學(xué)校檔案資料管理工作的方法研究

謝美蘭

摘 要：檔案資料是自形成之日起具有文件性質(zhì)和參考價值的原始信息，對于學(xué)校而言，檔案資料具有非常重要的價值和作用。為了使其價值和作用能夠得以最大限度的發(fā)揮，學(xué)校必須對檔案資料的管理工作予以足夠的重視，并采取合理可行的方法提高檔案資料的管理效率和質(zhì)量?；诖它c，本文首先簡要闡述了學(xué)校檔案資料的重要價值和作用，并在此基礎(chǔ)上提出學(xué)校檔案資料管理的有效途徑和方法。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案資料；管理方法

一、學(xué)校檔案資料的重要價值和作用

對于學(xué)校而言，檔案資料的價值和作用具體體現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）是學(xué)校發(fā)展史的見證

學(xué)校的檔案資料是對學(xué)校不同時期開展的各種活動的真實記錄，是對學(xué)校整個發(fā)展階段的見證，它對學(xué)校的發(fā)展具有積極的推進作用。檔案資料涉及的內(nèi)容多且廣，具體包括：學(xué)校建設(shè)、文件資料、教育教學(xué)資料、優(yōu)秀課堂教學(xué)實踐以及與學(xué)生有關(guān)的資料等等，可以說檔案資料是一所學(xué)校最為重要的信息資源，其本身的價值及在學(xué)校中的地位是非常高的，所以必須重視檔案資料的管理，只有這樣，才能使其作用與價值得以最大程度地發(fā)揮。

（二）是教學(xué)實踐的總結(jié)

學(xué)校的檔案資料當(dāng)中匯集了大量的知識成果，這些成果對于學(xué)校而言具有較大的開發(fā)利用價值，通過對檔案資料的深入分析，能夠全面了解并掌握學(xué)校在教育教學(xué)工作中取得的成績和改革情況，由此能夠為新時期學(xué)校的建設(shè)發(fā)展提供參考依據(jù)，不僅有助于促進學(xué)校外在形象的提升，而且有利于推動學(xué)校價值觀的發(fā)展。

（三）是對學(xué)校進行評價的依據(jù)

學(xué)校的檔案資料能夠為上級教育部門對本校進行審查時，提供詳實、準確、可靠的評價依據(jù)。審查人員通過學(xué)校的檔案資料能夠?qū)W(xué)校的發(fā)展情況有一個大體的了解，并在此基礎(chǔ)上，針對學(xué)校發(fā)展中存在的不足之處，提出改進的建議，有助于促進學(xué)校的改善及后期發(fā)展。

二、學(xué)校檔案資料管理的有效途徑和方法

由于學(xué)校的檔案資料具有非常重要的價值和作用，因此，必須采取有效的方法加強對檔案資料的管理，以此來確保檔案資料的作用能夠得以最大程度的發(fā)揮。

（一）建立健全檔案資料管理的制度體系

為了確保學(xué)校檔案資料管理工作的有序開展，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全與檔案資料管理有關(guān)的制度體系，使管理工作有章可循、有制度可依。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)定科學(xué)合理的檔案管理目標，在此基礎(chǔ)上構(gòu)件符合本校檔案資料管理需求的規(guī)章制度，如檔案資料管理實施細則、檔案資料管理人員工作職責(zé)、檔案室管理規(guī)章制度等等。其次，相關(guān)規(guī)章制度建立完畢后，必須保證制度的有效落實，尤其是在檔案資料的日常管理工作中，管理人員應(yīng)當(dāng)嚴格按照制度的規(guī)定要求開展工作，這樣才能使制度發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也才能促進檔案資料管理水平和質(zhì)量的提升。

（二）檔案資料網(wǎng)絡(luò)化管理

在當(dāng)前的新形勢下，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)有的檔案資料管理模式進行創(chuàng)新，積極采用網(wǎng)絡(luò)化的管理方式，這有助于促進管理效率的提高。首先，為實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加快檔案資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)速度。在設(shè)計數(shù)據(jù)庫的過程中要全面綜合考慮，不能簡單地將單機數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡(luò)中轉(zhuǎn)移，而是要對單機數(shù)據(jù)庫中不合理的地方進行優(yōu)化改進。其次，當(dāng)數(shù)據(jù)庫建立完成后，可將工作的重點放在檔案資料電子文本的收集上，并采取紙質(zhì)文本與電子文本的同時收集，由此不但能夠解決現(xiàn)有檔案資料再次數(shù)字化的問題，而且還能節(jié)省相關(guān)的資源。再次，應(yīng)用云技術(shù)。這是以計算機網(wǎng)絡(luò)為依托的先進技術(shù)，借助云計算信息處理平臺，可對本地信息資源的建設(shè)加以規(guī)范，并實現(xiàn)資源最大程度的共享。學(xué)?？梢园凑諜n案資料管理的工作重點，將一些較為重要且保密級別較高的檔案資料上傳至校內(nèi)的公共云中，這樣既能提高檔案資料的安全性，而且還便于長期保存。

（三）加大檔案資料管理隊伍建設(shè)力度

檔案資料管理人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息等技術(shù)的操作使用，以便更快、更好地開展檔案資料管理工作。鑒于此，學(xué)校必須不斷提升檔案資料管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對檔案管理隊伍進行結(jié)構(gòu)優(yōu)化，在人才的選聘上，要多引進一些具有文化專業(yè)知識和專業(yè)技能的人才，借此來為檔案資料管理隊伍注入新鮮的活力。其次，在人才的使用方面，應(yīng)當(dāng)積極嘗試使用具有專業(yè)技術(shù)特長的年輕人才，并通過教育的方式引導(dǎo)他們改掉自身的缺點、完善不足，從而發(fā)揮出自身的長處和優(yōu)點，提高檔案資料管理的工作效率和質(zhì)量。再次，因檔案資料管理工作具有連續(xù)性強、環(huán)節(jié)多等特點，所以學(xué)校要穩(wěn)定檔案資料管理隊伍，尤其是要避免管理人員的頻繁調(diào)動，以免影響檔案管理工作的有序開展。最后，要加強對在職檔案資料管理人員的培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，使其不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，并能夠在工作中做到盡職盡責(zé)，有助于檔案資料管理效率和質(zhì)量的進一步提升。

三、結(jié)論

綜上所述，學(xué)校檔案資料管理是一項較為復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，由于檔案資料涉及的內(nèi)容、范圍較廣，從而給管理工作增添了一定難度。為此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立健全與檔案資料管理有關(guān)的制度體系，并對現(xiàn)有的管理方式和方法進行創(chuàng)新，積極采用先進的現(xiàn)代化技術(shù)，同時，還要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，只有這樣，才能確保檔案資料管理工作有序開展，也才能使其作用得以充分發(fā)揮。

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