學(xué)校行政管理信息化探索

【摘要】基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化管理、教學(xué)、學(xué)習(xí)環(huán)境，能夠?yàn)閹熒峁┵Y料發(fā)布、管理、自主學(xué)習(xí)與評價服務(wù)，能夠?yàn)榻處熖峁┙萄袇f(xié)作與溝通服務(wù)，能夠?yàn)閷W(xué)校各個行政職能部門提供相關(guān)的管理與考核服務(wù)?，F(xiàn)代信息技術(shù)為學(xué)校教育教學(xué)的管理與實(shí)施提供了強(qiáng)而有力的保障作用，提高學(xué)校相關(guān)行政事務(wù)的執(zhí)行效率。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;學(xué)校行政管理;效率

【中圖分類號】G472 ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ?【文章編號】1005-6009（2016）2-20-03

【作者簡介】陳瀾，南京師大附中新城初級中學(xué)（南京，210000）信息中心副主任，南京市建鄴區(qū)信息技術(shù)中心組成員，南京市技術(shù)裝備專家組成員。

學(xué)校的行政管理包含了教務(wù)管理、總務(wù)管理、教研管理、人事管理、學(xué)生工作管理等方面，系統(tǒng)龐大，事務(wù)復(fù)雜，涵蓋了除黨支部、工會以外的所有組織機(jī)構(gòu)，輻射了全體師生及總務(wù)后勤人員，關(guān)乎學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及教育教學(xué)活動的有序運(yùn)行。如何在如今互聯(lián)網(wǎng)+的時代背景下，借助現(xiàn)代信息技術(shù)有效提升學(xué)校的行政管理效率、提高行政管理水平，推進(jìn)學(xué)校行政管理的信息化呢？本文以我校自主研發(fā)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺《我的新城》為載體，介紹我校在學(xué)校行政管理方面如何借力現(xiàn)代信息技術(shù)，提升管理水平的做法。

一、《我的新城》網(wǎng)絡(luò)辦公平臺概況

《我的新城》網(wǎng)絡(luò)辦公平臺是一款由我校信息中心自主開發(fā)的基于互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)綜合應(yīng)用系統(tǒng)。它源于學(xué)校選修課程的網(wǎng)絡(luò)申報需求，經(jīng)過五年以“粘貼性”為主要訴求的持續(xù)開發(fā)，目前已逐步演化成一款基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化管理、教學(xué)、學(xué)習(xí)環(huán)境，能夠?yàn)閹熒峁┵Y料發(fā)布與管理以及自主學(xué)習(xí)與評價服務(wù)，能夠?yàn)榻處熖峁┙萄袇f(xié)作與溝通服務(wù)，能夠?yàn)閷W(xué)校各個行政職能部門提供相關(guān)的管理與考核服務(wù)。基本涵蓋了學(xué)校日常行政事務(wù)，為我校教育教學(xué)的管理與實(shí)施提供了強(qiáng)而有力的保障。其主要特點(diǎn)是：實(shí)用、易用、開放、穩(wěn)定及內(nèi)容豐富。

二、《我的新城》網(wǎng)絡(luò)辦公平臺在學(xué)校行政管理中的有效應(yīng)用

《我的新城》網(wǎng)絡(luò)辦公平臺包含信息服務(wù)、事務(wù)中心、教學(xué)輔助、學(xué)生與班主任、項目專題等五大功能模塊32個應(yīng)用子系統(tǒng)，涵蓋了學(xué)校校務(wù)、教務(wù)、教研、總務(wù)、學(xué)生工作等各個方面。

1.信息服務(wù)：各類信息發(fā)布、匯集的窗口。

信息服務(wù)模塊中主要匯集了短信服務(wù)、學(xué)校日程的申報與查詢、學(xué)校網(wǎng)站新聞的發(fā)布與管理、通訊錄、辦公室電話、云文件分享、業(yè)務(wù)檔案的查詢與上傳等事項。

我校的日常接待、部門工作、教研活動等常規(guī)性事務(wù)頻繁，以往通過紙質(zhì)稿進(jìn)行日程的申報、審核、修改，工作量非常大，容易出現(xiàn)協(xié)調(diào)不到位的情況，而且效率低下。通過信息服務(wù)的日程安排平臺，各部門、學(xué)科組都可以在網(wǎng)上進(jìn)行日程的自行申報，在申報時可查看學(xué)校已申報日程，這樣就可以避免時間及地點(diǎn)上的沖突。在教師申報日程之后，系統(tǒng)會通過短信平臺自動的發(fā)送一條短信到校務(wù)辦負(fù)責(zé)審核、協(xié)調(diào)的教師的手機(jī)上，提醒他有日程需要審核。當(dāng)審核結(jié)束之后，日程安排平臺同樣會通過短信平臺發(fā)送一條短信到申報教師的手機(jī)上提醒日程是否通過審核。這種網(wǎng)絡(luò)申報、審核的方式，極大地提高了日程的匯集、審核、發(fā)布的效率。

業(yè)務(wù)檔案的應(yīng)用同樣也提高了學(xué)校的行政事務(wù)處理能力。市、區(qū)每年的各項評比、驗(yàn)收、考核中需要學(xué)校及教師提供各類的榮譽(yù)、競賽、論文評比等獲獎證書，里面存在大量重復(fù)性的勞動，給老師們添加了必要的負(fù)擔(dān)。業(yè)務(wù)檔案的應(yīng)用，有效地解決了這一問題。每位教師、各職能部門在獲取相關(guān)的證書后直接在該平臺上進(jìn)行申報，上傳相關(guān)信息及證書掃描件并有專人進(jìn)行審核。這樣，學(xué)校在準(zhǔn)備各項材料的時候只需在業(yè)務(wù)檔案中查詢相關(guān)信息，選擇對應(yīng)的材料進(jìn)行打印匯總即可。這樣的平臺也為學(xué)校對教師的績效考核提供了極大的便利，同時也有利于教師及時了解自己的相關(guān)情況，發(fā)現(xiàn)差距，促進(jìn)教師的專業(yè)成長。

在此功能模塊內(nèi)長期積累的數(shù)據(jù)，也可為學(xué)校管理者提供參考，為學(xué)校的相關(guān)制度的出臺提供客觀依據(jù)。

2.事務(wù)中心：總務(wù)后勤工作平臺。

事務(wù)中心由信息技術(shù)設(shè)備報修、基礎(chǔ)設(shè)施報修、辦公用品領(lǐng)用、機(jī)動車管理等6個應(yīng)用系統(tǒng)組成。

學(xué)校的總務(wù)后勤工作非常繁雜，常規(guī)性事務(wù)很多，比如說物品的領(lǐng)用工作，在以往教師要領(lǐng)用物品，并不知道有什么物品是可以領(lǐng)用，數(shù)量還剩余多少。只能先去填寫申請單等待批復(fù)之后才能去倉庫領(lǐng)取，還不一定能夠領(lǐng)到想要的辦公用品。如何能及時、有序、有效的處理相關(guān)事務(wù)一直以來都是總務(wù)部門頭疼的問題。通過事務(wù)中心的物品領(lǐng)用平臺，教師可以在系統(tǒng)上看到倉庫現(xiàn)有的物品及其數(shù)量，申報結(jié)束后系統(tǒng)會通過短信平臺向總務(wù)部門負(fù)責(zé)審核的老師發(fā)送一條短信通知，當(dāng)審核完成后系統(tǒng)同樣會發(fā)送一條短信到申報人的手機(jī)上通知他可以去領(lǐng)取物品。

諸如此類的總務(wù)后勤工作，我們都通過相應(yīng)的平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)的匯總、通知及反饋，有效提高了工作效率，提升了總務(wù)后勤工作的師生滿意度，更好地保障了學(xué)校教育教學(xué)工作的正常開展。同時，平臺在使用過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)為如何優(yōu)化總務(wù)后勤工作、合理分配人員、制定下一階段的工作計劃提供了一定參考。

3.教學(xué)輔助：教務(wù)、教研綜合事務(wù)處理中心。

教學(xué)輔助功能模塊是由“選修課程管理”“綜合實(shí)踐課程管理”“評學(xué)評教”“成績統(tǒng)計與分析”“閱讀與評價”“微課教與學(xué)”等七個應(yīng)用系統(tǒng)組成，主要承載著我校教務(wù)及教研相關(guān)工作，是學(xué)校日常行政工作處理的重要平臺。

學(xué)校非常重視校本課程的建設(shè)與開發(fā)，在初一年級開設(shè)校本選修課程、在初二年級開設(shè)綜合實(shí)踐課程，深受學(xué)生們的喜愛。但是，每年的教師課程的申報、審核與統(tǒng)計，學(xué)生的課程報名與統(tǒng)計是件工作量頗大的工作。我校運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)申報系統(tǒng)，極為方便地處理了這項事務(wù)，實(shí)現(xiàn)了全網(wǎng)絡(luò)申報、審核、報名、匯總、調(diào)整等相關(guān)工作，只需非常少量的人為參與即可快速、準(zhǔn)確地完成開課前的所有準(zhǔn)備工作。同時，我們通過學(xué)生在選修課、綜合實(shí)踐課網(wǎng)上搶課的過程中所產(chǎn)生的各課程報滿耗時表可以分析出學(xué)生主體喜愛什么類型的課程，為我們明確校本課程開發(fā)的方向提供依據(jù)。

“閱讀與評價”“微課教與學(xué)”是學(xué)生重要的課后學(xué)習(xí)與交流的線上平臺，通過“閱讀與評價”的“新城書吧”，師生們可以就閱讀的書目、閱讀的內(nèi)容展開討論。其中，教師可以發(fā)布閱讀書目及相關(guān)資料，包含文本、圖片、鏈接、視頻等，學(xué)生也可發(fā)布相關(guān)資料及自己的閱讀感受等。而“微課教與學(xué)”主要是由各個學(xué)科組針對本學(xué)科重難點(diǎn)內(nèi)容錄制的簡短視頻，配備對應(yīng)的文本材料或是鞏固練習(xí)，為學(xué)生課后預(yù)習(xí)、復(fù)習(xí)提供重要的支持。這樣的兩個平臺為學(xué)生課后，特別是假期提供一個良好的學(xué)習(xí)交流場所，深受師生們的喜愛。

為了深入推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)在教育教學(xué)中的運(yùn)用，有效實(shí)施因材施教的教育理念，我們與高科技公司合作開展智能作業(yè)數(shù)據(jù)采集分析的實(shí)驗(yàn)項目，并以“成績統(tǒng)計與分析”為其網(wǎng)絡(luò)端接口。

智能作業(yè)采集分析系統(tǒng)以強(qiáng)大的圖像識別、數(shù)據(jù)分析為手段，對學(xué)生日常作業(yè)、考試的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集。對大數(shù)據(jù)進(jìn)行深入、全面、精準(zhǔn)的分析和挖掘，每時每刻監(jiān)測、記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)，通過完善的智能診斷系統(tǒng)，即刻生成學(xué)習(xí)報告，找出波動原因和薄弱點(diǎn)，自動生成1對1個性化輔學(xué)方案。其流程如圖1：

智能作業(yè)采集分析系統(tǒng)運(yùn)用強(qiáng)大的圖像識別技術(shù)，將試卷內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字或文本信息，準(zhǔn)確率高達(dá)99.5%。模式見圖2：

該平臺記錄學(xué)生每一次作業(yè)和考試的詳細(xì)信息，自動生成學(xué)習(xí)曲線（見圖3），成績波動一目了然。教師根據(jù)試題關(guān)聯(lián)的知識點(diǎn)、完成情況，迅速精準(zhǔn)定位學(xué)生的知識薄弱點(diǎn)，對癥下藥，有的放矢，高效提高學(xué)習(xí)效率。

我們研發(fā)此平臺最為重要的目的是通過長期的數(shù)據(jù)收集及個性化的分析，盡可能剔除無價值的重復(fù)學(xué)習(xí)，根據(jù)學(xué)生個人知識圖譜和學(xué)習(xí)報告，針對錯題、薄弱點(diǎn)推送學(xué)習(xí)資源，以期滿足最個性化的學(xué)習(xí)需求。

4.學(xué)生與班主任：學(xué)生工作平臺。

“學(xué)生與班主任”功能模塊主要包含了健康監(jiān)測、班級與班主任、學(xué)生成長檔案、學(xué)生行為評價等6個應(yīng)用系統(tǒng)。

學(xué)生工作是學(xué)校行政工作中非常重要的部分，尤其是各班級各項考核、評比都需要花費(fèi)大量的人力物力。并且，針對學(xué)生的個體評價，大多數(shù)時候除了成績是可以量化的，其他各方面的評價往往缺少客觀的依據(jù)。為有效解決這樣的問題，我們將學(xué)生日常行為表現(xiàn)給予量化，借助網(wǎng)絡(luò)平臺，給學(xué)生進(jìn)行打分，并且將學(xué)生志愿者服務(wù)、競賽獲獎等實(shí)行網(wǎng)絡(luò)申報及審核，將以往紙上的工作電子化、數(shù)字化，借助網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行分析、統(tǒng)計，客觀及時地獲取相關(guān)信息，給學(xué)生工作提供了較大的便利。學(xué)生也可進(jìn)入學(xué)生平臺查看自己的成長足跡，并且學(xué)生賬號及數(shù)據(jù)永久保留，這對畢業(yè)后的學(xué)生來說也是一份彌足珍貴的成長資料。

5.項目專題：學(xué)校個性化的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用。

由中層評議、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、投票系統(tǒng)等5個應(yīng)用系統(tǒng)組成的項目專題功能模塊主要服務(wù)于學(xué)校管理者獲取相關(guān)信息，例如對于某項學(xué)校政策的實(shí)施可以先發(fā)起網(wǎng)絡(luò)投票以了解學(xué)校教師對此政策的大概態(tài)度等等。在“中層評議”應(yīng)用系統(tǒng)中，老師們的評議可以是實(shí)名的，也可以是匿名的，充分保護(hù)老師們的隱私，以期獲得更為客觀的評價結(jié)果。

三、利用網(wǎng)絡(luò)平臺推進(jìn)學(xué)校行政管理的思考

利用網(wǎng)絡(luò)平臺固然切實(shí)地推進(jìn)了學(xué)校行政管理的水平與效率，為學(xué)校師生提供了一個方便、快捷、高效的教研、學(xué)習(xí)、溝通交流的線上場所，但是要想將這樣的教育教學(xué)管理與學(xué)習(xí)環(huán)境最大化地利用并消除其不利因素，我們認(rèn)為還需要注意以下兩點(diǎn)：

1.注重適度運(yùn)用，強(qiáng)調(diào)溝通。

采用網(wǎng)絡(luò)化的行政管理方式，雖然提高了工作效率，提升了行政管理的水平，但是在這個過程中不可避免地減少了人與人之間的情感溝通。不管是哪種類型的行政管理，管理的核心對象還是人，因此在進(jìn)行行政管理過程中人與人的溝通是必不可少的，而且還會影響管理的效果。所以，利用網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行的行政管理只能適度，不能泛化，需強(qiáng)調(diào)人與人之間的溝通。網(wǎng)絡(luò)平臺運(yùn)用的目的是將老師們從繁雜的、機(jī)械的、重復(fù)的勞動中釋放出來，以留出更多的時間從事創(chuàng)造性的教研、教學(xué)等工作。

2.重視資源建設(shè)，關(guān)注數(shù)據(jù)的收集與分析。

除去日常辦公功能的需要，為能更好地發(fā)揮平臺的學(xué)習(xí)與交流作用，必須在學(xué)習(xí)資源上下工夫，力爭建立精品資源庫，把現(xiàn)有的平臺建成一個生態(tài)系統(tǒng)，為師生服務(wù)的基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的應(yīng)用系統(tǒng);并且將師生在使用過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，挖掘出有價值的數(shù)據(jù)，為教師的教及學(xué)生的學(xué)的改變提供幫助。當(dāng)然，《我的新城》網(wǎng)絡(luò)辦公平臺長期使用所產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)經(jīng)過我們的分析，已經(jīng)產(chǎn)生了一定價值，為我校的行政管理工作的優(yōu)化提供了幫助。