人事檔案管理工作中存在的問題及對策分析

張婷

摘 要：文章首先針對當前我國社會環(huán)境中人事檔案管理工作的現(xiàn)狀展開了深入的分析，而后進一步在此基礎(chǔ)之上就如何切實推動人事檔案管理工作進一步發(fā)展，發(fā)揮人事檔案本身價值使其成為推動我國企業(yè)以及經(jīng)濟發(fā)展的積極力量進行了討論，對于切實打造更為完善的人事檔案管理工作體系有著一定的積極意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；完善

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。人事檔案不僅僅在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的憑證作用，對于企業(yè)的發(fā)展同樣意義重大。當前經(jīng)濟環(huán)境之下，市場的競爭越來越激烈，企業(yè)能否有效構(gòu)建起核心競爭力，實現(xiàn)自身的發(fā)展，從根本上說仍然要有賴于員工的力量。可以說在當前環(huán)境下，企業(yè)的發(fā)展與員工的發(fā)展基本已經(jīng)實現(xiàn)了統(tǒng)一。在這樣的背景之下，重新對人事檔案展開審視，就會發(fā)現(xiàn)雖然這一方面的工作一直都得到關(guān)注和重視，但是實際上隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，檔案工作的價值也在逐步實現(xiàn)延伸。在這個價值延伸的過程中，傳統(tǒng)的常規(guī)人事檔案管理工作必然會呈現(xiàn)出一定的不足，調(diào)整勢在必行。

一、人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析

人事檔案工作一直都是企業(yè)管理體系中的重要環(huán)節(jié)，并且直接關(guān)系到企業(yè)的整體發(fā)展效率和效果。隨著近年來經(jīng)濟的高速發(fā)展，企業(yè)的管理層從職能和意識上都發(fā)生著轉(zhuǎn)變，對應(yīng)的認識檔案管理工作，也在這樣的背景之下呈現(xiàn)出諸多不適特征。并且長久以來僅僅關(guān)注信息化建設(shè)，而并未對人事檔案管理工作展開更加深刻的反思，這在一定程度上甚至成為了阻礙人事檔案管理工作進一步發(fā)展的不利因素。

想要切實推動人事檔案管理工作進步，首先需要對其現(xiàn)存系統(tǒng)中的不足有一個相對深入的了解。雖然目前存在的人事檔案管理工作體系由來已久，并且對于我國企業(yè)正常工作的展開與企業(yè)整體的發(fā)展曾經(jīng)具有毋庸置疑的積極價值，但是在新得時代特征之下，必須重新對其展開審視。

首先，從人事檔案的內(nèi)容構(gòu)成角度開，曾經(jīng)計劃經(jīng)濟體制之下，人才的流動也呈現(xiàn)出一定的弱化現(xiàn)象，因此人事檔案的內(nèi)容也相對簡單。目前人事檔案分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定以及考察材料、政治歷史相關(guān)情況的審查材料等。對于這些材料的收集和整理，成為人事檔案管理工作的主要內(nèi)容。但是就目前的情況看，人事檔案想要切實實現(xiàn)對于企業(yè)發(fā)展的支持作用，就必須能夠做到客觀深刻地對相關(guān)人員的狀況實現(xiàn)忠實反映，這其中不僅僅要包括傳統(tǒng)的內(nèi)容，更應(yīng)當包括人員在學習和工作過程中的相關(guān)評定。但是就目前的情況看，除非人員受到過重大表彰或者處罰，否則不會記錄入檔案。這種內(nèi)容的收集態(tài)度對于曾經(jīng)計劃經(jīng)濟環(huán)境下相對穩(wěn)定的人事狀態(tài)較為適用，但是在當前人才也參與市場競爭流動的狀態(tài)則會呈現(xiàn)出一定的不足。

其次，人事檔案作為檔案的一種特殊形式，本身必然遵從檔案的相關(guān)屬性。一直以來我國對于檔案的管理工作都傾向于對檔案資料的收集整理，而對于檔案信息的應(yīng)用則相對較弱。此種狀況同樣在人事檔案管理工作領(lǐng)域較為突出。通常而言，人事檔案僅在重大人事派遣和變更等環(huán)境中發(fā)揮作用，這無疑抹殺了人事檔案自身的價值實現(xiàn)。一個良好的檔案系統(tǒng)不應(yīng)當僅僅包括檔案信息的收集和整理，更加需要讓相關(guān)檔案信息成為對于未來工作的有力支持，切實實現(xiàn)對于決策的優(yōu)化。

二、切實推動人事檔案管理工作優(yōu)化

考慮到人事檔案本身對于當前我國企業(yè)發(fā)展的積極意義，以及目前經(jīng)濟環(huán)境中出現(xiàn)的新局面新特征，有必要展開具有針對性的政策和措施，來面向人事檔案工作展開再建設(shè)，以期能夠通過人事檔案管理工作來實現(xiàn)對于企業(yè)發(fā)展的進一步支持。具體而言，有如下兩個主要方面可以作為推動人事檔案管理工作進一步成熟的著手點：

（一）加強人事檔案內(nèi)容的充實

人事檔案作為相關(guān)人員狀況的忠實反映，不能僅僅局限于某些基礎(chǔ)情況的記錄，應(yīng)當加以進一步的完善。在信息化時代之下，相關(guān)數(shù)據(jù)的獲取比之前會更加容易并且全面，因此作為人事檔案信息的收集，也應(yīng)當進一步拓寬內(nèi)容，使其價值實現(xiàn)最大化。對于大型企業(yè)而言，相關(guān)工作人員在工作過程中的階段性總結(jié)，主要以年度總結(jié)的形式出現(xiàn)，都應(yīng)當納入到人事檔案的范疇之內(nèi)。對于這一方面的工作，人事檔案管理應(yīng)當保持一種開放的態(tài)度，同時對相關(guān)工作人員應(yīng)當加以培訓(xùn)，使其具有一種對自己的檔案積極建設(shè)的態(tài)度。唯有如此才能建設(shè)起全面完善的人事檔案系統(tǒng)，才能切實確保其價值。

（二）加強信息化建設(shè)與檔案信息應(yīng)用

檔案管理工作的信息化建設(shè)一直都是該領(lǐng)域的工作重點之一，但是這種信息化建設(shè)，就目前的情況看，主要放置于既有檔案的信息化方面，即基于檔案保存的原則對既有的紙質(zhì)檔案展開電子化和數(shù)字化的工作。這種狀態(tài)對于檔案工作而言并不深刻，不足以推動其價值的實現(xiàn)。必須認識到檔案的價值，在于對未來工作的指導(dǎo)，進一步具體在人事檔案管理工作領(lǐng)域中，就是通過人事檔案的建立與完善，形成對于個體信息體系的充實，從而從檔案的角度形成對于個體的完整描述。而這種描述如果不能對未來決策和工作產(chǎn)生積極意義，仍然不是實現(xiàn)檔案價值的體現(xiàn)，因此應(yīng)當進一步加強信息化建設(shè)，其工作重點不僅僅在于信息的收集和整理，更應(yīng)當注重相關(guān)信息的應(yīng)用，讓相關(guān)工作人員能夠擁有合理的數(shù)據(jù)接口，以合理的身份和權(quán)限對檔案信息實現(xiàn)訪問，從而了解到相關(guān)工作人員的特征，優(yōu)化企業(yè)環(huán)境內(nèi)的人員配置。

三、結(jié)論

人事檔案管理工作體系的完善與否，直接關(guān)系到當前企業(yè)工作的整體效率，對于企業(yè)綜合競爭能力的提升存在著毋庸置疑的積極價值。對此，必須明確認識到人事檔案管理工作現(xiàn)存的不足，并且展開不斷地優(yōu)化，才能切實推動其成熟，推動企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]梅園等.人事檔案誠信面面觀[J].檔案學通訊， 2004（3）.

[2]王宇暉.中美檔案專業(yè)教育比較研究[J].秘書之友， 2004（5）.

[3]魯瑤.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2006（4）.