湛的辦公室團(tuán)隊(duì)。

（作者單位：廣西水利電力建設(shè)集團(tuán)有限公司）