石油企業(yè)的人事檔案管理中存在的問(wèn)題分析

薛江梅++張瑞瑞++王爽

人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性。

石油企業(yè)具有其特殊性，在中國(guó)石油工業(yè)體系剛剛建立的時(shí)候，大部分石油工人來(lái)自部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)戰(zhàn)士，他們?yōu)樾轮袊?guó)的石油勘探和開發(fā)做出了很大的貢獻(xiàn)，在改革開放之后，補(bǔ)充了大部分來(lái)自高校，石油技校，石油中專等學(xué)生，隨著我國(guó)企業(yè)制度的改革，石油企業(yè)人事檔案管理工作逐漸成為油田各公司做好相應(yīng)組織工作的基礎(chǔ)要素之一，利用人事檔案信息資料做好人事管理工作，為油田的勘探開發(fā)達(dá)到一個(gè)高的服務(wù)水平。本文就目前檔案管理中存在的問(wèn)題和需要解決的問(wèn)題進(jìn)行研究和探討。

一、人事檔案管理中存在以下問(wèn)題

（一）人事檔案的信息不全

油田檔人事檔案作為為國(guó)家檔案信息的一部分，其管理工作必須嚴(yán)格準(zhǔn)守相應(yīng)的管理制度和國(guó)家的法律法規(guī)，以此來(lái)油田人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。在長(zhǎng)期實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)許多工人在退休時(shí)，年齡錯(cuò)誤，工作年限錯(cuò)誤，入職錯(cuò)誤等，這些將導(dǎo)致不穩(wěn)定因素的出現(xiàn)，導(dǎo)致職工工資與實(shí)際不符。有些入團(tuán)，入黨信息不全，導(dǎo)致提拔，調(diào)動(dòng)中出現(xiàn)資料短缺的問(wèn)題。

（二）個(gè)人信息及時(shí)沒有得到補(bǔ)充

有些人員辭職或考取研究生，用人單位轉(zhuǎn)走檔案后，發(fā)現(xiàn)里面缺少派遣函、職工在單位工作期間的獲獎(jiǎng)證書等，導(dǎo)致到新單位后不能很好的續(xù)接，從而影響工作級(jí)別和晉升。而大城市對(duì)新員工的管理由第三方管理機(jī)構(gòu)來(lái)完成，需要派遣函等證件，檔案的管理被退回，從而影響新職工的入職和獎(jiǎng)金等，以及退休政策對(duì)將來(lái)退休生活的影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)低下

檔案管理本來(lái)是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，但是由于個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的不重視或者管理人員的個(gè)人素質(zhì)問(wèn)題，對(duì)職工檔案不及時(shí)進(jìn)行更新，失去了檔案的動(dòng)態(tài)性，國(guó)內(nèi)單位人事檔案管理人員缺乏相應(yīng)的職業(yè)素質(zhì)，對(duì)人事檔案管理工作的重視度不夠，不負(fù)責(zé)任的態(tài)度導(dǎo)致填寫信息錯(cuò)誤，為以后的工作買下了后患。

（四）干部檔案有造假嫌疑

在石油系統(tǒng)人事檔案審核中，有的油田發(fā)現(xiàn)有干部檔案造假現(xiàn)象，有的為了改變自己的相關(guān)條件，以適合干部選任的目標(biāo)和方向。把年齡改小，以使檔案上的年齡沒有超過(guò)政策規(guī)定的年齡；或者把參加工作的年限提前，以使檔案上的工齡符合提拔的條件；或者搞一個(gè)假博士或假碩士學(xué)位證書，以“高學(xué)歷”增強(qiáng)在官場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力；或在一個(gè)與己無(wú)關(guān)的科研課題中處于編寫者的前幾位。

（五）檔案丟失

職工的人事檔案管理是件非常嚴(yán)肅的問(wèn)題，在有些單位出現(xiàn)職工檔案丟失的問(wèn)題，導(dǎo)致職工調(diào)動(dòng)，升遷不能順利進(jìn)行，乃至影響以后的退休，引起上訪和不安定的因素產(chǎn)生。

（六）由于過(guò)度強(qiáng)調(diào)保密而影響閱讀

檔案的管理工作必須嚴(yán)格準(zhǔn)守相應(yīng)的管理制度和國(guó)家的法律法規(guī)，以此來(lái)保證企業(yè)人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，但是油田企業(yè)過(guò)分按的強(qiáng)調(diào)人事檔案信息的保密性，從而使借閱變得極其復(fù)雜，要求多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，手續(xù)變得極其復(fù)雜，間接的影響了檔案的使用率。

二、人事信息管理的提升辦法

（一）定期檢查

為了使檔案管理工作能上一個(gè)新臺(tái)階，檔案管理的上級(jí)部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和評(píng)比，對(duì)檔案進(jìn)行抽查，從人事安排，職位調(diào)整，工資結(jié)構(gòu)，入職年齡等幾個(gè)關(guān)鍵部位進(jìn)行檢查，以確保檔案的正確性。

（二）人員培訓(xùn)

針對(duì)檔案管理人員，油田組織部門應(yīng)該定期和不定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以提高專業(yè)素養(yǎng)，針對(duì)新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題以及解決方法進(jìn)行培訓(xùn)，或到高校進(jìn)行檔案管理方面的培訓(xùn)，或與高校檔案管理部門進(jìn)行聯(lián)合培訓(xùn)，請(qǐng)檔案管理方面的老師來(lái)講課，提高檔案管理管理人員的素質(zhì)和個(gè)人修養(yǎng)。

（三）檔案修補(bǔ)和校正

由于油田勘探初期，各方面的準(zhǔn)備工作不完善，出現(xiàn)了部分職工檔案的錯(cuò)誤，在公司黨委和人力資源部門的共同努力下，對(duì)錯(cuò)誤信息進(jìn)行修改，以還原信息的真實(shí)性。在建立人事檔案之后，要對(duì)已經(jīng)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)有效的管理，保證操作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，從而為信息資料提供便利的條件

（四）所有檔案掃描

由于原始檔案的頻繁使用，容易破損、缺失，為了使原始的檔案能夠再現(xiàn)本來(lái)面目，許多單位對(duì)原始檔案進(jìn)行掃描，然后存入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為將來(lái)的原始文件查詢，使用奠定了基礎(chǔ)，這樣查詢快捷，明了，提高了工作效率。

（五）啟用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在人事檔案管理方面發(fā)揮了巨大的作用，許多用人單位企業(yè)已逐步建立電子檔案，并且創(chuàng)建出人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的使用使檔案管理更加規(guī)范科學(xué)，在檔案查詢，移交等方面有許多優(yōu)勢(shì)，提高工作效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行業(yè)中的運(yùn)用越來(lái)越普及，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案管理，從而加快電子信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

石油企業(yè)的人事管理是各項(xiàng)管理的先決條件，隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人才的有序流動(dòng)符合工業(yè)社會(huì)的要求，也增加了檔案管理的難度，人事管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要在實(shí)際管理中對(duì)出現(xiàn)的新問(wèn)題不斷分析解決，使石油企業(yè)做強(qiáng)做大，使其承擔(dān)企業(yè)和社會(huì)的責(zé)任，推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

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