氣象局文書檔案數(shù)字化處理

楊雪昆++張虹

摘 要：數(shù)字文書檔案是在傳統(tǒng)文書檔案的基礎(chǔ)上通過信息技術(shù)發(fā)展起來的，隨著人們對信息需求的增加，加快氣象局文書檔案共享的進程，改變氣象局文書檔案管理落后的現(xiàn)狀，文書檔案數(shù)字化處理是未來檔案管理發(fā)展的方向。

關(guān)鍵詞：文書檔案；數(shù)字化；處理

氣象局的檔案室自成立以來發(fā)展到現(xiàn)在已經(jīng)存儲了大量的文書資料。紙質(zhì)檔案的存儲幾乎占據(jù)檔案室的全部。在氣象局檔案室中除了大量的文書檔案外還有少量的音頻錄像檔案。這些檔案在氣象局各個部門發(fā)揮著重要的作用。隨著經(jīng)濟的發(fā)展科技的進步，我們已經(jīng)步入了信息化時代，氣象事業(yè)的快速發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)的普及，使得紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足人們和社會的需求。在氣象局中各個部門已經(jīng)完成了無紙化辦公，使得文書檔案的數(shù)字化處理也更加的迫切。

一、文書檔案數(shù)字化的重要性

（一）在氣象局工作進程中文書檔案在其中發(fā)揮著非常重要的作用。氣象局的檔案管理室已經(jīng)成立了很多年，隨著時間的推移，檔案文件積累越來越多。一些時間相對較長的紙制文件已經(jīng)發(fā)生了老化的現(xiàn)象，紙質(zhì)越來越脆弱，也越來越不便于查閱。同時隨著資料的大量積累為調(diào)閱工作帶來了不便。隨著經(jīng)濟的發(fā)展科學(xué)的進步，檔案室的紙制材料已經(jīng)無法滿足工作的需求。數(shù)字化的文書檔案已經(jīng)成為檔案室發(fā)展的必然趨勢。隨著氣象事業(yè)的快速發(fā)展，檔案室的利用率越來越高，隨著管理力度的加大在審計、工作會議以及突發(fā)事件中對于檔案的使用越來越頻繁，大量檔案室文書的調(diào)閱為檔案室的工作帶來了很多困難。尤其是在天氣多變以及汛期多發(fā)的時候，對于歷史時期同階段的檔案調(diào)閱更加的頻繁，這就要求檔案室提供的文書檔案速度快，文字清晰。最早期氣象局檔案室的文書目錄是由工作人員手工整理記錄的，這使得文書檢索程序復(fù)雜，而且工作量也很大，同時還占據(jù)了庫房大量的空間。隨著信息化的建設(shè)，雖然已經(jīng)通過計算機建立了信息化的目錄檢索，但是對于原始文件的閱覽仍然需要到檔案室?guī)旆咳ゲ樵儯@也造成了調(diào)閱速度慢，并且也會進一步損壞原始文件。而且一些時代久遠的原始資料，紙制已經(jīng)非常脆弱，并且存在字跡模糊的現(xiàn)象。最早期的紙制資料并沒有統(tǒng)一的格式，文件紙張和格式不同，用筆也各種各樣。所以為了提高氣象局檔案室資料的利用率，提高工作效率，保存原始資料，數(shù)字化處理文書檔案勢在必行。而且隨著科技的進步，為文書檔案數(shù)字化的管理工作提供了科學(xué)基礎(chǔ)，并且可實施性很高。文書檔案的數(shù)字化處理，不但能夠有效的保護原始文件，同時也提高了工作效率，也提升了檔案的資源共享。

（二）文書檔案管理現(xiàn)代化是新形勢的必然要求黨的十六大提出了全面建設(shè)小康社會，加快推進社會主義現(xiàn)代化，為開創(chuàng)中國特色社會主義事業(yè)而奮斗的目標，鄂爾多斯氣象部門隨之提出“加速發(fā)展，強局興業(yè)，爭創(chuàng)四個一流，共奔全面小康，率先基本實現(xiàn)氣象現(xiàn)代化”的奮斗目標。檔案管理現(xiàn)代化是一項復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，其現(xiàn)代化進程依賴于管理者的思路創(chuàng)新和硬件投入。推進檔案管理現(xiàn)代化，不僅有利于提高氣象文書檔案的利用率和社會效益，也有利于促進氣象事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

二、文書檔案數(shù)字化處理的指導(dǎo)思想和原則

氣象局在進行文書數(shù)字化建設(shè)的時候一定要結(jié)合實際情況和氣象局發(fā)展的需要進行。在原有文書檔案信息化的基礎(chǔ)之上著手進行。以節(jié)省時間和成本為前提，推進氣象局檔案資源數(shù)字化的建設(shè)進程。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)基礎(chǔ)，提高文書檔案數(shù)字化的實效性。在以上基礎(chǔ)的作用下還要遵守以下幾項原則。

（一）必須符合氣象局實際需求的原則

在數(shù)字化檔案建設(shè)中，國外有很多成功的參考方案，同時國內(nèi)的數(shù)字化建設(shè)項目也很多。氣象局在進行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候一定要多借鑒和參考這些成功的經(jīng)驗，但是不能夠完全按照他們的方案來進行，要符合氣象局檔案室的實際情況，突出自己的文書檔案數(shù)字化特點。

（二）以資源建設(shè)為本，以服務(wù)為主

在文書檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，主要完成目標是將現(xiàn)有的原始紙制資料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙制資料的電子檔案自動化。通過信息技術(shù)的處理，使檔案目錄以及內(nèi)容更加的合理和規(guī)范化，便于調(diào)閱和查詢。也就是說數(shù)字化的根本目的是便于服務(wù)，提高利用率。文書檔案數(shù)字化為氣象局各部門的工作提供了更加快速的共享平臺，但是資源建設(shè)是根本。不然的話，文書檔案數(shù)字化只是空談，無法實現(xiàn)。

（三）技術(shù)標準要統(tǒng)一

正所謂無規(guī)矩不成方圓，氣象局在文書檔案數(shù)字化的過程中一定要建立一個統(tǒng)一的技術(shù)標準。不能今天一個要求明天一個要求，這樣工作根本無法開展，也無法順利進行。國外的相關(guān)制度標準已經(jīng)很完善了，國內(nèi)的相關(guān)技術(shù)建設(shè)的制度雖然還不健全，但是我仍然要采用國內(nèi)的標準，但是可以以國外的制度為參考。這是因為，國內(nèi)的技術(shù)標準是根據(jù)國內(nèi)情況來制訂的，更加便于實施。

三、文書檔案數(shù)字化成果應(yīng)用

伴隨著信息化建設(shè)的快速發(fā)展，氣象局的工作跟隨現(xiàn)代化腳步也更加的信息化，文書檔案數(shù)字化處理的建立，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速歸檔，查詢和調(diào)閱。并且能夠提高檔案的利用率和共享，同時也利于原始紙質(zhì)資源的保護，使得文書檔案信息化進程更加的完善，緊跟時代的步伐，提高氣象局檔案的管理水平，為氣象局的工作帶來便利。

四、結(jié)束語

氣象局的工作在現(xiàn)代化的經(jīng)濟建設(shè)中越來越重要，氣象局的信息化進程也越來越快速，文書檔案在我局中的作用非常的重要，建立完善的數(shù)字化文書檔案體系，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的綜合管理，提高檔案室工作人員的效率，同時為科研人員調(diào)閱和檢索資料帶來便利，也能夠為其它單位檔案數(shù)字化提供參考和經(jīng)驗。我局文書檔案數(shù)字化處理保護了紙質(zhì)的原始資料，也為信息的資源共享作出了貢獻，使得我局整體信息化的步伐向前邁進了一大步。

參考文獻：

[1]理明.紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作指南[J].浙江檔案，2012（2）：26 - 28.

[2]董雪雅，段廣力.淺談紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作流程[J].陜西檔案，2013（6）：31 - 32.

[3]浙江省檔案局.檔案登記備份工作相關(guān)標準規(guī)范匯編[S].2011.

[4]朱麗梅，張娟娟，袁曉鳳.紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中若干細節(jié)問題思考[J].蘭臺世界，2011（24）.

[5]中華人民共和國檔案行業(yè)標準 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范[J].中國檔案，2012（03）.