推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

◎李寶琴（自治區(qū)農(nóng)機(jī)局 530023）

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推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)的探討

◎李寶琴
（自治區(qū)農(nóng)機(jī)局 530023）

農(nóng)機(jī)檔案管理工作是農(nóng)機(jī)化管理工作中的重要組成部分，是一項(xiàng)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)政策性、保密性、服務(wù)性較強(qiáng)的工作。本文論述了農(nóng)機(jī)檔案在農(nóng)機(jī)化發(fā)展中日益重要的作用，指出了當(dāng)前農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)的存在問題，提出了改進(jìn)的對策建議。

農(nóng)機(jī)檔案；數(shù)字化建設(shè)；重要作用；存在問題；對策建議

2015年8月19日，國務(wù)院常務(wù)會議通過了《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》。會議強(qiáng)調(diào)要開發(fā)利用好大數(shù)據(jù)這一基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。檔案工作如何應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代下的快速變革，進(jìn)一步提高檔案開發(fā)利用的公共服務(wù)能力，是農(nóng)機(jī)部門的當(dāng)下之責(zé)。開展農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化，是農(nóng)機(jī)化管理工作的重要組成部分，是農(nóng)機(jī)管理部門對農(nóng)業(yè)機(jī)械化實(shí)施科學(xué)管理，正確決策的基礎(chǔ)，是順應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境要求下的必然趨勢。在起步階段，抓好抓實(shí)電子檔案收集管理、完善檔案信息公開安全管理與自動化、智能化利用手段的工作環(huán)節(jié)，是十分必要的。

一、建立農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化管理的意義

隨著我國社會主義市場農(nóng)業(yè)、效益農(nóng)業(yè)、生態(tài)農(nóng)業(yè)發(fā)展和農(nóng)業(yè)對科技依賴性的增強(qiáng)， 農(nóng)業(yè)機(jī)械化進(jìn)程擺上愈來愈重要的地位，農(nóng)機(jī)檔案的價(jià)值越來越被人們所認(rèn)識。本文所指的農(nóng)機(jī)檔案，是在農(nóng)機(jī)行政管理、農(nóng)機(jī)科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的、按歸檔制度集中統(tǒng)一管理起來的文件、材料的總稱。它包括農(nóng)機(jī)行政管理檔案、農(nóng)機(jī)科研檔案、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案、農(nóng)機(jī)鑒定檔案、農(nóng)機(jī)化示范推廣檔案、農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案、農(nóng)機(jī)行政審批事項(xiàng)檔案等等。長期以來，農(nóng)機(jī)檔案成為農(nóng)機(jī)科研單位、生產(chǎn)單位、管理部門以及農(nóng)機(jī)用戶等社會群眾不可或缺的信息資源。農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化的開發(fā)與應(yīng)用，對全面開展農(nóng)機(jī)檔案資料的管理、保管和利用工作，為農(nóng)業(yè)機(jī)械化管理提供科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的服務(wù)，具有十分重要的意義。

我國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)目標(biāo)提出：“用15年左右的時(shí)間，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系……”。在這一目標(biāo)要求下，自治區(qū)檔案局有關(guān)館室一體化平臺于2016年開展部署實(shí)施，是我區(qū)檔案工作推進(jìn)數(shù)字化工作、加強(qiáng)信息化建設(shè)，順應(yīng)“大數(shù)據(jù)”環(huán)境而開展的一項(xiàng)改革性的工作，所以，部門檔案數(shù)字化是大勢所趨，是服務(wù)數(shù)字檔案館建設(shè)、服務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)。

二、農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

近年來，廣西農(nóng)機(jī)檔案工作已經(jīng)開始接納“數(shù)字化”這一新元素，一些部門開始在技術(shù)上實(shí)踐從增量電子化提升到存量數(shù)字化。信息化時(shí)代使我們看到了希望，也看到了管理方向存在的問題：一是技術(shù)不夠精細(xì)，文件密級與公開度鑒定等問題；二是沒有開展數(shù)字化的一些部門還存在“重業(yè)務(wù)、輕檔案”、“重管理、輕利用”思想，認(rèn)為農(nóng)機(jī)檔案價(jià)值少，不屬于單位重要工作，平時(shí)的檔案材料有地方、有柜子裝就已經(jīng)不錯；三是檔案管理存在手段單一、方法落后、封閉管檔，檔案資源開發(fā)利用性低等問題。分析其原因，是沒有認(rèn)識到農(nóng)業(yè)機(jī)械化進(jìn)程的重要性，沒有將農(nóng)機(jī)檔案資源開發(fā)利用放在服務(wù)社會大格局中。數(shù)字檔案為實(shí)體檔案提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制，兩者不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)，其實(shí)質(zhì)就是促使農(nóng)機(jī)檔案資源系統(tǒng)性、連續(xù)性的優(yōu)勢充分發(fā)揮，服務(wù)于大農(nóng)業(yè)進(jìn)程。

三、推進(jìn)農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

（一）提高思想認(rèn)識，打開檔案工作新局面。傳統(tǒng)手工勞動為主的檔案管理模式已很難適應(yīng)現(xiàn)行大數(shù)據(jù)環(huán)境管理體制的需求，在新時(shí)期，檔案工作必須要與單位中心工作緊密結(jié)合。要積極主動爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，以解決工作中的實(shí)際問題。爭取將檔案工作列入單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，與單位相關(guān)工作同規(guī)劃、同部署、同落實(shí)。要堅(jiān)持各類型檔案集中統(tǒng)一管理，建立檔案收集的多元化模式，逐步實(shí)現(xiàn)手工開發(fā)、手工操作與數(shù)字化并重，形成統(tǒng)一、高效、多元的檔案管理新模式。

同時(shí)我們也認(rèn)識到，對農(nóng)機(jī)檔案實(shí)行數(shù)字化，在開始建設(shè)階段投入大、回報(bào)周期長，這些都會對檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生阻力。因此，必須緊緊依靠各級政府部門和農(nóng)機(jī)主管部門的重視和支持，加大資金投入力度，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，以行政手段加以推進(jìn)。

（二）規(guī)范電子文件的收集工作。農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化工作要適應(yīng)辦公自動化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，做好電子文件的收集管理。對于辦公自動化系統(tǒng)（OA）形成的，記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留，其在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理過程中涉及有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集；正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留；要建立電子文件的臺帳，每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記并落實(shí)操作與檢查方法。

（三）完善內(nèi)部控制制度，確保檔案安全?；ヂ?lián)網(wǎng)是“雙刃劍”，因此，有效保障公民、法人和其他組織依法獲取農(nóng)機(jī)檔案信息是當(dāng)前一個重要內(nèi)容：一要高度重視農(nóng)機(jī)檔案信息公開保密審查制度。無論農(nóng)機(jī)行政管理檔案還是農(nóng)機(jī)科技檔案等，都有涉及國家秘密、內(nèi)部秘密的事項(xiàng)，在信息公開工作中，應(yīng)持審慎性原則，應(yīng)明確審查機(jī)構(gòu)，落實(shí)審查職責(zé)，做到審查工作有領(lǐng)導(dǎo)分管、有部門負(fù)責(zé)、有專人實(shí)施。要在公文運(yùn)轉(zhuǎn)程序、信息發(fā)布程序中同時(shí)履行保密審查程序，做到“事前、事中”審查，避免“事后”審查帶來的被動因素。要加強(qiáng)督促檢查，堅(jiān)持常抓不懈，確保檔案公開安全。二要健全輿情收集和回應(yīng)機(jī)制。農(nóng)機(jī)各部門要建立健全輿情收集、研判和回應(yīng)機(jī)制，密切關(guān)注熱點(diǎn)、難點(diǎn)相關(guān)輿情，及時(shí)敏銳捕捉外界對農(nóng)機(jī)各項(xiàng)政策工作的疑慮、誤解，甚至歪曲和謠言，加強(qiáng)分析研判，通過網(wǎng)上發(fā)布消息、組織專家解讀、召開新聞發(fā)布會、接受媒體專訪等形式及時(shí)予以回應(yīng)，解疑釋惑，澄清事實(shí)，消除謠言， 對重要輿情要形成監(jiān)測報(bào)告。三要對電子檔案開放程序和涉密情況確立等級，使用身份認(rèn)證、權(quán)限審核方式，確定該用戶的身份能否閱檔；建立不同安全級別的網(wǎng)絡(luò)分段，對特定網(wǎng)段的服務(wù)采取訪問控制手段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機(jī)率。啟用系統(tǒng)自動入侵檢測功能，對各種訪問、操作的全過程進(jìn)行有效的跟蹤記錄，安排人員定期審計(jì)日志等，不斷完善管理制度，盡量避免人為疏漏。

（四）應(yīng)用自動化、智能化手段開發(fā)利用檔案。通過檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接來實(shí)現(xiàn)對電子文件全程管理，備份所屬機(jī)構(gòu)的電子數(shù)據(jù)信息形成電子文件管理中心，并需向智能化利用發(fā)展。由原來手工整理借閱到利用單機(jī)版檔案管理軟件管理檔案目錄數(shù)據(jù)，再到建成全行業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息交互平臺是方向。通過分級授權(quán)管理體系的檔案信息在線傳輸和查詢，能夠大大提升對所屬機(jī)構(gòu)的管理能力和資政服務(wù)能力。通過智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷，圖文并茂，聲像俱全。

農(nóng)機(jī)檔案數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)踐，改變了原有紙質(zhì)檔案管理的工作理念和方式，提供了先進(jìn)的智能化管理模式。同時(shí)也需要農(nóng)機(jī)檔案工作者自覺增強(qiáng)大局觀念、責(zé)任意識和擔(dān)當(dāng)精神，努力推動檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。