天鐵運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

靖曉娟

（天津天鐵冶金集團(tuán)運(yùn)輸部，河北涉縣056404）

天鐵運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

靖曉娟

（天津天鐵冶金集團(tuán)運(yùn)輸部，河北涉縣056404）

為滿足天鐵運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理需求，采用ASP.NET技術(shù)，基于B/S模式，結(jié)合SQL等技術(shù)，開發(fā)了基于WEB應(yīng)用的天鐵集團(tuán)運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有較高的實(shí)用性、安全性、擴(kuò)展性，能夠?yàn)橛脩籼峁┓奖憧旖莸臋n案檢索功能，提高了工作效率，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備檔案管理工作的信息集中和共享管理。

設(shè)備；檔案；管理；檢索；系統(tǒng)

1 引言

企業(yè)設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的一部分，擔(dān)負(fù)著設(shè)備技術(shù)資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、提供利用等任務(wù)。運(yùn)輸部現(xiàn)有設(shè)備檔案室兩個(gè)，擔(dān)負(fù)著所有車間及部門的設(shè)備檔案資料管理工作。由于現(xiàn)行的傳統(tǒng)人工檔案管理存在難度大，工作量大，人工操作涂改嚴(yán)重，統(tǒng)計(jì)上容易出錯(cuò)等問題，使得人工管理的方式弊端日益突出。相比之下，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，可以減少大量繁瑣的手工勞動(dòng)并規(guī)范操作，提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)信息資源共享。因此，有必要開發(fā)一套動(dòng)態(tài)設(shè)備檔案管理軟件，改變?cè)O(shè)備檔案管理中存在的諸多問題。

本文采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，使用SQL技術(shù)和WEB服務(wù)相關(guān)理論，結(jié)合運(yùn)輸部檔案管理工作的實(shí)際，并充分利用運(yùn)輸部現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)了基于WEB的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備信息、相關(guān)文檔、圖紙等文檔資料的管理，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備檔案管理的電子化并推進(jìn)設(shè)備檔案信息資源的共享。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 系統(tǒng)功能需求分析

根據(jù)運(yùn)輸部對(duì)設(shè)備檔案管理的實(shí)際需求，充分利用現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案的信息化管理，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)需要滿足以下需要：

（1）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程應(yīng)符合設(shè)備檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具體要求為實(shí)現(xiàn)運(yùn)輸部設(shè)備檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）要求具有良好的用戶界面，便于用戶使用操作、簡(jiǎn)單實(shí)用。

（3）具備一定的數(shù)據(jù)安全性、系統(tǒng)兼容性和平臺(tái)可移植性。

2.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流分析

數(shù)據(jù)流程圖（Data Flow Diagram/DFD）以圖形的方式對(duì)系統(tǒng)的邏輯功能進(jìn)行直觀的表達(dá)。數(shù)據(jù)流程圖基本組成包括外部實(shí)體、處理過程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和數(shù)據(jù)流。外部實(shí)體是指和系統(tǒng)有關(guān)的人、事物，它表示數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)與終點(diǎn)，在數(shù)據(jù)流程圖中用矩形框表示。處理過程是對(duì)輸入數(shù)據(jù)進(jìn)行處理加工轉(zhuǎn)換為輸出的過程，圖中用圓形表示。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)用來保存數(shù)據(jù)，圖中用右邊開口的矩形框表示。數(shù)據(jù)流指處理過程的輸入和輸出的傳遞過程，用水平箭頭表示。通過分析設(shè)計(jì)設(shè)備檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖1所示。

圖1 設(shè)備檔案管理系統(tǒng)DFD圖

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)模型

系統(tǒng)采用B/S模式的三層應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)，第1層客戶端采用瀏覽器為WEB的服務(wù)器層。第2層應(yīng)用服務(wù)器層用于存放業(yè)務(wù)邏輯。第3層為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器層用于管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.2 開發(fā)工具

程序設(shè)計(jì)基于ASP．NET開發(fā)平臺(tái)。

系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)采用MS SQL Server。利用IIS5．0提供互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)。

3.3 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

根據(jù)系統(tǒng)需求分析結(jié)果，運(yùn)輸部設(shè)備檔案系統(tǒng)包括以下主要功能模塊。

系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)見圖2。

圖2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

（1）檔案收錄管理：按文件來源及設(shè)備文件材料范圍收錄各車間、部門相關(guān)設(shè)備技術(shù)檔案資料，對(duì)收集來的材料進(jìn)行整理、編目，將信息以統(tǒng)一的格式錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。該功能模塊具備添加、刪除、修改、統(tǒng)計(jì)等功能。

（2）檔案管理：①歸檔管理：模擬實(shí)際檔案庫(kù)房結(jié)構(gòu)，將檔案信息按類別存放到庫(kù)位中；對(duì)檔案進(jìn)行整理、組卷、歸檔；編制歸檔目錄。②卷內(nèi)目錄管理：對(duì)卷內(nèi)目錄進(jìn)行管理；將標(biāo)準(zhǔn)格式的EXCEL文件中的卷內(nèi)目錄條目數(shù)據(jù)導(dǎo)入到相對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。③檢索管理：根據(jù)檔案總目錄、分類目錄等條目進(jìn)行單項(xiàng)檢索、多項(xiàng)檢索。④銷毀管理：對(duì)于無價(jià)值的檔案銷毀清單進(jìn)行管理。

（3）檔案借閱管理：由檔案管理員執(zhí)行借閱、歸還、檔案借閱登記管理；普通用戶能夠檢索檔案信息、查看檔案借閱狀態(tài)及個(gè)人借閱信息記錄。

（4）系統(tǒng)維護(hù)功能：①類別管理：主要對(duì)檔案所屬類別進(jìn)行添加、刪除、編輯管理。②用戶管理：根據(jù)不同需求將用戶劃分到不同的級(jí)別，實(shí)現(xiàn)不同權(quán)限操作。③庫(kù)房管理：模擬實(shí)際庫(kù)房結(jié)構(gòu)，將檔案信息分門別類劃定存儲(chǔ)區(qū)域，包括室管理、柜管理、格管理。

3.4 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)考慮合理的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)對(duì)系統(tǒng)性能、實(shí)現(xiàn)效果以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效率的影響，把數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)作為系統(tǒng)開發(fā)的重要內(nèi)容。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中遵循數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)原則，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性。

（1）數(shù)據(jù)E-R圖。E-R圖也稱實(shí)體-聯(lián)系圖(Entity Relationship Diagram)，用來描述系統(tǒng)概念模型。通過需求分析，得出運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的概念模型，并對(duì)設(shè)計(jì)出的概念模型進(jìn)行規(guī)范化處理，使其滿足設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)則中的第三范式（3NF）。

（2）數(shù)據(jù)字典：數(shù)據(jù)字典以系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖為基礎(chǔ)，是對(duì)數(shù)據(jù)流圖進(jìn)行更精確的描述。運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典對(duì)系統(tǒng)所涉及的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行了定義，描述了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)。運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)主要建立了檔案信息字典，卷內(nèi)目錄信息字典，用戶信息字典，借閱信息字典、類別信息字典，庫(kù)房信息字典。系統(tǒng)建立的主要數(shù)據(jù)字典如表1所示。

表1 系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典表

3.5 系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計(jì)

（1）系統(tǒng)權(quán)限管理：通過建立權(quán)限表限制用戶級(jí)別，在用戶登錄時(shí)通過與權(quán)限表的匹配查詢判斷用戶登錄到的操作界面。運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理系統(tǒng)用戶分為三類，分別是檔案管理員、普通用戶和匿名用戶。用戶在成功登錄系統(tǒng)后，分別進(jìn)入各自的操作界面。檔案管理員管理權(quán)限級(jí)別最高，能夠進(jìn)行檔案收集與錄入管理、檔案歸檔、管理卷內(nèi)目錄、檔案借閱及歸還管理及系統(tǒng)維護(hù)，普通用戶登錄系統(tǒng)后可以檢索系統(tǒng)中的檔案資料信息和查詢個(gè)人借閱情況記錄，該用戶還具備管理個(gè)人賬戶信息的權(quán)限。匿名用戶登錄系統(tǒng)時(shí)不需要用戶名和密碼（系統(tǒng)默認(rèn)指定用戶名和密碼），直接登錄系統(tǒng)，可以進(jìn)行查閱檔案資料信息的操作，不具備其他操作權(quán)限。

（2）檢索管理：系統(tǒng)支持查詢條件為指定一個(gè)檢索項(xiàng)的單項(xiàng)檢索和查詢條件是多個(gè)檢索項(xiàng)的多項(xiàng)檢索兩種檢索方式。通過在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中將每一份檔案材料設(shè)置主題關(guān)鍵詞，結(jié)合檔案在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取方式和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，在數(shù)據(jù)庫(kù)程序設(shè)計(jì)中使用LIKE關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢。用戶選定好適當(dāng)?shù)牟樵兎秶?，輸入查詢關(guān)鍵字，在查詢的范圍中搜索出包含關(guān)鍵字的檔案信息。如果是組合查詢的方式，瀏覽到該查詢條件下的所有檔案信息，如若查詢結(jié)果不夠精確，可以再加上一個(gè)查詢條件來精確查詢結(jié)果。本系統(tǒng)設(shè)計(jì)的檢索功能查詢條件可以隨意組合，用戶隨意組合自己所需要的查詢條件進(jìn)行二次查詢，在第一次查詢結(jié)果的基礎(chǔ)上再輸入查詢條件進(jìn)行一次過濾操作。

（3）檔案借閱管理：系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)整盒檔案及借閱某盒檔案內(nèi)的幾張文件進(jìn)行記錄，并在程序中運(yùn)用正則表達(dá)式的方法限定卷內(nèi)目錄與檔案編號(hào)的關(guān)聯(lián)性，拒絕檔案處于借閱狀態(tài)被再次借閱等非法操作。

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

實(shí)用性：對(duì)數(shù)據(jù)管理和操作非常方便，界面設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔，易于操作。靈活多樣的查詢功能，特別是模糊查詢功能很好地為系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)服務(wù)。通過創(chuàng)建COM組件這項(xiàng)技術(shù)調(diào)用EXCEL組件應(yīng)用程序接口完成數(shù)據(jù)交互功能。將標(biāo)準(zhǔn)格式的EXCEL中的檔案條目數(shù)據(jù)導(dǎo)入到相對(duì)應(yīng)的檔案資源庫(kù)中?？砂褜?duì)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄的查詢結(jié)果自動(dòng)轉(zhuǎn)換成EXCEL文件輸出，利用這項(xiàng)功能，用戶可反復(fù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)記錄進(jìn)行添加、修改、刪除，再轉(zhuǎn)換成EXCEL表輸出，克服了有些數(shù)據(jù)表一旦形成輸出數(shù)據(jù)表便難以對(duì)數(shù)據(jù)再修改的缺點(diǎn)。

安全性：系統(tǒng)安全穩(wěn)定性好，具備完善的安全措施和權(quán)限管理。在程序設(shè)計(jì)中采取數(shù)據(jù)完整性約束，為用戶提供和其權(quán)限相關(guān)的用戶界面，僅出現(xiàn)和其權(quán)限相符的菜單、操作按鈕。通過設(shè)置用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的操作管理權(quán)限和數(shù)據(jù)備份來保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。

擴(kuò)展性：系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，易于功能擴(kuò)充。程序設(shè)計(jì)中使用類庫(kù)和實(shí)例，使得程序開發(fā)時(shí)在增加系統(tǒng)功能時(shí)不用修改以前的任何業(yè)務(wù)邏輯代碼，而是通過增加新的類來建立新的業(yè)務(wù)邏輯來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的擴(kuò)展。

5 結(jié)束語

該系統(tǒng)按照設(shè)備檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合運(yùn)輸部對(duì)設(shè)備檔案管理的實(shí)際需求進(jìn)行設(shè)計(jì)，系統(tǒng)基于WEB的網(wǎng)頁(yè)版形式，既可單機(jī)使用，又可在網(wǎng)絡(luò)上使用，界面美觀，使用方便。投入使用后規(guī)范了運(yùn)輸部設(shè)備檔案管理工作，提高了工作效率，能夠?yàn)橛脩籼峁┓奖憧旖莸臋n案檢索功能，方便用戶檢索設(shè)備檔案信息，為設(shè)備檔案資料的再利用提供了方便，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備檔案管理工作的信息集中、共享管理。

Design and Realization of Equipment Archives Management System of Tiantie Transportation Division

JING Xiao-juan
(Transportation Department of Tianjin Tiantie Metallurgy Group,She County, Hebei Province 056404,China)

In order to fulfill the demand by equipment archives management at Tiantie Transportation Division,ASP．NET technology was adopted to develop the equipment archives management system of Tiantie Transportation Division based on WEB application in combination with technologies such as SQL on basis of B/S mode．With high practicability,security,expandability,the above-mentioned system could provide archives retrieval function which was simple and convenient．The working efficiency was improved and the information centralized and sharing management of equipment archives management achieved．

equipment;archives;management;retrieval;system

10．3969/j．issn．1006-110X．2016．06．005

2016-08-10

2016-08-26

靖曉娟（1984—），女，工程師，主要從事冶金設(shè)備技術(shù)管理方面的研究工作。